建设项目信息管理.doc

第一章建设项目信息管理概述建设项目管理过程实质上是建设项目信息管理的过程,即建设项目管理机构（项目管理人员)在明确项目信息流程的基础上，对工程建设信息进行收集、加工、存储、传递、分析和应用的过程。由此可见,信息管理在工程建设管理工作中具有十分重要的作用，它是项目管理人员控制建设项目三大目标的基础。第一节项目信息管理规范条文及条文说明一、项目信息管理规范条文1、一般规定1。1 项目信息管理应适应项目管理的需要,为预测未来和正确决策提供依据,提高管理水平.项目经理部应建立项目信息管理系统，优化信息结构，实现项目管理信息化。1。2项目经理部应及时收集信息，并将信息准确、完整地传递给使用单位和人员.1.3项目信息应包括项目经理部在项目管理过程中形成的各种数据、表格、图纸、文字、音像资料等。1.4项目经理部应配备信息管理员，项目信息管理员必须经有资质的培训单位培训.1.5项目经理部应负责收集、整理、管理本项目范围内的信息。实行总分包的项目，项目分包人应负责分包范围的信息收集整理,承包人负责汇总、整理各分包人的全部信息。1。6项目信息收集应随工程的进展进行,保证真实、准确，按照项目信息管理的要求及时整理，经有关负责人审核签字。2项目信息的内容2。1项目经理部应收集并整理下列信息:1法律、法规与部门规章信息.2市场信息.3自然条件信息.2。2项目经理部应收集并整理下列工程概况信息：1工程实体概况.2场地与环境概况。3参与建设的各单位概况。4施工合同。5工程造价计算书。2。3项目经理部应收集并整理下列施工信息：1施工记录信息。2施工技术资料信息.2。4项目经理部应收集并整理下列项目管理信息：1项目管理规划大纲信息和项目管理实施规划信息。2项目进度控制信息。3项目质量控制信息。4项目安全控制信息。5项目成本控制信息。6项目现场管理信息.7项目合同管理信息。8项目材料管理信息、构配件管理信息和工、器具管理信息.9项目人力资源管理信息.10项目机械设备管理信息。11项目资金管理信息。12项目技术管理信息。13项目组织协调信息。14项目竣工验收信息。15项目考核评价信息。3项目信息管理系统3.1、经签字确认的项目信息应及时存入计算机。3。2、项目经理部应使项目信息管理系统目录完整、层次清晰、结构严密、表格自动生成.3。3、项目信息管理系统应满足下列要求:1、应方便项目信息输入、整理与存储。2、应有利于用户提取信息.3、应能及时调整数据、表格与文档.4、应能灵活补充、修改与删除数据。5、信息种类与数量应能满足项目管理的全部需要。6、应能使设计信息、施工准备阶段的管理信息、施工过程项目管理各专业的信息、项目结算信息、项目统计信息等有良好的接口.3.4、项目信息管理系统应能连接项目经理部各职能部门、项目经理与各职能部门、项目经理部与劳务作业层、项目经理部与企业各职能部门、项目经理与企业法定代表人、项目经理部与发包人和分包人、项目经理部与监理机构等；应能使项目管理层与企业管理层及劳务作业层信息收集渠道畅通、信息资源共享.二、项目信息管理规范条文说明1一般规定1。3、口头信息也是信息，但不能在施工项目管理中作为有效信息.1。4、在项目经理部中，可以在各部门中设信息管理员或兼职信息管理人员，也可以在项目经理部中单设信息管理人员或信息管理部门。1。5、项目经理部应把分包人纳入项目信息管理系统。1。6、项目信息管理必须贯穿于项目管理的全过程。进行信息管理体系的设计时，应同时考虑项目组织和项目启动的需要,包括信息的准备、收集、标识、分类、分发、编目、更新、归档和检索等。信息应包括事件发生时的条件,以便使用前核查其有效性和相关性。所有影响项目执行的协议,包括非正式协议,都应正式形成文件。2项目信息的内容项目信息的内容可详细到图3。法规和部门规章材料价格机械设备供应商、价格信息新技术自然条件项目公共信息 其他公共信息施工项目信息工程概况工程概况信息施工日志质量检查记录材料、设备进场记录等1.施工记录信息1.主要原材料、成品、半成品、构配件2.施工试验记录3.施工记录4.预检记录5.隐蔽工程验收记录6.基础、结构验收记录7.设备安装工程记录7.设备安装工程记录8.施工组织设计8.施工组织设计9.技术交底10.工程质量检验评定10.工程质量检验评定11.竣工验收资料12.设计变更洽商记录13.竣工图施工技术资料信息工程协调信息施工计划表、工程统计、材料消耗、现金台帐项目个体信息工程进度及资源计划信息施工进度计划、资源计划、资源完成分析、WBS作业包、WBS界面文件预算成本、责任目标成本、实际成本、降低成本计划、成本分析成本信息商务信息施工图预算、中标的投标书、合同、工程款、索赔 安全交底、安全设施验收、安全教育、安全措施、安全处罚、安静事故、安全检查、复查整改、会议通知、会议纪要安全文明施工及行政管理信息施工项目质量合格证书单位工程竣工质量核定表竣工验收证明收施工技术资料移交表回访与保修施工验收信息3项目信息管理系统3。1建立项目信息管理系统可参照图4。3。2在收集项目信息时，首先应填写项目目录清单。其作用是通过此表让信息管理员或信息使用者尽快地找到所需项目的信息.项目目录清单的格式见表1.项目信息管理统项目目录清单项目信息管理系统公共信息库（信息表）项目公共信息项目其它公共信息文档项目电子文档名称1项目其它公共信息文档2项目信息单位工程电子文档名称1单位工程电子文档名称2项目电子文档名称I.信息库其它单位工程电子文档名称m项目电子文档名称J单位工程电子文档名称n“公共信息库中应包括的“信息表”有:法规和部门规章表;材料价格表；材料供应商表;机械设备供应商表；机械设备价格表;新技术表;自然条件表。而“项目其他公共信息文档”是除“公共信息库”中文档以外的项目公用文档。“项目电子文档一般以具有指代意义的项目名称作为项目的电子文档名称(目录名称）。“单位工程电子文档名称一般以具有指代意义的单位工程名称作为单位工程的电子文档名称(目录名称）.“单位工程电子文档名称”的信息库应包括:工程概况信息；施工记录信息；施工技术资料信息；工程协调信息；工程进度及资源计划信息；成本信息；资源需要量计划信息；商务信息；安全文明施工及行政管理信息；竣工验收信息。上述各类信息所包含的表才真正是单位工程电子文档名称“”的信息库中的表.单位工程电子文档名称“”中的“其他”，可以是除以上数据库文档以外的反映单位工程信息的文档.第二节建设项目信息一、信息（一）数据与信息的概念数据数据（）这个概念,往往被人们理解为数值.其实,数值只是数据的一个子集.广义的数据是指人们用来反映客观世界而记录下来的可以鉴别的抽象符号。它不仅包括以数量形式出现的数值型数据，这包括以文字、图形、图像、声音等形式表达的非数值型数据。数据有两方面的特征:第一，数据是客观事物(客体）属性的反映,这是数据的内容，客体属性包括属性名和属性值两个方面。例如某建设项目是一个客体，它就有项目名称、建设规模、建设地点等属性，而每一属性都有其相应的属性值。第二,数据是记录的符号,记录符号与数据内容有一定的联系，可用数字、字符串、图形、图像、声音等表示.数据可以通过观察、测量、试验、考核、评价等手段来获得.信息信息（)一词来源于拉丁文，意思是解释、陈述.自美国贝尔实验室的申农第一次将其作为通信理论的专门术语进行深入研究并提出科学概念以来,信息这一概念已广泛渗透到其他各门学科，成为一个内容丰富、运用极广的概念.信息在自然界、社会中以及人体自身都广泛存在着，人类地进行的每一社会实践、生产实践和科学实验都在接触信息、获得信息、处理信息和利用信息。如今,人类已经进入了信息时代,信息的概念变得越来越复杂，因此，对信息一词的定义也越来越难以精确、全面。目前，国际上公开发表的有关“信息”的定义就有数十种之多。有人将信息解释为人得到的知识。有人称信息是人与外界相交换的内容.在管理科学领域中，信息通常被认为是一种已被加工或处理成特定形式的数据。它能够提高人们对事物认识的深刻程度，因此对信息接收者当前和将来的行动或决策具有明显的实用价值。一般地。人们把这种在特定领域中引用的信息概念称为管理信息。 (二）信息的特征掌握信息的特征，有助于充分利用信息资源，更好地为决策服务.一般而言，信息具有如下特征：信息是可以识别的通过感官识别信息是直接识别，通过其他各种探测手段识别信息则是间接识别。不同的信息源需要用不同的识别方法。信息是可以转换的它可以由一种形态转换为另一种形态，如物质信息可以转换成语言、文字、图像、图形等信息形式,也可以转换成计算机的代码,广播、电视和电信中的信号等。当然,代码和电信号也可以转换成语言、文字、图像、图形等信息形式.信息是可以存储的人脑存储信息称为记忆。人脑的记忆系统可分为长期记忆和短期记忆两种。电子计算机的信息存储也有两个组成部分，即内部存储器和外部存储器。信息是可以处理的用人的大脑处理信息是人的思维活动。而用电子计算机处理信息是靠人们事先编写的计算机应用软件来实现。要想得到准确的信息，处理信息必须注意其完整性和真实性。信息是可以传递的这是信息的本质特征。人与人之间的信息传递是用语言、表情和动作进行的。而社会活动的信息传递则是通过报纸、杂志、报告和各种文件等各种媒体来实现的.电子技术的飞速发展使信息可以通过电报、电话、广播、电视等多种形式传递.电视广播卫星的出现又使我们能够看到地球上任何一上地方的实况图像信息，而电子计算机的广泛应用使人类社会进入了信息资源充分共享的时代.信息是可以再生的人类收集、存储的信息经过处理后可以用语言、文字、图像等形式再生成。电子计算机收集的信息也可以用屏幕显示、打印机打印、绘图仪绘图等形式再生成。信息是可以扩散的信息的扩散是由传输渠道的多样化和迅速化决定的。传输载体的可选性与适应性,使得信息可以迅速地扩散与渗透.其目的是为了让更多的人掌握、利用信息,以利于社会发展与进步。当然，信息越扩散也就越难保密。信息具有有效性和无效性信息源是客观事物，但接收者是人，要受人的影响.人的社会分工不同，对信息的要求也就不同.信息接收者对其分工范围内的有关信息感兴趣，认为它们是有效信息；而对其分工之外的信息则不感兴趣,认为是无效信息。社会分工越细,有效信息越专业化。信息是可以共享的信息能够同时为多个人所利用，不会因为使用者的增加而使每个使用者获得的信息减少.这是信息与一般物质资源的不同之处.物质一经使用就会消耗掉,而信息的使用是不会使其磨损的。信息的共享性使得同一信息在所能作用的空间和时间上得以无限地扩展。（三）信息的属性信息的属性与我们的日常工作有着直接关系。它主要包括以下内容：信息的结构化程度信息的组织形式是有严格规定的。信息的结构化程度越高，越有利于电子计算机的应用.否则，信息处理工作很难进行，有时甚至无法进行.信息的准确程度是指对某一事物应按不同的要求来合理安排信息的准确程度。如对工程项目造价的要求，某些表格要求精确到“百元”,而有些表格则要求精确到“元”。信息的时间性信息分为历史信息和当前信息。在信息系统中，对这两种信息采取不同的处理方式，其差别也是很大的。历史信息可以进行批处理,当前信息一般采用实时处理。信息的来源信息的来源分为内部和外部两种.从信息系统之外得到的信息称为外部信息,这种信息是由外界形成的,其组织结构、格式和内容都不是信息系统内部所能左右的；而从本组织内部或本系统中获取的信息称为内部信息，对这样的信息收集、整理,及其格式和内容等可以提出详细的要求以满足不同的需要.信息量信息量的大小是信息系统的重要指标，信息量的大小取决于表现信息内容的消息的不肯定程度，若消息的不肯定程度大，则发出的信息量就大，反之则小。如果预先就知道消息的内容，则该消息中包含的信息量就等于零，其原因是该消息的不肯定程度为零。由于信息量涉及到信息的编码方式等理论问题，所以对确定信息系统的硬件和软件会有直接影响.信息的使用频率主要是指信息的使用次数.同一信息因使用频率不同，会造成不同的处理方式和组织方法。在信息系统的分析和设计中，应尽可能准确分析信息的使用频率以供信息处理用。信息的使用要求主要是指提供信息所花费的时间和信息表现形式方面的要求.这对信息系统的设计有很重要的作用。信息的重要程度主要指两方面的含义，一是指对信息或数据的校验功能的要求;一是指对信息保密功能的要求.按不同的要求对信息采取不同的校验方法和保密手段，是信息系统设计中的一个重要问题。所以对该属性要做适当而确切的分析。信息的提供者和使用者信息的提供者和使用者所具有的技术水平、工作习惯、文化素质等不但直接影响信息系统的开发工作，而且还影响系统今后的正常使用.对该问题应给予高度重视,事先应采取措施,做好工作，使信息的提供者和使用者与信息系统之间有一个较好的协调关系.（四）信息与数据的关系同一组数据可以按管理层次和管理职能不同,将其加工成不同形式信息；不同数据如采用不同处理方式，也可得到相同信息;在某些人看来是一种信息，而在另一些人看来就可能是一种数据.例如:在工程项目施工中，各种材料消耗量，这对于材料管理人员则是一种信息;而对于其财务成本管理人员则是一种数据。这时必须将其加工处理成货币单位形式，它才能成为财务信息；而对于业主或项目管理负责人,还需要进一步统计汇总,才能成为项目管理信息.数据转化为信息的方式，如图所示.二、建设项目信息所谓建设项目信息，是指反映和控制建设项目管理活动的信息。建设项目信息属于管理信息,有时简称为信息。（一）建设项目信息的特点建设项目信息除具有信息的一般特征外，还具有以下几个方面的特点:信息来源的广泛性图数据转化为信息方式示意图建设项目信息来自工程业主（建设单位)、设计单位、施工承包单位、材料供应单位及监理组织内部各个部门；来自可行性研究、设计、施工招标、施工及保修等各个阶段中的各个环节，乃至各个专业；来自质量控制、投资控制、进度控制、合同管理等各个方面.由于建设项目信息来源的广泛性，往往给信息的收集工作造成很大困难。如果信息收集得不完整、不准确、不及时,必然会影响到项目管理人员判断和决策的正确性和及时性.信息资源的非消耗性建设项目信息可供信息系统中的多个子系统或一个子系统的不同过程反复使用而不被消耗掉。例如，某一建设项目的工程量信息,在投资控制子系统中确定投资要利用它，在进度控制子系统中编制进度计划也要利用它。在进度控制子系统中，不仅编制计划利用它，而且在实施计划的动态控制过程中还要利用它.正是由于信息资源的非消耗性,使得在信息系统中,对信息投资的效果是应用越广、效益就越大，故在信息管理中投一点资是值得的.信息量大由于工程建设规模大、牵涉面广、协作关系复杂，使得工程建设管理工作涉及大量的信息。项目管理人员不仅要了解国家及地方有关的政策、法规、技术标准及规范，而且要掌握工程建设各个方面的消息.既要掌握计划的信息，又要掌握实际进展的信息，还要对它们进行对比分析。因此,项目管理人员每天都要处理成千上万的数据。而这样大的数据量单靠人手工操作处理是极困难的,只有使用电子计算机才能及时、准确地进行处理，从而为项目管理人员的正确决策提供及时、可靠的支持。信息的发生、加工及其应用在时空上的不一致性在工程项目建设的不同阶段、不同地点都将发生、处理和应用大量的信息。如工程项目的实际进展信息的发生源在每一个具体的施工现场，它的加工处理可能在施工现场、办公室,也可能在计算中心,而其应用则在项目管理的各个业务部门。信息的系统性建设项目信息是在一定时空内形成的，与建设项目管理活动密切相关，同时，建设项目信息的收集、加工、传递及反馈是一个连续的闭合环路，具有明显的系统性。信息表现形式的多样性。建设项目信息可以用文字、语言、图表、图像等多种形式(二）建设项目信息的分类为了有效地管理和应用建设项目信息，须将之进行分类。按照不同的分类标准,可将建设项目信息分为不同的类型。按照项目管理阶段它分为:工程投标阶段信息、施工准备阶段信息、施工阶段信息和竣工验收阶段信息四种.按照管理信息来源分它分为:内部信息和外部信息两种，如图所示.按照项目管理目标分它分为：项目成本控制信息、进度控制信息和质量控制信息三种，如图所示.按照项目管理层次分它分为：决策层信息、管理层信息和实施层信息三种，如图所示.按照项目管理专业分它分为：生产信息、技术信息、经济信息和资源信息四种，如图所示.按照管理信息本身特征分图管理信息来源分类示意图图管理信息目标分类示意图它分为:固定信息、共用信息和自用信息三种。以上是常见的几种分类形式.按照一定的标准将建设项目信息予以分类，对工程建设管理工作有着重要意义。因为不同的项目管理范畴，需要不同的信图管理信息层次分类示意图息，而把建设项目信息予以分类，有助于据据项目管理工作的不同要求,提供适当的信息。三、建设项目信息的作用建设项目信息资源对工程建设的管理活动产生着巨大的影响,其主要作用体现在以下几个方面。（一）信息是建设项目管理不可缺少的资源工程项目的建设过程,实际上是人、财、物、技术、设备等五项资源的投入过程，而要高效、优质、低耗地完成工程建设任务,还必须通过信息的收集、加工和应用实现对上述资源的规划和控制。工程项目的建设过程可用图表示。从图中可以看出,在工程项目的建设过程中有两大流通，即物流和信息流。其中，物流是客观存在的实体，它的畅通无阻，要求有足够的信息流来保证。信息流是伴随着物流而产生的，它对物流起着主导作用,如果不能充分发挥信息流图管理信息专业分类示意图图工程项目建设过程的主导作用,就会导致物流的混乱。项目管理的主要功能就是通过信息流的作用来规划、调节物流的数量、方向、速度和目标,使其按照一定的规划运动,最终实现工程建设的三大目标。因此，信息也是项目管理中不可缺少的重要资源。（二）信息是项目管理人员实施控制的基础控制是建设项目管理的主要手段.控制的主要任务是将计划的执行情况与计划目标进行对比分析，找出差异及其产生的原因，然后采取有效措施排除和预防产生差异的原因,保证项目总体目标得以实现.为了有效地控制工程项目投资目标、质量目标及进度目标，项目管理人员应首先掌握有关项目三大目标的计划值，它们是控制的依据；其次，项目管理人员还应掌握三大目标的实际执行情况。只有充分掌握了这两方面的信息，项目管理人员才能实施控制工作.因此，从控制的角度讲,如果没有信息,或信息不准确、不及时，项目管理人员将无法实施正确的监督管理.(三）信息是进行项目管理决策的依据建设项目管理决策正确与否，将直接影响工程项目建设总目标的实现及项目管理人员的信誉。而影响项目管理决策正确与否的主要因素之一就是信息。如果没有可靠的、充分的信息作为依据,正确的决策是断然不能作出的。例如，在工程施工招标阶段，发包方要对投标单位进行资质预审，以确定哪些报名参加投标的承包单位能适应招标工程的需要。为了进行这项工作，发包方就必须了解各个报名参加投标的承包单位的技术水平、财务实力和施工管理经验等方面的信息。再如，施工阶段对工程进度款的支付决策,监理工程师也只有在掌握有关承包合同的规定及实际施工状况等信息后，才能决定是否支付及支付多少等。由此可见，信息是项目管理决策的重要依据。(四）信息是项目管理人员协调工程项目建设各参与单位之间关系的纽带工程项目的建设过程涉及到众多的单位,如:与工程项目审批有关的政府部门、业主、监理单位、设计单位、承包商、材料设备供应单位、资金供应单位、外围工程单位(水、电、煤、通迅)、毗邻单位、运输单位、保险单位、税收单位等，这些单位都会给工程项目目标的顺利实现带来一定的影响.要想让他们协调一致地工作，实现工程项目的建设目标,就必须用信息将它们组织起来,处理好它们之间的关系，协调好它们之间的活动。(五)信息是设计单位、施工承包单位等竞争的有力工具如果设计单位、施工承包单位等能掌握完整、准确的信息，就能为其确定正确的竞争策略提供可靠支持，从而在投标竞争中击败对手承揽到工程设计、施工任务。在建设项目的设计、施工过程中也就能有效地控制工程项目的建设目标。特别是项目管理信息系统的建立,会使项目管理工作更加有效.随着市场竞争的加剧，信息和信息技术会为工程设计、施工承包单位等创造越来越多的竞争优势，使其在竞争中得到生存与发展.总之,信息渗透到建设项目管理工作的每一个方面,它是建设项目管理工作不可缺少的要素。如同其他资源一样，信息是十分宝贵的资源,要充分地开发和利用它.第二节建设项目信息管理一、信息处理与信息管理对数据进行综合、加工和分析被称为数据处理。而由于信息与数据的密切关系，近年来人们也称其为信息处理。它是对信息的收集、加工、转换、存储、检索传递和应用等一系列工作的总称.信息处理属于技术范畴的问题,从其使用的手段来讲,是以电子计算机为中心的。而信息管理远比信息处理的内容丰富、广泛.它主要是研究如何有效地利用信息资源，提出信息加工要求。信息管理属于管理范畴的问题，它是以人为中心的。信息管理是建设项目管理工作的一项重要内容,其目的就是通过有组织的信息流通，使项目管理人员及时掌握完整、准确的信息,为进行科学决策提供可靠依据。信息管理工作的好坏，将会直接影响建设项目管理工作的成败。因此，项目管理人员应充分重视信息管理工作，建立健全信息管理机构，掌握建设项目信息管理的理论、方法和手段,实现建设项目管理现代化。二、建设项目信息管理的内容建设项目信息管理主要包括四项内容，即明确项目信息流程；建立项目信息编码系统；建立健全项目信息采集制度；利用高效的信息处理手段处理项目信息。（一）明确建设项目信息流程建设项目信息流程反映了工程项目建设过程中各参与单位、部门之间的关系。为了保证建设项目管理工作的顺利进行，项目管理人员应首先明确建设项目信息流程，使项目信息在建设项目管理组织机构内部上下级之间及项目管理组织与外部环境之间的流动畅通无阻。建设项目信息流结构建设项目信息流结构如图所示，它反映了工程项目建设各参与单位之间的关系。建设项目管理组织内部信息流程建设项目管理组织内部存在着三种信息流,如图所示。一是自上而下的信息流；二是自下而上的信息流；三是各管理职能部门横向间的信息流.这三种信息流都应畅通无阻,以保证项目管理工作的顺利实施。图建设项目信息流结构图图建设项目管理组织内部信息流示意图(）自上而下的信息流所谓自上而下的信息流,是指从项目（总）经理开始，流向中层项目管理人员及基层顶目管理人员的信息。即信息源在上，信息接收者是其下属。这类信息主要包括建设项目管理目标和任务,项目管理工作制度，指令、办法及规定，业务指导意见等。(）自下而上的信息流所谓自下而上的信息流,是指从基层项目管理人员开始，流向中层项目管理人员及项目（总）经理的信息。即信息源在下，信息接收者是其上级.这类信息主要是指建设项目实施情况和项目管理工作目标的完成情况，包括工程进度、费用支出、质量、安全及项目管理人员的工作情况等。此外，还包括上级部门及有关领导所关注的意见和建议等。（）横向间的信息流横向流动的信息是指在建设项目管理工作中，同一层次的职能部门或工作人员之间相互提供和接收的信息.这类信息一般是由于分工不同而产生的.为了共同的目标,各部门之间需要相互协作、互通有无或相互补充.此外，在紧急、特殊情况下,为了节省信息流动时间，有时也需要各部门之间横向提供信息。建设项目信息流程实例（）鲁布革水电站引水工程合同月报制度鲁布革水电站引水工程合同月报制度可用图表示。它反映了该建设项目的信息流通过程。图合同信息流程图简要说明：各工作面检查员在每月日前报出本工作面上工作情况月报。工地工程师和各处代表及专业工程师于每月日前报出“工程情况综合月报、“支付情况月报、“承包商设备情况月报”、“合同执行情况月报”及专业工程师的工作报告。以上月报一式两份，一份送工程师代表进行审阅、分析及处理,一份送计算机室进行处理。工程师代表于每月日前将审核分析、整理的综合月报送局办计算机室，计算机室将已存储的信息进行修改和补充（如有的话)，打印成固定格式的报表送局长（副局长）、总工程师及执行顾问，如有必要，可分送各处室.（）京津塘高速公路监理报表传递程序京津塘高速公路监理报表传递程序可用图表示。(二）建立建设项目信息编码系统项目信息的编码也称代码设计，它是为事物提供一个概念清楚的唯一标识,用以代表事物的名称、属性和状态。代码有两个作用,一是便于对数据进行存储、加工和检索；二是可以提高数据处理的效率和精度.此外，对信息进行编码，还可以大大节省存储空间.在建设项目管理工作中,会涉及到大量的信息，不仅包括文字、报表，而且还有图纸、声像等,因此,不论是单靠人工进行数据处理还是利用计算机进行数据处理,都需要建立项目信息编码系统.这样,在一定程度上可以减少项目管理工作量，并大大提高项目管理工作的效率。对于大中型建设项目来说，没有计算机辅助管理是难以想象的，而没有适当的信息编码系统,计算机辅助项目管理的作用也难以充分发挥。图京津塘高速公路监理报表传递程序说明:表中间计量单；表工程量清单月报；表索赔审批书;表工程变更一览表；表计工时一览表；表价格调整表；表材料到达现场计量表;表财务支付申请表;表工程进度表；表财务支付月报表;表工程进度表；表土木工程以外费用支付月报表；表支付月报汇总项目信息编码原则信息编码是信息管理的基础，进行编码时要遵循下列原则：（）唯一确定性.每一个代码仅代表唯一的实体属性或状态.（)可扩充性和稳定性。代码设计应留出适当的扩充位置，以便当增加新的内容时，可直接利用原代码扩充，而无需更改代码系统.(）标准化与通用性。国家有关编码标准是代码设计的重要依据，要严格遵照国家标准及行业标准进行代码设计,以便于系统的拓展.（）逻辑性与直观性.代码不但要具有一定的逻辑含义,以便于数据的统计汇总；而且要简明直观，以便于识别和记忆.(）精炼性。代码的长度不仅会影响所占据的存储空间和信息处理的速度,而且也会影响代码输入时出错的概率及输入输出的速度，因而要适当压缩代码的长度.项目信息的编码方法（）顺序编码法顺序编码法是一种按对象出现的顺序进行排列编码的方法。例如,表所示施工工序的编码方法就是顺序编码法.施工工序编码表表施工工序名称序工工序代码施工工序名称施工工序代码土方工程内壤与柱基础工程楼板与楼梯下外墙工程屋面工程外墙工程顺序编码法简明易懂，用途广泛。但这种代码缺乏逻辑性,不易分类。而且当增加新数据时，只能追加到最后;删除数据时又会产生空码。所以,此法一般不单独使用，而是在用其他方法分类编码后进行细分类时才用它。（）分组编码法分组编码法是在顺序编码法的基础上发展起来的。它是先将信息进行分组，然后对每组内的信息进行顺序编码。每个组内应留有后备编码，便于增加新的数据。这种方法同顺序编码法相比,更易于进行分类处理，但仍有逻辑性不强的问题.()十进制编码法这种编码方法是先把编码对象分成若干大类,编以若干位十进制代码，然后将每一大类再分成若干小类，编以若干位十进制代码，依次下去,直至不再分类为止.例如，图所示的建筑材料编码体系所采用的就是这种方法。图建筑材料编码体系采用十进制编码法,编码、分类比较简单。直观性强,可以无限扩充下去。但代码位数较多，空码也较多。（)缩写编码法缩写编码法是把人们惯用的缩写字直接用作代码。例如,表示公斤，表示厘米等.这种编码直观性较好,便于记忆,使用也方便.但有的缩写字在不同的场合可能会有不同的含义,因此容易造成误解.上述几种编码方法，各有其优缺点，在实际工作中可以针对具体情况而选用适当的方法.有时甚至可以将它们组合起来使用。建设项目信息编码示例这里以民用建设项目投资为例，说明建设项目信息的编码方法。如果把一个民用建设项目的总投资作为一个整体的话,要进行投资控制，首先就要对这个整体进行分解。本例先将其分解成块，即：（)建筑基地费；()建筑基地外围(红线外）开拓费;（)建筑物造价;()设备费；（）建筑物外围（红线内）设施费；()附加设施费；（)业主管理费;（)业主专项预留费。这块可称为建设项目投资子系统。然后对子系统再进行分解。以建筑物造价为例，将其分解成片，即（）建筑工程造价;（）设备安装工程造价;（）预留费；(）建筑设施费；(）特殊施工费。这片则称为投资子系统的组成项,如图所示。图民用建设项目投资分解（）对子系统的组成项还可继续往下分解。如建筑工程造价可分解成如下条:（）土方工程;（）基础工程;（）以下外墙工程；(）外墙工程；(）内墙与柱;（）楼板、楼递工程；（）屋面工程；（）大型临时设施费。又如设备安装工程造价可分解成如下条；（）排水工程；(）上水工程；()供暖工程；（)煤气工程；（）供电工程;（)通迅工程；（）通风工程；（）运输工程；（）其他工程。这条或条可称为投资大类项。如图所示.图民用建设项目投资分解（）对投资大类项还可继续往下分解.以内墙为例,可将其分成个功能项:（)承重墙;（）框架;（）轻质隔墙；(）墙体抹灰粉刷（墙纸）；（）内部窗；（)内部门；(）内墙防护设施；（)其他内墙构造。功能项还可再往下分解，如框架可以分解成柱（)、柱子装饰(）、柱子悬挂构造（）等构造分项。如图所示。本投资结构的编码体系，原则上是一个层次一位数.但这也不是绝对的，也就是说层次数与编码的位数不一定是一对一的关系，当某一层所包含的项数超过时，该层所对应的编码位数就要超过一位数。(三）建设项目信息的收集在工程项目建设的每一个阶段，都要进行大量的工作，这些工作将会产生大图民用建设项目投资分解（）量的信息,而在这些信息中包含着丰富的内容，它们将是项目管理人员实施项目管理的重要依据,因此，项目管理人员应充分了解和掌握这些内容。建设项目信息的收集,是一项非常重要的基础工作。建设项目信息管理工作质量的好坏,在很大程度上取决于原始资料的全面性和可靠性。因此，必须建立一套完善的信息采集制度收集建设项目的各类原始资料。工程建设前期决策阶段信息的收集在工程建设前期决策阶段，项目管理人员应向有关单位收集以下资料：(）批准的“项目建议书”、“可行性研究报告及“设计任务书”；(）批准的建设选址报告、城市规划部门的批文、土地使用要求、环保要求；（）工程地质和水文地质勘察报告、区域图、地形测量图；（）地质气象和地震烈度等自然条件资料；（)矿藏资源报告；（)设备条件；（)规定的设计标准；（）国家或地方的监理法规或规定;（）国家或地方有关的技术经济指标和定额等。工程建设设计阶段信息的收集在工程建设的设计阶段将产生一系列的设计文件,它们是业主选择承包商以及在施工阶段实施项目管理的重要依据。建设项目的初步设计文件包含大量的信息，如：建设项目的规模、总体规划布置,主要建筑物的位置、结构形式和设计尺寸,各种建筑物的材料用量，主要设备清单,主要技术经济指标,建设工期,总概算等。还有业主与市政、公用、供电、电信、铁路、交通、消防等部门的协议文件或配合方案。技术设计是根据初步设计和更详细的调查研究资料进行的，用以进一步解决初步设计中的重大技术问题,如工艺流程、建筑结构、设备选型及数量确定等.技术设计文件与初步设计文件相比，提供了更确切的数据资料,如对建筑物的结构形式和尺寸等进行修正，并编制了修正后的总概算.施工图设计文件则完整地表现建筑物外形、内部空间分割、结构关系、构造状况以及建筑群的组成和周围环境的配合,具有详细的构造尺寸.它通过图纸反映出大量的信息，如施工总平面图、建筑物的施工平面图和剖面图、设备安装详图、各种专门工程的施工图，以及各种设备和材料的明细表等。此外，还有根据施工图设计所作的施工图预算工程建设施工招标阶段信息的收集在工程建设招标阶段，业主或其委托的监理单位要编制招标文件，而投标单位要编制投标文件，在招投标过程中以及在决标以后,招、投标文件及其他一些文件将形成一套对工程建设起制约作用的合同文件,这些合同文件是建设项目管理的法规文件，是项目管理人员必须要熟悉和掌握的。这些文件主要包括：投标邀请书、投标须知、合同双方签署的合同协议书、履约保函、合同条款、投标书及其附件、工程报价表及其附件、技术规范、招标图纸、发包单位在招标期内发出的所有补充通知、投标单位在投标期内补充的所有书面文件、投标单位在投标时随同投标书一起递送的资料与附图、发包单位发出的中标通知书、合同双方在洽商合同时共同签字的补充文件等.除上述各种文件资料外，上级有关部门关于建设项目的批文和有关批示,有关征用土地、迁建赔偿等协议文件，都是十分重要的文件。工程建设施工阶段信息的收集在工程建设的整个施工阶段，每天都会产生大量的信息，需要及时收集和处理。因此，工程建设的施工阶段，可以说是大量的信息产生、传递和处理的阶段，监理工程师的信息管理工作,也就主要集中在这一阶段。(）收集业主提供的信息业主作为工程建设的组织者,在施工过程中要按照合同文件规定提供相应的条件，并要不时发表对工程建设各方面的意见和看法，下达某些指令。因此，监理工程师应及时收集业主提供的信息.当业主负责某些材料的供应时,监理工程师需收集业主所提供材料的品种、数量、规格、价格、提货地点、提货方式等信息.例如，有一些工程项目,如果在施工过程中由业主负责供应钢材、木材、水泥、砂石等主要材料，业主就应及时将这些材料在各个阶段提供的数量、质量证明、检验（试验)资料、运输距离等情况告知有关方面。