寄售业务实施方案.doc

BNKJ-ERP-SJ-SD-寄售*公司有限公司ERP管理信息系统寄售管理解决方案及上线切换方案文档作者:赛意顾问创建日期:确认日期:控制编码:当前版本:审批签字：百年项目经理赛意项目经理文档控制更改记录日期作者版本更改参考审阅姓名职位签字发布编码姓名地点和位置123456目录文档控制ii更改记录ii审阅ii发布ii概述1目的1范围1文件内容1参考材料1需求及现状分析2需求描述2现状分析2寄存库解决方案4总体流程4采购到入库流程6标准功能6目标流程6寄售优点8生产发料流程9标准功能9目标流程10寄售优点11销售业务流程12标准功能12目标流程12应付管理流程13标准功能13退货管理流程14标准功能14目标流程14所有二次开发16系统上线切换方案及计划17寄售管理目标业务流程IIIii概述目的本文档主要是阐述库存的寄存管理业务，以便于后期根据确认后方案指导采购、库存和财务的业务运作。范围本文档适用于*公司寄售的管理。文件内容本文档仅对*公司的寄售业务处理方案进行说明。参考材料需求及现状分析需求描述寄存物料定义寄存物料是指所有权属于供应商但存放在*公司寄存库且由*公司仓库管理的物料，当物料转移到车间正式库以后，所有权才转移到*公司公司，同时产生财务暂估信息。寄存管理功能需求u 能够按照实际与供应商签订的合同（长期供货协议），在系统中录入订单（一揽子采购协议）。u 能够定期向供应商下达采购计划（对合同的分批发货计划）。u 能够按照实际供应商发货进行采购接收、入库，但此时不能产生财务暂估数据，物料所有权还属于供应商。u 当寄存物料真正被领用后，系统自动产生财务暂估数据，物料所有权转移给*公司公司。u 能够按照实际领用情况定期通知供应商开票，并在系统中进行发票匹配。u 能够按照各种实际情况进行退货处理。现状分析寄存物料品种及范围u 寄存物料品种数量：寄存物料共约占所有采购物料的80%，并且部分物料存在普通采购和寄存两种入库方式，目前全部使用标准采购入库。u 因外协业务开发程序与寄售标准功能之间存在冲突，经讨论，所有W的物料都不在此次的寄售范围之内。寄存物料管理现状流程u 未按照实际与供应商签订的合同（长期供货协议），在系统中录入订单（一揽子采购协议）。u 定期按照计划需求数量录入标准采购订单，经审批层审批后生效。u 接到供应商送货后，先收实物，检验合格后入库。u 当真正领用时，开具推形式或者拉式领料单领料。u 定期按照供应商开具的发票按采购订单进行发票匹配，并处理付款。现状流程分析优点：u 按常规采购业务操作，流程清晰。u 操作简单。缺点：u 百年同创塑胶有限公司目前部分产品入库后不能及时销售，以及超订单放量采购导致每月呆滞物料多，报废损失大。u 系库存量大，仓库面积和资金占用公司资金和成本较大。u 系统采购接收无法反映使用情况。针对现状流程的诸多缺点，需要寻求一个切实符合寄存库实际需求的解决方案。寄存库解决方案总体流程流程图流程说明序号步骤说明处理方式部门/岗位输入输出1.根据生产计划分解物料需求计划手工计划管理/主计划2.采购员负责与供应商洽谈，并签订采购的协议价格手工采购管理/采购员价格协议3.价格核算员负责在系统中维护物料与供应商对应的一揽子采购协议系统采购管理/采购员价格协议4.采购员根据需要计划下达入库订单，作为补货计划的入库凭证系统采购管理/采购员5.供应商根据采购员计划安排送货手工供应商送货单6.仓库根据供应商的送货单，按入库订单接收寄存物料系统仓库管理/仓管员送货单收料单7.生产部门按需领用物料，并打印领料单手工车间管理/领料员领料单8.仓库根据领料单发料，从寄存仓库发出至车间材料仓系统仓库管理/仓管员领料单9.根据使用情况与供应商对账，供应商开票手工仓库管理/供应商对帐单10.财务根据开票周期创建冲减通知单系统财务管理/应付会计11.自动开票系统财务管理/应计会计12.自动进行发票匹配系统供应商发票13.其中针对退货有不同的环节进行控制，在如图还节（1）、（2）、（3）的退货流程有所区别，具体见退货管理流程。采购到入库流程寄存物料的入库存在两个阶段，一个阶段是供应商送货后，*公司公司接收实物，但物料的所有权还属于供应商；另一个阶段是仓库将物料发到车间使用后，寄存物料的所有权转移到*公司公司，最终*公司公司根据发给车间使用的量与供应商进行结算。那么在采购到入库流程中就涉及到以下四个问题：1) 物料的所有权如何体现？2) 如何对不同所有权的物料进行管理？3) 物料什么时候进行所有权转移？4) 什么事物处理将会产生所有权的转移？以上四个问题也是针对寄存管理所产生的，那么下面将针对寄存业务的处理方案进行详细说明。标准功能u 能够按照实际与供应商签订的合同（长期供货协议），在系统中录入订单（一揽子采购协议）。u 能够定期向供应商下达采购计划（标准采购订单，即对合同的分批发货计划）。u 能够按照实际供应商发货进行采购接收、入库，但此时不产生财务暂估数据，物料所有权还属于供应商。u 当寄存物料真正被领用后，系统自动产生财务暂估及采购价格差异（PPV）分录，物料所有权转移给*公司公司。目标流程1. 一揽子采购协议维护在供应商管理部拟定一个专职岗位在系统维护生效的采购协议（即一揽子采购协议）。这个操作目前不变。价格核算员一定要及时维护一揽子协议，否则无法完成寄售业务。2. 合格供应商列表维护同样需要拟定专职岗位或由采购员维护批准供应商列表，使采购的物料与所维护的一揽子采购协议进行对应，指明“供应商-物料”组合实行寄存物料的管理模式；这个操作也保护不变。3. 寄存物料入库管理物料的入库：按下达的入库订单接收入库；n 方案：根据入库订单接收寄存物料入库采购员录入入库订单（按照实际下达给供应商的采购订单录入）。可根据MRP、库存计划、外协任务等自动生成的请购单创建成标准入库订单，或直接手工录入入库订单，审批后生效。材料仓仓管员按照实际供应商送货进行入库订单接收，并入库到相应的寄存库（此时系统不产生财务暂估分录），物料的入库模式参考“4.寄存物料入库的检验控制”。如何区分管理物料的库存信息？在实物管理上必须要分区存放，即所有权属于供应商的寄存物料应该与普通物料或者已经做过所有权转移的物料区分仓库区域存放；系统中的库存查询将会根据入库和所有权的转移情况按所有权标识出库存现有量。 系统设置：设置寄存仓库为：每个供应商设置一个仓库，以W开头 4. 寄存物料入库的检验控制寄存物料入库后需要区分检验前和检验后的的两种状态物料，在实物管理上主要采用的是通过分区域或标识的方式进行管理，而帐务上主要有两种处理方式：n 方案一：直接入库，检验状态另设置已检验和未检验子库；采购接收方式全部采用直接接收。采购入库时不检验，并入库到未检验子库，当某些物料真正检验完成后，再从未检验子库转移至已检验子库（子库存转移）。 优点：库存现有量既能体现总量，又能体现检验和未检验状态。可以先做入库，适合大批接收，无法及时检验的情况。可以不受检验部门和检验时间的影响。 缺点：需要额外的库存事务处理操作，增加了工作量。库存总量做了分割，不直观。n 方案二：标准接收，系统外检验合格后入库不分已检验和未检验子库；采购接收方式采用标准接收。采购“接收”后不立即入库，等收到质检部的验收单后再处理“接收处理处理”，入库到寄存库。 优点：不受检验部门是否及时操作系统的约束。库存现有量可以反映已检验物料的数量，同时MRP也会考虑接收未入库部分的数量。 缺点：库存现有量不反映未检验部分物料数量，不能直观的查询库存总量。当发生大批量接收，无法及时检验时，会存在大量未处理的“接收事务处理”。经讨论采用方案一。 系统设置：更改现有物料的接收方式为：直接交货5. 物料所有权转移的管理当物料被使用的时候则需要对物料进行所有权的转移，对于*公司公司的所有权转移发生在材料仓库发料到车间仓的环节上，即当物料从材料仓库发出到车间仓时，寄存物料的所有权则从供应商转移到*公司公司，那么涉及到所有权转移的事物处理是“子库存转移”事物处理。 系统设置：定义“子库存转移”的事物处理类型为：BN。寄售移库。寄售优点采用系统寄售功能的优点主要有：u ERP标准功能就能基本满足*公司公司的采购业务需求（使得入库订单反映实际订购情况、采购接收反映供应商实际送货情况等），可以真正用ERP数据指导采购业务。u 可以甩掉寄存库的手工帐，且和其它物料在一个库存组织管理，而且可以使处在不同的储存、结算状态的供应商物料信息透明化。u 运行计划时可以考虑寄存物料的库存（若要加大库存储备，需要设定安全库存。u 系统报表可以真正提供分析能力（如：采购历史查询、采购价格历史查询、预期的采购接收报告、延期接收报表、供应商供货质量、及时性评估报告等）。生产发料流程车间生产过程中需要到材料仓领用物料或到寄销仓领用物料，根据前期调研了解到，目前只要仓库将寄存物料发给车间，那么物料的所有权就做了转移，而对具体的发料也存在两种不同的处理方案。标准功能u 系统中所有权的转移存在两种方式：隐式和显式，隐式的意思是在做发料事物处理时，自动触发系统做所有权的转移事物处理，显式的意思是在做发料事物处理之后，还需要手工做所有权转移的事务处理。u 目前系统中只有子库存转移的事物处理允许选择隐式或显式，其他事物处理（如：WIP组件发放、杂项事物处理等）都会默认识隐式的事务处理。冲减方式设置冲减方式是指生成“转移至常规目的地”事务处理的方式，分为“显式冲减”和“隐式冲减”。“转移至常规目的地”是把物料所有权从供应商转移给*公司公司的库存事务处理。n 方案一：显示冲减显示冲减即手工冲减，不设置“冲减规则”，需要手工录入“转移至常规目的地”事务处理（系统自动产生相应的暂估信息）；也就是说需要分别进行子库转移和所有权转移。 优点方便退货处理。系统只允许“显示冲减”的物料原路退回，即通过“转移至委托目的地”事务处理把物料所有权从*公司公司退还给供应商。 缺点需要分别进行子库转移和所有权转移，即需要手工录入“转移至常规目的地”事务处理，操作较复杂，且容易遗漏所有权转移处理，导致物流与资金流不一致。n 方案二：隐式冲减隐式冲减即自动冲减，当发生符合“冲减规则”中的库存事务处理时，系统自动产生“转移至常规目的地”事务处理（系统自动产生相应的暂估信息）；也就是说用户只需要处理子库转移，而所有权转移系统自动产生。 优点无需手工进行所有权转移处理，减轻了工作量，减少了错误的可能性，使得物流与资金流始终保持一致。 缺点退货处理较复杂。系统不允许“隐式冲减”的物料原路退回，即无法通过“转移至委托目的地”事务处理把物料所有权从*公司公司退还给供应商。只能通过杂项事务处理退货。经讨论采用方案二，使用隐式冲减方式，保证事物处理与所有权能同步转移，减化处理工作量。开发程序产生退货记录。 冲减规则设置结合前面讨论情况，如果寄存物料没有使用寄存待检库和寄存正式库的区分时，那么所有寄存库物料在可以真正使用时直接从寄存库发出实物，采用子库转移。建议所有供应商都采用同一种规则，无需区分到每个供应商。目标流程对于仓库的生产发料目前有推式和拉式，以后依然保持这两种方式，同时BOM数据保护不变。1. 正常生产发料流程n 方案：无需做拥有方转移的子库存转移，直接对 任务发料或者做拉式发料，系统自动产生拥有方的转移。车间领料员开具领料单。寄存库帐务员按照单据数量对任务发料，系统自动产生冲减事务处理记录（转移至常规目的地）和财务暂估分录。后面发料按现在流程操作。 优点系统内只需处理一次单据，无需事先录入单据。 缺点：对寄存库帐务员要求较高。需要录入较多的信息（来源寄存库、目的正式库、物料、数量等）。2. 针对超过三个月寄存周期物料的入库处理正常来说寄存物料只有在实际生产领用的时候才会发生物料所有权的转移，但是目前*公司公司有超过六个月的寄存物料，经讨论决定超过六个月的必须由*公司公司承担呆滞，因此这就涉及库存物料需要盘点处理的问题。处理方案是：盘点现有库存，车间将优先使用这部分数据。未来实物管理时要求仓管员按先进先出的原则进行发料，以保障超过六个月的物料库存量的可控程度。仓库管理员针对超过三个月寄存期的寄售物料填写寄存物料转库单，经采购员审核后，由寄存帐务员在系统做“子库存转移”，从寄存库转移至仓库材料仓。系统自动产生冲减事务处理记录（转移至常规目的地）和财务暂估分录。寄售优点u 可以提供“按装机数量付款”模式的基础数据。u 实现按领用数量进行结算。u 库存管理清晰，从库存查询上可以统计仓库的库存价值。销售业务流程百年的销售业务主要是向美的销售产品，除了自制，也有部分是向供应商采购加工件，再发给美的，本流程主要阐述这部分业务。标准功能u 目前系统中子库存转移的事物处理允许选择隐式或显式，其他事物处理（如：WIP组件发放、杂项事物处理等）都会默认识隐式的事务处理。目标流程外协供应商：1、 送货到同创，同创采购订单入库，不产生财务信息；同创：2、 需要销售时，根据单据在系统做子库存转移，同时产生拥有方的转移，产生财务信息。3、 后面流程与现有流程保持一致。应付管理流程标准功能能够按照实际领用情况定期“创建冲减通知”，然后在系统中提交“按接收自动开票自动开票”程序，自动生成发票及匹配。按系统开票情况通知供应商开票。目前百年使用了ADI导入接口程序来提高开票的速度，未来使用寄售的供应商因信息与现有开发程序不一致，因此不能再使用该程序，只能手工匹配发票。寄售供应商发票匹配为二维匹配，与现有匹配方式不同。寄销库存管理的帐务处理流程1、 采购物料接收入库后，物料的所有权仍属于供应商，接收入库动作不产生任何财务信息，只增加库存物料的数量。2、 领用时，物料的所有权发生转移，在物料执行出库时产生如下的财务信息：借：生产成本标准成本直接材料 （标准成本） 贷：原材料 （标准成本）借：原材料 （标准成本）贷：应计负债 （协议价） 借/贷：材料成本差异订单价差 此处协议价的取法：如果一榄子协议有分段价格，取分段价，无分段价，则取行价格。 3、 运行“创建冲减通知”程序，产生一揽子协议发放。4、 运行“按接收开票 自动开票程序”，并自动计税，前提需将财务系统选项启用可退回税，默认退税率为100%；系统会生动生成发票，并自动匹配，形成如下分录：借：应计负债 （协议价） 应交税金应交增值税进项税 （协议价0.17）贷：应付帐款 （协议价1.17）5、 根据系统自动开票情况，提交已开票详细清单给供应商，供应商按清单开出增值税发票。退货管理流程与普通物料的采购流程一样，寄存物料的管理中，同样也存在着退货的情况，但寄存物料的退货显得就比较复杂了，以下就针对不同情况的退货流程处理进行详细描述。标准功能目前系统中的退货只允许“显式冲减”的物料做所有权的退回处理，“隐式冲减”不能做退回事物处理。目标流程寄存库物料的退货根据所处阶段的不同可以分为以下三种情况：1、还未冲减（未正式领用）2、已冲减（已正式领用），但还未创建冲减通知3、已冲减，且已创建冲减通知以下针对该三种情况分别提出退货方案：1. 还未冲减（未正式领用）（见总流程图环节（1）处）即物料还在寄存库寄售01，所有权还属于供应商。直接由寄存库帐务员根据退料单执行采购退货，退回供应商，这次退回由于仍然是寄存物料，因此不会产生任何的会计信息，只是纯粹的实物和帐务退回。2. 已冲减（已正式领用），但还未创建冲减通知（见总流程图环节（2）即物料已转移车间材料仓，所有权已属于*公司公司。冲减分为显示冲减（使用“转移至常规目的地”事务处理）和隐式冲减（执行冲减规则中的事务处理时自动产生“转移至常规目的地”事务处理），两种情况的退货方式不同，详细信息请参见“冲减方式设置”。这时需要将物料从车间材料仓退回到寄存仓，及同时作所有权转移至委托目的地。 若采用的是显示冲减：1. 车间领料员负责填写退料单进行退料。2. 由寄存库仓管员开具寄存物料退库单，指定来源正式库、目的寄存库、物料、退货数量等，需要手工填写供应商、一揽子采购协议。3. 由寄存库帐务员根据单据执行“转移至委托目的地”事务处理（需要查找并指定原事务处理号）把拥有方归还给供应商。4. 由寄存库仓管员根据一定周期将实物退回给供应商，寄存库帐务员执行采购退货，这时的退货同样也不产生任何会计信息。若采用的是隐式冲减：操作流程同显式冲减的退货，但是这并非系统标准功能，需要进行二次开发。注：实物可以直接从车间材料仓库退回供应商，但单据建议走寄存库。3. 已冲减，且已创建冲减通知（见总流程图环节（3）创建了冲减通知后，无法再执行“转移至委托目的地”事务处理，应如下操作：1. 由车间领料员开具手工退料单。2. 由寄存库仓管员按照实退数量收货，并填写实收数量。3. 由寄存库帐务员根据单据执行杂项发放，从车间材料仓库发放到“订单价差”科目。4. 由寄存库帐务员根据单据同时执行杂项接收，指定相应的拥有方（供应商）接收入寄存库。5. 由寄存库仓管员根据一定周期将实物退回给供应商，寄存库帐务员执行采购退货，这时的退货同样也不产生任何会计信息。6. 由应付会计创建一张贷项通知单，不匹配，手工分配到科目“PPV采购价格差异”。4. 换货处理若退货后还需重新领用，可以使用换货处理，换货流程使用的单据是寄存物料换货单，单据同样由车间领料员填写，指定来源正式库、目的寄存库、物料、退货数量、供应商、换货时间等。寄存物料换货处理是指：同一料号、同一供应商的车间仓库物料与寄存库物料进行交换（批次可能不同）。 如：车间仓库A物料的N1批次需要与寄存库A物料的N2批次发生交换。寄存库帐务员根据寄存物料退库单使用杂项发放发出AN1物料到帐户X，并注明供应商；寄存库帐务员使用杂项接收接收AN1物料入寄存待处理库，并指定拥有供应商；寄存库帐务员使用杂项发放从指定供应商发出AN2物料；寄存库帐务员使用杂项接收接收AN2物料入帐户X；寄存库仓管员完成换货后，再由寄存库仓管员根据一定周期将实物退回给供应商，寄存库帐务员执行采购退货，这时的退货同样也不产生任何会计信息。经讨论决定，以后的业务操作中，一旦遇到创建冲减通知后的退货，还是尽可能的采用换货方式处理，这样可以避免复杂的退货操作。只有当实物的确需要退回供应商的情况下，才根据以上不同的退货环节进行退货处理。所有二次开发1. 隐式冲减退货的二次开发系统针对隐式冲减方式的退货，是不可以实现原路返回的，即不能做所有权的转移到委托目的地，这就不利于以后退货业务的开展，工作量大，因此需要进行二次开发，实现与显式冲减一样的退货流程。2. 对帐单的二次开发对帐单以报表形势输出，同时也是仓库向财务提交的收料单。3. 其它涉及寄售业务报表的修改根据库存和采购业务需求而修改，暂不定报表名。系统上线切换方案及计划寄售业务上线上提：1. 功能培训与考核，已完成一轮，还需第二次培训2. 功能测试，已完成3. 开发进度，测试中4. 操作手册完成5. 全体操作人员熟练操作系统6. 与供应商沟通协调完毕切换计划：1. 原计划订于本月底进行切换，因相关工作准备不够充分，现移至下月（十月）15日进行切换。2. 切换时无需盘点，系统现有数量依然按常规业务操作，结算时也按非寄售时结算，车间优先消耗这部分物料。3. 详细时间以下面时间点为准：序号 内容转换工具正式环境数据完成时间要求关键责任人责任顾问完成进度1供应商明细清单手工9月28日提供需改成寄售业务的供应商明细清单。顾问2供应商、物料、一揽子协议数据导出SQL10月12 日开发人员根据供应商明细导出物料和一揽子协议，交给用户进行确认。8号下班前确认完毕。顾问顾问3数据整理手工10月12 日用户根据上面的数据，进行整理、核对、确认4物料接收属性修改SQL10月10日将系统所有物料的接收方式改为“直接入库”。同是通知BOM人员再有新增时手工修改。顾问顾问5批准的供应商信息修改SQL10月14日核对无误的数据，在正式环境进行修改顾问顾问6供应商信息修改手工10月13日将27家供应商的匹配方式由三维匹配改为二维匹配7系统增加子库手工10月10日根据供应商增加子库，寄售供应商为JS+供应商代码8采购订单清理手工10月14日寄售物料的采购订单不能有暂收状态的物料，要么退给供应商，要么接收入库。采购员需做以下工作：关闭没有接收入库的采购订单；部分接收，还没有付款的供应商，状态改为：为接收而关闭，防止仓库用非寄售订单操作寄售业务顾问9库存业务手工10月14日不合格物料退给供应商15日开始，不能用非寄售业务操作寄售业务。顾问寄售管理目标业务流程18