接待管理办法.doc

xxxx有限公司接待管理办法第一章 总则第一条为加强对公司接待工作的管理，促进公司接待工作规范化，同时,通过接待工作展现和宣传公司的管理水平和企业形象，增强公司对外影响力,特制定本办法。第二条本办法适用于本公司接待管理工作。这里的接待工作主要指公司经营管理活动所必需的来宾接待、交通/食宿安排、商务洽谈、工作汇报和陪同参观等方面的工作。第二章接待部门第二条公司行政人事部为公司负责接待的归口管理部门。第三条相关业务主管部门为对口接待部门。第四条遇重大接待工作和接待活动，公司行政人事部可协调相关单位与部门共同做好接待工作,相关单位与部门应积极、主动配合.第三章接待职责第五条公司行政人事部是接待归口管理部门,凡公司安排的A类接待及高规格B类接待,均由其统筹安排和管理。第六条公司行政人事部在接到接待任务后,需根据来宾级别和人数、来访目的等，确定接待人员、接待规格，做好接待计划与接待安排，掌控好接待标准、接待规格和经费预算。第八条公司行政人事部应做好接待工作的相关行政事务。如：茶水/茶具的准备、果盘/饮料的准备与摆放、投影/放映/音响设备的调试、接待场所和参访路线的清洁卫生与环境美化工作、欢迎牌/横幅的制作等。必要时，还须设计好客人参访的路线，并沿途安排好接应或接待的人员;安排好客人接送用车；妥善安排来宾的吃、住、行及纪念品的赠送（如有必要)；做好重要来宾接待过程中的摄影/摄像/录音工作等。第九条对口接待部门须准备好接洽客人所需的各种材料、公司简介及公司相关业务介绍、工作汇报等,并安排好有关汇报、讲解的人员。第四章接待原则第十条公司对外接待遵循“平等、对口、节约、周到、保密”原则,使客人高兴而来,满意而归。l 平等原则：对来宾无论职务高低都要平等对待，落落大方，不卑不亢。一般情况下，级别与权限对等，由同级别人员接待，特殊情况可予以高规格接待.l 对口原则：各职能部门/业务部门对口接待，若属综合性接待，行政人事部门门应予以协调.一般是谁出面接待谁结帐。l 节约原则：接待来宾应充分考虑成本费用,坚持从简接待原则,不搞铺张浪费。不重复宴请，宴请时主方人数不多于宾客人数。l 周到原则:接待程序和接待方式应考虑周到，衔接周密,对客人以礼相待，使其充分感受到主人的热情、周到。l 保密原则：向来宾介绍情况或带领客人参观时，应注意保守公司秘密,重要会议要有记录，对不宜回答的敏感问题，要巧妙回避；对不宜拍照或摄像的场所，应婉言解释、礼貌阻止.第五章接待事务分类第十一条接待事务分为以下三类:l 类贵宾接待指公司领导重要客人、公司重要客户、政府主管部门领导、外宾及特邀参访团的接待。贵宾接待一般实施高规格接待，有时也可视情况给予对等接待.l 类：业务接待，指营销客户的接待。一般实施对等接待，有时可视业务需要实施高规格接待.l C类：普通接待,指一般来客的接待,适用于普通的、经常性的业务人员往来。此类接待一般实施对等接待或低规格接待.第六章接待方式、接待标准和费用控制第十二条A类接待（贵宾接待）1、接到接待通知后,行政人事部须主动请示公司领导，了解清楚接待对象及接待要求，填写接待申请/安排计划表(见附表1），提前做好接待相关准备。2、A类接待一般由公司总部领导陪同,以咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果等方式招待.如须就餐由公司总部领导或指定专人陪同,安排于公司领导指定酒店或处所就餐。接待地点可视来宾行程及目的，安排于公司会议室或公司领导指定酒店等。3、A类接待标准及费用，由行政人事部根据公司总部领导指示及要求办理.事后列出费用明细，连同相关票据如实报销。A类接待总费用在2000元以内的，本单位总经理审批即可;超过2000元的，需报总部领导审批(费用由各单位自行承担）。l 类接待(业务接待）:1、B类接待一般由相关业务部门对口接待,行政人事部给予必要的协调和配合。B类接待一般安排在公司会议室进行，以茶水、饮料等方式招待.如有业务需要,可安排公司相关领导与来宾会见。2、B类接待一般不安排客人用餐和住宿,如因业务需要，需安排外出就餐的，对口接待部门负责人须填写工作用餐申请/审批表(见附表2)，经公司相关领导批准后,按指定标准和规格予以安排(如时间较急，来不及书面申请,可先口头请示相关领导，获准后可事后补单）。3、B类接待如需给予高规格接待的，由对口接待部门负责人填写接待申请/安排计划表，经相关领导审批后，交行政人事部安排和接待。如须安排外出就餐的，由对口接待部门领导或公司指派人员陪同。B类接待若经总部领导批准，同意给予高规格接待的（B+)，其接待标准如下:1、招待用茶叶标准为200元/斤以内;水果20元/人以内;赠送客人的纪念品（确属需要）一般控制在200元/人以内；特殊情况需报总部领导审批。2、如需安排外出就餐的，就餐标准控制在80元/人以内。陪餐人数不得多于宴请人数，特殊情况下，经批准可适当增加。3、如需安排住宿的，如果客人愿意，优先安排住公司VIP客房；无招待客房的单位，如果客人要求，可帮忙代订酒店，费用由客人自理；特殊情况需报总部领导审批。4、如果客人有需求，可安排公司车辆接送客人去市内汽车站、火车站、机场、码头等。接待用车一般不许出市外。5、B类接待费用预算总额在1000元以内的，本单位总经理审批即可;超过1000元的，需报总部领导审批（费用由各单位自行承担).l C类接待（普通接待)：对一般来客(含公司系统内跨单位之间工作人员往来）的接待,以白开水或普通茶水方式招待。如需安排用餐的，一般安排在公司用餐或叫工作餐(工作餐标准为每人每餐不超过30元）.公司系统内员工出差,如需安排住宿的，一般安排住公司招待宿舍；或者是出差员工根据审批的差旅报销标准，自行安排住宿。C类接待一般不予报销其他费用，特殊情况需领导审批.接待方式、接待标准和费用控制接待方式用餐标准酒店住宿接待费用合计A类接待标准相关领导陪同；附咖啡、冷饮、热茶、名烟、水果等150元/人以内领导指定酒店或处所就餐2000以内,（处级以上3000以内、厅级及交通相关领导5000以内)B+类接待标准相关人员陪同；茶叶标准为200元/斤以内；水果20元/人以内；赠送客人的纪念品（确属需要）一般控制在200元/人以内80元/人以内3001000以内B类接待标准茶水、饮料60元/人以内200800以内C类接待标准茶水、白开水50元/人以内无100以内备注：1、陪餐人数不得多于宴请人数。 2、费用超出标准的需向总经理申请审批。 3、梁浩峰和何俐萍老师招待客人不设上限。第七章接待费用管理第十四条 接待费用管理规定1、接待费用须从严控制，从严审批。严格遵照审批程序和接待标准执行。未按程序和费用标准报批的,一律不予报销.2、公司所有接待工作必须纳入统一的安排和管理,不得各行其是，擅作主张，否则费用一律不予报销。3、报销接待费用时，需把经审批的接待申请/安排计划表、工作用餐申请/审批表连同相关票据一起附上。第八章接待程序和内容第十五条 接待流程和内容规定1、A类接待或实行高规格接待的B类接待，和所有需安排来访人员在外食宿、交通、车船票等事项的接待,均需填写接待申请/安排计划表或工作用餐申请/审批表经公司总部领导审批同意后,方可按规定标准安排接待。否则,费用不予报销.2、行政人事部在获悉公司领导有关A类接待的指示，或接到相关部门经总部领导审批的接待申请/安排计划表(高规格B类接待）后，即按如下程序安排接待： 接受任务.弄清来宾的基本情况（有特殊保密需要或相关信息不便外泄者除外）：弄清来访人数、姓名、性别、职务和使命、抵达和离开时间、乘坐交通工具及车况和航班等. 布置接待。根据来宾身份和来访目的,提出接待意见、接待部门、人员、规格、方式、安排、费用预算等,并报相关领导批准。 接待安排。如有需要，应根据来宾身份、人数、性别，预定招待场所（如宾馆、酒店、会议室等），安排好伙食标准、进餐方式、时间、地点；按抵达时间，派人派车迎接等. 活动安排.来宾到达后，安排有关领导或部门人员及时与之会见。了解活动日程安排后，安排好相关陪同人员和参访路线.若是业务接待，则组织业务部门向客人介绍情况，参观现场或洽谈相关业务；若是上级主管部门来检查工作，则根据需要组织相应的工作汇报会或座谈会。 客人参访活动结束后，如有需要，须提前安排好送客车辆或代订好车、飞机票等.3、一般的B类接待和C类接待,由相关对口部门安排接待。如有需要，可申请行政人事部给予必要的支持和配合。第九章接待礼仪要点第十六条 接待的相关礼仪1、迎送礼仪：公司值班保安和总台文员于接待进行时，须密切注意接待动态，确保接待过程衔接周密。客人到来后，接待人员应主动起迎，热情、礼貌接待，指引客人到专门接待室,并做好通报工作。客人离开时，值班保安、总台文员应点头致礼或微笑示意，接待人员应以“慢走、“欢送再来”等礼貌语言热情相送。客人参观或所到之处，公司员工须集中精力做好各自工作,不得东张西望，更不许擅自与参观人员攀谈,如有必要可礼貌示意。2、接待安排:根据来宾身份、人数和来访目的，确定接待类别、接待规格和标准,请示相关领导同意后，安排适当接待地点（如：接待室、会议室、酒店等）.总之，接待场所、接待规格及接待安排，要让来宾感受到热情，周到、舒适，未受冷落和怠慢,同时符合公司接待标准。3、对一般客人临时来访,如果接待人员手头忙,一时难以抽身时，应向客人说明,暂请他人代为接洽或另商会面时间，切忌让客人久候而无人问津；4、访客若需与上级领导面谈，应帮助联络或予以婉拒（事先明了领导无会见意图时）。领导愿意会见的，则将客人引至约定地点等候会面，引见后再行离开.5、引见礼仪：首先向领导介绍客人(单位、职务、姓名）;把身份低、年纪轻的人介绍给身份高、年纪大的;职务相同，先介绍年纪大的;一行来客中，按职务高低依次介绍；6、行路礼仪：陪同客人行路,请客人行于自己右侧；乘坐车、上下楼梯、乘电梯,礼让在先，主动开关门；自己处于主陪同地位时,应排在客人旁边，不要落在后边。7、其他礼仪：接待重要来宾（尤其是A类贵宾)时，穿着不得过于随便，须按公司规定着装.衣着整洁、得体、有风度；主动照顾来宾中的老人、妇女、儿童和残障人士；尊重不同国家和民族来宾的风俗习惯和礼节；若因故无法准时赴约，应尽早通知对方，并以适当方式致歉.8、注意事项:接待人员须严格遵守公司相关规定,不准有任何越格行为发生。接待过程中，若遇来客提出不便办理或公司限制事宜（如要求复印/拷贝公司受控制文件资料、在禁止拍照地点拍照等），须婉言解释或巧妙回绝。第十条附则第十七条 以上规定由总部行政人事部负责制定、修订和解释，自公司正式发布之日起实施。xxxxx有限公司行政人事部2018年1月1日附表1接待计划安排表客户名称客户总人数男人女 人主接待人姓名部门职务联系电话陪同人姓名部门职务联系电话姓名部门职务联系电话姓名部门职务联系电话到达（备注：有相关部门接待的，可不写联系人方式）时间:航班号火车班次联系人联系方式时间：航班号火车班次联系人联系方式时间：航班号火车班次联系人联系方式派车接站 是 否派车车型司机姓名回程预算小计会务安排有无预算小计会务时间年 月 日 时 分 - 年 月 日 时 分设备设施投影仪笔记本电脑白板白板笔水果 矿泉水预算小计住宿安排有无预算小计费用公司负责客户自理公司负责客户标准之外费用房间标准住房标准五星四星三星其它酒店名称住房间数三间二间一间其它酒店地址餐饮安排有无预算小计餐数餐别费用预算用餐地点用餐人数早餐工作餐招待餐午餐工作餐招待餐晚餐工作餐招待餐娱乐安排有无预算小计娱乐项目费用预算RMBRMBRMBRMBRMBRMBRMBRMB审批备案记录计划人部门经理分管副总行政人事部财务部总经理附表2公司内部接待(工作)用餐审批表年 月 日部门用餐日期用餐金额用餐地点用餐人员用餐事由经办人分管领导公司领导公司内部接待(工作）用餐审批表年 月 日部门用餐日期用餐金额用餐地点用餐人员用餐事由经办人分管领导公司领导公司内部接待（工作）用餐审批表年 月 日部门用餐日期用餐金额用餐地点用餐人员用餐事由经办人分管领导公司领导