人力资源系统管理办法制度.doc

人力资源系统管理办法
（征求意见稿)
第一章 总则
第一条 为加强人力资源系统的管理，明确各级系统操作人员的职责与权限，提高人力资源系统运行的效率和效果，确保人力资源各项数据及时、准确、完整，更好地为公司、员工提供服务，特制定本办法.
第二条 人力资源系统是公司应用软件系统中的基础系统，实现员工人事信息管理、人事异动处理、员工招聘管理、绩效管理、培训管理、人力资源报表管理、员工自助服务等人力资源管理功能。
第三条 人力资源系统管理原则：
1、 权限与责任对等原则：谁使用，谁负责，按照授予的权限进行系统的操作,并承担相应的责任。
2、 严格保密原则：系统各项人事信息、薪酬数据必须严格保密，未经授权，不得泄漏.
3、 准确完整原则：系统各项信息必须准确、完整，并及时更新。
第四条 本办法适用华安财产保险股份有限公司人力资源系统的管理.
第二章 职责与权限
第五条 组织机构
一、总公司
(一）人力资源部:
1、 人力资源管理系统的建设规划、组织选型和系统实施。
2、 人力资源系统在全公司的推广使用、升级优化和监督检查。
3、 制定、完善人力资源系统各模块指导操作手册。
4、 负责人力资源系统用户权限管理.
5、 负责人力资源系统中总公司各部门、分公司、分公司职能部门、三级机构组织架构裂变（包括新设、合并、拆分、升级、降级、撤销，下同）的管理.
6、 指导、监控、解决人力资源系统运行中出现的问题，并对总公司员工、分公司系统管理员进行培训.
7、 负责总公司员工、分公司经营班子、委派财务负责人以及稽核人员信息的维护。(是否要包括理财险人员和特别调查部经理？)
（二）信息技术部：
1、 参与人力资源管理系统的建设规划、系统选型和系统实施。
2、 对人力资源系统提供网络与设备维护等支持和技术保障。
3、 组织人力资源系统与公司其它系统接口的开发与维护.
4、 负责人力资源系统自定义报表的设计工作。
5、 负责人力资源系统数据库的备份与安全管理。
（三）市场部：（职责描述更全一些）
1、 及时向总公司人力资源部提供二级机构、三级机构的裂变信息。
2、 负责核心业务系统中与HR系统对接信息的维护.
3、 公司前线人员信息及前线人力成本报表的查看权。
二、分公司
（一）人力资源部:
1、 负责人力资源系统在分公司和所属三级机构的推广使用.
2、 人力资源系统中所属三级机构部门、四级机构、业务团队的设置。
3、 负责分公司各项人力资源数据的及时更新、日常维护，确保数据的及时、准确和完整.
4、 对分公司本部、所属三级机构人力资源系统的使用进行指导和检查监督，并负责对分公司本部、同城三级机构员工以及异地三级机构系统管理员进行系统操作培训.
5、 及时反馈分公司使用人力资源系统中的问题以及优化建议。
6、 负责权限范围内分公司员工、三级机构经营班子人员信息的维护。
(二）市场部:
1、 负责分公司前线人员在系统中的各项人事事务操作。
2、 及时向分公司人力资源部提供四级机构裂变及业务团队变动（包括新设、合并、撤销）信息。
3、 分公司前线人员信息及前线人力成本报表的查看权。
三、三级机构
（一）同城三级机构：
原则上统一集中到分公司本部进行各项人力资源系统操作.
（二）异地三级机构：
1、 负责人力资源系统在三级机构的推广使用.
2、 负责对三级机构员工进行系统操作培训.
3、 及时反馈三级机构使用人力资源系统中的问题以及优化建议。
4、 负责三级机构员工信息的维护。
第六条 系统管理员
（一）总公司系统管理员
1、参与人力资源系统的建设规划和系统实施。
2、组织优化公司人力资源管理系统以及完善相关操作手册。
3、负责人力资源管理系统用户权限、经理人自助常用报表的设置和主控台的管理.
4、协助信息技术部处理与公司其它应用系统进行对接。
5、组织分公司系统管理员和总公司员工进行系统使用的培训.
6、指导、监督人力资源系统的运行,研究、解决分公司反馈系统使用过程中的问题，并提出处理意见。
7、负责人力资源系统的运行、数据维护监督和日常管理.
(二）分公司系统管理员
1、 负责权限范围内，人力资源系统在分公司的应用管理，确保分公司人力资源数据的及时、准确、完整.
2、 组织所属三级机构系统管理员和分公司员工系统使用的培训.
3、 及时反馈分公司使用HR系统中的问题以及优化建议。
4、 指导、解决分公司员工、所属三级机构系统管理员反馈的问题。
(三)三级机构系统管理员
1、 负责权限范围内，人力资源系统在三级机构的应用管理，确保三级机构人力资源数据的及时、准确、完整。
2、 负责三级机构员工系统使用的培训。
3、 及时向分公司系统管理员反馈三级机构使用HR系统中的问题以及优化建议.
第七条 员工
1、 在权限范围内，按照系统操作说明书进行员工自助操作。
2、 及时向所属机构人力资源部反馈个人变动信息、使用HR系统中的问题以及系统优化建议.
第三章 系统使用管理
第八条 系统中的所有使用人员要自觉遵守系统管理相关的规章制度,按照授予的权限（附件一：系统权限分配表(一期)）,认真完成本人在系统中所承担的职责.（备注:目前权限仅按照人力资源系统一期实施项目进行授权)
第九条 用户因工作需要变更个人操作权限，须认真阅读本办法，并按照以下流程进行办理：
员工填写《权限变更申请表》（附件二)→分公司人力资源部审核→总公司人力资源部审批→总公司系统管理员进行权限授予
第十条 公司员工持有唯一的系统登陆帐号.员工应保证个人帐户密码的安全性，不得将密码透露给他人.员工取得初始密码后应立即修改，若因帐号、密码被他人使用造成不良影响,一切后果由本人承担。
第十一条 员工忘记密码的，应向总公司系统管理员发送邮件,提出修改密码申请，经总公司系统管理员核实后重新设置员工密码。
第十二条 任何用户不得索取他人帐户密码,未经授权,不得用其他人员帐号进行系统操作。
第十三条 分公司和异地三级机构必须明确一位系统管理员，负责本机构人力资源系统的日常管理（具体职责见第二章）。系统管理员必须责任心强,具有良好的职业操守，一定的人力资源管理知识和应用软件操作知识。
第十四条 同城支公司如因工作需要须设系统管理员,须按第九条流程向总公司人力资源部提出书面申请,审批同意后授予相应的系统操作权限。
第十五条 担任系统管理员的员工须属于人力资源系列.总公司系统管理员为人力资源部HR项目经理,分公司系统管理员由分公司指定,三级机构系统管理员为人事行政岗。分支机构须在系统管理员确定后一周内将系统管理员名单(附件三）以分公司为单位上报总公司人力资源部。
第十六条 分支机构系统管理员有变动的，由上一级系统管理员进行人员异动处理，并在3日（时间是否再短些)内将新系统管理员名单上报总公司人力资源部，由总公司系统管理员进行权限授予.
第十七条 分支机构新系统管理员上岗前应到上一级人力资源部进行不少于3天的岗前技能和实务操作培训。
第四章 系统维护管理
第十八条 人力资源系统是公司人力资源管理的基础系统，人力资源数据的统计、查询来源于该系统。各项人力资源系统操作应合理分工，操作职责落实到人,保证各项数据的及时、完整和准确。
第十九条 分支机构人力资源系统操作人员分工有变化的，须填写《信息维护落实表》（附件四），并上报总公司人力资源部.
第二十条 系统维护人员须严格按照规范操作系统，认真、及时维护员工各项人力资源数据。
第二十一条 新入司员工的基本信息须在发入司通知书3日内录入系统，入司时间以入司通知书为准，人员信息中必填项须按要求填写完整、准确。未提供完整入司资料的，人员基本信息暂不录入系统。
第二十二条 员工个人信息发生变动，要及时向人力资源部提供人员信息及相关证明材料，经所在机构人力资源部核实后在系统中修改员工信息,保证系统中人员信息的及时准确。
第二十三条 人员信息发生变动后，系统维护人员须按照授予的权限,及时进行相关的人力资源事务操作，维护人员信息。员工离司的，需在3日内进行更新维护；其他人员信息发生变动的，系统维护人员必须在当月20日前更新维护完毕。
第二十四条 员工休假超过3个月或者无故旷工3天以上的，信息维护人员须在系统对其员工状态作不在职、员工类别作待岗处理。(是否在此处明确，此时间是否合适）
第二十五条 员工离司须进行辞职或辞退事务处理，不得删除人员信息。在办理完离职手续之前，信息维护人员须在系统里对其作待岗处理，待其相关手续办完后，再对其作离职处理。
第二十六条 在人事事务处理中，员工如发生内部调动,员工调动日期须与新入职日期一致，日期以调动通知时间为准。如无调动通知的，以公司领导签字日期为准.
第二十七条 机构组织架构进行调整的,须按照以下程序进行办理:
（一） 总公司部门新设、合并、名称改变或分公司新设、升降级的:总公司信息维护人员根据公司发文进行相关系统操作，机构组织架构调整时间以发文日期为准。
（二） 三级机构新设、合并的：总公司市场部须向总公司人力资源部发三级机构新设或合并的工作联系函,内容包括三级机构新设/合并的批准时间、三级机构名称等，总公司信息维护人员据此进行相关系统操作.
（三） 分公司部门新设、合并的:总公司信息维护人员根据分公司报备的发文进行相关的系统操作，机构组织架构调整时间以分公司发文时间为准。
（四） 分公司业务机构(团队）新设、合并的：分公司市场部须向分公司人力资源部发相关的工作联系函，内容包括公司批准时间、机构（团队）名称等，分公司信息维护人员据此进行相关系统操作。
组织架构发生变动的,其人员在系统中的异动处理须在当月20日前操作完毕，人员异动时间与入新职时间一致.
第二十八条 分支机构成立新部门的，应及时向总公司人力资源部提供新设部门标准的职位设置和职位说明书，由总公司相关人员在系统中设置新部门和新职位.
第二十九条 分支机构不得擅自修改系统标准职位设置,新设部门要按照总公司下发的标准职位进行设置,如因工作需要须增加新职位的,分支机构须向总公司人力资源部申请,经同意后由总公司相关人员进行设置.
第三十条 人力资源系统正式运行后，公司所有人员的薪酬须在系统中进行计算发放。每月人员薪酬信息不得晚于下月15日前录入系统进行计算、发放.（前后线是否需要统一一致)
第三十一条 系统使用人员遇到问题或优化建议，可填写《系统问题反馈单》(附件五）,并提交给总公司人力资源部。总公司系统维护人员须认真解答、反馈答复。
第三十二条 为提高系统的稳定性、可靠性、安全性和运行速度,总公司人力资源部保有随时对软件操作系统进行升级的权利。如因系统维护或升级的需要而需暂停服务,总公司人力资源部将在事先进行通告。
第五章 系统安全管理
第三十三条 系统使用人员须遵守公司保密纪律规定，并对权限范围内的人力资源数据的保密性、准确性、完整性、安全性负责，不得危害系统的安全运行.
第三十四条 各级系统管理员应定期检查人力资源系统，发现问题及时解决，无法解决的要立即与总公司人力资源部联系,确保系统正常运行。
第三十五条 当使用人员发现系统问题,应填写《系统问题反馈单》，并及时通知所在机构系统管理员，系统管理员须认真解决并及时反馈。
第三十六条 各级系统管理员处理员工反映的问题，须留有记录，并建立完善的工作记录,对发生的问题及解决措施有详细的书面记载.
第三十七条 人力资源系统的数据应当有完善的备份制度，重要的人员数据库信息每周至少备份一次.
第六章 奖惩
第三十八条 各级人力资源部负责人作为人力资源系统管理的第一责任人,各级系统管理员作为第二责任人,须认真落实管理职责,确保人力资源系统各项数据和操作的准确、及时和完整。
第三十九条 系统使用人员应按照系统操作说明书进行系统操作,不得违规做危害系统运行的事情。如造成不良影响的,应负责赔偿，并根据情节轻重情况，给予罚款、考核扣分、通报批评、降级、降职、调离岗位、解除劳动合同等处罚。情况严重的，依法追究民事或刑事责任.
第四十条 违反本办法规定，有下列行为之一的，公司视情节轻重予以处罚：
（一） 违反人力资源系统管理办法有关规定，危害系统安全的;
（二） 未经授权，使用他人帐号进入系统操作造成不良影响的；
（三） 不按系统操作说明书使用系统造成不良影响的；
（四） 未及时录入或录入虚假人员信息的;
（五） 人事事务操作失误造成人员历史信息错误的；
（六） 擅自在系统外发放员工薪酬的；
（七） 其它违反系统管理和安全的行为。
第四十一条 对认真执行人力资源管理办法，且取得良好效果的部门和个人，公司将根据情况对直接责任人给予表扬.
第七章 附则
第四十二条 本办法由总公司人力资源部负责解释和修订。
第四十三条 本办法自下发之日起实施。
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附件一： 系统权限分配表(一期）
职位/职员
所属组织单元
功能权限
权限范围
备注
决策层领导
总公司
经理人自助平台操作权
全公司
无
总公司系统管理员
总公司
权限与自定义报表设置权、主控台操作权、组织规划操作权
全公司
无
人力资源部总经理
总公司
人员信息与薪酬数据的查看权、经理人平台操作权
全公司
无
总公司薪酬核算的复核权
总公司
无
薪酬管理室主任
总公司
人员信息与薪酬数据的查看权、薪酬核算的设置权、员工自助平台操作权
全公司
无
总公司薪酬核算的审核权
总公司
无
薪酬管理员
总公司
人员信息与薪酬数据的查看权、薪酬核算的设置权、员工自助平台操作权
全公司
无
劳资员
总公司
人员信息与薪酬数据的查看权、员工自助平台操作权
全公司
无
总公司薪酬核算的计算、修改权
总公司
无
人力管理室主任
总公司
职员管理、职位体系修改权、员工自助平台操作权
全公司
无
总公司及总公司部门、分公司及分公司部门、三级机构修改权
总公司
无
人力管理室其他员工
总公司
职员管理修改权、员工自助平台操作权
全公司
无
绩效管理室员工
总公司
人员信息查看权、干部任职与职级修改权、员工自助平台操作权
全公司
无
人力资源部其他员工
总公司
人员信息查看权、员工自助平台操作权
全公司
经有关领导批准,可授予部分人员信息修改权
市场部部门班子成员、机构管理室成员
总公司
前线人员信息与人力成本的查看权、员工自助平台操作权
全公司
无
分公司经营班子
分公司
经理人自助平台操作权
分公司
无
分公司系统管理员
分公司
职员管理修改权、员工自助平台操作权
分公司
如分公司系统管理员由薪酬管理员担任,则可再授予薪酬操作权
三级机构下设部门、三级机构下设营销服务部或业务团队、分公司直属的业务团队的修改权
分公司
无
分公司人力资源部经理
分公司
人员信息与薪酬数据的查看权、经理人平台操作权
分公司
无
分公司薪酬核算的审核权
总公司
经分公司总经理授权,可授予薪酬核算的复核操作权
分公司人力管理
分公司
职员管理修改权、员工自助平台操作权
分公司
无
分公司薪酬管理
分公司
人员信息与薪酬数据的查看权、员工自助平台操作权
分公司
无
分公司薪酬核算的计算、修改权
分公司
无
分公司市场部经理
分公司
前线人员信息与薪酬数据的查看权、员工自助平台操作权
分公司
无
分公司营销管理岗
分公司
前线人员信息修改权和薪酬数据的查看权、员工自助平台操作权
分公司
无
三级机构系统管理员
三级机构
职员管理修改权、员工薪酬核算权、员工自助平台操作权
三级机构
经三级机构负责人授权，可授予薪酬核算的复核操作权
其他员工
所在机构
员工自助
本人
无

附件二:
系统用户权限申请表
申请人姓名

申请人机构/部门

用户任职系列

用户帐号

申请原因

申请时间

申请前权限

申请权限

部门（分公司)领导意见
签名: 时间：

人力资源部领导意见
签名: 时间：

设置结果
设置人： 时间：
申请人确认
签名： 时间：
附件三：
系统管理员名单
日期:
机构
姓名
职位
电话
邮箱

附件四：
信息维护落实表
模块
功能内容
具体事项
对象
操作依据
时间要求
责任人
联系电话
组织规划
职位体系
职位体系的建立、修改

组织规划
职位体系
组织架构的设立、合并、升降级、撤销

人事模块
信息录入
新员工入司信息录入

人事模块
信息维护
专业技术资格及职务任职信息表维护

人事模块
信息维护
员工转正

人事模块
信息维护
员工调动/借调

人事模块
信息维护
员工职务、职级变动

人事模块
信息维护
员工奖惩

人事模块
信息维护
后备人才管理

人事模块
信息维护
员工离司办理

人事模块
信息维护
劳动合同管理

人事模块
信息维护
员工档案管理

人事模块
信息维护
员工基本信息变更维护

人事模块
信息维护
员工学历与学位信息变更

人事模块
信息维护
员工家庭成员信息变更

人事模块
信息维护
兼职信息变更

人事模块
信息维护
持因公证照员工信息变更

人事模块
信息维护
外部资格信息变更

薪酬模块
核算设置
薪酬类别、项目、公式设置与修改

薪酬模块
薪酬核算
薪酬计算、社保管理

薪酬模块
薪酬核算
薪酬审核

薪酬模块
薪酬核算
考勤管理

经理人自助
常用报表
报表方案设置