公司应付账款操作手册样本.doc

北京英斯泰克视频技术
操 作 手 册

手册名称：
应付业务应用操作手册
适用部门：
财务部门、采购部门
编写人员：

版本号
1.0
编写日期
5月20日
对口支持
业务
采购部门
张国祯
业务问题、操作问题

多 媒 体
董 欣
业务问题、操作问题

财务部门
曾 静
业务问题

技术
财 务 部
白晓宇
软件问题、错误提醒
8010083-202
计 算 机
王 晰
网络、硬件、系统故障
8010083-108

目 录

一、部门职责： 2
二、部门岗位划分： 2
三、系统业务处理步骤： 2
四、部门日常业务系统处理： 3
1、日常业务类型界定： 3
2、一般应付业务日常处理： 3
3、月末结账： 9
一、部门职责：
采购部门日常工作在ERP系统处理中关键工作有：
1、 依据供给商约定付款条件和日期，索要相关采购发票。
2、 依据财务应付账款政策和资金情况支付供给商。
3、 帮助财务部门进行对账。
财务部门工作：
1、进行采购发票审核工作。
2、依据约定付款政策进行付款。
3、进行其它应付往来业务处理。
4、进行收款核销业务处理。
5、进行其它往来款项转账处理。
6、原始单据制单。
二、部门岗位划分：
采购助理：
Ø 系统内供给商分类、供给商档案维护管理；
Ø 采购订单录入、采购到货单、采购发票录入工作。
财务应付往来会计：
Ø 复核采购部门已录入采购发票、运费发票，确保单据正确性；
Ø 依据付款条件和资金情况进行付款。
Ø 进行核销供给商往来款，查对往来款项；
Ø 原始单据制单。
财务出纳人员：
依据采购部门请款单经相关经理审批同意后，进行实际付款，统计现金日志账等，划出后通知往来会计和供给商。
三、系统业务处理步骤：
1、 货物收到后，采购助理依据约定付款条件和财务部门协议后，向供给商索要采购发票。
2、 财务往来会计依据手工实际收到得发票，对采购助理在采购管理模块中录入采购发票进行审核，检验票据正当性，在应付账款模块中对采购发票进行审核，并进行现付处理，挂应付账款往来或支付款项。
3、 采购人员进行付款申请，经手工审批程序进行付款时，将付款申请交财务部门。
4、 财务出纳人员进行付款处理，往来会计作账物处理，核销供给商欠款或预付账款处理。
5、 往来会计进行预付冲应付、应付冲应付、红票对冲等转账业务处理。
6、 往来会计对当月业务进行制单传输到总账系统。
7、 处理其它应付账款业务。
四、部门日常业务系统处理：
1、日常业务类型界定：
² 采购业务分为：外币采购、中国采购
² 结算方法划分：
现金：
根据开户银行划分结算方法：
2、一般应付业务日常处理：
² 初始设置：
n 基础科目设置：【应付账款】—【设置】—【初始设置】---基础科目设置
应付科目设置
应交增值税科目设置
采购退回科目
预付科目
n 产品科目：【应付账款】—【设置】—【初始设置】---基础科目设置
² 日常核实处理：
n 应付单据录入：【应付账款】—【日常业务】—【应付单据处理】---应付单据录入
其它非主销售业务形成应付账款（如对外临时借款等情况）：
点击【应付单据审核】时，在单据过滤条件中点击〖确定〗按钮，即可进入单据处理主界面。在单据处理主界面，点击〖增加〗按钮 ，系统弹出“单据类别”选择框，用户需要输入要新增单据单据类别。
单据名称：包含在初始设置设定单据，用下拉框进行选择。
单据类型：包含发票和应付单。单击右方下拉框，选择要录入单据类型。
单据方向：包含正向和负向，依据需要用下拉框进行选择。若输入单据为红字单据，则可选择方向为负向。
选择完单据类型、名称和方向后，点击〖确定〗按钮 ，屏幕即会出现该类型单据新增单据界面，能够输入相关栏目。点击〖取消〗按钮，系统会取消刚才操作。
参考栏目说明，进行单据录入。录入完成后，按〖保留〗按钮，即可保留目前新增单据。
假如目前正处于增加状态，则新增加单据单据类型、单据名称和单据方向同上一张单据。
若新增加单据名称、类型或方向和上一张不一样，则需要退出单据录入功效，返回单据处理主界面，点击〖增加〗按钮，重新选择单据类别进行单据录入。
n 应付单审核/弃审：【应付账款】—【日常业务】—【应付单据处理】---应付单据审核/弃审

Ø 自动批审
用鼠标点击【日常处理】下【应付单据处理】下【应付单据审核】，系统显示一查询条件框。输入查询条件后，用户能够点击〖批审〗按钮，系统依据目前过滤条件将符合条件未审核单据全部进行后台一次性审核处理。批审完成后，系统提交单据批审汇报，自动批审汇报显示成功张数和明细审核单据。
用户可点击按钮，即可显示成功审核明细单据。
Ø 手工批审
可在输入过滤条件后，进入单据列表界面，进行选择。在选择标志一栏里，双击鼠标或打对勾，然后点击工具栏中审核按钮，则表示要将该张单据审核。能够〖全选〗图标将全部单据全部选中；点击〖全消〗图标取消所做选择。
选择单据后，单击〖审核〗图标将目前选中单据全部审核。
批审完成后，系统提交单据批审汇报，显示成功张数和未成功单据张数。
用户可点击按钮，即可显示明细单据。
Ø 批量弃审
用户也可在输入弃审单据过滤条件后，点击〖确定〗按钮。进入已审核单据列表界面，经过点击〖全选〗、〖全消〗按钮将列表中统计全部打上选择标志或取消选择标志。
在需要进行弃审结算单打上选择标志，点击〖弃审〗按钮，对目前应付单进行批量弃审。
批量弃审完成后，系统提交单据批量弃审汇报，汇报显示弃审成功张数和明细单据。
用户在批审汇报中，点击按钮，即可显示未成功弃审明细单据。
Ø 单张审核
在审核列表界面，可双击单据统计或点击〖单据〗按钮，则进入单据卡片界面，直接单击〖审核〗按钮将目前单据审核。
Ø 已收款销售发票审核处理
当审核发票是已经做过现结处理，则系统在审核过滤时需要选择“现结”记账同时，后台还将自动进行对应核销处理。对于发票有剩下部分，作应付账款处理。
B【提醒】弃审说明：
弃审是审核反操作，能够在已审核单据列表中，双击单据统计或点击〖单据〗按钮，则进入单据卡片界面，直接单击〖弃审〗按钮将目前单据弃审。
² 付款单填加：
n 付款单填加：【应付账款】—【日常业务】—【付款业务处理】
Ø 应付系统付款单用来统计企业所收到供给商款项，款项性质包含应付款、预收款、其它费用等。其中应付款、预付款性质付款单将和发票、应付单、付款单进行核销勾对。
Ø 应付系统收款单用来统计发生采购退货时，收到得供给商退回款项。该收款单可和应付、预收性质收款单、红字应付单、红字发票进行核销。
Ø 点击〖增加〗按钮，录入付款单，录入后，点击〖审核〗按钮对其进行审核。
Ø 若用户不进行批量制单，系统在此提供用户立即制单功效，即总账系统启用后，在对结算单进行了审核后，系统会问询是否要立即制单。若选择是，则立即显示目前结算单凭证界面；假如不想立即制单，则能够在“制单处理”功效中集中处理，则选择否，回到目前结算单卡片界面，只是该结算单处于已经审核状态。若期望批量审核收付款单，则也可在【收款单据审核】处进行批量手工或自动审核。
Ø 此时假如期望立即指明付款业务是付哪几笔采购业务款项，能够对该收付款单进行核销处理。核销就是指确定收付款单和原始采购发票、应付单之间对应关系操作。若在点击〖核销〗按钮之前还未对付款单进行审核，可直接点击〖核销〗按钮，则系统在后台直接审核该付款单，并提醒是否制单。在制单完成或不制单后，进入核销界面，进行核销处理。若期望批量处理核销业务，则以不在此进行核销处理，到【核销处理】节点进行统一处理。但【核销处理】节点进行核销处理，不能够处理异币种间核销。对于单据核销情况，可到【单据查询】中进行明细查询。
Ø 在收付款单及原始发票、应付单全部已制单后，且核销双方控制科目不一样时，在选项中选择核销制单前提下，能够在【制单处理】节点对核销处理进行制单。
n 付款单审核：【应付账款】—【日常业务】—【付款业务处理】在单据界面进行审核/弃审
Ø 单张审核：
进入单据界面，系统显示所选单据格式，及最终一次操作单据。用鼠标点击〖上张〗、〖下张〗、〖首张〗、〖末张〗按钮，查找需要审核/弃审单据；或点击〖定位〗按钮，利用定位功效查找需要审核/弃审单据。审核目前单据：点击〖审核〗按钮，系统将目前单据审核，并将目前操作员写入表尾“审核人”，同时〖审核〗按钮变为〖弃审〗按钮。弃审目前单据：点击〖弃审〗按钮，系统将目前单据弃审，取消“审核人”，同时〖弃审〗按钮变为〖审核〗按钮。
Ø 在单据列表界面选择要审核/弃审单据：
进入单据列表界面，显示过滤界面。输入过滤条件，按〖过滤〗可过滤出符合条件单据列表统计；用户能够按工具栏〖过滤〗按钮重新查询。将光标移到要审核/弃审单据任一行，或点击〖定位〗按钮，利用定位功效查找要审核/弃审单据，双击单据行进入该单据查询状态，进行单据审核/弃审，操作说明见上。
Ø 在批量处理界面进行批审/批弃：
进入批量处理界面，输入过滤条件。按〖批审〗或〖批弃〗则将符合过滤条件单据带入，如没有则系统提醒“没有符合条件单据”。点击〖选择〗，则选择目前行；再点击，则取消选择；可〖全选〗、〖全消〗。选单完成，按〖确定〗则所选单据被审核/弃审，实施完成系统显示“批量审核（弃审）完成”。
n 核销处理：
单据核销作用是处理收回客商款项核销该客商应付款处理，建立收款和应付款核销统计，监督应付款立即核销，加强往来款项管理。
Ø 手工核销指由用户手工确定付款单核销和它们对应应付单工作。经过本功效能够依据查询条件选择需要核销单据，然后手工核销，加强了往来款项核销灵活性。
点击【核销处理】-【手工核销】，进入核销过滤条件界面。
选择需要进行核销处理供给商，输入结算单、被核销单据过滤条件，点击〖确定〗按钮，进入单据核销界面，上边列表显示该供给商能够核销结算单统计，下边列表显示该供给商符合核销条件对应单据。
结算单列表显示结算单表体明细统计，包含款项类型为应付款和预收款统计，而款项类型为其它费用统计不许可在此作为核销统计，核销时能够选择其中一条表体统计进行。余额已经为0表体统计不用在此列表中显示。
核销时，结算单列表中款项类型为应付款统计其缺省此次结算金额=该统计原币余额；款项类型为预收统计其缺省此次结算金额为空。
核销时能够修改此次结算金额，不过不能大于该统计原币余额。
用户手工输入此次结算金额，此次结算，上下列表中结算金额累计必需保持一致，点击〖保留〗按钮，即可完成此次核销操作。
用户也可手工输入此次结算金额后，点击〖分摊〗按钮，系统将目前结算单列表中此次结算金额累计自动分摊到被核销单据列表此次结算栏中。核销次序依据被核销单据排序次序。用户可更改目前被核销单据排序，可经过点击〖栏目-单据〗按钮，即可进行单据列表次序设置。
完成后，点击〖保留〗按钮，系统自动保留该结算单核销信息。
核销界面中点击〖〖退出〗按钮则可退出单据核销功效。
Ø 自动核销指用户确定收款单核销和它们对应应付单工作。经过本功效能够依据查询条件选择需要核销单据，然后系统自动核销，加强了往来款项核销效率性。
点击【核销处理】-【自动核销】，进入核销过滤条件界面。
输入过滤条件，点击〖确定〗按钮，自动核销时提供进度条，使能够知道核销进程。
核销完成后，提交自动核销汇报，显示已核销情况和未核销原因。
n 其它转账处理：
Ø 应付冲应付：指将一家供给商应付款转到另一家供给商中。经过本功效将应付款业务在客商之间进行转入、转出，实现应付业务调整，处理应付款业务在不一样客商间入错户或合并户问题。
单击【日常处理】菜单项下【转账处理】中【应付冲应付】。
在货款、其它应付款和预收款复选框中选择需要处理单据。
输入转出户、转入户等过滤条件，单击〖过滤〗按钮，系统会将该转出户全部满足条件单据全部列出。可手工输入并账金额，金额大于0，小于等于余额。
Ø 预付冲应付：处理供给商预付款和该供给商应付欠款转账核销业务。
选择【日常处理】菜单项下【转账处理】中【预付冲应付】。
也能够进行单个供给商预付冲抵应付款工作，则在“预付款”页签中输入过滤信息。
输入完成后，点击〖过滤〗按钮，系统会将该供给商全部满足条件应付款单据类型、单据编号、单据日期、单据金额、转账金额等项目列出。能够在转账金额一栏里输入每一笔应付款转账金额。
Ø 红票对冲：用某供给商红字发票和其蓝字发票进行冲抵，分为手工冲销和自动冲销：
手工冲销：
选择【日常处理】菜单项下【转账处理】-【红票对冲】-【人工红票对冲】。
输入需要进行红票对冲供给商、币种、方向。
输入红票过滤条件、蓝票过滤条件后，点击〖确定〗按钮，屏幕会显示该供给商全部满足条件红字及蓝字单据。
系统自动将红票原币余额带入红票对冲金额中，用户可修改，但对冲金额不能大于原币余额。
用户可在冲销单据中输入对冲金额，点击〖保留〗按钮，保留对冲操作；用户也可经过〖分摊〗按钮，将红票金额依据蓝字单据次序分摊到对冲金额中，蓝字单据次序可经过点击〖栏目-蓝票〗进行列表次序设置，点击〖保留〗按钮，保留对冲操作。
自动冲销：
选择【日常处理】菜单项下【转账处理】-【红票对冲】-【自动对冲】。
输入进行红票对冲过滤条件如日期、供给商、币种。
输入后，点击〖确定〗按钮，进行自动对冲。自动对冲时提供进度条，显示自动对冲进程，实施完成后，显示自动红冲汇报，显示红冲金额或错误原因。
Ø 应付冲应收：用某供给商应付账款，冲抵某用户应收款项。系统经过应付冲应收功效 将应付款业务在供给商和用户之间进行转账，实现应付业务调整，处理应收债权和应付债务冲抵。
选择【日常处理】菜单项下【转账处理】中【应付冲应收】。
用应付款冲抵应收款，则须选中“应付冲应收”。选择“预收冲预付”，则可选择预收款冲抵预付款操作。
B【提醒】假如需要红字应付单冲销红字应收单，则能够将“负单据”复选框选中。
点击“应付”页签，输入过滤条件。
输入完成后，点击〖过滤〗按钮，系统会将该供给商全部满足条件应付款单据类型、单据编号、日期、金额等项目全部列出。能够在转账金额一栏里输入每一笔应付款转账金额。
B【提醒】每一笔应付款转账金额不能大于其它额。  
假如在转账总金额中输入了数据，则能够经过点击〖分摊〗按钮，自动将转账总金额根据列表上单据前后次序进行分摊处理。
B【提醒】对自动分摊好金额能够进行手工修改。
若已经分摊好转账金额，再次点击〖分摊〗按钮，则此时系统将自动清空全部单据上转账金额。
用鼠标单击“应收”页签，输入或选择相关项目。输入完成后，点击〖过滤〗按钮，系统会将该用户全部满足条件应收款单据类型、单据编号、日期、金额等项目全部列出，能够在转账金额一栏里输入每一笔应收款转账金额，
B【提醒】：每一笔应收款转账金额不能大于其它额。
假如在转账总金额中输入了数据，则也能够经过点击〖分摊〗按钮，自动将转账总金额根据列表上单据前后次序进行分摊处理。
n 制单：制单即生成凭证，并将凭证传输至总账记账。系统在各个业务处理过程中全部提供了实时制单功效；除此之外，系统提供了一个统一制单平台，能够在此快速、成批生成凭证，并可依据规则进行合并制单等处理。
Ø 选择【日常处理】菜单项下【制单处理】进行制单
用鼠标单击左边选择“制单类型”，制单类型包含发票制单和应付单制单、结算单制单、核销制单、票据处理制单、并账制单、现结制单、坏账处理制单、转账制单、汇兑损益制单。
输入完查询条件，单击〖确定〗。系统会将符合条件全部未制单已经记账单据全部列出。
输入制单日期，并在“凭证类别”栏目处，用下拉框为每一个制单类型设置一个默认凭证类别。能够在凭证中修改该类别。
能够在选中一条统计，然后点击〖单据〗按钮，即可显示该条统计所对应单据卡片形式。若该条统计所对应单据有多条，则先显示这些单据统计列表形式，然后能够双击打开成卡片形式。
若期望在生成凭证过程中系统自动形成凭证摘要内容，能够点击〖摘要〗按钮，进行凭证摘要设置。为了快速地、成批地、有效生成凭证摘要内容，能够使用制单功效利用凭证摘要设置功效来达成这个目标。
选择要进行制单单据，在“选择标志”一栏双击，系统会在你双击栏目给出一个序号，表明要将该单据制单。能够修改系统所给出序号。比如，系统给出序号为1，能够改为2。相同序号统计会制成一张凭证。也可点击〖合并〗按钮，进行合并制单。
Ø 凭证删除：经过凭证查询来查看、修改、删除、冲销应付账款系统传到账务系统中凭证。
【单据查询】，选择【凭证查询】
经过时间范围下拉框选择要查询凭证日期范围。
点击〖查询〗按钮，调出查询条件界面，选择查询条件。
点击〖单据〗按钮，联查目前原始单据。原始单据界面中提供打印、预览功效。
点击〖凭证〗按钮，联查目前凭证。
点击〖修改〗按钮，修改目前凭证
点击〖删除〗按钮，删除目前凭证。
点击〖冲销〗按钮，可作红字冲销。当凭证处于已记账状态时，不能修改和直接删除凭证，只能红字冲销，即生成一张和该凭证方向、金额相同红字凭证，原蓝字凭证所包含单据或处理回到原未制单状态。但已审核未记账、未审核凭证不能做凭证红冲处理。
n 恢复操作：对原始单据进行了审核、对收款单进行了核销等操作后，发觉操作失误，可将其恢复到操作前状态，进行修改。
在菜单条上选择【其它处理】-【期末处理】-【取消操作】。
在“操作类型”下拉框中选择恢复类型。系统提供了以下类型：
Ø 恢复单据核销前状态：
输入过滤条件后，系统将满足恢复条件收款单列出；
在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此张收款单恢复到核销前状态；
选择完成后，点击〖确定〗按钮，保留此次操作；点击 〖取消〗 按钮，取消此次操作。
B【提醒】
假如付款单日期在已经结账月份内，也不能被恢复。
假如付款单在核销后已经制单，应先删除其对应凭证，再进行恢复。
Ø 恢复其它转账处理前状态：
输入过滤条件后，系统将满足恢复条件处理列出。
在恢复标志一栏里双击鼠标，表示要将此次业务恢复四处理前状态；也能够在有标识一栏里双击鼠标，取消选择。
选择完成后，点击〖确定〗按钮，保留此次操作；点击 〖取消〗 按钮，取消此次操作。
B【提醒】
假如转账处理日期在已经结账月份内，也不能被恢复。
假如该处理已经制单，应先删除其对应凭证，再进行恢复。
采购管理
库存管理
固定资产
工资
管理
应付账款

总
账
存货核实
销售管理
应收账款
成本核实
3、月末结账：
当月月底结束时，于每个月自然月最终一天，在采购管理模块月末结账前提下能够进行应付账款模块结账，再有新业务则为下月单据。
【应付账款】—【业务】—【其它处理】----月末结账
n 进行月末结账：
Ø 进入【月末结账】，屏幕显示月末结账对话框。
Ø 用鼠标单击〖结账〗按钮，系统开始进行正当性检验。
Ø 假如检验经过，系统立即进行结账操作，结账后结账月份已经结账显示为是；假如检验未经过，系统会提醒不能结账原因。
n 进行月末恢复结账：
Ø 当某月结账发生错误时，能够按〖取消结账〗恢复结账前，正确处理后再结账。不许可跳月取消月末结账。只能从最终30天逐月取消。
B【提醒】
Ø 应付账款模块和采购管理模块集成使用，应付账款模块应在采购管理模块结账后，才能对应付账款模块进行结账处理。
Ø 当选项中设置审核日期为单据日期时，本月单据（发票和应付单）在结账前应该全部审核。
Ø 当选项中设置审核日期为业务日期时，截止到本月末还有未审核单据（发票和应付单），照样能够进行月结处理。
Ø 假如本月结算单还有未审核，不能结账。
Ø 当选项中设置月结时必需将当月单据和处理业务全部制单，则月结时若检验当月有未制单统计时不能进行月结处理。
Ø 当选项中设置月结时不用检验是否全部制单，则不管当月有没有未制单统计，均能够进行月结处理。
Ø 假如是本年度最终一个期间结账，提议将本年度进行全部核销、转账等处理全部制单。
Ø 假如是本年度最终一个期间结账，提议本年度外币余额为0单据本币余额结转为0。