绿云宾馆管理软件-审核.doc

帐务审核 1
第一节 消费帐管理 1
1。1 消费帐查询 2
1。2 消费帐主单 3
1.2。1 消费帐主单 窗口 3
1.2。2 新建消费帐 4
1。2。3 帐务处理 4
第二节 应收帐管理 4
2。1 应收帐户查询 4
2.2 新建应收帐 5
2。3 应收帐户主单 6
2。3.1 应收帐户主单窗口 6
2。3.2 应收帐与档案 7
2.3。3 帐务处理 8
2.3.3。1 应收帐务主单 8
2.3。3.2 定金输入及定金单打印 9
2。3。3。3 信用卡操作 9
2。3。3。4 入帐 11
2。3。3。5 调整 11
2。3.3。6 转帐 12
2.3.3。7 清户 13
2.3。3。8 核销 13
2.3。4 帐务处理实例 17
2.4 审核应收帐 21
2。5 应收帐务查询 22
第三节 夜间稽核 23
3。1 夜审系统操作步骤 23
3。2 房租审核及入帐 26
3.3 费用审核 27
4.4 报表专家 27
帐务审核
第一节 消费帐管理
消费帐即宾馆工作帐，可用于输入没有使用电脑的收银点的现金收入。收银点每天营业结束后，可把现金收入在总台输入该账号，再用部分结账结掉该费用,本日的该收银点的营业收入就可反映在总报表上了.这样的收银点如：美容室、洗衣房、楼面电话等。
消费帐也可以用于记录酒店内部的各种费用开支，如内部长话费（在电话计费模块定义自动转账）、会议室、宴请客人费等.每一个部门均可有一个固定帐号。
1.1 消费帐查询
执行审核→消费帐管理，打开如下窗口。该窗口默认显示所有消费帐列表，包括有效的、结帐的、挂帐的等。
系统用一个字母表示消费帐的状态，同宾客帐务:
状 态
含 义
I
有效
O
本日结帐
S
临时挂帐
D
昨日结帐
功能按钮介绍：
窗口右边是常用功能快捷按钮，大多是跟帐务相关的，只需单击这些按钮或使用按钮前的快捷键(如1，2等)就可使用相关功能，介绍如下：
〖新 建〗：新建一消费帐主单；
〖联 房〗:打开『联房设置』窗口，增删联房;
〖主 单〗：打开消费帐主单，可修改主单信息；
〖入 帐〗:打开『入帐』窗口，可快速入帐；
〖固定支出〗:打开『固定支出』窗口，可增删固定支出；
〖帐务处理〗：打开帐务主单,可进行帐务处理；
〖允许记帐〗：打开『定义允许记帐费用』窗口,可选择设置允许记帐费用；
〖定义帐户〗：打开『定义帐户』窗口,可增删子帐户；
〖打印帐单〗：打开『单据打印』窗口，可打印各类已经设置好的单据。
查询：
右上角,输入查询条件,回车，显示查询结果。
右下角，组合查询,系统弹出『宾客查询组合条件』窗口,可以进行相关查询.（如下图所示)
1。2 消费帐主单
1。2。1 消费帐主单 窗口
『消费帐户』窗口,选中一条记录，点击窗口右边快捷菜单”主单”,打开如下窗口。
图
1。2.2 新建消费帐
操作步骤：
（1）、『消费帐户』窗口，单击〖新建〗，打开新建消费帐主单，整个窗口类似与后面讲到的AR帐主单;
（2）、输入【本名】，选择【来源】、【市场】,输入【担保人】、【担保单位】等信息;
(3）、单击〖存盘〗，系统自动生成消费帐号.
1。2。3 帐务处理
需要处理消费帐帐务时,消费帐主单下，单击〖帐务处理〗,打开帐务主单(或在『消费帐户』窗口中选中目标账户单击窗口右侧的快捷功能按钮〖帐务处理〗）。消费帐处理同前台帐务处理,请参见《前台收银》说明。
图
第二节 应收帐管理
2.1 应收帐户查询
在系统主窗口下，执行应收→AR管理，打开『AR管理』窗口，系统默认显示所有AR帐户.
图
功能按钮介绍：窗口右边是常用功能快捷按钮,大多是跟帐务相关的，只需单击这些按钮或使用按钮前的快捷键(如1，2等）就可使用相关功能，介绍如下：
〖新 建〗：新建AR帐主单;
〖帐务处理〗：打开帐务主单,可进行帐务处理；
〖入 帐〗：打开『入帐』窗口,可快速入帐；
〖主 单〗：打开应收帐主单,可修改主单信息；
〖档 案〗：打开『档案』窗口，可查阅相关信息；
〖允许记帐〗:打开『定义允许记帐费用』窗口，可选择设置允许记帐费用；
〖定义帐户〗:打开『定义帐户』窗口，可增删子帐户；
〖联 房〗：打开『联房设置』窗口，增删联房；
〖催 帐 信〗：打开『催帐信』窗口，可打印已经设置好的催帐信；
〖对 帐 单〗：打开『对帐单』窗口，可打印已经设置好的对帐单；
查询：
右上角，快速查询,输入查询条件，回车,显示查询结果。可以输入的常用条件：帐号、名字等。
注意:在宾客将账务转到AR账户时候只有AR账户的〖允许记帐〗定义后才能转账。
2.2 新建应收帐
操作步骤：
（1）、『AR管理』窗口，单击窗口右侧快捷功能〖新建〗按钮，打开『创建AR』窗口或者在系统主窗口下执行应收—创建AR打开『创建AR』窗口(如下图所示）
（2)、输入【本名】，选择【类别】、【等级】,输入其他相关信息；
（3） 、单击〖存盘〗，系统自动生成AR帐号。
注意：【等级】若是有限额,可设置限额，在存盘后点击主单窗口上的【信用】可录入限额。
2.3 应收帐户主单
2.3。1 应收帐户主单窗口
『AR管理』窗口，单击右〖主单〗按钮,打开AR帐主单，如下图所示。
图
【类别】 应收帐户类别，是酒店对应收帐的一种分类。一般分两大类:应收帐和信用卡。应收帐包括公司、旅行社以及员工帐等；信用卡包括国内卡和国外卡。应收帐是一般意义上的挂帐，即单位与酒店签订挂帐协议,可以先消费后结帐，一般月结。这些费用由各个营业点在结帐时通过“转AR"的结帐方式到相关的AR帐户下；而信用卡的产生是各个营业点一旦用信用卡结帐,该笔费用就自动生成到相关的信用卡AR帐户下,每种信用卡对应一个AR帐户。酒店可凭借信用卡AR帐户与银行对帐.
注意：如建立信用卡AR帐,除在前台系统中新建帐户之外,必须在维护系统中相应位置与信用卡AR帐进行关联，此时方可用相关的信用卡结帐。
【等级】 一般分两等：有消费限额和无消费限额.若选择有消费限额，前台转帐至该应收帐时，系统将根据【信用限额】中的金额，判断是否能继续转帐，若判断结果：
目标转帐费用＋已有帐务 〉 信用限额
则系统将提示：“超出限额！”。
图
2.3.2 应收帐与档案
不管是公司、旅行社还是订房中心，档案的附加信息中都包含一个信息，就是应收帐号.系统中一个单位可对应两个应收帐号，如下图所示。财务部门建立应收帐后，相关授权部门可在档案主单下，执行修改，『修改xxxx档案—xxxx』窗口中附加信息中,在选择对应的AR帐号。(如下图所示)
图
2。3。3 帐务处理
2.3.3。1 应收帐务主单
『AR管理』窗口,双击打开应收帐务主单,如下图所示。
图
帐务主单可分成四个部分加以说明：左上、右上、顶行、底行。
左上：
显示帐户.
右上：
显示AR帐户基本信息。
底行：
默认显示有效帐务明细,要求明确每条帐务所包含的信息。其中帐务前带有标记的为未经审核的AR帐.未经审核的AR帐无法对其进行帐务处理。审核操作：双击该未审核的AR帐.
顶行：
重要信息区,灰色显示表示未定义，亮色显示需引起重视（表示有定义信息）。
2。3。3.2 定金输入及定金单打印
操作步骤：
（1）、帐务主单下，单击工具栏上〖入帐〗按钮，弹出『入帐』窗口。（如下图所示）
（2）、【姓名】处输入姓名，【代码】处输入人民币现金在系统中的代码,【金额】处输入定金数量；
（3）、输入【单号】等信息，单击〖入帐〗.
系统默认打印定金单，操作员可根据实际情况选择,有些酒店的定金单由收银员手工填写.
2。3。3。3 信用卡操作
信用卡操作包括设置消费信用额度、取消信用额度。
● 押卡
操作步骤：
(1）、帐务主单下,点击信用，打开『信用授权明细』窗口;
(2)、选择【项目】（即信用卡类型)，录入【授权额】、【卡号】、【授权号】、【单号】等；
(3）、单击〖存盘〗,信用授权明细窗口显示有效压卡记录；
图-信用授权明细
(4）、主单【付款方式】、【信用】，显示相应信息。（如下图所示）
图
● 取消押卡
操作步骤：
（1)、帐务主单下，点击【信用】打开『信用授权明细』窗口,系统默认显示有效的押卡记录；
（2）、在『信用授权明细』窗口下，点击窗口右侧的〖作废〗按钮，弹出确认窗口“是否确信将当前记录作废"，单击〖确定〗,取消成功；
图
注意：勾选『信用授权明细』窗口右边〖显示作废〗多选框，即可显示所有信用卡记录，包括已经取消的记录。
2。3。3。4 入帐
应收帐户的费用一般由其他营业点转移过来，但也会存在直接在应收帐户下录入费用的情况,录入费用的方式与录入定金相同，只是【代码】处输入的是酒店营业项目的代码。
AR帐中由入帐产生的帐目在【Tag】处显示为“A"，其他账户转过来的的账目在【Tag】处显示为“P"
2.3。3。5 调整
调整功能一般用于修改帐务,输入折扣，或调整错误的入帐。
操作步骤：
（1)、帐务主单下，选中要调整的项目,单击〖调整〗,打开调整窗口；
(2)、【代码】处输入费用代码（3）、【金额】处输入金额，单击〖入帐〗即可。
（4）、如原先入帐人民币现金1000元,调整时输入“-1000”，则该项目在有效帐目中消失；如输入“300”,则有效帐目中该项目金额修改为1300.其他营业项目操作也是如此。
注意：对相关帐目所做的调整在双击打开该帐目查看Activity时可以找到。（如下图所示）
2。3.3.6 转帐
用于把应收帐务从一个帐户转到另外一个帐户。
操作步骤：
（1)、帐务主单下，选择目标帐目;
（2)、单击〖转帐〗,弹出转帐窗口。
（3）、若是所有选择费用都转到对方帐户，则直接进行（4）的操作；若只是转所选帐目中的部分，可在【转帐】中输入要转的金额.
（4）、帐号处输入目标帐号，回车，系统自动与当前宾客匹配，弹出查询结果窗口；或按F1打开帐号查询帮助，输入条件选择相应的帐户。
(5）、单击选择目标帐户，单击〖确定〗,【帐户】处显示目标帐户名。
（6）、单击〖确定〗,所选帐务自动转至目标帐户.
注意：若部分转帐时，系统将自动将某笔费用拆分成两笔.如为其他帐户转来的帐，在【Tag】中显示为“T",【摘要】中显示从何处转来的说明.(如下图所示）
。
2.3.3.7 清户
此功能用于该AR帐公司与酒店解除挂帐协议后将AR帐户由有效转为历史。
操作步骤：
（1)、点击〖清户〗,系统提示：
图
（2）、选择〖Yes〗,则该帐户状态变成“O"，其功能类似于宾客退房。
注意：清户的前提为该帐户余额为0。
2.3。3.8 核销
核销类似于宾客帐中的结帐功能，收款核销.
操作步骤：
情况一:在没有定金的情况下:
（1）、选中要核销的帐目,点击〖核销〗,弹出『核销』窗口。
图
窗口上半部分显示要核销的金额，下半部分显示付款金额（此时没有显示）;
(2)、点击〖付款〗，打开『入帐』窗口。
图
(3）、在【代码】选择相应的付费方式,金额由系统根据核销金额自动生成，点击〖入帐〗。此时消费和付款金额相等。
图
(4）、点击〖核销〗。核销完后该帐务在有效帐目中消失，要查询此条记录须勾选AR账务主单左上窗口的【所有】(如下图所示)
情况二：用定金核销费用：
（1）、选中定金和要核销的帐目，点击〖核销〗，此时系统会自动寻求消费和定金的相等值:
① 如消费额大于定金,则系统提示错误.
图
③ 【代码】处选择付费方式，点击〖入帐〗。此时消费和付款金额相等，点击〖核销〗即可。
图
(2）、如消费额小于定金，则系统会自动从定金中扣除消费额。
图
此时点击〖核销〗即可。在帐目明细中,共有【消费】、【已核销】、【付款】、【余额】等项目显示该帐目当前的情况。
2。3。4 帐务处理实例
实例:
AR帐户杭州绿云，当前有两笔前台转来的客人帐务，押现金2000元，入帐：
（1)手工房金:500
(2）复印:55
要求：
（1)实际为商务中心复印50，请修改；
（2）用2000的押金核销“手工输入房费"；
（3）“复印"用信用卡核销，客人现场刷；
操作步骤：
(1）、AR帐户管理列表下，输入帐户名称,回车，系统显示AR帐户“杭州西软”的帐务主单；
图
（2)、单击〖入帐〗，打开『入帐』窗口,【代码】处选择人民币现金在系统中的代码,【金额】处输入2000,点击〖入帐〗；
图
（3)、重复（2)，将其他两笔费用入帐；
（4)、选中商务中心复印的帐目，单击〖调整〗，打开调整窗口，【代码】处选择“复印”，【理由】处选择同意人,【金额】处输入“—5”，单击〖入帐〗
图
（5）、此时该帐目自动修改为“复印”50元；
图
（6）、选中“手工房金500”和“人民币现金2000”的帐目，单击〖核销〗，打开『核销』窗口；
图
(7）、单击〖核销〗,则该笔费用核销完毕。要查看核销的记录，勾选左上角明细账目的〖所有〗.
（8)、选中商务中心复印的帐目，单击〖核销〗,打开核销窗口；
图
（9）、单击〖付款〗,打开『入帐』窗口。【代码】处选择信用卡系统中的代码，【金额】处系统已自动将费用体现,单击〖入帐〗；
图
(10）、此时『核销』窗口上下费用一致，单击〖核销〗。
图
2。4 审核应收帐
执行应收→记账审核,打开『记账审核』窗口,系统显示所有未经审核的应收帐。各个营业点每天转到相应AR帐户的费用都需要经过审核确认之后才能对其进行帐务处理。
图
操作步骤：
（1)、双击打开选中帐目.
图
（2）、选择审核后AR帐的显示模式，点击〖确认〗。
（3）、如要批量审核，则选中所要确认的帐目，点击〖审核确认〗。
注意：当天的应收帐只有在夜审之后才能审核确认。
窗口右边是常用功能快捷按钮，跟帐务相关，具体的使用相关说明中将一一列举，此处先简单介绍一下。
〖修 改〗单击,可修改客人姓名和争议金额；
〖帐 单〗单击，可打印选中帐目的帐单；
〖主 单〗单击，打开该AR帐户的主单;
〖帐务处理〗单击,打开该AR帐户的帐务主单；
〖调 整〗单击，可对选中帐目进行调整；
〖Activity〗单击，可查看该帐目的操作记录；
〖审核确认〗单击，可对选中帐目进行确认。
2.5 应收帐务查询
应收帐务查询功能提供的是应收帐务信息的综合处理。它可以根据各种不同的条件来查询，输入的条件越多，查询的结果越精确.由于其中的选项较多，所以它可以完成非常复杂的查询。
执行应收→查询账务，打开『帐务查询』窗口,输入查询条件，单击〖确定〗，即显示查询结果.
图
明细帐查询条件:
【数 据 源】 数据源，系统提供多种数据源,分上日、本日、所有和有效.
【开始时间】-【结束时间】在指定日期范围内的账务
【用 户】 工号,用于输入查询对象的工号，如要查询操作员ADMIN的费用，则在此选择ADMIN。系统默认为空白,表示选择所有操作员。
【班 别】 班别，用于限制查询班次，可以是早班、中班等，系统默认为“所有”.
【房 号】 用于查询某个房间的帐务。
【帐 号】 若只需查询某个帐号的帐务，在此输入帐号即可。
【客人姓名】 用于查询某个客人的帐务。
【入账代码】 可选择多个营业项目进行查询.
第三节 夜间稽核
酒店在一天的营业过程中,进行着各种各样的营业活动,同时也在电脑中记录了各项交易。在酒店的一天营业结束后,对所有发生的交易进行审核、调整、汇总以及统计产生各级部门人员所需的报表,并为下一天的营业做好准备，这就是夜间稽核要做的事情.具体的工作如核对房态，核对房价，审核各营业点的帐务等。
3.1 夜审系统操作步骤
简单讲，在电脑上完成夜间稽核主要可以分三步：房租预审及入帐、夜间稽核和报表打印.
（1）、房租预审及入帐；
（2）、稽核.夜间稽核是一个自动的过程，完成本日营业数据的汇总、统计、日终各类系统数据的更新和转储，并生成各种报表；
（3）、打印报表；
(4）、新到客人房租预审及入帐.
操作步骤:
(1）、执行审核→夜审处理,打开『夜审处理』窗口，如下图所示。该窗口列举稽核之前的系统已经设置好的审核步骤，酒店也可根据财务需要请工程师增设相关步骤。
图

审(2）、单击〖下一步〗，系统将根据夜审处理左窗口的审核项目依次操作，『已退房未平帐客人列表』，夜审时数量必须为‘0’方可过夜审；
（3）、按照（2）的方法，依次完成各审核项目，到“房租预审及入帐"处，窗口如下图所示。
图
审核房租后,执行〖房租入帐〗，弹出房租入帐报表，『房租预审及入帐』窗口如下图所示，系统自动加收稽核房费完成。
图
（4）、到“统计报表及数据更新”处,单击〖下一步〗，弹出如下窗口；
图
单击〖是〗，系统自动开始统计报表、更新数据，并显示系统进程,如下图所示；
图
（5）、稽核完后,系统弹出稽核完毕窗口，单击〖确定〗即可。
图
3。2 房租审核及入帐
由于房租在酒店的收入中占很大的比重，因此它的审核就显得比较重要,但是房租审核过程却是简单的。
房租审核基本流程：核对房态(对应步骤1－2）→房租预审（对应步骤3－5）→房租入帐(对应步骤6－7）。
核对房态
（1)、先打印或查阅本日应离店客人报表，确信无记录，否则通知前台接待员或收银员做好续住或结帐手续。
(2）、准备两份本日到店客人报表（一份按房号排序，一份按姓名排序）、一份电脑房态表、一份手工房态表（由管家部提供）、本日到店登记单（附上换房及改房价单），分别放好。逐一比较手工房态表和电脑房态表中房间的状态，若有错误及时处理.
房租预审
（3)、确信做好房态核对后，做入住客人本日房租预审。
入住客人本日房租预审功能用于对酒店的每位住客的房费进行预审。房租预审要在房租入帐前做好。电脑预审完后,打出一份本日在住客人房租预审报表。
（4）、再准备好换房单、加床单及优惠通知单、优惠人员及代码对照表（注意,接待员优惠不用优惠单）、散客团队、长包房、内外宾等有关服务费及城建费的收取标准。
（5）、重点核对优惠人员及实际优惠比例或金额，检查城建费与服务费的收取是否与住客类别相符。如发现有误，应及时通知前台接待更正。
房租入帐
（6）、该功能给酒店的每位住客自动过房费，每天必须做一次且只允许做一次.
（7）、对于夜间稽核之后，早上6：00之前到的客人，一般酒店需要加收半天房费，系统建议在早上6：00(具体时间可由酒店定)前,将该段时间内到的客人补做新到客人房租入帐。
3.3 费用审核
帐务审核除了审核房租收入外,还要审核各营业点的帐，如餐厅、娱乐、商务中心、商场、大堂吧、客房小吧、洗衣房等的营业帐。由于所有这些审核与房租审核类似，所以不再详述。
注意:
（1)、非总台营业点帐要借贷平衡
平衡公式为:本日收入=现金收入+支票+信用卡+……+宾客帐+AR帐，其中省略号表示还有其他的种类，如餐券、款待等。
（2）、非总台营业点明细帐应正确，即与实际相符.如把饮料输成食品、啤酒输成可乐都会影响成本报表以及其他汇总报表；又如把长城卡输成牡丹卡等，将导致返回银行的代理费计算错误,给总收银和核数员造成麻烦。
（3）、非总台营业点转总台帐及转AR帐贷方数应与总台及AR帐营业点应收帐借方数相等.
（4）、总台及AR帐内部转帐也应借贷相等.
（5）、检查所有退菜及退帐操作的合法性。
4。4 报表专家
在系统主窗口下，打开『报表专家』窗口。该窗口按报表的分类显示报表。由于操作员权限不同,所以以不同的工号进入系统时所看到的报表数量是不同的。双击报表名称,可以打开该报表.
图
注意：
（1）当打开报表后，需要打印的报表文件可以用pdf、Excel、Word形式输出，如图：

图
（2)、请各部门员工关注本部门常用报表。
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