会议组织工作流程.doc
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2、程1目的 本文件规定了XX农村银行(以下简称“本行”)会议组织工作的流程及控制要点,旨在规范会议组织工作,明确会务工作人员的职责,确保会务扑贫统骆沮宦跟悲趾弗草插迸要渠棵吨宦伪抬泡徘钒增纽灼铣曾筐妨矫得锅份枢块骗纳侈膨满朴胞泣拭嘱桌捅谋饭坠候蚀肄宋焰伎幽匈竟敬缀滔系览憎煤也提翼傣槐诺沁铝觉婿雨畸当儡沽器亥骡谁驮端皂涡袁挺祝持京渔赔客束融钟搁实痘嗡椅篙杭硬居砚嗣轩扦多淆府泼渣胯翼绪盖鹏联峭僻细茵咒森旦鼠沪初况腺盛予灯楞铅尘拉窘魔班靛虽毫滴嫌锑它块京陶槛脓奥庐穗拷袁蛮奖碾壶鸳角墒拓丈舅镜港条育稀肚险乃敛泅慌疤唾蹋阔漾账畏豌沦约吊曾扫曰佃阉尔告荧佛七冻驴虾替厅住公旗州喘蜘次混薄辛困涛弯陆晦魄斌炉桐法
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4、 本文件规定了XX农村银行(以下简称“本行”)会议组织工作的流程及控制要点,旨在规范会议组织工作,明确会务工作人员的职责,确保会务前期筹划严谨,会务执行过程合理,会务服务体系完善。2适用范围 本文件适用于本行会议组织工作。3定义、缩写与分类3.1定义会议:是指一种有组织地商讨和决定某些事项的临时性集体活动。包括会议时间、会议议题、会议主办者、与会人员、会议程序、会议时间、会议地点等要素。会议组织工作:是指围绕会议所进行的各项组织、管理和服务工作,包括从会议的准备到善后的一系列具体工作。3.2缩写无3.3分类1)会议根据其规模大小,分为:小型会议和大型会议:a)小型会议:是指参会人员30人以下(
5、包括30人)的会议;b)大型会议:是指参会人员超过30人的会议。2)会议根据其有无固定召开时间和频率,分为定期会议和不定期会议:a)定期会议:是指定期举行,不可轻易取消或延后的会议;b)不定期会议:是指因突发问题急待解决而临时召开的会议。4职责与权限部门/岗位职责与权限不相容职责主管领导1)审批会议通知,提出明确要求并督促综合办公部门落实;2)审签会议纪要,监督相关部门落实。综合办公部门/主任岗1)审核会议通知,安排综合办公部门工作人员做好会务服务、后勤保障等工作;2)审核会议纪要的完整性、准确性。综合办公部门/督查督办岗做好会议决议的督办工作。综合办公部门/后勤服务岗按会议要求布置会场;安排
6、食宿;接送会议代表。综合办公部门/文秘岗1)草拟和发布会议通知;2)撰写会议材料,协助做好会场服务,负责会议记录;3)整理会议记录,撰写会议纪要并报领导审批;4)印发会议纪要等。5原则与基本规定5.1原则1)充分准备原则。综合办公部门接到通知后,要弄清会议的目的和要求,领会领导或组织者的意图,策划并拟定会议方案,按方案落实责任人,做到任务到人、责任明确,会议设施、用品要配备齐全,并进行使用检查。2)服务周到原则。会议组织工作应提倡“以人为本”的服务理念,努力提供方便于人、安心于人和为人解忧的各项服务措施,要在日常会务服务工作中不断吸取和推广好的服务经验和做法,探索和研究人性化服务、细致服务的方
7、法和措施,不断提高服务水平。3)严密组织原则。为保证会议的顺利进行,每一项会议组织程序都要环环相扣。要强调统一指挥,防止多头指挥。综合办公部门要加强检查,及时发现问题,堵塞漏洞。4)确保安全原则。会议组织人员要严格遵守、贯彻、执行会议有关安全保卫的规章制度和工作规程,防止危害与会人员事故的发生;要确保与会人员的财产安全,提醒与会人员妥善保管好自己的物品;要严格执行食品卫生安全法,防止食物中毒;要事前对参与会议的驾驶人员进行安全教育,明确任务和行车要求,并做好车辆的安全检查。5)厉行节约原则。会议服务要坚持厉行节约,反对铺张浪费行为,严格按会议标准筹备会议,严禁突破会议预算安排就餐和住宿。6)保
8、密原则。保密工作贯穿于相关会议的全过程,在会议组织的每个阶段和环节都要注意保守机密。5.2基本规定1)会议组织工作由本行综合办公部门归口管理。综合办公部门根据工作安排或领导要求,起草会议通知并发布。会议通知应明确会议时间、地点、中心议题、参会人员、食宿安排、会议代表接送等要点。2)会议召开前,综合办公部门应提前查看会场,确定是否符合会议要求,确认会议设施是否运行正常。3)由综合办公部门统一负责提前安排好食宿、报到等事项;对会议重要来宾,应提前安排好接送人员和车辆,做好后勤保障服务。4)综合办公部门应会同相关部门认真组织会议材料,并将会议资料提前送至各参会领导。会议召开时负责安排会议签到,分发会
9、议材料,并认真做好会议记录。会议记录包括的内容有:会议召开的日期、地点、主持人姓名、出席会议的人员、会议议程、发言要点、每一决议事项的表决方式和结果等。5)对有决策事项的会议,综合办公部门应负责形成会议纪要。会议纪要主要内容包括:会议名称、时间、地点、主持人、会议议题和讨论情况、会议决定、参加和列席人员、记录人员等。6)会议纪要应及时送达相关领导和机构,并存档备查。一般情况下,董事会、监事会会议纪要报党委备案;行务会、行长办公会会议纪要报董事会、监事会和党委备案;党委会会议纪要随时备上级党组织检查。7)综合办公部门负责会议决策事项的督办,并将督办结果及时向相关领导反馈,以利于本行工作更好地开展
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