董事会、股东大会召开工作流程.doc
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1、董事会会议工作流程(内部适用)时间工作安排注意事项完成情况T-15收集会议议题 确定会议时间地点T11确定会议议题、制作议案T10(临时T3)发出会议通知和议案T-5(临时T-3)预定会议室根据参加会议的人数,预定合适的会议室。T-2提前安排、确定董事行程如有董事在外出差,或有其他会议、事务,需提前确认并安排其行程;T-1参会人员的会前提醒电话提醒董事及列席人员(监事、高管)会议的时间、地点;根据实际情况,电话提醒需参会的高管;会议资料准备准备以下会议资料,并将相关会议资料装订成册:1、 会议通知;2、 会议议程(如有);3、 会议议案、附件资料;4、 签到表;5、 表决票;6、 会议决议(草
2、稿);7、 会议纪要(草稿);8、 公告(草稿);9、 独立董事意见、保荐机构意见草稿(如有).1、制作会议PPT;2、准备会议决议、纪要的签字页;3、议案所需特殊格式的决议文件(如综合授信申请等需要).会议准备、会议室提前调试根据参加会议人数,预定合适的用餐地点1、通知行政部采购水果、茶点;2、领取瓶装水; 3、准备茶具、茶叶、咖啡(如需要)。4、调试会议室:调试空调、音响、投影仪。T会场布置、会议安排提醒司机接送参会董事及其它参会人员(如需要)1、打开空调、音响;2、打开PPT;3、摆放好会议资料、茶点、水果、茶水.1、安排司机接送预定的酒店就餐;2、会议期间添加茶水。安排并检查董事签署签
3、到表、表决票、会议决议、会议纪要等文件。会议完成后整理会场、归还所借物品TT+2会后重要事项1、完成会议决议、纪要; 2、将会议决议传至深交所备案;3、完成公告(如有)。会议资料整理归档会议资料内容包括:1、会议通知;会议审批单;通知邮件;非直接送达电话确认情况表;2、会议议案、附件资料;3、签到表;4、表决票;5、会议决议;6、会议纪要;7、授权委托资料(如有);8、独立董事意见(如有);9、保荐机构意见(如有);T+决议执行跟踪1、制作会议决议事项执行情况记录表;2、将会议决议送达给相关执行部门、执行人,并由其在决议事项执行情况记录表上签收。1、跟踪决议执行进度;2、记录决议执行结果.股东
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