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行政管理表格
、
目 录
第一章 行政管理岗位设计与工作事项 8
一、行政管理岗位设计模板 8
(一）大中型企业 8
(二）中小型企业 9
第二章 行政办公管理细化执行与模板 10
一、办公制度制定工作流程 10
二、行政办公执行工具与模板 13
（一）行政办公工作说明表 13
（二）行政办公职位规范表 13
三、印章管理执行工具与模板 14
（一）印章刻制申请表 14
（二）印章使用登记表 14
（三）印章样式规定表 14
（四）印章使用审批表 14
(五)印章使用申请单 15
（六）印章管理登记表 15
(七)印章使用范围表 16
(八）印章销毁申请表 16
第三章 行政经费管控细化执行与模板 17
一、行政经费控制流程 17
二、行政经费预算执行工具与模板 20
（一)部门办公费用预算计划表 20
(二）行政经费年度预算计划表 20
(三）行政经费季度用款计划表 21
（四)销售办公费用预算明细表 23
三、行政经费控制执行工具与模板 23
（一)费用报销申请单 23
（二）差旅费用报销单 24
（三）外勤费用报销单 24
（四)车辆费用报销单 25
（五)通讯费用报销单 25
（六)招待费用报销单 25
（七）人事动态费用明细表 26
（八)部门费用报销明细表 27
第四章 行政人事管理细化执行与模板 28
一、员工招聘执行工具与模板 28
（一）招聘费用估算表 28
（二)人员招聘申请表 28
（三）应聘人员登记表 29
（四)招聘录用通知书 30
二、员工培训执行工具与模板 31
（一)培训需求调查表 31
（二）员工培训申请表 32
（三）内部培训计划表 32
（四）外派培训申请表 33
(五)培训费用预算表 34
（六）员工培训报告书 34
三、员工日常管理执行工具与模板 35
(一）员工请假申请单 35
（二)员工休假申请单 35
（三）加班记录汇总表 36
(四）员工考勤统计表 36
(五）违纪处分通知单 37
（六)出差计划申请表 37
（七)出差报告书模板 38
（八）工服配制管理表 38
（九）员工工服领取单 39
四、员工提案管理执行工具与模板 39
（一）员工提案建议书 39
(二）员工提案汇总表 40
（三）合理提案采用通知单 41
（四）优秀提案审核基准表 41
(五）提案实施效果报告书 42
（六)提案实施成果评分表 43
（七）员工提案改善评分表 44
第五章 会议管理与活动组织细化执行与模板 45
一、会议管理执行工具与模板 45
（一)会议计划表 45
（二）议程安排表 46
（三）会议通知单 47
（四）会议程序表 48
(五）会议纪要表 49
（六)会议进行检查表 49
（七）会议用品明细表 50
二、活动组织执行工具与方案 51
（一）活动申请单 51
(二)活动安排表 51
(三)年度活动计划表 52
(四）活动总结报告表 52
第六章 文书档案管理细化执行与模板 53
一、文书管理流程 53
二、信件管理执行工具与模板 54
（一)信件使用申请登记表 54
（二)月度信件接收登记表 54
(三）月度外发信件登记表 54
三、资料管理执行工具与工作模板 55
(一）图书借阅卡 55
（二）借阅登记表 55
(三)丢失报告单 56
（四）声像资料送审表 56
第七章 财产物资管理细化执行与模板 57
一、物资采购执行工具与模板 57
(一)请购单 57
(二）询价单 58
(三）物资验收单 59
（四）物资检验单 59
（五）物资入库单 59
（六）物资领用单 60
(七）供应商调查表 60
（八)月度采购计划表 60
二、固定资产管理执行工具与模板 61
（一）固定资产台账 61
（二）固定资产管理卡 61
（三）固定资产验收单 62
(四）固定资产调拨单 62
(五）固定资产盘点表 63
(六)固定资产报修单 64
（七）闲置资产报告表 64
（八）固定资产报废单 65
（九）固定资产购置申请表 65
（十）固定资产停用报告表 66
三、办公用品与设备日常管理执行工具与模板 67
（一）办公用品需求表 67
（二）办公用品请购单 67
（三）办公用品申领单 67
（四)办公用品配发一览表 68
（五）部门办公用品统计表 68
（六)办公用品盘点报告表 68
（七)办公设备采购申请单 69
（八）办公设备使用明细卡 70
(九）办公设备检修记录表 71
（十)办公设备报修申请表 71
第八章 车辆管理细化执行与模板 72
一、司机出车流程 72
二、车辆管理执行工具与模板 74
（一）使用申请表 74
（二)派车登记表 74
（三）车辆日志表 75
（四)车辆请修单 76
（五）保养记录表 76
（六)使用月报表 77
三、司机管理执行工具与模板 77
（一）行车记录表 77
(二）费用报销单 77
（三）司机值班表 78
（四）加油记录表 78
（五）违章记录表 78
第九章 接待与宴请管理细化执行与模板 79
一、公关管理工作流程 79
二、接待管理执行工具与模板 80
(一)来访客人登记表 80
（二)接待工作日记表 80
(三）接待用餐申请表 81
（四）公司参观登记表 81
（五）商务接待安排表 81
（六）公务接待审批表 82
(七）涉外接待汇总表 83
三、宴请管理执行工具与方案 83
（一)宴请申请单 83
(二）宴请通知单 84
第十章 公关管理细化执行与模板 85
一、公关管理执行工具与规定 85
（一）公关工作计划表 85
（二)公关计划检查表 86
（三）公关实力调查表 87
（四）公关活动策划表 88
（五）公关计划预算表 88
二、危机公关执行工具与模板 89
（一)危机调查报告表 89
（二）危机记录分析表 89
(三）危机公关设计表 90
（四）危机预警对策表 90
(五）危机预防责任表 90
第十一章 行政后勤管理细化执行与模板 91
一、医务室管理流程 91
二、宿舍管理执行工具与方案 93
(一）住宿申请单 93
（二）住宿登记卡 94
（三）物品领用表 94
（四）宿舍值班表 95
三、餐厅管理执行工具与办法 96
（一）厨房排班表 96
（二)原料采购表 96
（三）卫生检查表 96
（四）卫生考核表 97
（五）餐具盘点表 98
四、俱乐部管理执行工具与方案 99
（一）会员登记表 99
（二)活动安排表 99
（三）会员申请表 99
（四）出入登记表 100
五、环境卫生管理执行工具与方案 100
（一）责任区域划分表 100
（二）绿化项目计划表 100
（三）绿化质量巡查表 101
（四）卫生区域划分表 101
(五）清洁工作安排表 101
（六）卫生状况检查表 102
（七)清洁卫生评分表 102
(八）上班清洁自查表 103
六、医务室管理执行工具与规范 104
（一）员工体检表 104
(二)医药报销单 106
（三)病假休假单 106
(四）药品入库单 106
（五）用药登记表 106
第十二章 安全管理细化执行与模板 107
一、安全保卫管理执行工具与方案 107
(一）安全管理计划表 107
（二）安全状况检查表 108
（三）突发事件记录表 109
（四)消防器械检查表 109
（五）消防设备检修表 110
(六)火灾情况报告表 110
二、值班管理执行工具与方案 111
(一）值班安排表 111
（二)值班日志表 111
（三）值班登记表 112
（四）交接记录表 112
三、出入管理执行工具与方案 112
(一)进厂联络单 112
(二）员工出入证 113
（三）因公外出单 113
（四）物品出厂证 113
（五）物品放行单 114
（六)物品出厂申请单 114
（七）来宾出入登记表 114
四、劳动保护管理执行工具与方案 115
（一）安全工作日报表 115
（二）劳保用品发放表 115
(三）安全检查报告书 115
（四）安全整改通知书 116
（五)公伤事故报告单 116
（六)职业伤害报告单 117
（七）安全事故报告表 119
第一章 行政管理岗位设计与工作事项
一、行政管理岗位设计模板
(一）大中型企业
行政管理岗位设计图
人员编制
行政总监
行政人事主管
安全保卫主管
办公事务主管
车辆

主管
安保专员
行政专员
车辆专员
公关专员
办公专员
行政秘书
接待专员
后勤总务主管
后勤专员
宿管专员
公关接待主管
行政经理
园艺工
保洁工
司

机
前

台
保

安

总监级 人

经理级 人

主管级 人

专员级 人

基层员工 人
相关说明

(二）中小型企业
管理岗位设计图
人员编制
行政部经理

经理级 人
后勤
主管
公关
主管
行政主管

主管级 人
宿管专员
接待专员
公关专员
法务专员
行政专员

专员级 人
保

安
司

机
保洁工
园艺工

基层员工 人
相关说明

第二章 行政办公管理细化执行与模板
一、办公制度制定工作流程
工作目标
知识准备
关键点控制
细化执行
流程图
1．促进公司员工行为的优化
2．增强公司凝聚力
3．完善公司规范化管理的程度
1．国家相关法律法规对公司制度制定的约束性条款
2．了解办公制度的制定常识
1．收集制度建议和要求
行政部在办公制度制定前,必须了解与制度有关的人员和部门的意见和建议，确保制度制定有效、可行
《公司制度管理办法》
1．收集制度建议和要求
2．起草制度草案
3．组织会议讨论
4．制度草案公示
5．修改完善制度草案
6．制度报审
7．制度实施

2．起草制度草案

2．1 行政部进行办公制度的起草，起草过程必须时刻保持同相关部门和人员的联系，倾听他们对制度所涉及内容的想法

2．2 办公制度起草需要参考公司其他制度和旧制度，确保办公制度同旧制度和其他制度的有效衔接

2．3 参考国家法律法规，避免违法

3．组织会议讨论

3．1 行政部组织讨论会议，对初步拟定的制度条款进行讨论和完善

3．2 参会讨论人员包括公司各部门的负责人和行政部的主管级以上员工

3．3 行政部对参会人员的意见和建议进行汇总,在此基础上,对制度条文进行完善

4．制度草案公示
办公制度在初稿完成后需要在公司显著位置张贴公示,也可以通过公司网络进行公示，请公司员工对制度初稿提出意见
《公司制度管理办法》
5．修改完善制度草案
行政部负责收集公示期间员工的各类意见和建议，并进行汇总、分类，在此基础上进行修改完善

6．制度报审

6．1 行政部将修改完善后的制度草案报总经理进行审批

6．2 总经理对制度草案进行审核，审核通过后签字生效；总经理认为有待改进之处的，填写意见，交行政部进行修改完善，直到总经理审核通过为止

7．制度实施
行政部制定办公制度发布的通知和公告，组织公司员工了解新制度、学习新制度，按照制度的要求开展工作

二、行政办公执行工具与模板
（一）行政办公工作说明表
部门

职务

日期

姓名

直属上级

同职务人数

工作概述
工作一

工作二

工作三

工作四

工作五

工作六

工作七

工作八

工作九

……

填写人： 审核人：
（二）行政办公职位规范表
职位名称

职位编号

职位等级

主管上级

职位职责

职位权利

任职要求

相关说明

编制人员

审核人员

批准人员

编制日期

审核日期

批准日期

三、印章管理执行工具与模板
（一）印章刻制申请表
年 月 日
申请单位

申请单位负责人签字

申请日期

经办人

印章详称

旧章详称

申请理由

行政部意见

行政副总意见

总经理签字

日期

（二）印章使用登记表
盖章时间
文件名称
发文号
公章类别
盖章次数
使用人
批准人
备注

（三）印章样式规定表
印模
文字
字体
形状及尺寸
材质

（四）印章使用审批表
编 号

用章部门

盖章时间

公章类别

盖章次数

文件发文号

文件名称

备注：
用章人（签章）

批准人（签章）

注:请在备注栏中简要说明盖章用途
（五）印章使用申请单
单 位

申请日期
年 月 日
用印类别

份 数

文件名称

文件说明

申请人

核准人

(六)印章管理登记表
种类
区分
名称
印章内容
管理责任人
办理责任人
备注
公
司
印
章
名印
公司名印
公司名印(股份公司用)
公司全称
公司全称
办公室主任
行政部经理
办公室主任
办公室主任
金属
制
部
门
印
章
部门印
行政部印
公司名、部门名
行政部经理

分店
名印
分 店 印
公司名、分店名
××分店经理
分 店
总务处长

职务
印章
董事经理
董事（股份公司用）
职务名称
职务名称
办公室主任
办公室主任
办公室主任
金属制
部长印
财务部经理印
（银行专用)
公司名、职务名
财务部经理

（七）印章使用范围表
种类
区分
投票
公司
债券
支票及银行兑现凭证
合同及其他重要文件
定货单
及日常
业务文件
各类对
外文件
辞
令
请示
收据
人事关系及有关证明
员工存款账目
委
任状
公司名称印章
公司
名章

公司股份
公司专用

部门名章

分公司名章

职务名章
董事长名章

董事(股份公司专用）

其他高级
职员名章

财务部
经理名章

分公司
经理章

（八）印章销毁申请表
年 月 日
印章种类

报备机关

事由

审批机关

印章信息
印章文字

销毁日期

制发日期

印章模式

申请人

主管

第三章 行政经费管控细化执行与模板
一、行政经费控制流程
工作目标
知识准备
关键点控制
细化执行
流程图
1．编制行政经费的使用与控制流程，确保行政经费合理使用
2．有效控制行政经费的使用
3．将行政经费的控制效果纳入部门绩效考核体系
1．掌握公司各级行政经费预算计划
2．了解行政经费控制目标
3．熟悉行政经费申请、审核、报销流程
1．下达行政经费年度预算计划
行政部于年初将本年度行政经费预算计划及各部门用款计划下达至各部门
《行政经费年度预算计划》
2．分解行政经费控制目标
3．各部门提出行政经费申请
4．按控制目标按级审核
5．到财务部办理报销
6．编制行政经费台账
7．经费控制情况纳入部门考核
8．考核结果反馈
1．下达行政经费年度预算计划

2．分解行政经费控制目标
行政部根据各部门的实际情况，分解各部门的行政费用支出指标，制定目标管理体系中的具体指标
目标管理体系文件
3．各部门提出行政经费申请
各部门根据实际业务开展情况，提出行政经费申请；各部门负责人负责审核本部门所发生的各项费用单据
《行政费用管理制度》
4．按控制目标按级审核
《行政费用报销管理办法》
4．1 各部门负责人审核后，在单据齐全、内容符合要求、数据无误的情况下，在报销单据上签字确认，报行政部审核
各类费用报销单
4．2 行政部审核各项费用是否按预算计划的项目、内容、额度开支,并签署相关意见
各类费用报销单
4．3 对于预算外的费用，需报总经理审批；对于未得到批准的费用，原路返回，由发生费用部门承担
各类费用报销单
5．到财务部办理报销
对于预算范围内的费用,经行政部经理审核后,可到财务部办理报销；对于预算外且经总经理审核后批准的费用，交财务部办理报销
1．《行政费用报销管理办法》
2．各类费用报销单
6．编制行政经费台账
行政部在财务部的指导下，分门别类建立行政经费相关台账，以便于考核期内统计各部门经费使用情况
1．《行政费用管理制度》
2．各类费用报销单
7．经费控制情况纳入部门考核
行政部汇总考核期内各部门行政经费开支情况，根据目标管理体系中的具体指标,对各部门行政经费预算达成情况实施考核
《行政费用管理制度》
8．考核结果反馈
行政部将考核结果反馈给相关领导和责任部门,并拟出相应的奖惩措施，报领导批准后予以实施

二、行政经费预算执行工具与模板
（一）部门办公费用预算计划表
编号： 单位：元
费用名称
部门
日常办公费用
维修
费用
印刷
费用
微机网络费用
咨询
费用
图书资料费用
其他
费用
合计
生产部

销售部

研发部

售后服务部

行政部

人力资源部

合计

编制部门： 编制日期：年 月 日
（二）行政经费年度预算计划表
编号： 单位：元
序号
费 用 项 目
上年度
实际
本年度
预测
变动量
变动率%
备注
1
一次性固定资产购置

1．1
非生产性

2
各类固定资产维修

2．1
房屋维修

2．1．1
基站

2．1．2
办公用房

2．2
设备维修

2．2．1
空调维修

2．2．2
电源维修

2．2．3
电梯维修

2．2．4
监控设备维修

2．3
车辆维修

2．4
其他固定资产维修

3
经营租赁

3．1
营业厅租赁

3．2
其他房屋租赁

4
水电费

4．1
水费

4．1．1
办公用房

4．1．2
基站

4．2
电费

4．2．1
办公用房

4．2．2
基站

5
行政管理费

5．1
办公费

5．2
差旅费

6
低值易耗品

7
其他支出

7．1
取暖费

7．2
消防费

7．3
税金

7．3．1
房产税

7．4
通信费

7．5
其他

合计

说明
本表由行政部根据申报预算的具体涉及内容汇总填写
（三）行政经费季度用款计划表
编号： 单位：元
科目
上年度平均数
本年度预算数
变动量
变动率％
备注
一季度
二季度
三季度
四季度
固定费用
01
薪资支出

02
间接人工

03
租金支出

04
办公费

05
邮电费

06
水电油料费

07
保险费

08
医保费

09
社保费

合计

变动费用
01
加班费

02
差旅费

03
运 费

04
维护费

05
交际费

06
样品费

07
包装费

08
燃料费

09
职工福利费用

10
杂项购置费用

11
会务费

12
培训费

13
劳务费

14
间接材料费用

15
消耗品费用

16
保 健 费

17
其他费用

合 计

费用总计

（四）销售办公费用预算明细表
区域
年销售额
预算费用金额
预算费用占销售额比例(％)
费用明细（万元）
电话/传真/网络费用
办公用品费用
会议费用
物业及水电暖费用
办公仓库房租费用
业务招待费用
业务用酒费用
车辆费用
固定资产增设费用
装卸运输费用
公关办事费用
……
合计
A

B

C

合计

编制日期

审核日期

批准日期

三、行政经费控制执行工具与模板
（一）费用报销申请单
编号： 填报日期: 年 月 日
姓 名

部门

职务

附件
张
费用项目
内容说明
费用金额
千
百
十
万
千
百
十
元
角
分

金额（大写)

合计

财务审批
部门主管审批
财务复核
部门审核
经办人
报销人

（二）差旅费用报销单
编号： 填报日期： 年 月 日
姓名

职务

出差事由

附件
张
部门

起止日期
年 月 日～ 年 月 日，共计 天
备注

日期
起止地点
交通费
住宿费
餐费补助
其他费用
金额合计
十
万
千
百
十
元
角
分

~

~

金额
（大写）

合计

财务审批
部门主管审批
财务复核
部门审核
经办人
报销人

(三）外勤费用报销单
员工姓名

所属部门

报销时间

备注
序号
费用类别
大写
小写
0001
交通费

0002
资料费

0003
交际费

0004
补贴费

0005
其他费用

合计

财务审批
部门主管审批
财务复核
部门审核
经办人
报销人

（四）车辆费用报销单
编号： 填表日期: 年 月 日
驾驶员

部门

车号

预支期间
年 月 日～ 年 月 日
车型

项目
张数
金额
(单据粘贴处)

合计

金额(大写）

财务审批
部门主管审批
财务复核
部门审核
经办人
报销人

（五）通信费用报销单
编号： 填表日期: 年 月 日
部 门

使用人

通信工具类别
□ 固定电话 □ 移动电话 □ 其他
号 码

费用（合计)

大写

费 用 明 细

总经理（签字)
主管领导(签字）
审核(签字)

（六）招待费用报销单
编号： 填表日期： 年 月 日
姓 名

职务

招待事由

附件
张
部 门

招待对象

招待人数
客人 人，陪同 人
备注

日 期
招待地点
餐饮费
住宿费
礼品礼金
其他费用
金额合计
十
万
千
百
十
元
角
分

金额
（大写）

合计

财务审批
部门主管审批
财务复核
部门审核
经办人
报销人

（七）人事动态费用明细表
编号： 填表日期：年 月 日
本月
人数
编制人数
计 人
人
事
月
薪
编制内直接人员
元
男

编制内间接人员
元
女

编制外人员
元
合计

合计（占人事费用比率）
元 ％
编制人员出勤概况
应工作日数
日
津
贴
职务津贴
元
缺勤总日数
日
加班津贴
元
出勤总日数
日
值勤津贴
元
出勤率
％
夜勤津贴
元
加班时数
时
外勤津贴
元
人事
动态
新进
男
人
特殊工作环境津贴
元
女
人
其他津贴
元
合计
人
合计(占人事费用比率）
元 %
新进率
%
奖金
年终奖金
元
离职
男
人
退职酬劳金提拔
元
女
人
不休假代金
元
合计
人
其他奖励金
元
离职率
%
合计（占人事费用比率)
元 ％
调动率
男
人

其他
公伤医药费
元
女
人
劳保费（公司负担）
元
合计
人
抚恤金支出
元
预计劳保受益
公司负担部分
元
退休金提拔
元
个人负担部分
元
福利金提拔
元
受益总数
元
互助金提拔
元
负担及受益差额
元
职业训练金提成
元
受益率
元
训练图书费
元
互助
费用
上月底累计结余
元
合计（占人事费用比率)
元 ％
本月互助费提拔
元
本月互助费收入
元
本月互助费支出
元
本月结余
元
累计结余
元
人事费用总计(100%）
元
收支比率
元 ％
每人平均人事
元
（八)部门费用报销明细表
编号： 填表日期: 年 月 日
序号
报销时间
报销人员
所属部门
费用类别
入额（元)
出额（元）
余额(元）
备注
001

002

003

004

005

006

007

008

009

010

011

012

013

014

015

016

017

018

……

第四章 行政人事管理细化执行与模板
一、员工招聘执行工具与模板
（一）招聘费用估算表
方式
部门人数
费用
报纸方式
广播方式
招聘会方式
网站方式
最后选择
销售部

会员部

人力行政部

财务部

采购部

各门店

合计

(二）人员招聘申请表
申请单位

申请日期

申请人数

职位名称

原有人数

职务类别
□原有 □新增
□永久 □临时
□职员 □工人
雇用事由

拟核工资
试用期间

正式

津贴

聘
用
人
员
条
件
姓 名

年龄
最低 最高
教育程度

特别训练

工
作
经
验
种 类
程度或年数
种 类
程度或年数
打 字

机械设计

账 务

管理分析

销 售

市场调查

现场管理

其他能力

直接主管

拟到职日期

核 示

审核

申请人

承 办

（三)应聘人员登记表
姓 名

性别

籍贯

口已婚 口未婚
照片
出生日期

年龄

身高

体重

应征职务

希望待遇

户籍地址

电话号码

身份证号

最高学历

毕（肄）业年份
年
地点

工作经历
职称
起止时间
薪金待遇

年 月 日~ 年 月 日

年 月 日~ 年 月 日

家庭状况
职业
特 长

父

服兵役情况

退役时间

母

汽车驾照

爱 好

语言
类别
汉语
法语
英语
日语
其他

程度

批示
用人部门负责人意见
行政人事部意见

试用日期

工作知识
口 训练 口 基本具备 口 充分认识

工作经验
口 无经验 口 有经验（记录具体情况）
仪容态度
口 印象坏 口 平实 口 印象深刻
领悟反应
口 缓慢 口 普通 口 极好
测试成绩

（四）招聘录用通知书
文本名称
招聘录用通知书
受控状态

编 号

先生（小姐）:
感谢您对我公司的信任与支持，您在应聘我公司 一职中脱颖而出,经过认真筛选与考核，我们决定录用您为该职位人选
请您接此通知后迅速准备下列资料，并按下列提示准时报到
报到日期
年 月 日 时 分
报到地点

待遇
起薪月支 元,试用 个月，期满视工作绩效另行加薪
请
携
带
资
料
1．身份证原件和复印件；
2．学历、学位证书原件和复印件；
3．离职证明；
4．指定医院的体检表；
5．本人近期免冠照片 寸 张。
若您不能前来或不能按时报到，请于 月 日及时前告知本公司。
欢迎加入 公司大家庭！
我们的联系方式如下：
地址：××××××××××××××（邮编：××××××)
部门： 公司行政人事部
电话：
传真：
E-mail: