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行政人事部日常工作指南

一、行政部的职能
行政部是公司的综合办事部门。其核心职能主要包括以下四个方面。
1．参谋职能。行政部不仅应在日常事务方面做好上级领导的“参谋”和“助手”，更应在经营理念、管理策略、企业精神、企业文化及用人政策等重大问题上有自己的见解，从而真正成为上级领导不可或缺的“高参”与“臂膀”。
2．沟通职能。行政部应清晰传达上级领导指令，沟通、协调各部门之间的工作，保证高效地完成任务。
3．管理职能。行政部担负着文件归档、办公自动化、人员接待、车辆调度、总务后勤（卫生、食堂、员工宿舍）、安全保卫等工作。
4．服务职能。行政部应积极为各职能部门提供后勤保障。
二、行政部的组织结构
由于公司所属行业和规模的不同，公司的组织结构也不尽相同。图1-1是依据行政部的职能分类而设计的组织结构。
行政部经理
办公事务
主
管
总
务
后
勤
主
管
前
台
接
待
主
管
公关事务
主
管
前
台
接
待
专员
公关事务专员
办公事务专员
秘书
宿管管理员
食堂管理专员
保洁
绿化人员
行政人事主管
行政专员
车辆
主
管
司机
安全保密
主
管
安全
专员
行政总监

图1-1 行政部组织结构示例
三、行政部责权：
（一）行政部的职责
行政部负责管理公司的日常行政事务，做好上传下达、沟通联系和综合协调工作，确保公司各项工作正常运行。其具体职责如图1-2所示。
职责14
职责13
督促检查各职能部门对公司有关决议、计划及各项行政管理制度的执行情况

做好公司内部的联络沟通工作，及时向上反映情况，向下反馈信息

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职责12
协调各部门间的工作，督办检查各项工作和计划

安排各种文体活动

负责公司行政工作计划、工作总结及行政公文等文件的起草工作

负责接待来访人员及对外联系工作

负责管理公司办公设施，做好办公用品采购、发放、使用登记、保管和维护管理工作

负责员工考勤、出勤统计、报表制作及分析等人事管理工作

负责公司日常安全保卫及消防管理工作

负责全公司资料、信息的管理以及宣传报道等日常行政事务管理工作

负责公司会议组织、记录及归档工作

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职责3
职责4
职责5
职责6
职责7
职责8
负责公司公务车辆的管理调度工作

负责公司总务后勤管理工作

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职责10
制定公司各项行政规章制度，保证各项工作规范化进行
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图1-2 行政部职责
（二）行政部的权力
为了保证公司各项规章制度的良好运行及行政管理工作的高效展开，行政部拥有6项工作权限力，如图1-3所示。
权力1
根据公司总体战略规划，对公司经营计划有建议权

依照制度，对行政检查中发现的问题有处理权

依照制度，按规定程序，对其他部门有处罚建议权

依照制度，对公司员工违反行政制度有处罚建议权

有权要求公司内部其他相关部门配合行政部的工作

对部门内部员工的聘任、解聘有建议权

权力2
权力3
权力4
权力5
权力6

图1-3 行政部权力
四、行政部岗位职责
（一）行政总监的岗位职责
行政总监负责对公司行政人事日常工作进行监督、管理。其具体职责如图1-4所示。
职责1
组织制定、完善并监督执行公司的行政管理制度
做好行政、人事部门的总体预算管理工作

负责公司行政方面重要会议和重大活动的组织筹备工作

定期组织办公职能检查，发现问题及时解决，同时督促采取纠正和预防措施

管理公司的后勤服务工作，创造和保持良好的工作环境

负责统筹、协调行政部门与公司其他部门的工作，确保部门之间的良好协作

负责公司固定资产及低值易耗品的统筹管理工作（包括管理员工宿舍、员工食堂和公务车辆等）
接待公司重要来访客人，处理行政方面的重要函件

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职责3
职责4
职责5
职责6
职责7
职责8
代表公司与外界有关部门和机构联络，并保持良好的合作关系

负责宣传企业文化，提升公司内外部形象

职责9
职责10
做好行政管理的统筹安排，负责指导、管理部门内部及公司各部门人力资源和行政工作

掌握公司行政管理工作的运行情况，适时向总经理汇报

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职责12

图1-4 行政总监岗位职责

（二）行政部经理的岗位职责
行政部经理负责全面规划、指导，协调公司内相关行政支持服务。其主要职责如图1-5所示。
职责1
组织制定及执行公司行政制度、流程和工作计划

组织、协调公司的各种会议及大型活动

做好公司重要文件包括月度、季度、半年、年度工作计划和总结报告后起草工作

审核、修改以公司名义签发的有关文件，做好文书归档和用印管理工作

负责监督、指导各种行政费用的审核和控制工作，拟订行政费用的预算并监督预算的执行

合理调度公务用车，安排车辆的维修与保养

定期召集员工建议审议委员会成员对合理化建议进行评审
负责公司内部、外部公共关系管理工作

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职责5
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职责7
职责8
做好员工、各部门及上级之间的沟通工作

根据工作计划和目标，定期检查落实情况，及时向公司领导和其他部门反馈信息

职责9
职责10
负责指导、管理、监督本部门人员的业务工作，改善工作质量和服务态度

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图1-5 行政部经理岗位职责