公司业务支持部工作流程汇编样本.doc
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1、业务支持部工作步骤汇编目 录传真发送步骤图1会议室、洽谈室工作步骤2电话接听工作步骤6发送信件工作步骤1传真件收取步骤图2贵宾接待工作步骤4名片制作步骤图6生日礼品发放步骤7信函收取工作步骤2卫生、保洁管理步骤8办公家俱维修调整步骤9办公区调整步骤(办公区及公位)10电话维修步骤11电力设施维护维修步骤12职员午餐管理步骤13安全保卫工作步骤14购置步骤15临时培训、开发环境搭建步骤16绿化、饮水管理工作步骤17外埠职员、用户住宿申办步骤18办公家俱申购步骤19携物物出门审查步骤20用电设施维护步骤21传真发送步骤图开始急件!机密!CEO!传真发送工作规 定 确定、分类确定后先发送 市内 长途
2、长途登记按来件次序发送登记发送签字、确定原件是否保留 Y N保留/归还当事人归还当事人/销毁费用汇总、分摊、上报结束传真件收取步骤图开始 传真收件工作要求 可依据内容判定收到传真,判定是否有收件人名。 N Y Y N盖章、登记 送各部门判别 Y 急件 分部门放置于文件分类架中 机密件 CEO 立即! 每15分钟一次 N登记、编号说明情况送相关部门接口人或当事人存档签收费用统计、分摊、汇总上报结束分部门放置于暂放加发送信件工作步骤1、 部门确定2、 每个月25号汇总3、 负责分摊表每个月分摊表留档查看报费用查对员费用统计补充封装材料检验无误联络发送分检封装需求人确定需求分类办剪发送登记需求有误重
3、新填写1、 本市件2、 外埠件3、 国际件1、 EMS2、 市内速递3、 挂号函4、 平信5、 包裹发送登记本需求发生Y信件收发管理要求N发送结束信函收取工作步骤收取信件发生1、 EMS2、 市内速递3、 挂号函4、 包裹单5、 汇款单分 检收发信件管理要求1、 收件地址2、 收件人核 对 Y办理退信手续有 误 N检验无误分类登记投 送收件登记本接收人签字收取结束电话接听工作步骤 NY 无人接听电话统计前台接听程序规范被访问人暂离座位位前台接听分辨需求是否正当结束来电发生1、 职员语音信箱2、 代为转达联络方法礼貌拒绝恢复待命转接完成二次转接快速转接 贵宾接待工作步骤来访需求贵宾接待程序规范问
4、明需求是否正当,作出反应保卫人员帮助阻拦 N Y 电话联络被访问者礼貌请其离去 需在休息区会见参观拍照需求 N 请示领导同意放行 Y需要进入办公区 贵宾登记本请贵宾在休息区等候办理登记发放贵宾卡办理登记发放贵宾卡会见完成目送客人离去保卫人员视卡放行保卫人员视卡放行访问结束 访问结束相关部门职员全程跟随会议室、洽谈室工作步骤开始 通知申请部门临时无法满足,提议重新安排部门申请、预定 N 会务登记:部门、时间、人数、所需服务在会务情况一览板上标出“已预定”“部署会场,服务准备使用 时间未延长 时间延长在会务情况一览表上标出“使用”通知会务人员提前30分钟通知会务人员通知卫生人员清扫更改会务记录表会
5、务人员通知下一个单位在会务情况一览表上标出“空闲”重新安排会议预定结束名片制作步骤图 职员将人名及相关信息交至部门秘书秘书检验是否正确 正确有误 退回更 改 N Y秘书将人名及相关信息交至行政管理员 管理员检验是否有误退回更 改 YN传真至印刷厂 N底样分部门存档电话问询及确定时间电告相关部门查收名片检验是否有误印方有误 供稿有误退回重印通知部门更改送达部门签收 N电告相关部门送达职员手中(科贸及希格玛)登记职员生日结束签字登记统计意见领导签字撰写生日卡生日礼品发放步骤帮助购置或补充更改卫生、保洁管理步骤开始检验统计每日检验有统计不能现场处理问题立即通知保洁企业协商处理发觉问题现场纠正当初处理
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