中小企业存货内部控制研究.doc

摘 要 现阶段我国中小企业经济发展迅速,成为中国经济发展不可忽视的主要支柱之一。存货在资产占用比重过大一直是中小企业管理工作中一项十分重大的问题，为了保证存货的安全完整， 提高存货运营效率， 防止存货业务中的各种差错， 及时发现并纠正存货业务中的各种问题，加强企业成本控制,实施低成本战略，促进企业生产经营持续稳步发展，对存货进行科学合理的内部控制显得尤为重要。本文以山东婴儿乐集团有限公司为例，试对当前我国中小企业在存货内部控制进行系统的研究，分析其存在的问题,并给出相应的解决措施.关键词 中小企业；存货;内部控制目 录一、存货内部控制概述1(一)存货的概念及特点11。存货的概念12.存货的特点1（二）存货内部控制相关理论11.存货内部控制的含义12。存货内部控制的内容2二、中小企业存货内部控制的问题分析-以山东婴儿乐公司为例2（一）婴儿乐公司存货内部控制现状21.公司概况22。婴儿乐公司存货内部控制状况2(二)婴儿乐公司存货内部控制存在的问题及分析31.存货内部控制环境方面32。存货流转方面43。检查和监督方面5三、加强中小企业存货内部控制的相关措施5（一)完善存货内部控制环境5(二）建立科学合理的存货内控流程措施61.存货管理的人员控制62.存货的采购入库环节控制63。存货的发出控制74。存货的盘点控制8(三）加强存货内部控制检查监督管理91。建立持续的监督检查机制92.完善自我监督评价体系9四、结束语9参考文献11一、存货内部控制概述(一)存货的概念及特点1.存货的概念存货是指企业在正常生产经营过程中持有以备出售的产品或商品，或者为了出售仍然处在生产过程中的产品， 或者将在生产过程或提供劳务过程中耗用的材料、物料等。它是企业流动资产中的重要组成，也是企业生产循环中的重要一环。一般生产企业中，存货品种繁多、占用资金比重较大,其管理水平高低、周转速度快慢,对企业的资产和损益有很大影响。2.存货的特点(1）存货的自我膨胀特性。相关因素主要有以下两个:一是订货与交货的间隔时间，由于市场瞬息万变，这个时间越长，销售部门的预测准确性就会降低，随之企业的库存就会膨胀;二是企业的生产部门和销售部门等部门的职责和目标不一致所致.销售部门因为来自领导层的压力，往往会过高的估计销售量，导致库存膨胀;生产部门为了确保生产的连续性，不至于发生因缺货而停产，往往制定较高的生产计划，因此采购部门就会根据生产计划而进行大量采购原材料，来完成本部门的职责，这样又会导致存货增加风险.(2）占用较多资金，增加资金成本。存货库存数量越多，占用的资金越多，就会导致存货周转率下降和流动资金的减少，同时也会导致资金成本的上升，企业的成本费用也会随之上升，降低企业的盈利能力.（3）不断贬值，同时会消耗企业的资源。市场经济条件下，生产技术的日新月异使新产品的不断推出，促使老产品不断的贬值，使企业利润减少，甚至亏损。积压的存货还不断消耗企业的仓储费、保险费和保管人员的工资等，存货保管过程中可能发生霉变、损坏和偷盗等各种潜在的损失。(二）存货内部控制相关理论内部控制是公司内部关于责任与权利平衡配置的契约安排,是在一定的企业环境下，企业内部控制主体所采用的一系列的管理程序和方法以达到其特定的目标。1.存货内部控制的含义存货内部控制是指企业所采取的一系列相互联系和相互制约的方法、措施和程序，其目的是为了实现企业的经营目标，保护企业的财产安全和完整、确保企业存货会计信息资料的真实可靠性.存货是企事业单位不可缺少的物资条件，它保证了单位的正常经营管理活动,单位要通过建立健全内部控制制度，从而实现对财产物资的验收、储存、领用、盘点、记录等环节的内部控制，通过内部控制减少贪污、挪用、盗窃、毁损等的违法行为，减少损失和浪费，提高财产物资的利用效率，确保组织会计信息资料的真实可靠性等方面，内部控制都具有重要的意义。2.存货内部控制的内容通常情况下，存货的内部控制主要包括以下两个方面:一是控制存货的实物流转程序，二是控制存货的价值流转记录程序。控制实物流转程序主要是针对存货的采购、验收、存储、发出、生产及发货等各环节,对其工作程序进行明确的规定、划分职能、同时设置控制环节、要求进行及时有效的信息传递,以及明确相应的授权等。二是控制存货价值流转一记录程序，会计部门从原材料采购到产品生产、库存及出售的全过程建立控制制度,以配合企业存货的特点。二、中小企业存货内部控制的问题分析-以山东婴儿乐公司为例（一）婴儿乐公司存货内部控制现状1。公司概况婴儿乐公司主要从事食品、母婴用品、电子元件类产品生产、加工、销售业务。总公司下辖4个全资子公司、2个控股企业、一个参股企业和技术、质量、安全等20多个职能部室。现有员工1000余人，其中工程技术人员100余名，中、高级职称50余人。企业注册资本500万元，形成投资来源3亿元，形成固定资产1亿元.婴儿乐公司的主体曾是1949年创建的原烟台市食品厂，八十年代至九十年代初期是山东省第三大老牌国有食品企业,后完成了资产重组和股份制改造,目前的企业性质属民营股份制企业。2.婴儿乐公司存货内部控制状况婴儿乐公司供应部具体负责存货的采购管理，公司制定了针对生产经营期间的存货管理制度，经过公司投产以来的执行和检验,存货管理制度已较为可行和完善。婴儿乐存货的内部控制主要包括两个系统:一是对存货的实物流转程序的控制，由物资供应部负责，内容主要是对涉及存货的采购、验收、存储、发出、生产及发货等各环节工作程序的规定、职能的划分、控制环节的设置、信息的传递要求以及相应的授权要求等;二是对存货价值流转记录程序的控制，主要由财务部负责，是财务会计部门根据企业存货的特点建立的从原材料采购到产品生产、库存及出售的全过程控制.公司的存货基本流程如图1所示.存货盘点和处置存货预算存货采购验收入库存货出库存货保管存货退回图1 公司存货管理基本流程图如图2，生产部门根据市场需求，制订存货采购计划，采购部门根据计划进行采购.产品到达后，验收入库。一部分存货用于生产过程，另一部分存货在采购、运输、生产、或保管等环节已发生毁损或流失，对这部分存货要进行处置,对多领用的存货回收。最后定期对存货进行盘点清查。婴儿乐公司的存货管理流程的参与者如图2所示：客户生产单位技术部门1 36承运人425生产加 工储运场供应商采购部门图2 婴儿乐公司存货管理流程参与者注:由生产部门制定生产计划,技术部门审核确认，并将相关信息传至采购部门。采购部门处理与供应商的关系，就采购存货的价格、规格、质量等进行谈判.承运人从供应商处提取已采购的物品。承运人将物品送至存货管理单位一储运场.储运场就存货数量、质量要求及变更等于供应商进行交涉.储运场负责存货的安全，经过必要的制造过程，产成品最终流入客户手中.（二）婴儿乐公司存货内部控制存在的问题及分析1。存货内部控制环境方面企业内缺少独立的内部控制组织机构.婴儿乐公司并未设立专门的内部控制部门，各项控制制度只是由各单位的领导负责，由上级对下属的工作负责监督和检查。以材料的控制为例，材料从采购到保管、出库的管理内容均由供应部自行控制，没有独立的审查控制机构对其进行监督。这种内部控制产生的结果只能是纵向的控制,而缺乏横向的监督检查，一方面可能会形成舞弊的漏洞，另一方面因为横向的沟通监督不善，缺乏从公司整体角度考虑的控制设计,浪费和低效率的现象不可避免.组织结构的不完善,缺乏有效的控制措施，从而产生了大量内耗，提高了企业的经营成本。没有针对存货内部控制系统管理，缺少独立的内部控制部门、存货控制制度只是只能部门的纵向控制，缺乏横向的监督制衡，存在舞弊的风险.2。存货流转方面（1）存货收入库管理环节存货采购：材料采购是存货管理控制活动的开始,婴儿乐公司的材料采购由供应部具体负责，供应部下设3个处室，分别为综合处、材料处、设备处,进行分工采购，由材料需求单位提出采购申请，经主管领导审批同意后，由供应部具体业务员负责联系厂家、组织进货.公司要求材料的储备项目要全、数量要多。对材料管理部门工作绩效的评价标准,强调需要满足装置运行对材料的需求,导致了材料超量采购和储备材料的现象，占用了企业大部分流动资金。控制上普遍存在几个问题一是材料的首批订货量大,结构不合理。入库后的材料领用频率低,形成了材料库存的初次积压。二是日常的材料订货，计划性差,随意性大。不考虑供货商交货的难易程度、周期长短,用一订多的现象比较普遍，库存的材料长期不用或用量很少的材料占有很大比例.因缺乏有效的监督制约机制,在执行采购过程中,业务人员是否按市场最低价采购,没有相应的验证程序，而且企业还存在着采购材料不适用的问题，形成了浪费.存货运输：入库存货在公司的采购以后，运输和验收入库，也同样是不可或缺的环节,公司虽然制定了相关的存货验收政策,但存货验收人员素质不高。公司采购多为买方市场，多数是依靠供货商的信用保障购入材料的质量。在运输过程中，运输费用的分配上存在划分方案不清的状况，容易使公司蒙受损失。仓库管理：公司对材料管理在本企业生产和经营活动中的作用和地位,没有给予恰当的定位和足够的重视.具体表现在一是仓库设施投入不足，材料存储条件差，仓库内该有通风设施的没有通风设施，该有保湿措施的没有保湿措施，缺乏某些材料存储应具备的最基本条件，如温度、湿度、通风及仓库的密闭性达不到材料存储要求,导致库存材料变质、损失。二是对材料管理人员的业务、技能培训不够重视，大部分材料管理人员没有参加过较系统的业务技能培训，不具备应具备的相关业务知识，处理问题时的应变能力不强.对材料管理人员岗位等级定的太低,忽视了的社会性和经济性需求的统一。（2）存货发出 公司的多数产品由烟台发货,现仅以烟台食品公司发货为例说明存货发出流程情况.经营部业务员查阅财务管理系统每日的业务明细,确认有足够的货款后打印发货单。储运部人员将发货单核对，开具“随货通行 并安排装车。从以上流程可以看出，在销售产品出厂的过程中,没有发货的计量控制，储运厂的当班员工在看到付货通知单后可以直接将成品食品发出,无需有人审批、监督、确认,这样就加大了存货发运错误的风险，一方面可能导致误发货，另一方面也可能导致发货的数量与付货通知单不符。另外,领料出库的授权管理比较混乱，各单位审批人不固定,没有严格的签字确认制度，存在很大的漏洞.（3)存货会计记录 存货的账务处理业务主要包括存货的收发、盘存等业务的记录和账务处理。通过设置存货总分类账和存货明细账对存货的入库、领用、保管、报废、退回等的金额和数量进行记录，并定期进行总账与明细账的核对.对不符情况，分析原因并进行相应的账务调整，确保账账相符，责任分明，并保证反映存货的流转状态习.在存货会计记录方面，财务部与供应部两套独立的网络系统分别记录存货的数量和金额,其中供应部的库存材料系统对存货的名称、规格、型号、数量、入库时间等记录比较详细,财务的会计核算系统只核算存货的金额.供应部与财务部每月末核对材料的库存额与发生额，以保证账账相符，供应部与财务部每年末要对库存材料进行一次盘点，以确保账实相符.因存货发出时在供应部与财务部之间的手续周转不是即时进行，这样就容易产生数据资料的丢失，导致账账之间的数据不符.目前财务主要只是核算各类存货的总账，明细分类账由仓库建立.财务部门一年只参与一次存货盘点工作，对期间变质、毁损、丢失的材料缺乏及时的会计处理，也容易导致会计记录不真实.3。检查和监督方面（1）检查监督的作用监督检查是企业对存货内部控制的健全性、合理性和有效性进行监督检查与评估，形成书面报告并做出相应处理的过程，是实施存货内部控制的重要保证。主要包括对建立并执行内部控制的整体情况进行持续性监督检查，对内部控制的某一方面或者某些方面进行专项监督检查,以及提交相应的检查报告、提出有针对性的改进措施等.（2）目前存在的弊端公司并没有建立材料管理的分析评估系统，对于材料的库存量，没有一个科学的模式，绝大部分凭经验办事，超量采购，盲目储备的现象时有发生。首批订货量如何控制，库存材料的流转情况如何,流转件、慢流转件、不流转件的材料项数、资金比例各占多少，对多余部分如何处置，材料的结构是否合理，材料的订货件号、数量与实际使用的材料件号、数量有无偏差，产生偏差的原因是什么，如何避免偏差材料影响等等，没有建立一个科学的模式.因为监督检查系统的缺失，使公司的存货管理不够规范,产生的浪费无责任追究,存货管理产生的弊端没得到有效治理。三、加强中小企业存货内部控制的相关措施针对中小企业的特殊性, 其存货的内部会计控制应抓好以下几个方面的工作：(一)完善存货内部控制环境中小企业的内控组织部门欠缺，严重影响了内控的执行制度的执行效果.应当建立独立的内控部门.该部们应该具有如下特征:1。独立存在。现在公司对存货各个管理环节的控制，还以上级对下级的监督考核为主，这种纵向的控制弊端在本文部分已经做了介绍，内部控制部应具有独立性,这样才能保持监督的公正性。2.直接向管理层汇报工作。这样有助于监控中发现问题的解决,更利于获得上层的支持,这样也更方便在各个相关部门之间的沟通与协调。3.专职内部控制工作，行使以下职责:（1）制定内部控制的实施方案和实施计划，并组织实施.（2）制定和完善公司的内部控制体系管理制度及相关标准和方法，并监督实施.(3）定期向管理层和相关部门报告内控工作的进行情况.（4）协调内、外部审计测试工作。(5)监督、检查各单位贯彻、执行内部控制程序情况，并对控制缺陷与经营效率提出建议和措施.（6）跟踪检查内外部审计提出的管理建议和内控更正建议的落实情况。(7)根据内部控制体系建设的要求定期组织开展内控培训，提高员工对内控工作的认识并知道员工展开自我监督。通过设立内部控制部，改变内部控制只是由相应部门主管领导负责的局面,完善组织制度,使得控的实施有组织保障。（二）建立科学合理的存货内控流程措施1。存货管理的人员控制企业应当根据存货业务的流程和特点, 系统地分析存货业务涉及的不相容职务, 并结合岗位职责分工采取分离措施。有条件的企业, 可以借助计算机信息技术系统, 通过权限设置等方式自动实现不相容职务的相互分离。(1) 进行岗位设置时必须考虑存货业务不相容职务的分离，包括： 存货的请购与审批,审批与执行。存货的采购与验收、付款.存货的保管与相关会计记录。存货发出的申请与审批, 申请与会计记录。存货处置的申请与审批, 申请与会计记录.（2）应当配备合格的人员办理存货业务.办理存货业务的人员应当具备较高的业务知识水平和职业道德水平， 遵纪守法、客观公正。企业应创造条件定期对员工进行相关的政策、法律法规及业务培训, 不断提高相关人员的业务素质和职业道德水平。（3）应当对存货业务建立严格的授权批准制度。明确审批人对存货业务的授权批准方式、权限、程序、责任和相关控制措施， 规定经办人办理存货业务的职责范围和工作要求。2。存货的采购入库环节控制（1）应该制定合理的采购计划.存货的采购必须制定采购计划， 确保所采购的存货为经营所需， 避免产生存货的积压问题, 造成浪费.企业应当根据仓储计划、资金筹措计划、生产计划、销售计划等制定采购计划, 对存货的采购实行预算管理，合理确定材料、在产品、产成品等的比例。采购计划必须在采购活动开始之前得到批准， 实行按照计划采购.(2）应该真实地反映企业可以享有的采购折扣和折让。对存货采购中得到的折扣和折让， 应该要求销售人员、会计人员如实的进行反映, 同时制定相应的奖惩措施， 防止将企业享有的折扣和折让隐匿起来， 避免相关人员将企业的利益占为己有，导致企业内部利益的不合理分配。(3）应该严格执行采购管理制度。对采购环节建立完善的管理制度, 以确保透明化的采购过程。企业应根据预算或采购计划办理采购手续， 严格控制预算外或计划外采购。同时企业应该根据有关规定, 结合本系统的业务特点制定存货年度、季度和月份的采购、生产、存储、销售预算, 并以相关预算对实际执行情况予以考核.（4）应该严格执行存货验收入库程序。外购存货入库前一般应经过以下验收程序: 检查订货合同、入库通知单和供货企业提供的合格证、运单、提货通知单等原始单据与待检验货物相关信息是否相符.对拟入库存货的交货期进行检查，核对外购货物的实际交货期与订购单中的交货期是否一致。对待检验货物进行数量复核和质量检验， 必要时可聘请外部专家协助进行。对验收后数量相符、质量合格的货物办理相关入库手续, 对经验收不符合要求的货物， 应及时办理退货或索赔。特别注意不可遗漏对不经仓储环节直接投入生产或使用的存货进行检验, 应采取适当的方法控制此类存货。(5)应该严格执行付款制度。现购存货的, 要认真核对才能付款。会计人员在办理付款业务时, 应当确认其符合规定后才能支付款项.如果是采购结束后才支付款项， 会计人员也必须参与采购计划的审核.采购人员应将定购单、购销合同、入库单和发票及时送交会计部门办理相关付款手续, 会计人员应审核凭据的真实性、合法性、完整性， 逐一将发票上记载的品名、规格、数量、单价、金额与定购单、购销合同、入库单核对一致， 在审核无误后才能办理付款手续.同时会计人员应及时、准确地编制记账凭证并登记存货等相关明细账. 预购存货的， 必须加强预付账款和定金的管理.企业应当建立预付账款和定金的授权批准制度, 同时企业加强对大额预付账款的监控, 定期对其进行追踪核查.对预付账款的期限、占用款项是否合理、不可收回风险等进行综合判断。对有疑问的预付账款应及时采取相应措施， 尽量降低预付账款资金风险和形成损失的风险。赊购存货的，须准确反映应付账款的真实性。企业应该定期函证核对应付账款与债权人的应收账款, 做到账账相符， 发现差异及时查明原因， 防止应付账款记录错误。对确认的应付账款应根据实际情况及时偿还。3.存货的发出控制（1)存货的领用控制加强对领用存货的管理。生产部门需要领用物资时，须填写领料单， 并报生产部门经理审批， 经签字批准的才能办理领用手续, 相关人员应及时登记.对重要的原材料可以采用“限额领料单进行管理, 来避免浪费.对不实际退回仓库的原材料加强管理。第一，月末为了更真实地核算生产成本, 生产部门应对生产耗用后所结存的材料进行盘点， 对结存的未实际退回仓库的原材料, 办理“假退料手续”, 以明确保管责任.第二，会计部门每月根据各生产车间耗用的材料及其他物资编制“生产耗用材料汇总表”, 作为核算生产成本的原始凭证。第三,会计部门或内部审计部门应定期或不定期地到仓库部门检查领料单和领料单汇总表是否相一致， 以防止出现舞弊问题（2）存货的销售控制确认销售价格是否经过审批。凡是赊销、折价销售都须由销售部门申报、主管副总或经总经理审批, 同时应制定包括回收应收账款在内的相应的销售奖励政策。会计部门应该严格控制发票的开具.根据已授权的商品价目表开具发票， 检查装运凭证的真实性和完整性, 认真核对提货单上的商品数目， 有销售合同的应认真核对销售合同。认真核对发货单。其一,发货人员应该根据加盖现金收讫章、银行收讫章的发货凭证或经授权批准的赊销通知书发货，注意与销售通知单上列示的货物品种和数量进行核对， 发货时应对商品的品种、规格、数量等进行认真复核。其二，大宗的、大额的发货还应有第三人进行复核.其三，赊销通知书及盖有收讫章的发货凭证， 应及时送交财务部门， 作为记录应收账款或销售款的依据.其四，发货完成后， 仓库部门应填写发货单， 并由客户在查收栏签字、盖章。会计部门应该认真检查收款情况。a。如果是现销， 会计人员必须及时将款项入账， 并注意将银行存款日记账与银行对账单进行核对， 发现未达账项应及时进行查对。b。如果是赊销， 会计人员应建立应收账款明细账， 应收账款的记录应以经销售部门核准的销售发票和发货单等为依据，防止应收账款少列或虚列。c。如果是预售， 会计人员需注意检查预售合同的签订情况, 及时将所收款项存入银行， 同时将收款情况反馈给销售部门。4。存货的盘点控制（1)存货应该有专门人员负责保管。存货的日常保管是防止存货短缺和毁损十分重要的工作, 应该建立存货保管制度。存货要有专门存放地点，有专门人员负责保管， 严格限制其他无关人员接触存货的可能, 入库存货应及时登记收发存登记簿或存货卡片， 并详细标明存放地点。（2)应当建立有利于经营和管理的数量金额式存货明细账。会计人员应认真记录存货的数量金额式明细账.存货保管部门对入库的存货应当建立存货保管明细账。（3)及时进行存货盘点。企业应当制定详细的存货盘点计划, 合理安排人员、有序摆放存货、保持盘点记录的完整。存货的盘盈、盘亏应当及时编制盘点表进行反映， 并分析原因， 提出处理意见， 经相关部门批准后, 在期末结账前应处理完毕.对于特殊存货， 可以聘请专家采用特定方法进行盘点。（三）加强存货内部控制检查监督管理1。建立持续的监督检查机制（1）建立经常化的监督机制公司对存货控制的监督检查应当经常化、制度化。对于存货的盘点、购货手续、出库手续的核对，应当加大频率，要改变以往只是年末核对检查一次的状况，这样才能保证出现的风险被及时的发现与纠正.（2）完善监督考核通过激励与考核机制，对存货管理工作实行奖优罚劣，调动人员的积极性与主动性,防患于未然.在建立完善制度的基础上,对于存货内部控制执行的相关部门，要建立起一套完善的考核与激励机制,最大限度的发挥人力资本在存货内控执行中的作用。2.完善自我监督评价体系完善监督评价体系，根据情况的变化和出现的问题对相应的存货内部控制制度做出及时修正,才能建立起行之有效的存货内部控制体系.（1）注重人员参与存货内部控制自我评价使内部审计人员到业务流程具体执行人员全体参与,体现存货内部控制是全体相关成员的事情，将传统观念中原本仅仅是内部审计人员的工作转化为具体执行人员共同参与的工作。（2)采取恰当形式存货内部控制自我评价采取的专题讨论会、问卷调查等方法强调相关执行人员的合作,更容易激发起员工的责任感.（3）借助内审人员在研究讨论企业存货内部控制时,在内部审计人员的帮助下,参加者可以更好地理解这些问题,了解组织其他职能部门的工作状况,并且尤其关注与本部门有关的事项.存货内部控制自我评价增加了参加者实施控制并且不断改善控制过程的积极性.研讨会增加了员工间的交流，提高了他们的积极性.存货内部控制自我评价会促进并提高企业的存货内部控制的效果。四、结束语本文通过对婴儿乐公司在存货控制及其相关领域的调查研究分析,调研了公司经营环境,发现了以其为代表的中小企业企业在存货内部控制方面存在的一些问题，提出了改善中小企业存货内部控制的方案，采用了一套比较可行的存货控制的改进方法，为中小企业公司降低存货成本扩大盈利找到了一条出路。随着我国经济的快速发展，中小企业发展迅速，成为当代经济中的主要创新力量。它的迅猛发展给中小企业管理模式和内控机制带来深刻的影响，并由此产生一系列新的内部控制问题。新经济时代,企业内部控制应当关注员工的价值体现,人力资本经济价值的上升，很可能会带来新的制度改革在新经济条件下,原有的传统的业务流程包括存货内部控制己很难适应发展的需要，越来越多的企业已经关注流程改造的新课题，企业内部控制的组织机构、方式、范围、关系和程序都将发生极大的变化,这些将会引起存货内部控制方法的变革.参 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