内控手册人力资源管理流程.doc

内部控制手册

ZJAT-HR
人力资源与薪酬管理流程分册

版本号 2012 1.0

2012年07月16日
修订控制

编号
版本号
修订人/修订日期
修订内容
审批人/审批日期
1
2012 1.0
内控项目小组
起草手册全文

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3

4

5

目录

人力资源与薪酬管理流程 (ZJAT-HR) 5
1. 流程综述 5
2. 不相容职责表 6
3. ZJAT-HR-01 人事/薪酬战略规划与制定 7
01. 流程图 7
02. 控制矩阵 8
4. ZJAT-HR-02 人员招聘和离职及薪酬主文档管理 10
01.流程图 10
02.控制矩阵 12
5. ZJAT-HR-03 薪酬计算和发放 15
01.流程图 15
02.控制矩阵 18
6. ZJAT-HR-04 绩效考核和培训管理 21
01.控制矩阵 21

人力资源与薪酬管理流程 (ZJAT-HR)

1. 流程综述

ZJAT-HR-01 人事/薪酬战略规划与制定：
本部分包括人力资源战略目标的建立、年度薪酬预算与招聘计划的制定及审批流程、岗位分工及职责权限体系的建立、人力资源政策及沟通渠道管理。
ZJAT-HR-02 人员招聘和离职及薪酬主文档管理：
本部分主要包括人员招聘的类别、审批权限、操作流程；人员离职的审批及业务办理流程；薪酬主文档的维护、管理流程。
ZJAT-HR-03 薪酬计算和发放：
本部分包括员工薪资、奖金、五险一金的计算、发放及会计记录管理流程。
ZJAT-HR-04 绩效考核和培训管理：
本部分包括绩效考核和人员培训的管理流程。
2. 不相容职责表

A
B
C
D
E
F
G
H
I
J
K
A

X
X
X

X

B

X
X

X

C

X

X

D

X

E

X

F

G

H

X

I

J

X
K

“×”表示不相兼容的职责
附注：
A：薪资福利支付申请
B：薪资福利支付申请的批准
C：薪资福利的计算
D：薪资福利计算的复核
E：制定员工薪酬方案
F：批准员工薪酬方案
G：员工主档案的维护
H：制定绩效考核方案
I：批准绩效考核方案
J: 制定培训计划
K: 批准培训计划

3. ZJAT-HR-01 人事/薪酬战略规划与制定
01. 流程图

02. 控制矩阵
风险描述
控制目标编号
控制目标
控制活动编号
控制活动
控制部门
人力资源缺乏或过剩、结构不合理、开发机制不健全，可能导致企业发展战略难以实现。
ZJAT-HR-CO-101
第五条 企业应当根据人力资源总体规划，结合生产经营实际需要，制定年度人力资源需求计划，完善人力资源引进制度，规范工作流程，按照计划、制度和程序组织人力资源引进工作。（MOF指引）
ZJAT-HR-CA-101
〈年度人力资源预算〉
根据《浙江物产元通机电（集团）有限公司员工招聘录用管理办法》，每年11月底前，公司人力资源部根据业务发展需要、组织架构、人员编制、财务预算等情况，制订下年度用人计划，经总经理签字同意后，汇总到集团人力资源部。集团人力资源部根据年度组织架构、人员编制、财务预算等情况，对下属公司的用人计划进行审核，拟订年度用人计划，编制年度人力成本预算表，作为公司年度全面预算的一部分统一下发。

相关制度链接：
《浙江物产元通机电（集团）有限公司员工招聘录用管理办法》
人力资源部
ZJAT-HR-CO-102
第十一条 企业应当制定与业绩考核挂钩的薪酬制度，切实做到薪酬安排与员工贡献相协调，体现效率优先，兼顾公平。（MOF指引）
第十八条 企业应当建立高级管理人员与员工薪酬的正常增长机制，切实保持合理水平，维护社会公平。（MOF指引）
ZJAT-HR-CA-102
〈岗位级别和薪酬〉
浙江奥通按照奥迪经销商制定的标准岗位职级列表对各部门各岗位进行级别划分，每个级别都有与其相对应的指导薪酬数据。公司在新员工入职后根据其岗位级别及对应的薪酬制定其薪酬计划。
人力资源部
人力资源激励约束制度不合理、关键岗位人员管理不完善，可能导致人才流失、经营效率低下或关键技术、商业秘密和国家机密泄露。
人力资源退出机制不当，可能导致法律诉讼或企业声誉受损。
ZJAT-HR-CO-103

第六条 企业应当根据人力资源能力框架要求，明确各岗位的职责权限、任职条件和工作要求，遵循德才兼备、以德为先和公开、公平、公正的原则，通过公开招聘、竞争上岗等多种方式选聘优秀人才，重点关注选聘对象的价值取向和责任意识。企业选拔高级管理人员和聘用中层及以下员工，应当切实做到因事设岗、以岗选人，避免因人设事或设岗，确保选聘人员能够胜任岗位职责要求。（MOF指引）
第十三条
企业应当与退出员工依法约定保守关键技术、商业秘密、国家机密和竞业限制的期限，确保知识产权、商业秘密和国家机密的安全。
企业关键岗位人员离职前，应当根据有关法律法规的规定进行工作交接或离任审计。（MOF指引）
ZJAT-HR-CA-103
〈岗位任职要求〉
公司对重要部门制定了书面的岗位任职要求。如财务部已制定了“财务总监”、“会计部主任”、“结算部主任”、“预算管理部经理”、“计划经理”、“审计专员”、“服务会计”、“整车会计”、“会计”、“出纳”、“结算员”和“外勤”等岗位的职位说明书。职位说明书对各岗位的工作网络、要求和责任范围做出了明确的规定。
人力资源部
ZJAT-HR-CA-104
〈保密协议书〉
公司在与员工签订劳动合同的同时签署保密协议书，期限与劳动合同一致，其中对员工的保密义务和违约责任做出了明确的规定。
人力资源部
ZJAT-HR-CO-104
第十二条 企业应当制定各级管理人员和关键岗位员工定期轮岗制度，明确轮岗范围、轮岗周期、轮岗方式等，形成相关岗位员工的有序持续流动，全面提升员工素质。（MOF指引）
ZJAT-HR-CA-105
〈轮岗制度〉
公司建立完善的轮岗制度，轮岗制度应明确轮岗人员岗位范围、轮岗审批流程、轮岗期限、不同岗位任期年限等。
人力资源部

4. ZJAT-HR-02 人员招聘和离职及薪酬主文档管理
01.流程图

02.控制矩阵
风险描述
控制目标编号
控制目标
控制活动编号
控制活动
控制部门
人力资源缺乏或过剩、结构不合理、开发机制不健全，可能导致企业发展战略难以实现。
ZJAT-HR-CO-201
第六条 企业应当根据人力资源能力框架要求，明确各岗位的职责权限、任职条件和工作要求，遵循德才兼备、以德为先和公开、公平、公正的原则，通过公开招聘、竞争上岗等多种方式选聘优秀人才，重点关注选聘对象的价值取向和责任意识。企业选拔高级管理人员和聘用中层及以下员工，应当切实做到因事设岗、以岗选人，避免因人设事或设岗，确保选聘人员能够胜任岗位职责要求。（MOF指引）

第七条 企业确定选聘人员后，应当依法签订劳动合同，建立劳动用工关系。（MOF指引）

第八条 企业应当建立选聘人员试用期和岗前培训制度，对试用人员进行严格考察，促进选聘员工全面了解岗位职责，掌握岗位基本技能，适应工作要求。试用期满考核合格后，方可正式上岗；试用期满考核不合格者，应当及时解除劳动关系。（MOF指引）

ZJAT-HR-CA-103
〈岗位任职要求〉
公司对重要部门制定了书面的岗位任职要求。如财务部已制定了“财务总监”、“会计部主任”、“结算部主任”、“预算管理部部长”、“计划经理”、“审计专员”、“服务会计”、“整车会计”、“会计”、“出纳”、“结算员”和“外勤”等岗位的职位说明书。职位说明书对各岗位的工作网络、要求和责任范围做出了明确的规定。
人力资源部
ZJAT-HR-CA-201
〈新员工的招聘及劳动合同的签订〉
公司在招聘新员工时，应聘员工按要求填写《求职申请表》，经过人力资源部的初试和用人部门领导的复试在《面试评价表》上打分后决定是否录用。录用后公司职工均应按照《浙江物产元通机电（集团）有限公司劳动合同制实施办法》的规定与公司签订劳动合同，劳动合同一经签订，就具有法律效力。劳动合同的内容包括合同期限、员工报酬和社会保险等重要内容。劳动合同由公司与职工协商一致的，并经公司和职工在劳动合同文本上签字或者盖章生效。劳动合同文本由公司和职工各执一份，职工认领时须签字确认。
相关制度链接：
《浙江物产元通机电（集团）有限公司劳动合同制实施办法》
人力资源部
ZJAT-HR-CA-202
〈新录用员工的考核〉
员工在被录用后随即进入6个月的试用期，在试用期届满后，新录用员工需书面提出转正申请，由用人部门和人力资源部进行考核并由所在部门领导和人力资源部经理签字确认。部分岗位还需参加一汽大众的笔试和在线测试。经考核合格者，可以转正，经考核不符合要求者，将视情况予以辞退。

相关制度链接：
《浙江物产元通机电（集团）有限公司员工招聘录用管理办法》
人力资源部
人力资源政策违反国家法律法规，可能遭受外部处罚、经济损失和信誉损失。
人力资源退出机制不当，可能导致法律诉讼或企业声誉受损。
ZJAT-HR-CO-202
第十三条 企业应当按照有关法律法规规定，结合企业实际，建立健全员工退出（辞职、解除劳动合同、退休等）机制，明确退出的条件和程序，确保员工退出机制得到有效实施。（MOF指引）
第十六条
企业应当避免在正常经营情况下批量辞退员工，增加社会负担。（MOF指引）
ZJAT-HR-CA-203
〈解除劳动合同〉
根据《浙江物产元通机电（集团）有限公司劳动合同实施办法》，其中对解除和终止劳动合同的情形和程序进行了规定。职工提前三十天以书面形式通知公司，可以解除劳动合同；职工在试用期内提前三日通知公司，可以解除劳动合同。

相关制度链接：
《浙江物产元通机电（集团）有限公司劳动合同实施办法》
人力资源部
ZJAT-HR-CO-203
员工离职应妥善办理离职交接手续。
ZJAT-HR-CA-204
〈员工离职〉
根据公司《浙江物产元通机电（集团）有限公司劳动合同实施办法》，员工离职需提前三十天向部门领导提交书面的辞职报告，并填写《员工离职工作移交清单》，包括本部门、财务部、总经办和人力资源部等部门领导的书面签字审批。

相关制度链接：
《浙江物产元通机电（集团）有限公司劳动合同实施办法》
人力资源部
人力资源相关信息不合法、真实、完整，可能导致公司财务报表失真。
ZJAT-HR-CO-204
薪酬主文档的变动反映真实的员工变动情况。

第十八条
企业应当及时办理员工社会保险，足额缴纳社会保险费，保障员工依法享受社会保险待遇。（MOF指引）
ZJAT-HR-CA-205
〈薪酬信息的审核及发放〉
公司执行先发月薪制度，每月10日向员工支付当月月薪。薪酬专员每月9日前将新增人员的工资详细信息、离职人员信息、员工工资调整信息（包括转正调薪及其他调薪）等信息填写在《工资表》的备注栏内，由人力资源部经理签字审核。社保及个税金额由电子表格中预设公式自动计算得出。审核无误后，交财务进行相关账务处理和发放。
人力资源部
ZJAT-HR-CO-205
所有人员变动信息已经维护进薪酬主文档中。
ZJAT-HR-CA-206
〈工资表中变动信息的审核〉
人力资源部薪酬专员每月根据员工信息的变动（人员增减、工资变动、社保基数变动等）填写在工资表的备注栏内
，人力资源部经理审核工资表中的变动信息，保证所有薪资变动均反映在工资表中。
人力资源部
ZJAT-HR-CO-206
企业应当确保人员档案的完整保存。
ZJAT-HR-CA-207
〈人事档案的保存〉
人力资源部负责归档整理公司员工的人事档案文件及一般人事资料，包括《劳动合同》和《求职申请表》等员工个人资料信息，并对员工信息进行定期更新。
人力资源部

5. ZJAT-HR-03 薪酬计算和发放
01.流程图

02.控制矩阵
风险描述
控制目标编号
控制目标
控制活动编号
控制活动
控制部门
工时记录失真可能造成工资计算不准确。
ZJAT-HR-CO-301
实际工作时间或工作量需被准确记录，且记录的工作时间（工作量）和出勤等信息应当经过适当管理层审批。

第十八条
企业应当遵守法定的劳动时间和休息休假制度，确保员工的休息休假权利。（MOF指引）
ZJAT-HR-CA-301
〈休假的申请和审批〉
公司制定了《浙江物产元通机电（集团）有限公司员工考勤制度》，对公司的工作时间、休假的申请和审批流程等做出了书面的规定。休假申请人须填制《物产元通员工请假审批表》，经部门负责人、分管领导和公司领导的签字审批。
各部门负责人
公司领导
薪酬记录失真可能导致公司财务报表失真。
ZJAT-HR-CO-302
第十一条 企业应当制定与业绩考核挂钩的薪酬制度，切实做到薪酬安排与员工贡献相协调，体现效率优先，兼顾公平。（MOF指引）
ZJAT-HR-CA-302
〈考核与奖金〉
公司职员的薪酬分工资和奖金两部分。
对销售顾问和服务顾问，公司每月按照严格的考核指标计算其奖金数。其中对销售部的考核主要分“数量考核”、“质量考核”、“边际收入考核”、“其他奖罚”、“溢价销售提成”和“库存车奖励”六个指标；对服务顾问的考核主要分财务指标考核和质量指标考核。公司的销售和服务部门会定期根据市场和公司自身情况对奖金考核标准进行调整，调整后的标准须经相应部门领导和总经理的审批。销售顾问和服务顾问每月的业绩工资由相应部门专人进行统计并交部门负责人的签字审批，审批通过后交人力资源部进行汇总。
公司人力资源部薪酬专员每月底汇总上月的绩效考核奖金，并将具体人员的奖金数根据已经审批的《业绩工资分配方案》更新至工资明细表。
人力资源部
销售部/服务部
ZJAT-HR-CA-303
〈奖金的计算与汇总〉
对于行政管理部门，每季度按照公司当年业绩的完成情况计算奖金。具体奖金明细表由人力资源部薪酬专员计算并汇总。奖金汇总表需经人力资源部经理和总经理的签字审批，通过后交财务部会计进行奖金的计提。
人力资源部
行政管理部门
ZJAT-HR-CO-304
工资（包括补贴及代扣代缴项目）被准确计算及记录。薪酬应被记录在适当的会计期间。
ZJAT-HR-CA-304
〈工资的计提〉
公司执行先发月薪制度，每月10日向员工支付当月月薪。薪酬专员每月9日前将新增人员的工资详细信息、离职人员信息、员工工资调整信息（包括转正调薪及其他调薪）等信息填写在《工资表》的备注栏内，由人力资源部经理签字审核。审核无误后，将纸质版交财务部会计进行账务处理，并将电子版工资表转换成只含有姓名、账号和金额的DES银行加密文件，并将此加密文件发送给财务部结算人员，结算人员将文件上传至网银系统进行工资支付。银行支付成功后会出具代发工资清单，财务部会计将清单与工资明细表进行核对。
人力资源部
财务部
ZJAT-HR-CA-305
〈应付职工薪酬凭证录入〉
财务部会计收到经人力资源部经理签字的工资表后，在SAP系统中录入凭证“借：费用，贷：应付职工薪酬”。财务总监审核凭证。
财务部
ZJAT-HR-CA-306
〈奖金的计提〉
对销售顾问和服务顾问，公司每月按照严格的考核指标计算其奖金数。其中对销售部的考核主要分“数量考核”、“质量考核”、“边际收入考核”、“其他奖罚”、“溢价销售提成”和“库存车奖励”六个指标；对服务顾问的考核主要分财务指标考核和质量指标考核。销售顾问和服务顾问每月的业绩工资由相应部门专人进行统计并交部门负责人的签字审批，审批通过后交人力资源部进行汇总。
对于行政管理部门，每季度按照公司当年业绩的完成情况计算奖金。具体奖金明细表由人力资源部薪酬专员计算并汇总。

上述奖金汇总表需经人力资源部经理和总经理的签字审批，通过后交财务部会计进行奖金的计提。
人力资源部
财务部
ZJAT-HR-CO-305
薪酬发放给正确的员工。薪酬的发放和薪酬费用的记录反映实际工作时间。
ZJAT-HR-CA-307
〈工资的支付〉
每月10日，财务部结算人员将从人力资源部收到的DES加密文件上传至网银系统进行工资支付。财务部会计根据银行的代发工资成功清单在SAP系统中录入凭证“借：应付职工薪酬，贷：银行存款”，财务总监审核凭证。
人力资源部
财务部
ZJAT-HR-CA-308
〈奖金的发放〉
对于销售部和服务部，公司人力资源部薪酬专员每月底汇总上月的绩效考核奖金；对于行政管理部门，人力资源部每季度末汇总当季的奖金数。人力资源部薪酬专员汇总制作《业绩工资分配方案》，经人力资源部经理和总经理的签字审批。奖金的发放同工资发放流程。财务总监审核奖金发放凭证。
人力资源部
财务部

6. ZJAT-HR-04 绩效考核和培训管理
01.控制矩阵
风险描述
控制目标编号
控制目标
控制活动编号
控制活动
控制部门
人力资源考核政策和薪酬制度不合理，可能导致公司员工流失或者业绩低下。
人力资源档案缺乏适当的管理，可能导致考核及薪酬政策的制定缺乏依据。
ZJAT-HR-CO-401
第十条 企业应当建立和完善人力资源的激励约束机制，设置科学的业绩考核指标体系，对各级管理人员和全体员工进行严格考核与评价，以此作为确定员工薪酬、职级调整和解除劳动合同等的重要依据，确保员工队伍处于持续优化状态。（MOF指引）
第三十五条 绩效考评控制要求企业建立和实施绩效考评制度，科学设置考核指标体系，对企业内部各责任单位和全体员工的业绩进行定期考核和客观评价，将考评结果作为确定员工薪酬以及职务晋升、评优、降级、调岗、辞退等的依据。（基本规范）
第十一条
企业应当制定与业绩考核挂钩的薪酬制度，切实做到薪酬安排与员工贡献相协调，体现效率优先，兼顾公平。（MOF指引）
企业应当根据岗位特征制定不同的考核评价方法。考核内容一般应该涵盖员工的个人素质、工作态度、专业知识、工作能力、工作成果等。
企业应当建立顺畅的考核沟通渠道，及时与员工就考核结果进行充分沟通，并为员工职业发展提供咨询和指导。
企业应当建立正式的人力资源考核记录制度。确保考核记录完整保存。
ZJAT-HR-CA-302
〈考核与奖金〉
公司职员的薪酬分工资和奖金两部分。
对销售顾问和服务顾问，公司每月按照严格的考核指标计算其奖金数。其中对销售部的考核主要分“数量考核”、“质量考核”、“边际收入考核”、“其他奖罚”、“溢价销售提成”和“库存车奖励”六个指标；对服务顾问的考核主要分财务指标考核和质量指标考核。公司的销售和服务部门会定期根据市场和公司自身情况对奖金考核标准进行调整，调整后的标准须经相应部门领导和总经理的审批。销售顾问和服务顾问每月的业绩工资由相应部门专人进行统计并交部门负责人的签字审批，审批通过后交人力资源部进行汇总。
对于行政管理部门，每季度按照公司当年业绩的完成情况计算奖金。具体奖金明细表由人力资源部薪酬专员计算并汇总。
人力资源部
ZJAT-HR-CA-401
〈行政管理部门员工的年度考核〉
各行政管理部门领导会对其部门员工进行年度考核。考核主要分“工作任务指标达成情况”、“制度流程执行”、“学习成长”和“积极心态/消极心态”4个要素。部门负责人综合员工的全年表现对各项指标进行打分。
人力资源部
员工业务能力或者道德素养无法满足所属岗位要求，可能导致企业目标无法实现或者发生欺诈、舞弊等损害企业利益的行为。
ZJAT-HR-CO-402
第九条 企业应当重视人力资源开发工作，建立员工培训长效机制，营造尊重知识、尊重人才和关心员工职业发展的文化氛围，加强后备人才队伍建设，促进全体员工的知识、技能持续更新，不断提升员工的服务效能。（MOF指引）
第十七条 企业应当将职业道德修养和专业胜任能力作为选拔和聘用员工的重要标准，切实加强员工培训和继续教育，不断提升员工素质。（基本规范）企业可以采取工作轮换、入职培训、脱产培训等方式对员工进行培训。培训期末应当由培训单位进行考核，并将考核结果及时报企业人力资源管理部门进行评价。
ZJAT-HR-CA-402
〈培训计划〉
公司开设了奥迪学院，为每一位职工定制其个人的培训手册，其中明确了一年内的培训计划并按学分制进行管理，对每一门课程设定相应的学分。
人力资源部
ZJAT-HR-CA-403
〈出勤考核与训后测试〉
在每次培训时，人力资源部人员对出勤进行考核，并监督职工在签到表上签到。对于一些重要的培训，在培训后会组织对培训内容的测试，考查员工的培训效果。
人力资源部