二旅行社管理信息系统分析.doc

二 旅行社管理信息系统分析
1旅行社业务流程调查
1.1组织结构调查
外联部
综合业务部
财务部
计调部
信息部
旅行社

1.2管理业务流程调查
1、组团的业务流程
综合业务部门
报表
有关部门
领导

旅行社接待部
接团单
接待员
住宿通知单
出车通知单
预定宾馆
交通部

2、接待的业务流程

旅游消费者
申请表
审核员
未通过的申请表
接待部
通过的申请表

3、计调部的业务流程
组团中心
组团计划
计调部
预订票单
交通部
出票通知
接待中心
预订车单
汽车队

4、综合业务部的业务流程

主管部门
总报表
综合业务部
车队，景点，饭店联系人

5、财务部的业务流程

散客部
接团部
组团部
其他部门
费用单据
财务部
宾馆盘点单据
业务部门汇总单据
价格表
综合业务部
通过的申请表

外联部
财务部
组团信息
旅游计划核算报告
导游信息

信息部
计调部
旅游路线时间制定
财务核算

统计预测信息

住宿信息

游客订单

景点信息

景点信息

交通信息

预定合同

住宿报价

景点报价

交通报价

合同，协议

总报表
客户反馈
综合业务部
旅游相关部门
游客
线路报价

业务流程总图

2旅行社数据流程调查
2.1组团的数据流程
团队单价
报价合计
查询结果
查询条件
海外旅行社
P1
计划输入
D2 价格文件
D1 计划书文件
P2
报价
P3
统计
P4
查询
D3 确认计划书文件
组团核算

使用部门

图 1

根据组团报价业务流程绘制的数据流程图，见图1

图１加工P1计划输入海外旅行社送达的原始计划，P2报价是根据海外旅行社提供的旅游计划书，计算住房费，服务费，交通费，门票，车费，餐费等，合计每一个大致的单价，生成确认的报价，并生成确认的计划文件；P3统计是将报价按照海外旅行社汇总包组团结算室，并生成组团汇总文件；P4查询时提供根据人数，国籍，日期等进行组团情况查询的服务。

图1中D1是计划书文件，内含计划书编码，计划书名称，旅行社代码，旅行社名称，国籍，团体名称，团体人数，妇女人数，儿童人数，预计到达日期，预计离开日期，旅行线路等数据；D2为价格问文件，用于保存营业项目，单价等信息；D3为确认计划书文件，保存的数据内容同D1。

大部分旅行社将组团核算置于组团中心的行政管理下，但从实际业务上应属于财务部。组团核算业务是核算外联部所组团队的收支情况，流程为：根据组团报价计算预提成本，并做收入及预提成本凭证，记入应收账款。对各地送达的团队费用结算单，根据计划进行审核，审核容内容一般为旅游线路与计划是否相符，费用支出是否合理等。审核结束后进行核算，记实际成本凭证送财务并记入应付账款。对财务部支付给各地旅行社的账款和回收海外的营业款制做凭证，冲减相对的应收或应付款项。

根据组团核算业务绘制的数据流程图见图2

查询结果
查询条件
审核的结算单
费用核算单
支出凭证
收入凭证
汇总的报价
报价
P1

汇总报价
P2

收入核算
D1 应收账款
P5

查询打印
D2 应付账款
P4

支出核算
P3

审核
使用部门

财务部

各地旅行社

外联组团

图 2

图2中p1将报价单投海外旅行社分别进行汇总；p2根据汇总结果制做收入凭证，同时挂应收账款；p3对结算单进行合理，合法性审核；p4将审核后的单据做支出凭证，并挂应付账款；P5对应收或应付款根据条件进行查询和打印个旅行社应收或应付款信息。
图2中D1应收账款文件保存收入帐号，费用编码，数量，金额，日期等信息；D2应付账款保存支出账号，费用编码，数量，金额，日期等信息。

2.2接待的数据流程
旅行社接待部门的工作主要是接待旅行消费者，其接待过程比饭店的接待要简单。由于接待部门主要业务是进行接团核算，而且核算过程比较复杂，因此我们重点介绍接团核算的信息流程。
接团核算业务的主要只能是审核各接待部门接待团队时发生的费用单据，核算接待团队的收入情况，并与全国各组团社进行核算；根据接待中心各接待部门送达的接团单据与计划书进行审核；根据计划和费用单据做向上结算单，送达至各组团社，并以之做凭证送财务部记应收账款；根据财务部送来的银行汇款通知单，冲减应收账款；根据各种实际发生的费用单据，如餐单、房单、车单作向下结算，送达财务部作为向餐点、景点付款的依据。
接团核算业务的数据流程图见下图：

向下结算单
行车公里数
审核的计划书、费用单
费用单、计划书
向上结算单
接待部
P1

审核
P2

核算
D4 价格文件
D1 费用单文件
D2 向上结算单文件
财务部
P3

制作凭证
D3 应收账款文件
各组团社
收入凭证

图中，P1是根据计划书、费用单、行车公里数据，对计划执行情况及发生费用进行审核；P2对计划书和费用单据进行核算，根据各种收入价格表制作向上结算单，并送各组团社，同时，根据各种成本价格表制作向下结算单，并送财务部；P3根据向上结算单汇总制作收入凭证送财务部，并记应收账款明细账。
图中D1费用单文件保存费用单编码、日期、费用编码、单价、数量、金额等数据；D2向上结算单文件保存对方单位名称、日期、费用编码、数量、金额、备注等数据；D3应收账款文件保存收入帐号、费用编码、数量、金额、日期；D4价格文件主要保存费用编码、单价等数据。

2.3计调部的数据流程
图中的P1是把收到的各种外联计划书输入到计划汇总文件中；P3根据外联各接待部收到的计划变更书修改计划汇总文件，并通知交通部；P2可根据接团名、旅行社名、日期、国籍、人数、流量、接待方式、地陪抵离时间、游览内容等查询有关计划，再根据计划及调度情况打印登记表、流量表、机票预订单等；P5根据计划汇总文件内容及调度方案生成计划调度文件。
图中D1保存接待部门名称、旅行社代码、旅行社名称、国籍、团体名称、团体人数、妇女人数、儿童人数、预计到达日期、预计离开日期、旅行线路等数据；D2保存已安排的计划，其数据内容同D1。
使用单位
接待中心
其他旅行社
组团中心
报表
查询结果
查询条件
计划变更书
计划变更
组团计划
交通部
P1

计划输入
P3

计划修改
P2

计划查询
P4

打印报表
P5

计划调度
D1 计划汇总文件

D2 计划调度文件

横向计划

2.4综合业务部的数据流程
综合业务部的信息流程：在旅行社经营管理中，与综合业务部有业务往来的部门较多，而且该部门与地区景点，饭店等联系也比较多。综合业务部通过统计及检查等方式，完成各旅行社的总体情况报表，并把这些报表提供给有关主管部门和领导。
综合业务部数据流程图中讲协议价格表输入到价格文件中；P2根据综合数据文件的记录进行按部门，按项目汇总，生成汇总后的数据文件；P3根据各种条件查询有关价格信息；P4打印各种价格报表。
图中D1保存明细的部门编码，部门名称，日期，营业项目，价格，数量，金额，备注；财务部
P1

输入数据

P2

综合统计
P3

统计查询
D1 综合数据文件
P4

打印报表
D2 综合文档
车队财务报表
财务报表
工资
月接待报表
查询条件
查询结果
报表
数据流程表

车队

财务部

人事部

外联部

散客部

使用部门

D2种保存的数据内容同D1，其中的数据则是按部门，按营业项目汇总后的数据。

2.5财务部的数据流程
1、 帐务处理流程
根据业务性质做收入凭证、支出凭证和转账凭证。根据凭证中有关条目记总账、明细账。如果是现金或银行存款凭证则记日记账，结算出当天余额。到月底根据总账及明细账有关科目做资产负债表、损益表和其它财务报表。
2、 成本核算流程
旅行社的接待中心、散客部、交通部等业务部门将接待所发生的实际费用单据经初步核算后送财务部。每月底财务部将发生的费用单据分宾馆盘点和业务部门汇总，再根据与旅游部门协商的价格计算所发生的费用，计入业务部门的成本和宾馆、景点、车队等部门的往来帐户中。
D4 成本明细账
记账凭证
D3 应付账款
汇总费用
费用单据
费用单据
费用单据
费用单据
D2 价格表
D1 费用单文件
P1

费用输入
P2

分类汇总
P3

记凭证
P4

记账
散客部
接团部
组团部

图中的P1将手工制单的来自各业务部门的各种成本凭证输入计算；P2将系统中记录的各种费用单据按费用发生部门和费用项目进行汇总；P3将汇总费用根据有关费用科目记成本凭证；P4将凭证中的成本凭证记入成本帐和挂应付款。
图中D1费用单文件主要保存费用单编码、日期、费用编码、单价、数量、金额等数据；D2价格表主要保存费用编码、单价等数据；D3应付账款保存账号、费用编码、数量、金额、日期；D4成本明细账保存费用编码、单价、数量、金额、摘要等数据。

旅行社管理信息系统的顶层数据流程图如图1所示。该图表示了中原旅行社管理信息系统与外部实体之间的信息输入、输出关系：即标定了系统与外界的界面。
顶层数据流程图的第一级分节如图2，该图实际上是把图的“P1业务处理”框进行细化。初步分解为信息处理、会计处理和外联处理三个子系统。在功能分解的同时，得到了相应的数据存储（如应收帐款、旅客资料库、订单记录等）和数据流（如订单、收据、报表等）。
三个子系统中，信息处理的数据流程图（即二级分解）如图3所示

退订单、资料
订单
P1

旅游业务处理
资料、订单
收据
注：运营商包括酒店、车站、飞机场及景物购票处等。
图1
S1旅客
S2外联部

退订通知
定金
收据
定金
P1.3

会计处理
报表
P1.1

信息
处理
资料
P1.2

外联处理
退订单据
签收单据表
供应商
订单
退订单据
S1
S2
S3
D1 旅客资料库
D2 应退账款
D4 应收账款
D3 订单记录

D5 营运商文件
F10
F8
F3
P1.1.1
编辑订单
P1.1.2
登记旅客数据
P1.1.3
判断核对
P1.1.4
（退）订单库存
P1.1.6
建退款明细账
P1.1.5
建收款明细帐
F1
F2
F4
F5
F9
F7
F11
F6
S4
D6 旅客文件
D7 应收账款明细账
D8 应退账款明细账