公司业务支持部工作流程汇编样本.doc

业务支持部工作步骤汇编

目 录

传真发送步骤图 1
会议室、洽谈室工作步骤 2
电话接听工作步骤 6
发送信件工作步骤 1
传真件收取步骤图 2
贵宾接待工作步骤 4
名片制作步骤图 6
生日礼品发放步骤 7
信函收取工作步骤 2
卫生、保洁管理步骤 8
办公家俱维修调整步骤 9
办公区调整步骤（办公区及公位） 10
电话维修步骤 11
电力设施维护维修步骤 12
职员午餐管理步骤 13
安全保卫工作步骤 14
购置步骤 15
临时培训、开发环境搭建步骤 16
绿化、饮水管理工作步骤 17
外埠职员、用户住宿申办步骤 18
办公家俱申购步骤 19
携物物出门审查步骤 20
用电设施维护步骤 21

传真发送步骤图

开始

急件！
机密！
CEO！

《传真发送工作规 定》

确定、分类

确定后先发送

市内 长途
长途登记

按来件次序发送
登记

发送

签字、确定

原件是否保留

Y N

保留/归还当事人
归还当事人/销毁

费用汇总、分摊、上报

结束

传真件收取步骤图

开始

《传真收件工作要求》

可依据内容判定
收到传真，判定是否有收件人名。

N

Y Y N

盖章、登记

送各部门判别

Y
急件
分部门放置于文件分类架中
机密件
CEO
立即！
每15分钟一次 N
登记、编号说明情况
送相关部门接口人或当事人

存档
签收

费用统计、分摊、汇总上报

结束

分部门放置于暂放加

发送信件工作步骤

1、 部门确定
2、 每个月25号汇总
3、 负责分摊表
每个月分摊表留档查看
报费用查对员
费用统计
补充封装材料
检验无误联络发送
分检封装
需求人确定
需求分类
办剪发送登记
需求有误重新填写
1、 本市件
2、 外埠件
3、 国际件
1、 EMS
2、 市内速递
3、 挂号函
4、 平信
5、 包裹
发送登记本
需求发生
Y

《信件收发管理要求》

N

发送结束

信函收取工作步骤
收取信件发生

1、 EMS
2、 市内速递
3、 挂号函
4、 包裹单
5、 汇款单

分 检
收发信件管理要求

1、 收件地址
2、 收件人
核 对

Y
办理退信手续
有 误
N

检验无误

分类登记

投 送

收件登记本
接收人签字

收取结束

电话接听工作步骤

N
Y

无人接听电话统计
《前台接听程序规范》
被访问人
暂离座位位
前台接听分辨需求是否正当
结束
来电发生
1、 职员语音信箱
2、 代为转达联络方法
礼貌拒绝
恢复待命
转接完成
二次转接
快速转接

贵宾接待工作步骤
来访需求

贵宾接待程序规范

问明需求是否正当，作出反应

保卫人员帮助阻拦

N
Y

电话联络被访问者
礼貌请其离去

需在休息区会见
参观拍照需求

N
请示领导同意放行
Y
需要进入办公区

贵宾登记本

请贵宾在休息区等候

办理登记发放贵宾卡
办理登记发放贵宾卡

会见完成目送客人离去

保卫人员视卡放行

保卫人员视卡放行

访问结束
访问结束

相关部门职员全程跟随

会议室、洽谈室工作步骤

开始

通知申请部门临时无法满足，提议重新安排
部门申请、预定

N

Ｙ
会务登记：部门、时间、人数、所需服务

在会务情况一览板上标出“已预定”“
部署会场，服务准备

使用

时间未延长 时间延长
在会务情况一览表上标出“使用”
通知会务人员

提前30分钟通知会务人员

通知卫生人员清扫

更改会务记录表
会务人员通知下一个单位

在会务情况一览表上标出“空闲”

重新安排会议预定

结束

名片制作步骤图

职员将人名及相关信息交至部门秘书

秘书检验是否正确 正确有误

退回更 改

N

Y
秘书将人名及相关信息交至行政管理员

管理员检验是否有误
退回更 改

Y

N
传真至印刷厂
N

底样分部门存档
电话问询及确定时间

电告相关部门

查收名片检验是否有误

印方有误 供稿有误

退回重印
通知部门更改
送达部门签收
N

电告相关部门

送达职员手中（科贸及希格玛）
登记职员生日
结束
签字登记
统计意见
领导签字
撰写生日卡
生日礼品发放步骤

帮助购置或补充更改

卫生、保洁管理步骤

开始

检验统计

每日检验有统计

不能现场处理问题立即通知保洁企业协商处理
发觉问题

现场纠正当初处理

每个月工作情况同保洁企业责任人交换意见

常常出现问题，数次协商不能处理

使办公区保洁用具带到企业整体要求

更换保洁企业
更换保洁员

结束

办公家俱维修调整步骤

开始

现场检验并对问题进行判定

问题较大需专业修理

维修、调整到位
回应处理方案及承诺时间
部门确定方案和费用
认可
联络厂家或维修人员
不满意
部门验收结果
不认可

满意

费用分摊至使用部门

追踪结果征求用户意见
接到维修、调整申请
小修立即处理

结束

办公区调整步骤（办公区及公位）

开始

部门提出需求，填写需求汇报

事业部总经理同意

临时无法处理
物业支持部提出方案

能够处理

无意见
有意见

部门验收
所发生费用分摊至部门
一周内询查
征求意见
调整修改
使用部门确定方案

结束

电话维修步骤
开始

《通讯系统维护管理措施》

通讯维护

职员报修
定时检验巡视，天天一次

当日给回复，小修当日处理
发觉问题立即修理

未同意
提交汇报申请费用
一天不能处理问题须做出书面汇报

维修费用，公共部分摊入所在区域部门，部门区域内摊入所在部门
领导同意

作分摊表部门签字确定
实施

转资产管理部办理
设备报废

结果通知部门

询查维修后效果

结束

验收
部门需求二十四小时内给予回复
大修当日提出处理方案
急修二十四小时处理
小修当日处理
查找问题、确定方案
每日巡检，发觉问题或部门报修
开始
电力设施维护维修步骤

参考〈电力设施设备维修措施〉

不合格

合格

通知相关人员

验收、使用

小修当月分摊、部门专题费用一次记入部门、公共费用按所在办公区分摊

费用分摊至使用部门

检验结果，跟踪使用情况

结束

职员午餐管理步骤

Y
Y

N

希格玛办公区

填写领用申请并领用
领用餐卷
领用餐卡
结束
费用依据登记分摊至使用部门
每个月底将下月费用打入卡内
每个月初对食堂费用审核结算
每个月底业务支持部为职员办理续卡工作
到北图食堂就餐
到地下餐厅用餐
午餐时到前台领取餐卷
报道时到业务支持部领取饭卡
是否是新职员
科贸办公区
开始

早7：30开门，准备好打卡机
切断电源，保留消防电源及照明
发觉问题立即处理，重大问题快速向主管上报
门、窗检验关闭；财务室检验；电源、火源检验
巡查：下班后1小时加班需要签字立案，不得留宿任何人员
每小时巡查一次
门口须有些人值班
门口须有些人值班作好巡查统计，携物得有出门条
工作时间
8小时以外
安全保卫工作步骤
结束
符合要求
用户进入办公区须签字
天天巡查外部两次，立即发觉问题
午餐时办公区巡视，加强防范工作
下班前准备好打卡机
18：00时前开始检验各处死角、纸篓，杜绝非正常火源
〈保安员岗位职责〉
开始
保安员

向贵宾介绍签字要求

N

Y

资产购置步骤

参考《IT类个人固定资产领用标准》

1、 填写《固定资产收货单》
2、 资产卡片上签字确定。
申请部门办理领用手续
时间：3个工作日
责任人：林鹏
业务支持部按申请采购
调整《部门剩下额度》
Y
Y
Y
参考《部门剩下额度》
填写采购申请单
结 束
N
企划办审批
提交额度增补汇报
N
是否有采购额度
N
修改设备配置
配置是否符合要求
开 始
结 束

完成时间
费用标准
配套设施
不符合要求
结束
追踪使用效果，统计反馈意见
符合要求，投入使用
配套方案交部门接口人确定后实施。
1、 不带装修一周完成
2、 简易装修两周完成
3、 整体装修30-40天完成
4、 （电力增容及外部原因具体商议）
支付部门验收
数量、品质
时间、费用
接口人

面积
家俱
设备
电力
网络
交通

落实需求
物业部接收申请查对需求
部门报汽化办总经理同意
经部门总经理审核签字同意
申请部门提交需求汇报
开始
临时培训、开发环境搭建步骤

参与《办公区装修申请\实施\管理措施》

结束
对合理要求，进行调整补充
每七天征求职员意见
参考《绿化管理措施》
《饮水管理措施》
厂家按时提供水源验证证实
水制检验：每六个月一次，达成用水标准
饮水断水一次后更换供给商
饮水：不停水、不空桶
绿化处理不了提出警告三次后更换供给商
绿化问题：发觉后一周内处理。
出现问题
绿化、饮水管理工作步骤

开始

绿化天天检验一次
饮水每小时巡查一次

结束
企业同意支付费用，用户退房后统一办理
总经理审批
电话、传真通知协议单位
符合条件，2小时内反馈
《住宿管理措施》
核查费用标准
填写住宿申请表
部门提出申请
开始
外埠职员、用户住宿申办步骤

确定住宿饭店时间、天数

是否符合条件

不符合条件

职员入住
费用自理

企业支付费用用户

开始
办公家俱申购步骤

提出正规书面申请

提出需求申请

申请部门总经理审批

参考《部门剩下额度》
是否有采购额度

企划办审批

神州集团相关部门审批

通知申请部门签字提货，办理领用手续
办理固资申购手续
固定资产
资产管理员核查归属范围
低值易耗
结束
费用分摊至使用部门
资产管理员立案、采购

放行
作好统计
发觉情况
要求填写出门条
开始
携物物出门审查步骤

保安员二十四小时值班

无故不填写

重新填写出门条
数量、物品不符
核查物品、数量

重新核查经过

问题不清
劝阻不得出门

结束

结束
修理完成
立即反馈处理结果
3日内修复（无配件情况另仪）
较大故障争取当日处理
小问题当初处理
和维修人员联络
空调系统
照明、办公用电
发觉问题
和科贸物业联络
发觉问题
科贸办公区
希格玛办公区
保安员每小时巡查一次
和希格玛物业联络
小问题当初处理
较大故障争取当日处理
《巡检统计》
每日对办公区进行巡检，作好统计
开始
用电设施维护步骤

1、 照明设施
2、 办公用电
3、 管道空调