物品管理手册.doc

96.12.13院授主會字第0960007330號函修正
物品管理手冊
第一章　總則
一、為健全公用物品（以下簡稱物品）管理作業制度，提升使用效能，特訂定本手冊。
二、中央政府機關、國立學校及國營事業（以下簡稱各機關）物品之管理，除國營事業生產用物品外，依本手冊之規定。
三、本手冊所稱物品管理，指關於物品之採購、收發、保管、登記、報核及廢品之處理。
四、本手冊所稱物品，指金額未達新臺幣一萬元，或使用年限未達二年之設備、用品等。並按性質、效能及使用期限分類如下：
（一）消耗用品：指物品經使用後喪失其原有效能或使用價值者，如事務用品、紙張用品、衛生用品等。
（二）非消耗品：指物品質料堅固，不易損耗者，如事務用具、餐飲用具、陳設用具等。
五、各機關採購物品之經費預算，應衡酌以往年度實際需求狀況及庫存情形，以及本年度預估需求覈實編列，不得有浮編預算之情形，並應擬訂周妥之採購計畫，依計畫及實際需求辦理採購，除確須存備安全存量（以一個月所需數量為度）外，不得有超額採購消化預算之情形。
六、物品之規格，除有統一規定者外，應視實際需要定之，在採購之目的及效果上不得限制競爭。同類物品之式樣、大小、顏色、品質，應力求劃一。
七、各單位請購之物品，應依前點規格訂定原則辦理。但確因特殊需要，經機關首長核准者，不在此限。
八、物品應參考財物標準分類之規定分類，並得以號碼代替名稱。
九、各機關物品管理工作之計畫及分配，應依其組織及業務狀況自行訂定。
十、各機關之物品管理，得以電腦化作業為之。
十一、物品帳簿及表單採用電腦作業處理者，其電腦貯存體中之紀錄，視為帳簿及表單。
第二章　採購
十二、物品之採購，應依政府採購法及其相關規定辦理。
十三、採購物品應依下列原則辦理：
（一）物品管理單位應參照以往年度物品使用情形，估計下年度需求數量，於年度開始前一個月，擬定採購計畫，編列採購概算表（格式如附件一）。
（二）物品管理單位於編製前款採購計畫前應通知各單位，就業務所需開列物品清單，送物品管理單位彙案辦理。
十四、採購物品應注意下列要領：
（一）物品採購規格之訂定，在無限制競爭之原則下，應以品質、性能及使用效益等為優先考量因素。
（二）採購之物品應儘可能附加本機關之標誌。
（三）採購人員應憑核定之物品請購單或簽文辦理，不得無故稽延，並須注意與請購所列之種類、規格、數量等條件是否相符。
（四）物品受有氣候、物理或化學等作用之影響者，應慎酌採購。
十五、物品採購依照各機關分層授權範圍辦理，其程序如下：
（一）物品之採購，採購單位應依採購計畫並配合預算，簽准後辦理，並優先適用集中採購之共同供應契約。
（二）非共同供應契約採購之一般辦公物品或專用物品，分別由物品管理單位統籌請購或使用單位請購。均應填具物品請購單（格式如附件二），經機關首長或其授權人員核准後，送採購單位採購。
第三章　收發及保管
十六、物品採購驗收完畢後，採購單位應將支出憑證、消耗用品驗收單或非消耗品增加單（格式如附件三）及有關文件，送主（會）計單位辦理公款核付，並由物品管理單位為物品增加之登記。
物品之增加，另由其他機關撥交、接管或接受捐贈、廢品加工製成等方式取得者，經辦單位應於取得程序完成後，將消耗用品驗收單或非消耗品增加單及有關文件，送物品管理單位為物品增加之登記。
十七、非消耗品經物品管理單位完成登記後，送交保管或使用單位於非消耗品增加單簽收，並登錄管理。
十八、物品保管應注意下列事項：
（一）未經驗收之物品，不得存放於物品儲藏處所。
（二）消耗用品與非消耗品，應分別分類存儲。
（三）保管之物品應分類編號，其編號與標籤製作方法如下：
1.消耗用品編號，以簡明扼要為原則，包括機關名稱、分類字軌及編定號數，並應與消耗用品收發分類帳編號目錄相符。編號標籤，黏貼於分格儲藏之橫額上，物品本身不必加蓋編號標誌。（格式如附件四）
2.非消耗品之編號方法與消耗用品同。但須註明採購日期，視事實需要編號末尾增添一序數編號，編號標籤黏附於物品本身。（格式如附件五）
3.物品編號標籤之質地須經久耐用，視事實需要，可以金屬或塑膠製成。
（四）數量較多或體積較大之物品，應存放於倉庫或儲藏室內易於堆高之適當地點。
（五）需經常發領之物品，用櫥櫃存貯，安置於易於取放之適當地點。
（六）物品之儲放，應分別種類，按其形態、體積、數量放置整齊。
（七）儲藏處所之大小，應配合物品之多寡，作適當分配，不宜過狹。
（八）物品儲藏處所應力求堅固、乾燥、通風、防水，以免腐蝕發霉，並應配置消防及防盜設備，注意安全。
（九）物品儲藏處所應禁絕煙火，非保管人員未經許可不得進入；消防用品如滅火機、滅火彈等，應標明使用方法及應注意事項；並應經常注意檢查電線，以防火災。
（十）危險物品、藥品及化學品，應與普通物品隔離儲存，其處所應隨時檢查；並應標示警語，提醒注意，以防意外。
（十一）下列物品，得選擇適當之露天地點存儲，但應注意安全防護：
1.體積及重量龐大，不便庫存，或難以搬運之物品。
2.包裝良好，不受氣候影響，或短期內即行配發之物品。
3.廢品。
（十二）損壞之物品，經評估尚有使用價值者，宜修復利用，不得棄置。
十九、物品管理單位對各單位所保管或使用物品，應隨時檢查收發及存管之數量。非消耗品每年至少應實施盤點一次及作成盤點紀錄（格式如附件六），並由機關長官指定政風、主（會）計、檢核或稽核單位派員監盤。
二十、非消耗品經盤點後，應注意下列事項：
（一）由盤點人員於盤點紀錄註明盤點日期及結果。
（二）如有毀損者，應即查明原因，其由於保管或使用人之過失所致者，保管或使用人應負賠償責任，其因意外事故或為正常使用自然毀損者，應依照規定手續報廢或報損。
（三）如有盤盈或盤虧情事，應分別查明原因，並按照規定補為物品增減之登記。
（四）盤點完竣後，並應將盤存情形連同盤點紀錄報請機關首長核閱。
二十一、消耗用品之核發，依下列規定辦理：
（一）消耗用品之核發，必須根據領用標準辦理，領用人應填送領物單（格式如附件七）向核發單位領用。
（二）消耗用品領用標準訂定後，應在規定標準內核發；其因特殊情形，超過領用標準時，由物品管理單位主管與使用單位主管會核辦理。
（三）領用人於領物單上簽章後，應經單位主管審核蓋章，再送物品管理單位核發。
（四）消耗用品核發人接到領物單，應先行核對無誤後，始得發給。
（五）同類物品，先購者先發，以免久存變質。
二十二、物品之驗收人、保管人或使用人應負之責任如下：
（一）驗收人點收之物品，有短收或不合規格，或舞弊情事，應視情節輕重，依法賠償或議處。
（二）保管人應將物品妥慎保管，因疏忽而遭致損失或損壞時，應視情節輕重，依法賠償或議處。
（三）保管人發現存管物品缺少時，應查明原因，據實報告，不得隱匿。
（四）遇有竊盜事件發生，應立即報警，並保持現場原狀，留備偵查，並將損失物品名稱、數量開列清單，備文報案。
（五）保管人或使用人對於保管或使用之物品，如有侵占、盜賣等情事，一經發覺，應由物品管理單位陳報機關首長懲處，並依法究辦。
（六）物品之賠償，應依照遺失或損壞時之市價計算；如係舊品，按已使用時間折價賠償。
（七）物品之保管或使用，因天災事變或其他不可抗力致毀損滅失者，應依審計法施行細則第四十一條規定，檢同有關證明文件，經主管機關查明屬實轉請審計機關核准解除其責任。
（八）保管或使用之非消耗品有異動時，保管人或使用人應填具非消耗品移動單（格式如附件八），送物品管理單位據以變更列管資料。
（九）各機關員工離職時，應將保管或使用之物品交還，如有短缺而未賠償者，除不發給給離職證明文件，應追究損害賠償責任。
第四章　登記及報核
二十三、辦理物品登記應注意下列事項：
（一）物品管理單位應設置消耗用品收發分類帳（格式如附件九）及非消耗品清冊（格式如附件十）登錄管理。
（二）消耗用品之收發，除分類帳外，得視事務之繁簡需要，另立分戶帳。
（三）消耗用品之登記，收入應憑驗收單；發出應憑領物單，分別登帳。
（四）登記工作應隨收隨登，隨發隨登，不得積壓、遺漏或錯誤。
（五）各種單證均應編號整理，裝訂成冊，以供查核。
（六）物品依法定度量衡單位辦理登記。
二十四、物品管理單位應注意消耗用品收發帳目結存數量與庫存數量相符，並應於每月月終編製下列報表：
（一）消耗用品收發月報表（格式如附件十一），於次月十日以前報請機關首長核閱。
（二）將各單位每月領用消耗用品之品名、數量統計列表（格式如附件十二），於次月十日以前送請各單位主管核閱。
第五章　廢品之處理
二十五、消耗用品一經領用，即作消耗登帳，不必再行報廢。
二十六、非消耗品之使用期限，應依下列原則訂定：
（一）比照財物標準分類中相類似財產之使用年限，或予以酌減。
（二）無前款資料者，由經管機關依其質料、性能、構造及用途，自行酌訂。
二十七、物品有下列情形之一者，得予報廢：
（一）庫存消耗用品，因儲存過久，以致變質（如化學藥品或墨水等）、蟲傷及鼠害或更改規格式樣（如印刷品等），失去原有效能，不能使用。
（二）消耗用品未經領用，而在庫存或遷移搬運中，遭受不可抗力之事由而致毀壞，不能修復利用。
（三）非消耗品已逾使用期限，失去原有效能，不能整修再用。
（四）非消耗品未滿使用期限，因特殊情形而致損壞不能修復利用。
二十八、損壞不堪修復之物品，於未經核准報廢前，應妥予保管，不得毀棄。
二十九、物品之報廢手續如下：
（一）由申請報廢人填具物品報廢單（格式如附件十三），註明報廢物品品名、數量、規定使用期限、已使用期間、報廢原因等，以供審核。
（二）非消耗品未達使用期限，而必須報廢者，申請人應敘明特殊之原因。
（三）物品報廢單應經申請報廢單位之主管核准後，連同報廢物品送交物品管理單位點收。
（四）物品報廢之核定，經視報廢物品每件原價，依照行政院訂定之各機關財物報廢分級核定金額表（以下簡稱財物報廢分級核定金額表）之規定，報經主管機關核定或轉送審計機關審核同意後為之，其屬經管機關權限者，由機關首長核定後辦理。
（五）報廢物品得由物品管理人員先予檢驗，於物品報廢單上簽章證明，送請事務主管及監驗人查核。
（六）物品報廢經核定後，無論變賣、利用、轉撥、交換或銷毀，均應在物品帳內，予以註銷。
三　十、廢品應按下列規定整理，不得隨意棄置：
（一）分類儲存：
1.廢品應按其品質，分類妥為儲存（如五金類、木質類、紙質類、磁質類等）。
2.廢品可供利用者，應分別選出，另行儲存。
（二）計量登帳：
1.不能作其他利用之廢品，應折計其品質重量（如五金廢品屬於銅質者，即折計其廢銅若干公斤；屬於鐵質者，即折計其廢鐵若干公斤；如木器廢品，即折計其廢木若干才或若干公斤）。
2.利用廢品，依其形態、單位、數量分別登帳（如廢箱若干個等）以便處理。
（三）廢品經整理後，應列清單（格式如附件十四），報請處理。
（四）報廢物品之保存期限，應視實際情形，予以規定，但每年至少清理一次。
三十一、變賣廢品（含下腳料處理）應注意下列事項：
（一）無法利用之廢品，但仍存有殘餘價值者，可予變賣。
（二）無法利用且不具機密性之印刷品或辦公室廢紙，得售與紙廠製作再生紙漿。
（三）廢品之變賣，應先預估底價，視其金額之多寡，依照規定程序辦理現狀標售。
（四）廢品標定，得標人提貨時，比照驗收之規定辦理點交。
（五）廢品變賣所得之價款，除編製附屬單位預算之基金應依有關規定處理者外，其餘各機關應一律解庫。
三十二、廢品利用之方式如下：
（一）廢品失其原有效能，但可轉為其他用途者，應即加以利用。
（二）廢品原件中有可供利用部分，應拆除作為可供利用之備件。
（三）廢品原件不能利用，但經成本效益評估後，認定加工後可再利用者，應儘量予以加工利用。
（四）可利用之廢品，應另予登錄使用。
（五）加工後利用之廢品，無論自行加工或招商加工，均依照規定程序辦理。加工後製成之新品，比照驗收及登記之規定，辦理驗收登帳。
三十三、本機關不能利用之廢品，而其他機關或團體可予利用者，得作價或無償轉撥供其再利用。
三十四、廢品銷毀應注意下列事項：
（一）木質、布質、化學藥品等變質之廢品，得視同垃圾，依廢棄物清理相關規定妥善處理。
（二）廢品銷毀應經權責機關核定。
（三）銷毀不能利用之物品，依照財物報廢分級核定金額表規定金額造具清冊，報經主管機關核定或轉送審計機關審核同意後為之；其屬經管機關權限者，由機關首長核定後辦理。
（四）廢品銷毀後，應於原核准之廢品處理清單備註欄，註明銷毀日期，並加蓋銷毀人及監毀人印章。
第六章　物品管理之檢核
三十五、各機關對於物品管理，應定期或不定期辦理檢核，每年至少辦理一次。
三十六、各機關實施物品管理檢核，得組成檢核小組執行之，其成員由事務（物品管理人員除外）、政風、主（會）計、檢核或稽核等相關單位派員參加。
三十七、物品管理之檢核要項如下：
（一）各類非消耗品之使用期限，有無詳細規定。
（二）物品採購作業，是否依規定辦理請購並經核准，採購是否依政府採購法規定辦理。
（三）物品驗收，是否依照規定手續辦理。
（四）庫存物品，是否帳物相符。
（五）庫存物品是否分類，放置是否整齊。
（六）物品之核發，是否按照領用標準及程序，切實執行。
（七）物品登記，是否確實。
（八）物品是否儲藏適當處所。
（九）廢品是否依規定辦理。
三十八、各機關實施物品管理檢核之結果，應報告機關首長。除部會本身以外，並應報上級機關備查。
第七章　附則
三十九、本機關多餘堪用之物品，而其他機關可予利用者，得依「機關堪用財物無償讓與辦法」移撥供其利用。
四　十、地方政府之物品管理，得參照本手冊辦理。

附件一
(機關名稱)
XX年 度 物 品 採 購 概 算 表
中華民國 年　　月　　日
品名
上年度實用數量
單位
概算數量
單價
總價
備註

合 計
金 額

經辦人員：

主管人員：

機關長官：

說明：本表由各機關視需要情形辦理。

附件二
(機關名稱)
物　品　請　購　單
請購單位： 中華民國　　年　　月　　日　　　　物品請購單編號：
品名
用途
規格
單位
請購數量
預估金額
備註

合 計 金 額

尚可 無法
上開請購物品擬動支經費　　　　　　　　　　　　　　 元，查預算　　 容納。
請 購 單 位
會 計 單 位
機 關 長 官

說明：本單由請購單位填具，送會計單位審核預算可否容納。
附件三
（機關名稱）
非 消 耗　品　增　加　單
採購或經辦單位： 中華民國　　年　　月　　日　　　非消耗品增加單編號：
物品編號
物品名稱
規格
單位
數量
單價
總價
取得日期
使用年限
存置地點
保管或使用單位
保管或使用人

採購或經辦單位
會 計 單 位
物品管理單位
保管或使用單位

說明：1.非消耗品採購驗收完畢後，採購單位應將本單、支出憑證及有關文件送會計單位辦理公款核付，並由物品管理單位為物品增加之登記；非消耗品係由其他機關撥交、接管或接受捐贈、廢品加工製成等方式取得者，經辦單位應於取得程序完成後，將本單及有關文件送物品管理單位為物品增加之登記。
2.非消耗品經物品管理單位完成登記後，送交保管或使用單位於本單簽收，並登錄管理。
附件四
消耗用品編號（附式一）

臺北市立圖書館
圖總耗1－1－4
（機關名稱）
（字軌）　（編號）

說明：假定臺北市立圖書館為機關名稱，其物品編號之字軌「圖總耗」3個字，係指該物品之主管單位為該圖書館之總務組，且屬消耗用品。又其編定號碼「1－1－4」，第1位之「1」字係種類編號，第2位之「1」字係分類編號，第3位之「4」字為品名編號，以上所述編定號碼之含意，為文具類公文用紙中的便條，餘類推。因消耗用品一經領用，即視為消耗，故物品之本身不必加蓋編號標誌。

附件五
非消耗品編號（附式二）

臺北市立圖書館　○年○月○日
圖總非1－2－1－118
（機關名稱）　 年　月　日
（字軌）　（編號）

說明：假定臺北市立圖書館為機關名稱，該物品並應註明採購之日期，其物品編號之字軌「圖總非」3個字，係指該物品之主管單位為該圖書館之總務組，且屬非消耗品。又其編定號碼「1－2－1－118」，前3位同消耗用品之編號方法，但可視事實需要，於編號末尾增添一序數編號，以上所述編定號碼之含意，為非消耗品竹木器類椅子中的第118張摺椅，餘類推。物品編號標籤須黏附於物品本身，質地須經久耐用。

附件六
（機關名稱）
非 消 耗 品 盤 點 紀 錄
中華民國　　年　　月 日
物品編號
物品名稱
規 格
單 位
數 量
取得日期
使用年限
存置地點
盤點結果

盤 點 人 員
監 盤 人 員

說明：1.本盤點紀錄由盤點人員依據非消耗品清冊辦理盤點，並由機關長官指定政風、主（會）計、檢核或稽核單位派員監盤。
2.盤點完竣後，物品管理單位應將盤存情形連同本盤點紀錄，報請機關首長核閱。
附件七
（機關名稱）
領用單位： 領　物　單
領用人： 領物單編號：
領 用 日 期
物 品 編 號
物 品 名 稱
單 位
領 用 數
核 發 數

領 用 單 位
核 發 單 位

說明：1.本單為核發消耗用品之依據，領用人須填列本單申領，始得發給。
2.領用人於本單簽章後，應經單位主管審核蓋章，再送物品管理單位核發。
3.為利領用物品歸類統計，採人工紙本作業者，原則上以一物一單方式處理，但採電腦管理作業者，得依電腦化系統設計功能處理。
附件八
（機關名稱）
非 消 耗　品　移　動　單
保管或使用單位： 中華民國　　年　　月　　日　　非消耗品移動單編號：
物品編號
物品名稱
單 位
數 量
領用日期
移動日期
移置地點
移 出 人
移 入 人

保管或使用單位
物品管理單位

說明：1.本單為保管或使用非消耗品異動之依據，交還保管或使用非消耗品、保管人或使用人變更時均須填列本單，送物品管理單位變更列管資料。
2.交還保管或使用非消耗品者，由交還人(同移出人)於本單簽章，經單位主管核章同意後，再送物品管理單位登錄。
3.保管人或使用人變更者，由移出人、移入人於本單簽章，經單位主管核章同意後，再送物品管理單位登錄變更。
附件九
　 （機關名稱）　　　　　　 物品編號　　　　　
　　　　　　　　　　 　　消 耗 用 品 收 發 分 類 帳　　 物品名稱　　　　　
　　　　　　　　　　　　　　　　　中華民國　　　　年度　　　　　　 　 單位　　　　　
收入
發出
餘額
月
日
驗收單編號
數 量
月
日
領物單編號
數 量
數 量

本月收發結計

XXX

XXX

轉入下月餘額

XXX
說明：1.本分類帳按物品種類分戶記載，收入應憑驗收單，發出應憑領物單，分別登帳。
2.驗收單(以機關實際使用單據為準)及領物單應由物品管理單位加具編號登載於本分類帳，該單據並應留供物品檢核查對。
3.登記工作應隨收隨登，隨發隨登，不得積壓、遺漏或錯誤。
4.消耗用品之收發於每月終了結計一次，物品管理單位並應依據本分類帳編製「消耗用品收發月報表」，於次月十日以前報請機關首長核閱。
附件十
（機關名稱）
非　消　耗　品　清 冊
非消耗品增加單編號
物品
編號
物品
名稱
規格
單位
數量
單價
總價
取得
日期
使用
年限
存置
地點
保管或使用單位
保管或使用人

說明：本清冊由物品管理單位依據非消耗品增加單登錄管理，並據以辦理非消耗品盤點或報廢作業。
附件十一
（機關名稱）
消 耗 用 品 收 發 月 報 表
中華民國　　年　　月　　 　　　　　　編表日期：
物品名稱
單位
上月結存
本月收入
本月發出
本月結存
備註

製表人：
複核人：
事務主管：
機關長官：

說明：事務主管係指秘書或總務單位主辦物品管理人員。

附件十二
（機關名稱）各單位領用消耗用品統計表
中華民國　　年　　月　　 　　　　　　編表日期：
單
位
名
稱
數
量
物
品
名
稱
（
單
位
）

製表人：
複核人：
事務主管：
機關長官：

附件十三
（機關名稱）
物　品　報 廢　單
申請報廢單位： 中華民國　　年　　月　　日　　　　物品報廢單編號：
物品編號
物品名稱
規格
單位
數量
取得日期
使用年限
已使用
期間
報廢原因
審核意見
備 註

申請報廢單位
物品管理單位
監驗人
機關長官

說明：1.本單由申請報廢人填列，經單位主管核准後，連同報廢物品送交物品管理單位點收。
2.已使用期間計算至月，逾月以上之日數則類推一個月計算，並得簡記為(年/月)，例如已使用期間為2年6個月，簡記為(2/6)。
3.報廢物品得由物品管理人員先予檢驗，於本單簽章證明後，送請事務主管及監驗人查核。
4.監驗人係指由機關長官或其授權人員就機關內之會計、政風、監查（察）、督察、檢核或稽核等單位擇一指派之人員。
附件十四
（機關名稱）
廢　品　處　理　清　單
廢品處理單位： 中華民國　　年　　月　　日　　　　廢品處理清單編號：
廢 品 名 稱
單 位
數 量
處 理 方 式
備 註

經辦人：　　　　 複核人：　 　　事務主管：　　 　　　機關長官：
說明：1.廢品銷毀後，銷毀人及監毀人應於備註欄註明銷毀日期，並加蓋印章證明。
2.監毀人係指由機關長官或其授權人員就機關內之會計、政風、監查（察）、督察、檢核或稽核等單位擇一指派之人員。