外贸详细跟单流程.doc

外贸跟单流程
流程
步骤
办理时间
相关单据/表格
T/T
L/C
①
前期
接触
询价

询价单
报价
收到询价即时
报价单
还盘

再报价，如情况特殊，需向上级请示。
收到还盘即时
报价单
②
成交
做P/I,需上级审核，交期需与生产部门沟通后确定。

形式发票
传至客户签字确认

形式发票
确认后复印交财务及总经理留底
确认即时
形式发票
③
催订金
根据P/I的付款条件催订金：

T/T： 催客户汇出订金。
L/C： 催客户开具信用证

收到客户银行水单
L/C副本

交财务/进出口公司查款并做合同
传进出口公司查L/C
收到水单或
L/C副本即时
查款单＆水单
或L/C副本
收到财务收款确认函
进出口公司L/C 复印件

收款确认函
④
下单
生产
开具生产订单，交业务经理审核
收到收款确认函或
L/C复印件即时
生产订单
交财务签字确认

生产订单
下单生产通知单
签字确认即时
生产订单
⑤
出货
质检部出验货报告

验货报告
订舱

订舱确认书
安排商检

通关单
准备并填写出货单证一套

报关单证一套
由财务签出货单，出货

放行条
向生产部发出出货通知书

出货通知书
向仓库发出出货单

出货单
送货/装柜

出货单
安排报关

⑥
收尾款
&放单
船务提交正本文件之复印件
由进出口公司提交正本文件至银行

全套正本文件
传真至客户催收尾款
船务需向进出口公司跟进收款状况

全套正本文件
收到客户水单
进出口公司传真划账水单

交财务查款
交财务查款

查款单＆水单
收到财务收款确认函/放单确认函(销售经理需签字)
收到财务收款确认函

收款确认函
＆放单确认函
放单
登记收款时间

全套正本文件
⑦
核销单
跟进核销单返回情况
报关后20—30天内
核销单
一. 跟单：
1。1.1。111制作合同：客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，将资料做出口合同给客户确认,如是做T/T30％,并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产,如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量、价格、总金额、付款方式、交货期等，与工厂方面协调好，以免以后赶不上交期。下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜.
2.商检：需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同,装箱单，发票。大概两三天后,工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。换证凭条只显示实际报关商品的第一项商品及报关总金额，有效期一般为三个月，实际报关金额可以小于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用.
3。办理C/O或Form A：看所属客户是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或Form A。Form A是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个,可以享受减免关税待遇.C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。一般原产地证书得到贸促会办理,而普会制的话在商检局办理就可以了。在装运期至少一个星期前办理。不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证,基本程序都是先在网上制作好资料(包括合同,发票,装箱单等）后再发过去，待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次，合格后就可以去领取单证了.
4。验货订舱：经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天,询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货.验货合格后，向货代订舱.如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人、收货人、通知人、发货港、目的港、柜型、箱数、产品名称、毛重、体积等，让其代为订舱。两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间、截补料时间，传真给工厂,让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型、拖柜时间、装货地址、工厂联系人、联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜.
5.报关:订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。报关资料包括:外销合同、装箱单、发票、报关单、核销单(注意核销单在寄给报关行或货代前，必须先向商检局备案）、报检委托书、换证凭条、C/O或Form A等.
6。拿单：货物报好关，进入仓库后，及时出提单补料给货代，并与其核对提单草本。船开后两三天内,货代会列出费用清单来，包括文件费、AMS费用、清关费、操作费等。安排工厂付款，并将水单传给货代。货代在钱到帐后,就可以向其拿正本提单了，一般货代公司不寄提单，要公司派人去取，如公司没有人手，也可以出一份寄单委托书给货代让其直接寄到公司.如果提单电放，出提单电放申请，盖上公司章，签名传真给货代，记得让货代传真提单副本给你，以备公司留底存档。
7。 通知客户：货物开船后，发邮件通知客户船名、开船日期等等,以便让其及时购买保险。se8MB。N
8。 催款寄单：拿到提单正本后，扫描复印件电邮给客户，催其付清余款。客户货款到帐后,再寄正本提单、装箱单（数据应与提单上一致）、发票给客户,在发票、装箱单上写明柜号，封条号及发票号，虽然不太重要,但写上还是比较好。
9。 退税:在报关后一个月后，报关行或货代会将报关底联及核销单退税联退还给你,拿上这些单据与银行传过来的核销水单就可向外汇局办理退税了。
注意：
1.有些产品比较工艺比较复杂，在生产前可以要求工厂打产前样，或为了控制质量，在出货前要求工厂出具船前样。2.跟单工作是需要很细心跟耐心的,时时刻刻注意工厂的生产进度，及时安排船期，在制作各种单证时，一定要特别小心，所有单据都很重要，一定要检查检查再检查才行,如果不急的单证，可以自己事先准备好，在拿出去前再仔细检查一遍，就可以避免不少错误。可以每隔一段时间对自己的工作总结一下，有哪些货要出，哪天要准备哪些文件，哪些样品在打样，哪些事情要回客户等等。＊
二．客户来样工作程序:
收到客户要求打样的新产品时,首先拍照存档，在样品上做好标签，注明几月几号哪个客户寄样，以便日后查询。然后填好打样单及打样要求并将样品寄与工厂，要求其打样。如是比较重要的样品，还必须要求工厂在打好样后退还样品.
三．寄样工作程序：
工厂打好样品后，根据实际情况，自己留样一份或拍照存档，以便日后与客户商讨。包装样品时特别注意包装盒不要过大,量好外箱尺寸称好重量自己记录存档（以方便后与快递公司核对月结清单).易碎物品在外箱上贴上易碎标志，或为防止快递人员弄错，可自己再用白纸打上发件人、收件人、联系电话、地址贴在外箱上。自己也须做好记录，寄给谁，寄与目的，所寄物品,快递单号等等，以便日后查询。样品寄出后,写邮件通知客人所寄物品、快递追踪单号等.
在这些工作细节上，在所有你交给别人的资料一定要自己检查好了确定没错了再转手给别人，别人没有义务也不会有时间来给你挑错。自己得对自己的工作得有100％的责任心。在对待工作上，应有一定的主观能动性，不能老是等着别人来交待工作给你或干等着别人来给你答复，可以催复人家或主动地找事情做.在写邮件给别人时,一定要一次性地将所有事情交待清楚写详细，不可以让别人再来重复地问你这封邮件的内容，这样浪费别人的时间也是在浪费自己的时间.
船务跟单流程
流程
步骤
办理时间
责任人
相关单证/表格
①
接单
收到生产单
收定金后2天内
业务
生产单
船务指引表
下单后0-3天内
业务
船务指引
得到装箱资料
下单7天后
包材采购
装箱单(采购部）
②
准备报关单证
准备发票，装箱单
下单8天后—出货8天前
船务
发票，装箱单(报关用）
准备核销单
下单10天后—出货8天前
船务
核销单申请书
收单后做记录
买单后0—2天
船务
核销单、核销单登记表
准备商检资料
出货两周前
船务
发票、装箱单、合同、报检委托书
申请商检
出货一周前
船务
商检记录表
确认货齐时间
出货一周前
跟单员

③
联系船务事宜
联系货代要求报价
出货前两周
船务
报价申请书
审报价单/换船代
收到报价后
船务/货代
报价单
财务部确认费用
审过报价后
财务部

确认拖柜/送货时间
出货一周前
船务/货代
托运单
收到通关单
出货一周前
船务/代理
出境货物通关单
填写报关资料/留底
出货2天前
船务
核销单、发票、装箱单、合同、通关单、报关单、报关委托书、托运委托书、承运货物具结书
收到入仓纸（散货)
出货前1—7天
船务
入仓纸
寄出报关资料(如时间紧)
出货1—2天前
船务

收到派车/派柜通知书
出货前0-1天
船务/货代
派车/派柜通知书
联系司机确认到厂时间
出货前0—1天
船务/司机

送货或装柜
出货日
生产/仓储
出仓单
④
出货
交报关单证给司机请为代交
出货日
船务
报关单证整套
打出出货单，并请司机签名
出货当日
跟单员
出货单
申请产地证
出货前后6天内
船务/代理
产地证申请书
⑤
催提单
对单
出货一周内
船务/货代
提单确认件
催出费用表及银行资料
出货后6-10天
船务
DEBIT NOTE
申请付款，交财务审单
收到提单传真后
财务主管
付款申请表
收到产地证
申请后1—3天内
船务
FORM A,C/O
出纳付款
收到提单传真后
出纳

催出正本
出货7天后
船务

传单催款
出货8天后
船务/业务
提单传真、商业发票、装箱单
传真水单，催寄正本
付款后
船务
付款水单
收到提单正本
传单后0—3天
船务
正本提单
打出清关发票，装箱单
出货后1-10天内
船务/财务
清关发票、装箱单
收到财务确认函
收水单后0—2天内
财务

⑥
放货追退核销单
电放货物,如货物抵港
货物到港日
船务
电放保函、电放委托具结书、TELEX RELESE
寄单放货
货款收妥后
船务
提单、清关发票装箱单、商业发票装箱单、产地证、装箱声明、其它…
填写出货费用表
放货
跟单员
出货费用表
联系货代追退核销单
放货10天后
船务
查单申请书
填写核销单登记表
收单后
跟单员
核销单登记表