绿云宾馆管理软件-审核.doc

帐务审核1第一节消费帐管理11。1 消费帐查询21。2 消费帐主单31.2。1 消费帐主单窗口31.2。2 新建消费帐41。2。3 帐务处理4第二节 应收帐管理42。1 应收帐户查询42.2 新建应收帐52。3 应收帐户主单62。3.1 应收帐户主单窗口62。3.2 应收帐与档案72.3。3 帐务处理82.3.3。1 应收帐务主单82.3。3.2 定金输入及定金单打印92。3。3。3 信用卡操作92。3。3。4 入帐112。3。3。5 调整112。3.3。6 转帐122.3.3。7 清户132.3。3。8 核销132.3。4 帐务处理实例172.4 审核应收帐212。5 应收帐务查询22第三节 夜间稽核233。1 夜审系统操作步骤233。2 房租审核及入帐263.3 费用审核274.4 报表专家27帐务审核第一节 消费帐管理消费帐即宾馆工作帐，可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入。收银点每天营业结束后，可把现金收入在总台输入该账号，再用部分结账结掉该费用,本日的该收银点的营业收入就可反映在总报表上了.这样的收银点如：美容室、洗衣房、楼面电话等。消费帐也可以用于记录酒店内部的各种费用开支，如内部长话费（在电话计费模块定义自动转账）、会议室、宴请客人费等.每一个部门均可有一个固定帐号。1.1 消费帐查询执行审核消费帐管理，打开如下窗口。该窗口默认显示所有消费帐列表，包括有效的、结帐的、挂帐的等。系统用一个字母表示消费帐的状态，同宾客帐务:状 态含 义I有效O本日结帐S临时挂帐D昨日结帐功能按钮介绍：窗口右边是常用功能快捷按钮，大多是跟帐务相关的，只需单击这些按钮或使用按钮前的快捷键(如1，2等)就可使用相关功能，介绍如下：新 建：新建一消费帐主单；联 房:打开联房设置窗口，增删联房;主 单：打开消费帐主单，可修改主单信息；入 帐:打开入帐窗口，可快速入帐；固定支出:打开固定支出窗口，可增删固定支出；帐务处理：打开帐务主单,可进行帐务处理；允许记帐：打开定义允许记帐费用窗口,可选择设置允许记帐费用；定义帐户：打开定义帐户窗口,可增删子帐户；打印帐单：打开单据打印窗口，可打印各类已经设置好的单据。查询：右上角,输入查询条件,回车，显示查询结果。右下角，组合查询,系统弹出宾客查询组合条件窗口,可以进行相关查询.（如下图所示)1。2 消费帐主单1。2。1 消费帐主单窗口消费帐户窗口,选中一条记录，点击窗口右边快捷菜单”主单”,打开如下窗口。图1。2.2 新建消费帐操作步骤：（1）、消费帐户窗口，单击新建，打开新建消费帐主单，整个窗口类似与后面讲到的AR帐主单;（2）、输入【本名】，选择【来源】、【市场】,输入【担保人】、【担保单位】等信息;(3）、单击存盘，系统自动生成消费帐号.1。2。3 帐务处理需要处理消费帐帐务时,消费帐主单下，单击帐务处理,打开帐务主单(或在消费帐户窗口中选中目标账户单击窗口右侧的快捷功能按钮帐务处理）。消费帐处理同前台帐务处理,请参见前台收银说明。图第二节 应收帐管理2.1 应收帐户查询在系统主窗口下，执行应收AR管理，打开AR管理窗口，系统默认显示所有AR帐户.图功能按钮介绍：窗口右边是常用功能快捷按钮,大多是跟帐务相关的，只需单击这些按钮或使用按钮前的快捷键(如1，2等）就可使用相关功能，介绍如下：新 建：新建AR帐主单;帐务处理：打开帐务主单,可进行帐务处理；入 帐：打开入帐窗口,可快速入帐；主 单：打开应收帐主单,可修改主单信息；档 案：打开档案窗口，可查阅相关信息；允许记帐:打开定义允许记帐费用窗口，可选择设置允许记帐费用；定义帐户:打开定义帐户窗口，可增删子帐户；联 房：打开联房设置窗口，增删联房；催 帐 信：打开催帐信窗口，可打印已经设置好的催帐信；对 帐 单：打开对帐单窗口，可打印已经设置好的对帐单；查询：右上角，快速查询,输入查询条件，回车,显示查询结果。可以输入的常用条件：帐号、名字等。注意:在宾客将账务转到AR账户时候只有AR账户的允许记帐定义后才能转账。 2.2 新建应收帐操作步骤：（1）、AR管理窗口，单击窗口右侧快捷功能新建按钮，打开创建AR窗口或者在系统主窗口下执行应收创建AR打开创建AR窗口(如下图所示）（2)、输入【本名】，选择【类别】、【等级】,输入其他相关信息；（3） 、单击存盘，系统自动生成AR帐号。注意：【等级】若是有限额,可设置限额，在存盘后点击主单窗口上的【信用】可录入限额。2.3 应收帐户主单2.3。1 应收帐户主单窗口AR管理窗口，单击右主单按钮,打开AR帐主单，如下图所示。图【类别】 应收帐户类别，是酒店对应收帐的一种分类。一般分两大类:应收帐和信用卡。应收帐包括公司、旅行社以及员工帐等；信用卡包括国内卡和国外卡。应收帐是一般意义上的挂帐，即单位与酒店签订挂帐协议,可以先消费后结帐，一般月结。这些费用由各个营业点在结帐时通过“转AR的结帐方式到相关的AR帐户下；而信用卡的产生是各个营业点一旦用信用卡结帐,该笔费用就自动生成到相关的信用卡AR帐户下,每种信用卡对应一个AR帐户。酒店可凭借信用卡AR帐户与银行对帐.注意：如建立信用卡AR帐,除在前台系统中新建帐户之外,必须在维护系统中相应位置与信用卡AR帐进行关联，此时方可用相关的信用卡结帐。【等级】 一般分两等：有消费限额和无消费限额.若选择有消费限额，前台转帐至该应收帐时，系统将根据【信用限额】中的金额，判断是否能继续转帐，若判断结果：目标转帐费用已有帐务 信用限额则系统将提示：“超出限额！”。图2.3.2 应收帐与档案不管是公司、旅行社还是订房中心，档案的附加信息中都包含一个信息，就是应收帐号.系统中一个单位可对应两个应收帐号，如下图所示。财务部门建立应收帐后，相关授权部门可在档案主单下，执行修改，修改xxxx档案xxxx窗口中附加信息中,在选择对应的AR帐号。(如下图所示)图2。3。3 帐务处理2.3.3。1 应收帐务主单AR管理窗口,双击打开应收帐务主单,如下图所示。图帐务主单可分成四个部分加以说明：左上、右上、顶行、底行。左上：显示帐户.右上：显示AR帐户基本信息。底行：默认显示有效帐务明细,要求明确每条帐务所包含的信息。其中帐务前带有标记的为未经审核的AR帐.未经审核的AR帐无法对其进行帐务处理。审核操作：双击该未审核的AR帐.顶行：重要信息区,灰色显示表示未定义，亮色显示需引起重视（表示有定义信息）。2。3。3.2 定金输入及定金单打印操作步骤：（1）、帐务主单下，单击工具栏上入帐按钮，弹出入帐窗口。（如下图所示）（2）、【姓名】处输入姓名，【代码】处输入人民币现金在系统中的代码,【金额】处输入定金数量；（3）、输入【单号】等信息，单击入帐.系统默认打印定金单，操作员可根据实际情况选择,有些酒店的定金单由收银员手工填写.2。3。3。3 信用卡操作信用卡操作包括设置消费信用额度、取消信用额度。 押卡操作步骤：(1）、帐务主单下,点击信用，打开信用授权明细窗口;(2)、选择【项目】（即信用卡类型)，录入【授权额】、【卡号】、【授权号】、【单号】等；(3）、单击存盘,信用授权明细窗口显示有效压卡记录；图-信用授权明细(4）、主单【付款方式】、【信用】，显示相应信息。（如下图所示）图 取消押卡操作步骤：（1)、帐务主单下，点击【信用】打开信用授权明细窗口,系统默认显示有效的押卡记录；（2）、在信用授权明细窗口下，点击窗口右侧的作废按钮，弹出确认窗口“是否确信将当前记录作废，单击确定,取消成功；图注意：勾选信用授权明细窗口右边显示作废多选框，即可显示所有信用卡记录，包括已经取消的记录。2。3。3。4 入帐应收帐户的费用一般由其他营业点转移过来，但也会存在直接在应收帐户下录入费用的情况,录入费用的方式与录入定金相同，只是【代码】处输入的是酒店营业项目的代码。AR帐中由入帐产生的帐目在【Tag】处显示为“A，其他账户转过来的的账目在【Tag】处显示为“P2.3。3。5 调整调整功能一般用于修改帐务,输入折扣，或调整错误的入帐。操作步骤：（1)、帐务主单下，选中要调整的项目,单击调整,打开调整窗口；(2)、【代码】处输入费用代码（3）、【金额】处输入金额，单击入帐即可。（4）、如原先入帐人民币现金1000元,调整时输入“-1000”，则该项目在有效帐目中消失；如输入“300”,则有效帐目中该项目金额修改为1300.其他营业项目操作也是如此。注意：对相关帐目所做的调整在双击打开该帐目查看Activity时可以找到。（如下图所示）2。3.3.6 转帐用于把应收帐务从一个帐户转到另外一个帐户。操作步骤：（1)、帐务主单下，选择目标帐目;（2)、单击转帐,弹出转帐窗口。（3）、若是所有选择费用都转到对方帐户，则直接进行（4）的操作；若只是转所选帐目中的部分，可在【转帐】中输入要转的金额.（4）、帐号处输入目标帐号，回车，系统自动与当前宾客匹配，弹出查询结果窗口；或按F1打开帐号查询帮助，输入条件选择相应的帐户。(5）、单击选择目标帐户，单击确定,【帐户】处显示目标帐户名。（6）、单击确定,所选帐务自动转至目标帐户.注意：若部分转帐时，系统将自动将某笔费用拆分成两笔.如为其他帐户转来的帐，在【Tag】中显示为“T,【摘要】中显示从何处转来的说明.(如下图所示）。2.3.3.7 清户此功能用于该AR帐公司与酒店解除挂帐协议后将AR帐户由有效转为历史。操作步骤：（1)、点击清户,系统提示：图 （2）、选择Yes,则该帐户状态变成“O，其功能类似于宾客退房。注意：清户的前提为该帐户余额为0。2.3。3.8 核销核销类似于宾客帐中的结帐功能，收款核销.操作步骤：情况一:在没有定金的情况下:（1）、选中要核销的帐目,点击核销,弹出核销窗口。图窗口上半部分显示要核销的金额，下半部分显示付款金额（此时没有显示）;(2)、点击付款，打开入帐窗口。图(3）、在【代码】选择相应的付费方式,金额由系统根据核销金额自动生成，点击入帐。此时消费和付款金额相等。图(4）、点击核销。核销完后该帐务在有效帐目中消失，要查询此条记录须勾选AR账务主单左上窗口的【所有】(如下图所示)情况二：用定金核销费用：（1）、选中定金和要核销的帐目，点击核销，此时系统会自动寻求消费和定金的相等值: 如消费额大于定金,则系统提示错误.图 【代码】处选择付费方式，点击入帐。此时消费和付款金额相等，点击核销即可。图(2）、如消费额小于定金，则系统会自动从定金中扣除消费额。图此时点击核销即可。在帐目明细中,共有【消费】、【已核销】、【付款】、【余额】等项目显示该帐目当前的情况。2。3。4 帐务处理实例实例:AR帐户杭州绿云，当前有两笔前台转来的客人帐务，押现金2000元，入帐：（1)手工房金:500(2）复印:55要求：（1)实际为商务中心复印50，请修改；（2）用2000的押金核销“手工输入房费；（3）“复印用信用卡核销，客人现场刷；操作步骤：(1）、AR帐户管理列表下，输入帐户名称,回车，系统显示AR帐户“杭州西软”的帐务主单；图（2)、单击入帐，打开入帐窗口,【代码】处选择人民币现金在系统中的代码,【金额】处输入2000,点击入帐；图 （3)、重复（2)，将其他两笔费用入帐； （4)、选中商务中心复印的帐目，单击调整，打开调整窗口，【代码】处选择“复印”，【理由】处选择同意人,【金额】处输入“5”，单击入帐图 （5）、此时该帐目自动修改为“复印”50元；图 （6）、选中“手工房金500”和“人民币现金2000”的帐目，单击核销，打开核销窗口；图 (7）、单击核销,则该笔费用核销完毕。要查看核销的记录，勾选左上角明细账目的所有. （8)、选中商务中心复印的帐目，单击核销,打开核销窗口；图 （9）、单击付款,打开入帐窗口。【代码】处选择信用卡系统中的代码，【金额】处系统已自动将费用体现,单击入帐；图 (10）、此时核销窗口上下费用一致，单击核销。图2。4 审核应收帐执行应收记账审核,打开记账审核窗口,系统显示所有未经审核的应收帐。各个营业点每天转到相应AR帐户的费用都需要经过审核确认之后才能对其进行帐务处理。图操作步骤：（1)、双击打开选中帐目.图（2）、选择审核后AR帐的显示模式，点击确认。（3）、如要批量审核，则选中所要确认的帐目，点击审核确认。注意：当天的应收帐只有在夜审之后才能审核确认。窗口右边是常用功能快捷按钮，跟帐务相关，具体的使用相关说明中将一一列举，此处先简单介绍一下。修 改单击,可修改客人姓名和争议金额；帐 单单击，可打印选中帐目的帐单；主 单单击，打开该AR帐户的主单;帐务处理单击,打开该AR帐户的帐务主单；调 整单击，可对选中帐目进行调整；Activity单击，可查看该帐目的操作记录；审核确认单击，可对选中帐目进行确认。2.5 应收帐务查询应收帐务查询功能提供的是应收帐务信息的综合处理。它可以根据各种不同的条件来查询，输入的条件越多，查询的结果越精确.由于其中的选项较多，所以它可以完成非常复杂的查询。执行应收查询账务，打开帐务查询窗口,输入查询条件，单击确定，即显示查询结果.图明细帐查询条件:【数 据 源】 数据源，系统提供多种数据源,分上日、本日、所有和有效.【开始时间】-【结束时间】在指定日期范围内的账务【用 户】 工号,用于输入查询对象的工号，如要查询操作员ADMIN的费用，则在此选择ADMIN。系统默认为空白,表示选择所有操作员。【班 别】 班别，用于限制查询班次，可以是早班、中班等，系统默认为“所有”.【房 号】 用于查询某个房间的帐务。【帐 号】 若只需查询某个帐号的帐务，在此输入帐号即可。【客人姓名】 用于查询某个客人的帐务。【入账代码】 可选择多个营业项目进行查询.第三节 夜间稽核酒店在一天的营业过程中,进行着各种各样的营业活动,同时也在电脑中记录了各项交易。在酒店的一天营业结束后,对所有发生的交易进行审核、调整、汇总以及统计产生各级部门人员所需的报表,并为下一天的营业做好准备，这就是夜间稽核要做的事情.具体的工作如核对房态，核对房价，审核各营业点的帐务等。3.1 夜审系统操作步骤简单讲，在电脑上完成夜间稽核主要可以分三步：房租预审及入帐、夜间稽核和报表打印.（1）、房租预审及入帐；（2）、稽核.夜间稽核是一个自动的过程，完成本日营业数据的汇总、统计、日终各类系统数据的更新和转储，并生成各种报表；（3）、打印报表；(4）、新到客人房租预审及入帐.操作步骤:(1）、执行审核夜审处理,打开夜审处理窗口，如下图所示。该窗口列举稽核之前的系统已经设置好的审核步骤，酒店也可根据财务需要请工程师增设相关步骤。图审(2）、单击下一步，系统将根据夜审处理左窗口的审核项目依次操作，已退房未平帐客人列表，夜审时数量必须为0方可过夜审；（3）、按照（2）的方法，依次完成各审核项目，到“房租预审及入帐处，窗口如下图所示。图审核房租后,执行房租入帐，弹出房租入帐报表，房租预审及入帐窗口如下图所示，系统自动加收稽核房费完成。图（4）、到“统计报表及数据更新”处,单击下一步，弹出如下窗口；图单击是，系统自动开始统计报表、更新数据，并显示系统进程,如下图所示；图（5）、稽核完后,系统弹出稽核完毕窗口，单击确定即可。图3。2 房租审核及入帐由于房租在酒店的收入中占很大的比重，因此它的审核就显得比较重要,但是房租审核过程却是简单的。房租审核基本流程：核对房态(对应步骤12）房租预审（对应步骤35）房租入帐(对应步骤67）。核对房态（1)、先打印或查阅本日应离店客人报表，确信无记录，否则通知前台接待员或收银员做好续住或结帐手续。(2）、准备两份本日到店客人报表（一份按房号排序，一份按姓名排序）、一份电脑房态表、一份手工房态表（由管家部提供）、本日到店登记单（附上换房及改房价单），分别放好。逐一比较手工房态表和电脑房态表中房间的状态，若有错误及时处理.房租预审（3)、确信做好房态核对后，做入住客人本日房租预审。入住客人本日房租预审功能用于对酒店的每位住客的房费进行预审。房租预审要在房租入帐前做好。电脑预审完后,打出一份本日在住客人房租预审报表。（4）、再准备好换房单、加床单及优惠通知单、优惠人员及代码对照表（注意,接待员优惠不用优惠单）、散客团队、长包房、内外宾等有关服务费及城建费的收取标准。（5）、重点核对优惠人员及实际优惠比例或金额，检查城建费与服务费的收取是否与住客类别相符。如发现有误，应及时通知前台接待更正。房租入帐（6）、该功能给酒店的每位住客自动过房费，每天必须做一次且只允许做一次.（7）、对于夜间稽核之后，早上6：00之前到的客人，一般酒店需要加收半天房费，系统建议在早上6：00(具体时间可由酒店定)前,将该段时间内到的客人补做新到客人房租入帐。3.3 费用审核帐务审核除了审核房租收入外,还要审核各营业点的帐，如餐厅、娱乐、商务中心、商场、大堂吧、客房小吧、洗衣房等的营业帐。由于所有这些审核与房租审核类似，所以不再详述。注意:（1)、非总台营业点帐要借贷平衡平衡公式为:本日收入=现金收入+支票+信用卡+宾客帐+AR帐，其中省略号表示还有其他的种类，如餐券、款待等。（2）、非总台营业点明细帐应正确，即与实际相符.如把饮料输成食品、啤酒输成可乐都会影响成本报表以及其他汇总报表；又如把长城卡输成牡丹卡等，将导致返回银行的代理费计算错误,给总收银和核数员造成麻烦。（3）、非总台营业点转总台帐及转AR帐贷方数应与总台及AR帐营业点应收帐借方数相等.（4）、总台及AR帐内部转帐也应借贷相等.（5）、检查所有退菜及退帐操作的合法性。4。4 报表专家在系统主窗口下，打开报表专家窗口。该窗口按报表的分类显示报表。由于操作员权限不同,所以以不同的工号进入系统时所看到的报表数量是不同的。双击报表名称,可以打开该报表.图注意：（1）当打开报表后，需要打印的报表文件可以用pdf、Excel、Word形式输出，如图：图（2)、请各部门员工关注本部门常用报表。11