接待管理办法.doc

xxxx有限公司接待管理办法

第一章 总则
第一条 为加强对公司接待工作的管理，促进公司接待工作规范化，同时,通过接待工作展现和宣传公司的管理水平和企业形象，增强公司对外影响力,特制定本办法。
第二条 本办法适用于本公司接待管理工作。这里的接待工作主要指公司经营管理活动所必需的来宾接待、交通/食宿安排、商务洽谈、工作汇报和陪同参观等方面的工作。
第二章接待部门
第二条公司行政人事部为公司负责接待的归口管理部门。
第三条相关业务主管部门为对口接待部门。
第四条遇重大接待工作和接待活动，公司行政人事部可协调相关单位与部门共同做好接待工作,相关单位与部门应积极、主动配合.
第三章接待职责
第五条公司行政人事部是接待归口管理部门,凡公司安排的A类接待及高规格B类接待,均由其统筹安排和管理。
第六条公司行政人事部在接到接待任务后,需根据来宾级别和人数、来访目的等，确定接待人员、接待规格，做好接待计划与接待安排，掌控好接待标准、接待规格和经费预算。
第八条公司行政人事部应做好接待工作的相关行政事务。如：茶水/茶具的准备、果盘/饮料的准备与摆放、投影/放映/音响设备的调试、接待场所和参访路线的清洁卫生与环境美化工作、欢迎牌/横幅的制作等。必要时，还须设计好客人参访的路线，并沿途安排好接应或接待的人员;安排好客人接送用车；妥善安排来宾的吃、住、行及纪念品的赠送（如有必要)；做好重要来宾接待过程中的摄影/摄像/录音工作等。
第九条对口接待部门须准备好接洽客人所需的各种材料、公司简介及公司相关业务介绍、工作汇报等,并安排好有关汇报、讲解的人员。
第四章 接待原则
第十条公司对外接待遵循“平等、对口、节约、周到、保密”原则,使客人高兴而来,满意而归。
l 平等原则：对来宾无论职务高低都要平等对待，落落大方，不卑不亢。一般情况下，级别与权限对等，由同级别人员接待，特殊情况可予以高规格接待.
l 对口原则：各职能部门/业务部门对口接待，若属综合性接待，行政人事部门门应予以协调.一般是谁出面接待谁结帐。
l 节约原则：接待来宾应充分考虑成本费用,坚持从简接待原则,不搞铺张浪费。不重复宴请，宴请时主方人数不多于宾客人数。
l 周到原则:接待程序和接待方式应考虑周到，衔接周密,对客人以礼相待，使其充分感受到主人的热情、周到。
l 保密原则：向来宾介绍情况或带领客人参观时，应注意保守公司秘密,重要会议要有记录，对不宜回答的敏感问题，要巧妙回避；对不宜拍照或摄像的场所，应婉言解释、礼貌阻止.
第五章 接待事务分类
第十一条接待事务分为以下三类:
l Ａ类贵宾接待指公司领导重要客人、公司重要客户、政府主管部门领导、外宾及特邀参访团的接待。贵宾接待一般实施高规格接待，有时也可视情况给予对等接待.
l Ｂ类：业务接待，指营销客户的接待。一般实施对等接待，有时可视业务需要实施高规格接待.
l C类：普通接待,指一般来客的接待,适用于普通的、经常性的业务人员往来。此类接待一般实施对等接待或低规格接待.
第六章 接待方式、接待标准和费用控制
第十二条
A类接待（贵宾接待）
1、接到接待通知后,行政人事部须主动请示公司领导，了解清楚接待对象及接待要求，填写《接待申请/安排计划表》(见附表1），提前做好接待相关准备。
2、A类接待一般由公司总部领导陪同,以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果等方式招待.如须就餐由公司总部领导或指定专人陪同,安排于公司领导指定酒店或处所就餐。接待地点可视来宾行程及目的，安排于公司会议室或公司领导指定酒店等。
3、A类接待标准及费用，由行政人事部根据公司总部领导指示及要求办理.事后列出费用明细，连同相关票据如实报销。A类接待总费用在2000元以内的，本单位总经理审批即可;超过2000元的，需报总部领导审批(费用由各单位自行承担）。
l Ｂ类接待(业务接待）:
1、B类接待一般由相关业务部门对口接待,行政人事部给予必要的协调和配合。B类接待一般安排在公司会议室进行，以茶水、饮料等方式招待.如有业务需要,可安排公司相关领导与来宾会见。
2、B类接待一般不安排客人用餐和住宿,如因业务需要，需安排外出就餐的，对口接待部门负责人须填写《工作用餐申请/审批表》(见附表2)，经公司相关领导批准后,按指定标准和规格予以安排(如时间较急，来不及书面申请,可先口头请示相关领导，获准后可事后补单）。
3、B类接待如需给予高规格接待的，由对口接待部门负责人填写《接待申请/安排计划表》，经相关领导审批后，交行政人事部安排和接待。如须安排外出就餐的，由对口接待部门领导或公司指派人员陪同。
B类接待若经总部领导批准，同意给予高规格接待的（B+)，其接待标准如下:
1、招待用茶叶标准为200元/斤以内;水果20元/人以内;赠送客人的纪念品（确属需要）一般控制在200元/人以内；特殊情况需报总部领导审批。
2、如需安排外出就餐的，就餐标准控制在80元/人以内。陪餐人数不得多于宴请人数，特殊情况下，经批准可适当增加。
3、如需安排住宿的，如果客人愿意，优先安排住公司VIP客房；无招待客房的单位，如果客人要求，可帮忙代订酒店，费用由客人自理；特殊情况需报总部领导审批。
4、如果客人有需求，可安排公司车辆接送客人去市内汽车站、火车站、机场、码头等。接待用车一般不许出市外。
5、B类接待费用预算总额在1000元以内的，本单位总经理审批即可;超过1000元的，需报总部领导审批（费用由各单位自行承担).
l C类接待（普通接待)：
对一般来客(含公司系统内跨单位之间工作人员往来）的接待,以白开水或普通茶水方式招待。如需安排用餐的，一般安排在公司用餐或叫工作餐(工作餐标准为每人每餐不超过30元）.公司系统内员工出差,如需安排住宿的，一般安排住公司招待宿舍；或者是出差员工根据审批的差旅报销标准，自行安排住宿。
C类接待一般不予报销其他费用，特殊情况需领导审批.
接待方式、接待标准和费用控制

接待方式
用餐标准
酒店住宿
接待费用合计
A类接待标准
相关领导陪同；附咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果等
150元/人以内
领导指定酒店或处所就餐
2000以内,（处级以上3000以内、厅级及交通相关领导5000以内)
B+类接待标准
相关人员陪同；茶叶标准为200元/斤以内；水果20元/人以内；赠送客人的纪念品（确属需要）一般控制在200元/人以内
80元/人以内
300
1000以内
B类接待标准
茶水、饮料
60元/人以内
200
800以内
C类接待标准
茶水、白开水
50元/人以内
无
100以内
备注：1、陪餐人数不得多于宴请人数。 2、费用超出标准的需向总经理申请审批。 3、梁浩峰和何俐萍老师招待客人不设上限。
第七章接待费用管理
第十四条 接待费用管理规定
1、接待费用须从严控制，从严审批。严格遵照审批程序和接待标准执行。未按程序和费用标准报批的,一律不予报销.
2、公司所有接待工作必须纳入统一的安排和管理,不得各行其是，擅作主张，否则费用一律不予报销。
3、报销接待费用时，需把经审批的《接待申请/安排计划表》、《工作用餐申请/审批表》连同相关票据一起附上。
第八章 接待程序和内容
第十五条 接待流程和内容规定
1、A类接待或实行高规格接待的B类接待，和所有需安排来访人员在外食宿、交通、车船票等事项的接待,均需填写《接待申请/安排计划表》或《工作用餐申请/审批表》经公司总部领导审批同意后,方可按规定标准安排接待。否则,费用不予报销. 2、行政人事部在获悉公司领导有关A类接待的指示，或接到相关部门经总部领导审批的《接待申请/安排计划表》(高规格B类接待）后，即按如下程序安排接待：
Ø 接受任务.弄清来宾的基本情况（有特殊保密需要或相关信息不便外泄者除外）：弄清来访人数、姓名、性别、职务和使命、抵达和离开时间、乘坐交通工具及车况和航班等.
Ø 布置接待。根据来宾身份和来访目的,提出接待意见、接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算等,并报相关领导批准。
Ø 接待安排。如有需要，应根据来宾身份、人数、性别，预定招待场所（如宾馆、酒店、会议室等），安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点；按抵达时间，派人派车迎接等.
Ø 活动安排.来宾到达后，安排有关领导或部门人员及时与之会见。了解活动日程安排后，安排好相关陪同人员和参访路线.若是业务接待，则组织业务部门向客人介绍情况，参观现场或洽谈相关业务；若是上级主管部门来检查工作，则根据需要组织相应的工作汇报会或座谈会。
Ø 客人参访活动结束后，如有需要，须提前安排好送客车辆或代订好车、飞机票等.
3、一般的B类接待和C类接待,由相关对口部门安排接待。如有需要，可申请行政人事部给予必要的支持和配合。
第九章 接待礼仪要点
第十六条 接待的相关礼仪
1、迎送礼仪：公司值班保安和总台文员于接待进行时，须密切注意接待动态，确保接待过程衔接周密。客人到来后，接待人员应主动起迎，热情、礼貌接待，指引客人到专门接待室,并做好通报工作。客人离开时，值班保安、总台文员应点头致礼或微笑示意，接待人员应以“慢走"、“欢送再来”等礼貌语言热情相送。客人参观或所到之处，公司员工须集中精力做好各自工作,不得东张西望，更不许擅自与参观人员攀谈,如有必要可礼貌示意。
2、接待安排:根据来宾身份、人数和来访目的，确定接待类别、接待规格和标准,请示相关领导同意后，安排适当接待地点（如：接待室、会议室、酒店等）.总之，接待场所、接待规格及接待安排，要让来宾感受到热情，周到、舒适，未受冷落和怠慢,同时符合公司接待标准。
3、对一般客人临时来访,如果接待人员手头忙,一时难以抽身时，应向客人说明,暂请他人代为接洽或另商会面时间，切忌让客人久候而无人问津；
4、访客若需与上级领导面谈，应帮助联络或予以婉拒（事先明了领导无会见意图时）。领导愿意会见的，则将客人引至约定地点等候会面，引见后再行离开.
5、引见礼仪：首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名）;把身份低、年纪轻的人介绍给身份高、年纪大的;职务相同，先介绍年纪大的;一行来客中，按职务高低依次介绍；
6、行路礼仪：陪同客人行路,请客人行于自己右侧；乘坐车、上下楼梯、乘电梯,礼让在先，主动开关门；自己处于主陪同地位时,应排在客人旁边，不要落在后边。
7、其他礼仪：接待重要来宾（尤其是A类贵宾)时，穿着不得过于随便，须按公司规定着装.衣着整洁、得体、有风度；主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节；若因故无法准时赴约，应尽早通知对方，并以适当方式致歉.
8、注意事项:接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发生。接待过程中，若遇来客提出不便办理或公司限制事宜（如要求复印/拷贝公司受控制文件资料、在禁止拍照地点拍照等），须婉言解释或巧妙回绝。
第十条 附则
第十七条 以上规定由总部行政人事部负责制定、修订和解释，自公司正式发布之日起实施。
xxxxx有限公司行政人事部
2018年1月1日
附表1
接待计划安排表
客户名称

客户总人数

男人
女 人
主接待人
姓名

部门

职务

联系电话

陪同人
姓名

部门

职务

联系电话

姓名

部门

职务

联系电话

姓名

部门

职务

联系电话

到达（备注：有相关部门接待的，可不写联系人方式）
时间:
航班号

火车班次

联系人

联系方式

时间：
航班号

火车班次

联系人

联系方式

时间：
航班号

火车班次

联系人

联系方式

派车接站 是□ 否□
派车车型

司机姓名

回程
预算小计

会务安排
有□
无□
预算小计

会务时间
年 月 日 时 分 —- 年 月 日 时 分
设备设施
投影仪□
笔记本电脑□
白板□
白板笔□
水果 □
矿泉水□
预算小计

住宿安排
有□
无□
预算小计

费用
□公司负责
□客户自理
□公司负责客户标准之外费用
房间标准

住房标准
□五星
□四星
□三星
□其它
酒店名称

住房间数
□三间
□二间
□一间
□其它
酒店地址

餐饮安排
有□
无□
预算小计

餐数
餐别
费用预算
用餐地点
用餐人数
□早餐
□工作餐
□招待餐

□午餐
□工作餐
□招待餐

□晚餐
□工作餐
□招待餐

娱乐安排
有□
无□
预算小计

娱乐项目

费用预算
RMB
RMB
RMB
RMB
RMB
RMB
RMB
RMB
审批备案记录
计划人

部门经理

分管副总

行政人事部

财务部

总经理

附表2
公司内部接待(工作)用餐审批表
年 月 日
部门

用餐日期

用餐金额

用餐地点

用餐人员

用餐事由
经办人

分管领导

公司领导

公司内部接待(工作）用餐审批表
年 月 日
部门

用餐日期

用餐金额

用餐地点

用餐人员

用餐事由
经办人

分管领导

公司领导

公司内部接待（工作）用餐审批表
年 月 日
部门

用餐日期

用餐金额

用餐地点

用餐人员

用餐事由
经办人

分管领导

公司领导