公司财务管理手册-(2)样本.doc
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1、财务管理制度第一章 总则 第二章 账簿设置及管理制度 第三章 财务收支审批、报销制度 第四章 流动资金管理制度 第五章 财产物资管理制度 第六章 固定资产管理制度 第七章 债权债务管理制度 第八章 发票票据管理制度 第九章 财务档案管理制度 第十章 预算管理制度 附一 工作职责 附二 收入、借款、报销、支出凭单具体审核操作要求 第一章 总 则第一条 为了适应企业经营发展需要,规范本企业财务行为,加强财务管理和经济核实,制订本制度。第二条 企业财务部门一切财务活动,必需遵照中国会计法和财政部颁布企业财务通则、企业会计准则等相关财经法规,依法行使职权,设置和使用会计科目,建立健全内部财务管理制度,
2、做好财务管理基础工作,如实反应财务情况,依法计算和缴纳国家税收,确保企业财产安全完整和保值增值。第二章 账簿设置及管理制度第一条 企业财务部、企业所属分支机构财务部门必需依据会计制度要求设置应有账簿,并正确使用会计科目,不准以表代账、以单代账。第二条 账簿登记必需遵守“两则”及会计工作规范,做到立即正确、字迹清楚,不得跳页隔行,改错要符合要求,保持账面整齐,按要求记账、结账,逐月有累计、累计。第三条 启用会计账簿应按以下要求实施:(一) 在账簿封面上写明单位名称和账簿名称;(二) 账簿扉页上应附经管人员一览表,内容包含单位名称、账簿名称、账簿页数、启用日期、会计主管和记账人姓名,并加盖名章和单
3、位公章,经管或接管日期,移交日期;(三) 账簿第一页,应设置账户目录,内容包含:账户名称,并注明各账户页次;(四) 启用订本式账簿,应按次序页数使用,不得跳页、缺号;使用活页式账页,应按账户次序编号,并装订成册。年度终了再按实际使用账页次序编定页数和建立账户目录。第四条 会计人员要依据审核无误会计凭证登记会计账簿。(一) 填制记账凭证必需符合规范要求,附件齐全,制单人、记账、稽核(或会计主管)等均须加盖名章;(二) 登记账簿时,应按记账凭证日期、编号、经济业务内容摘要、金额等逐项记入账内,做到登记正确立即,书写清楚;(三) 结账前,必需将本期内发生各项经济业务全部登记入账,属于本期调整账项也要
4、按要求全部结转相关账簿;(四) 编制会计报表前,必需把总账和明细账登记齐全,试算平衡,不准先出报表,后补记账簿和办理结账。第五条 必需坚持对账制度,做到账证、账账、账实相符。(一) 账证相符月终发觉账证不符,就要对账簿统计和会计凭证进行查对。1. 检验总账和记账凭证汇总表是否相符;2. 检验记账凭证汇总表和记账凭证是否相符;3. 检验明细账和记账凭证及所包含支票号及其它结算票据种类是否相符。(二) 账账相符1、检验总账资产类科目各账户和负债、全部者权益科目各账户余额累计数是否相符;2、检验总账各账户和所辖明细账账户各项目之和是否相符;3、检验会计部门总账、明细账和相关职能部门账、卡之间是否相符
5、。(三) 账实相符1、现金日志账账面余额和现金实际库存数额每日查对并填写库存现金查对情况汇报单,作为统计。发生长短款,应即列作“待处理财产损溢”,待查明原因,经同意后再进行处理。会计主管人员应常常检验。2、银行存款日志账账面余额和开户银行对账单查对。每收到一张银行到账单,经管人应在三日内查对完成,每个月编制一次银行存款余额调整表,会计主管人员每个月最少检验一次,并写出书面意见。3、有价证券账户应和单位实存有价证券(或收款单据)查对相符,每六个月最少查对一次。4、商品、材料等明细账账面余额,应定时和实存数额相查对;对其它财产物资账户也要定时查对,年底要进行一次全方面清查。5、多种债权、债务类明细
6、账账面余额和债权、债务人查对清理,清理结果要立即以书面形式向会计主管人员汇报。并报总经理采取方法,主动催办。6、出租、租入、出借、借入财产等账簿,除协议期满应进行结清外,最少每六个月查对一次,以确保账实相符。(四) 对账完成,相符者应在数字后划“”号,不相符者,要立即更正、调整。第六条 按期编制会计报表,立即报送相关部门,并对企业财务情况做出分析汇报。第三章 财务收支审批、报销制度第一条 企业一切收入必需上缴财务部统收进账,不准私设账外账、小金库或截留企业收入,不得私存私分、据为己有,不得挪用公款。第二条 借款、领用支票审批程序:(一)领取借款单,填写全部内容后,领用人签字;结算起点在500元
7、以上支出须使用支票支付。(二)审批签字程序:1、总经理终审权限(即总经理审批后,财务部即可办理账务处理)2、企业报销坚持“一支笔”标准,根据职务排序总经理出差或外出时授权副总经理临时审批3、项目管理中心业务属于项目中心日常经营所需要开支,借款人持填写完整借款单经所在部门经理、项目经理、企业财务部经理、总经理签字同意后到财务部办理付款;项目管理处发生费用或支付事项如属总部职能部门管理,还应经总部职能部门审批(如清洁卫生费、工程维修费用、环境绿化费、水电气费等)。第三条 费用报销审批程序:(一)一切费用报销必需填写支出凭单并附原始凭证,原始发票各项目应填写完整,“付款单位”处必需标有本企业名称字样
8、,经办人必需在原始发票后面签字;(二)经办人须持填写完整支出凭单及原始凭证,经部门经理、项目经理、主管副总签字后交财务部经理审核;(三)财务部经理就原始凭证正当性、票据数据正确性、费用开支合理性审核无误签字后呈总经理签字同意;(四)财务出纳依据符合审批程序支出凭单,进行复核合格后,方可给报销;(五)因特殊情况无法立即归还借款,借款人应以书面形式说明并注明预期结款时间,报企业领导同意后方可延期还款。(六)财务部出纳、会计应于每个月20日对各项目当月还未清款借款以书面形式进行催款,对超出10个工作日逾期未还且无书面指示借款,财务部将在借款人当月工资中扣除其所借款项,当月工资不足以抵扣顺延至次月直至
9、全部扣回。(七)费用报销周期为一周,超出一周费用财务有权不受理。借款应在发生后10个工作日内办完全部审批手续后到财务部报销。(九)各分企业保安伙食费,许可每半个月预支一次,须由分企业财务人员专员负责借款,自借款之日起20天内,到企业财务部报销已预支实际保安伙食费用,多退少补。(十)企业安排短期内到外埠出差、工作、学习,需要借款人员,应于工作、学习结束返回本岗位后7个工作日内到财务部冲账。(十二)因工作需要,借支备用周转金职员,应于本年度末12月20日前将备用金交还(或报销冲抵)企业财务。明年需继续借用备用金时,应重新办理审批手续。 第四条 费用开支范围和标准:(一)工资标准按国家相关要求及本企
10、业工资体系中等级工资实施,由行政人事部制表上报总经理同意决定。企业财务部负责工资发放和个人所得税代扣代缴。(二)差旅费标准参考企业出差管理要求实施。(三)业务招待费是企业、项目中心为业务经营合理需要而发生招待费用,包含接待中国外来宾宴请费、礼品费、招待用烟茶费、举行招待会经费、开展中国外购销业务中必需活动经费,和企业负担其它接待费用。业务招待费标准上不超出企业年营业收入千分之五。第五条 备用金分为日常工作备用金(指各部门相关人员确因工作需要而预借作为零星开支款项)和项目管理用备用金。为了控制这部分零星而分散支出(关键形式是现金)采取先领后用,用后报销措施。(一) 日常工作备用金 1、经办人在费
11、用事项发生后应立即办理审批手续,通常在7个工作日内到财务部报销,对于未支付业务借款应在7个工作日内归还财务部,定额备用金然年底清理归还。2、对于给付外单位和个人款项(包含押金),经办人有催收责任和义务,部门责任人负有连带责任。(二) 项目备用金1、 备用金标准现行项目备用金标准分为三档,一档3000元,二档元,三档1000元。以项目距企业总部距离作为确定备用金标准依据,距企业远项目备用金额度相对较高,距企业近项目备用金额度相对低。2、 项目备用金使用范围1) 各项目日常单项金额不超出200元零星采购和紧急采购。2) 因突发事件、临时检验等而产生招待费。3) 其它因计划外事件发生而产生费用支出。
12、3、项目备用金管理1)各项目备用金支取时须由项目责任人同意,同时以电话方法向企业总经理请示同意后方可使用。使用范围应符合企业用款相关要求,不符合不予报销,并要求借款人以现金清偿。2)借款人须在借支备用金后7个工作日内向本项目收款员办理清款报销手续,超出7个工作日收款员有权拒绝办理,并要求借款人以现金清款。3)各项目收款员在每个月25日前应将当月发生备用金借款全部结清,确保库存备用金数量。每十二个月末12月20日前将备用金交回企业财务部,明年需继续借用时重新办理审批手续。4) 当月25日未能完成报销手续备用金借款,收款员应要求借款人做出书面合了解释并说明估计可清款时间。无合理说明,收款员应立即上
13、报企业财务部,由企业财务部在借款人当月工资中给予扣除。5)各项目收款员在离职时应立即清还原领取备用金,由接任收款员重新办理备用金借款手续。6)项目清算时,应立即将前借项目管理备用金交回企业财务。(三)财务部应严格控制备用金领用,备用金使用部门必需严格根据备用金审批用途使用。(四)财务部门必需设置备用金明细账,按部门、使用人设置户头,方便立即反应备用金领用、开支和核销,各明细账余额必需定时和总账余额相查对。(五)财务部应按季和备用金使用部门查对备用金使用情况,对于长久未使用备用金(标准上为六个月),应通知领用人立即进行核销。部门经理对本部门备用金安全使用负完全责任。第六条 人事部应配合财务部对离
14、职人员借款及备用金清查工作,未能立即清还借款及备用金职员不许可离职。全部职员离职全部最少应经财务部签字确定无借款事项,方可办理离职手续。)第七条 企业一切借款、费用报销程序,必需遵守以上要求,任何人不得违反要求,私自扩大费用标准,不然财务部不予办理。第四章 流动资金管理制度第一条 为加强流动资金管理,合理利用流动资金,确保企业资金安全高效运转,对流动资金(现金、银行存款)收支实施计划管理。(预算管理)第二条 财务部负责企业一切财务收支预算管理、编制、实施工作。(一) 企业各部门必需于每十二个月11月25日前上报本部门下年度资金收入和支出计划,由财务部依据各部门上报资金计划进行汇总、调整,并结合
15、总企业下达经济指标编制企业下年度财务收支预算,于12月15日前上报企业总经理审批同意后,由财务部实施实施。(二)企业一切费用开支必需严格根据预算实施,由财务部将年度预算按项目、部门分解,按月控制。(三)各部门每个月费用支出标准上不得超出当月费用预算,要提前支出属于年度预算内开支需向财务部说明情况,由部门经理、财务经理、总经理同意后支付,财务部应合适调整该部门其它月份预算金额,该部门当年费用累计支出不得超出该部门当年费用预算总额。(四)各部门如遇特殊情况确属企业经营所必需预算外支出,应写出紧急用款汇报说明情况、原因及其必需性,经财务经理、总经理同意后,由财务部安排筹集资金。(五)为确保企业利润收
16、入,各项目管理中心费用开支不得超出当年该项目管理中心收入总额90%。(六)企业所属各部门须结合实际情况,认真编制资金收支计划,凡没有上报用款计划或超计划用款,又未经同意费用支出,财务部一律不予办理。第三条 现金使用管理必需遵守现金管理暂行条例要求。(一)库存现金必需严格遵守银行核定库存现金限额。(二)在日常经济交往中,凡现金收付其原始单据上必需有收款人、经办人签字,并加盖收讫、付讫章。(三)现金使用范围:1、职职员资津贴;2、个人劳务酬劳;3、依据国家要求颁发给个人科学技术、文化艺术、体育等多种奖金;4、多种劳保福利费用,和国家要求对个人其它支出;5、向个人收购农副产品和其它物资价款;6、出差
17、人员必需随身携带差旅费;7、结算起点(1000元)以下零星支出;8、中国人民银行确定需要支付现金其它支出。(四)不得坐支现金,凡现金收入应于当日,最迟不超出第二天早晨送交银行。(五)不得用任何方法套换现金。(六)不得将企业部门现金按个人存款方法存入个人储蓄户头。(七)不得携带大量现金到外埠采购。(八)现金管理必需建立现金账目,使用订本式账簿,按时间次序记账,逐笔记载现金收付,做到日清月结,确保账款相符;不得白条顶现金库存。(九)财务部必需设置现金出纳岗位专员负责现金管理,存入保险柜,保守柜码秘密;妥善保管印章,按要求用途使用。(十)银行存取款存取金额在1万以上由财务部两人办理,款额大时须增加保
18、护人数,确保现金安全。第四条 银行存款是企业存入银行和其它金融机构货币资金。财务部设置银行出纳岗位,负责银行存款专职管理,其职责是遵守国家政策法规,按企业管理制度和银行要求,处理银行存款收支事项,立即正确地统计和监督存款增减改变,确保留款安全完整。(一)银行账户管理要求:1、企业开设银行账户,由财务部主办,上报财务经理、总经理、审批。开设账户后,立即通知企业相关部门,严禁其它部门自行开设账户,对未经财务部申办,总经理、同意开户文件,一律不予加盖公章。2、银行预留印鉴只设有一套,由财务部专员负责保管。(财务经理保管财务专用章、出纳保管人名章)3、企业银行账户,仅限本单位使用,不得出租、出借账户。
19、4、变更账户名称,撤消、合并账户时,均需报财务经理、总经理、同意,由财务部统一办理。5、财务人员要定时对账户使用情况进行清理,对于长久闲置不用账户,立即上报处理。6、企业银行存款开户情况,非工作需要不得透露给企业以外人员和单位,确有必需提供要经财务经理同意;同时,严禁财务部人员将企业存款情况提供或透露给财务部以外人员(总经理、董事长除外)。(二) 银行存款收付管理要求:1、财务部收到转账支票时,应该检验其有效性;银行存款要立即入账,明确原始单据日期,并通知相关部门。2、银行存款支出,必需严格根据审批程序办理,财务人员需仔细检验各项手续是否完备,并将相关证实和银行凭证对照保留,确定填写日期,以备
20、后查。大额付款要自行复查,并经她人复核。3、出纳人员要按时编制银行存款余额调整表,检验账户存款余额,避免发生透支现象,当存款余额过低时,要立即向主管经理汇报。(三) 支票使用管理要求:加强对支票管理,严格支票领用制度。从银行领用空白支票,必需指定专员妥善保管。1、领用支票必需根据审批程序要求,填写借款单,写明领用用途、估计金额、张数和支票号码,经相关责任人签字后,出纳人员方可签发支票。2、签发支票时,必需填写签发日期、款项用途和金额,按预留银行印鉴盖好印章,能确定收款单位应填写收款单位名称,金额难以确定可暂不填写金额,但必需填写要求限额。3、不得签发空白支票、远期支票、空头支票和印章和银行预留
21、印鉴不符支票。4、依据工作需要,业务人员一次领取支票不得超出三张,限在要求用途内使用,领用后应在10个工作日内向财务部报销,限期内不能报销者,对其停止签发支票;长久未报支票又无特殊原因,财务部将依据支票结算金额从领用人工资中扣除。5、凡签发限额支票,领用人必需在要求限额内使用,有确实需要超限额开支,必需事先经财务经理同意后方可支用。不然,所以造成损失由使用人负担,并取消其支票使用资格。6、逾期未用转账支票要立即交回财务部注销,对于填写错误支票必需加盖“作废”戳记,作废支票不准撕毁或丢失,注销后应和“存根”一起交财务部门保留,订入记账凭证,妥善保管。7、银行出纳人员必需严格按要求管理支票,监控支
22、票使用情况,立即催报支票,随时将相关情况上报财务部经理,确保银行资金安全运转。第五章 财产物资管理制度第一条 为确保企业财产物资安全完整,加强财产物资管理,规范财产物资采购、使用及保管行为,特指定本制度。第二条 企业财产物资关键划分为固定资产、低值易耗品、物料用具,固定资产管理按固定资产管理制度实施,本制度仅适适用于低值易耗品、物料用具、库存商品管理。第三条 低值易耗品管理要求(一) 低值易耗品是指使用年限在十二个月以下或单位价值在元以下不能作为固定资产核实管理用具、办公家俱、器具等。关键包含:手机、寻呼机、电话机、办公家俱、办公器具等。1、行政部负责低值易耗品实物管理,建立备查账,全方面登记
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