公司材料管理手册样本.doc

工程项目管理文件

材

料

管

理

手

册

(试行稿)

二 O O 三 年 三 月

目 录

一、 本项目管理文件适用范围
二、 各企业材料管理职责
三、 材料供给和领用步骤
四、 材料管理工作标准及具体要求
五、 附表

一、本项目管理文件适用范围：适适用于***企业内部企业委托兴健工程项目管理管理工程项目（不适适用于经营项目）.
二． 集团企业内部包含工程材料管理各企业职责：
A、项目管理企业：
1、 研定相关材料管理各项制度，组织编制企业材料管理手册：
2、 组织集团企业内部各企业实施材料管理手册；
3、 对物流企业制订材料采购方案进行复核；并会同物流企业签署材料供给协议；
4、 对物流企业材料供给结算单进行审核；
5、 对装饰企业及下包施工队工程结算中材料损耗进行审核；
6、 对物流企业材料付款计划进行审核；
7、 对于用量大工程材料会同物流企业做好材料供给招投标工作；

B、 物流企业：
1、 编制材料采购方案报项目企业立案复核；
2、 会同项目企业签署材料供给协议。分送集团内部建设单位（下称建设单位）财务部、建设单位仓库、项目企业、装饰企业。
3、 对建设单位、装饰企业、下包施工队和现场反馈材料供给质量进行立即处理。
4、 对材料供给商材料供给材料数量和质量进行跟踪考评。
5、 依据每个月整体材料供给计划作出对应材料付款计划报集团企业财务部核拨工程项目资金。
6、 负责对现场工程材料管理进行监督和指导。
C、 装饰企业：
1、 负责编制工程材料采购计划（按工程施工协议要求当工程材料需由建设单位提供时）。并对材料数量正确性负责。
2、 会同建设单位材料保管员对物流企业供给材料进场验收工作。包含材料数量和质量。并对材料供给验收过程中发觉问题于当日以电话或书面形式发回企业。材料数量正确性由建设单位材料保管员负责，材料质量验收意见由装饰企业负责提出.
3、 对装饰企业本身提供零星建筑装饰材料质量负责。
4、 依据材料供给协议和外协加工协议现场配合实施。并组织对外协加工件验收事项。
5、 负责材料施工现场库房管理。
6、 做好甲供材料验收、保管和管理工作。
7、 负责施工现场成品保护工作。
8、 对于外加工加工件提供现场正确尺寸。并对于外加工厂家到现场度量尺寸时作好技术交底工作。
9、 对于各施工队做好技术交底工作。包含材料使用部位、材料损耗要求、材料合理开栽要求、材料使用方法。
10、 对材料供给协议负责现场段工作实施。如复查材料供给协议是否和材料采购计划一致、供给商供给材料是否和封样一致、供给商提供质量证实书等相关手续是否齐全等。外协件供给商和现场施工队现场协调问题处理。
11、 对材料供给协议实施监督。
D、 建设单位物资保管部门：
1、 材料入库：做好材料数量清点，并通知现场装修工程师对入库材料质量一同进行检验验收；办理有效材料入库单；对于在材料入库过程中发觉材料数量和质量问题以最快方法通知物流企业进行处理。入库单要依据企业协议材料采购协议或送货单中内容进行填写，对于不一样材料供给协议不一样材料送货单要分别填写。入库时对材料数量／规格／型号／品牌／入库时间／包装情况／材料协议号或材料送货单号作好统计。尤其是数量要以材料协议或材料送货单规范数量进行登记。对于材料退货也要办理材料入库手续，但用红笔填写。材料保管员依据入库单填制材料明细帐。
2、 材料出库：依据装饰企业现场装修工程师审批材料领用计划办理材料出库手续。同时核查工程企业领用材料是否在施工协议中要求提供材料范围内。出库时对材料出库数量／规格／型号／品牌／出库时间／领料人／施工队协议号作好统计。对于施工队退货也办理出库手续，但用红笔填写。每个月将材料出入库报表报及复印件一套报项目管理企业备查。
3、 材料保管：做好入库材料分类保管工作；对于珍贵材料要入箱装锁。
4、 材料月报：每个月三日前将上月材料出入库情况，库存情况书面报物流企业、项目管理企业、建设单位财务部。
E、 财务部：
1、 依据企业物流企业每个月资金使用计划安排好材料使用资金。
2、 做好材料供给协议归档、管理工作。
3、 对材料供给协议进行监督。
4、 严格根据集团企业财务制度和材料费用入帐单据要求做帐。
5、 对于材料款支付手续给予监督。
6、 定时组织物流企业、库房材料保管员等相关人员进行对帐。
三． 材料供给和领用（即材料在企业中整个运动过程）步骤：
A、 材料采购步骤：
1、 编制材料采购计划―――2、材料采购计划复查―――
3、材料采购计划修订―――4、编制材料采购方案―――
5、材料采购方案审核―――6、签署材料供给协议―――
7、材料跟踪收货。
B、 材料入库步骤：
1、 材料入库检验（数量、质量）―――2、填写入库单―――
3、材料入库分类管理。
C、 材料领用步骤：
1、 装饰企业申报材料领用计划―――2、材料领用计划审批―――
3、填写材料出库单―――4、材料出库。
D、 废料处理步骤：
1、 装饰企业将现场需处理施工过程中产生中废料报物流企业―――
2、 物流企业负责将废料处理―――废料收入入企业财务帐。
E、 材料款支付程序：
1、 材料预付款支付：由物流企业按协议条款填写支票申领单―――物流企业总经理审查―――项目管理企业总经理复查―――财务审核出票做账。
2、 实结材料款支付：由物流企业按协议条款填写支票申领单―――物流企业总经理审查―――项目管理企业总经理复查―――财务主管审核出票做账。实结材料款付款时，要求附有有效材料入库单，对于外协加工件另要附有装饰企业现场工程师工程质量验收证实和材料款结算书。供给商必需提供有效全额税务发票（除协议说明不需提供发票外）。在每张发票背书全部必需由经办人审批人签字。
四． 材料管理中各项工作工作标准和具体要求：
A、 材料采购计划：
1、 装饰材料：材料采购计划要列明材料规格型号，质量要求，材料使用部位，材料到货时间要求。对于地毯，软包布数量计划要附有材料开栽图。对于墙纸布料地毯材料计划要考虑门幅和拼花裁边要求。对于五金，灯具，洁具等件要附有设计要求（图纸，文字，图片）。
2、 装饰用外加工件：除了第1项装饰材料要求外，还必需附有设计师出具具体明确加工技术要求和质量要求图纸和文字。对于窗帘，布艺，盆景，画，雕塑品，门牌标志，金属加工件采购计划要附有设计说明（图纸、文字、图片、技术要求等）
3、 材料计划表格式详见附表。
B、 材料采购方案：
1、 材料采购方案包含材料货比五家；即比质量，比价格，比交货期，比服务，比付款条件。在此表中要求列出材料供给商单位全称，联络人，联络电话，方便以后集团企业监事会和审计部门备查。材料采购方案只适适用于主体材料 。
2、 材料采购方案格式详见附表。
C、 材料订购协议：
1、 材料订货协议一式五份。正本一份送财务部。副本一式四份：物流企业自留一份；项目管理企业存档一份；装饰企业留存一份；建设单位库房一份；
2、 材料订购协议格式详见附表（分材料及外协加工件二种）。
D、 入库单：
1、 入库单在材料质量验收合格后填写；分别由材料保管员和装饰企业现场装修工程师及送货经手人签字。
2、 材料入库单要依据不一样材料订购协议和不一样材料送货单分列填写；
3、 材料入库单中要反应材料数量／规格／型号／价格／到货日期／材料订购协议号或送货单号；其填写内容要和材料订购协议或材料送货单要一致。
4、 材料入库单编号要反应该项工程第几本第几号。
5、 材料入库单格式详见附表。
6、 材料入库单一式四联：一联结帐联（供给商凭此联及材料发票和企业结帐）；二联库房存根；三联为送货人留存联；四联为物流企业查对联。
E、 出库单：
1、 出库单在材料出库时填写；分别由现场材料保管员和现场装修工程师（对于关键材料）及领货经手人签字。
2、 材料出库单要依据不一样工程企业不一样工程施工协议分列填写；
3、 材料出库单中要反应材料数量／规格／型号／价格／出货日期／施工队协议号／施工队工程承包人；其填写内容要和材料入库单内容一致。
4、 材料出库单编号要反应该项工程第几本第几号。
5、 出库单单位一定要填写清楚，如平方米，米，对于论个／桶／捆／扎/箱材料一定要标明其规格，方便项目管理企业进行考查。
6、 材料出库单格式详见附表。
7、 材料出库单一式四联：一联为财务部成本考评联；二联经营部考评联；三联库房存根；四联为领料人留存联。
F、 外协加工材料验收单：
1、 对于外协加工材料要由装饰企业现场项目部组织物流企业参与对外协加工材料进行验收。
2、 验收内容包含：数量、质量、完成时间、现场配合情况、现场施工过程中有否违反现场劳动纪律等情况（如工程协调会参与情况等）。
3、 外协加工材料验收单格式详见附表。
G、 材料及外加工件结算表：
1、 材料部对各供给商材料供给质量情况用考评表形式进行考评；
2、 材料及外加工件结算表包含内容：材料供给数量，供货时间，供货质量。材料入库单及外协加工材料验收单为本结算表附件。
3、 材料及外加工件结算表格式详见附表。
附注：
1． 出入库单所填项目必需填写齐全；
2． 出入库单要立即交给财务部门（每七天一次）；
3． 月底财务和材料保管员查对帐目，填写清单，材料保管员必需做到帐目清楚；
4． 物流企业／项目管理企业／财务部对库房材料要进行不定时抽查盘点。
五． 附表：
A、 材料计划表（暂按海港大酒店格式填写）
材料计划表要求需附有下列附件：
附1：材料样板；附2：加工要求；附3：相关图片资料。
B、 材料采购方案：
材料采购方案
项目名称： 材料名称： 编号：
供给商名称

联络人

联络电话

质量

价格

交货期

服务

付款条件

以往合作情况

编制： 年 月 日 物流企业总经理： 年 月 日
项目管理企业复核意见： 年 月 日
C、材料库存月报表（暂按海港大酒店格式填写）

D、 材料订购协议：
材 料 订 购 合 同
合 同 编 号：
签署协议时间：
签署协议地点：
甲方： （需方）
乙方： （供方）
经双方协商一致，签署材料订购协议，条款以下：
一、 产品名称、规格、数量、金额。
序号
产品名称
规格/型号
数量
单位
单价
总价（元）
备注
1

2

3

4

5

累计

累计人民币金额（大写）：
二、 质量技术要求及验收方法：
1、 要求供给商提供产品合格证、质量确保书、质量检验汇报及经设计师确定材料封样样板；
2、 特殊材料还要提供该项材料当地政府部门许可使用文件。
3、 验收标准及验收方法：按产品质量标准或封样样板。
三、供货方法：
交货时间：
交货地点：
送货人： 电话： 传真：
收货人： 电话： 传真：
运输方法及费用：货到工地后由甲方组织人员卸货。
包装要求及费用： 。
四、付款方法立即间：
协议编号：
五、供货商要为甲方提供最优惠价格，不得对甲方相关人员给回扣或变相回
扣，如违反本条，甲方将取消协议或不支付材料余款。
六、 供货方必需取得收货方数量、质量双签字有效单据（入库单）。
七、 双方责任：
（一） 甲方应负责任：
1、 甲方按要求时间及方法向乙方付款；
2、 甲方按协议要求接收材料，组织卸货。
（二） 乙方应付责任：
1、 产品花色、品种、规格不符合本协议要求时，乙方应负责保退、保换，因为上述原因致延误交货时间，每逾期一日，乙方应按逾期交货部分货款总值千分之五向甲方偿付违约金。
2、 产品包装不符合协议要求时，乙方应负责返修或重新包装，并负担返修或重新包装费用。
3、 假如乙方不能按协议要求产品数量交货，则乙方付给甲方不能交货分货款总值5%违约金。
4、 乙方不能按协议要求时间交货时，每延期一天，乙方应按延期交货部分货款总值千分之五向甲方偿付违约金。
八、纠纷处理方法：交当地仲裁部门仲裁。
九、本协议一式二份，经双方法定代表人或法定代表人授权委托代理人签章后生效。（若此协议为法定代表人授权委托代理人，必需将授权书附后，方可签署协议。）
甲方： 乙方：
法定代表人： 法定代表人：
委托代理人： 委托代理人：
地址： 地址：
电话： 电话：
传真： 传真：
附1：双方签认材料样板；附2：加工要求；附3：相关图片要求
附4：供给商营业执照复印件、法人委托书、供给商代理人身份证复印件.
E、 入库单（略）
F、 出库单（略）
G、 外协加工材料验收单：
外协加工材料验收单
项目名称： 编号：
协议编号：
序号
材料名称
规格型号
品 牌
数 量
单位
单 价
总 价

供给商： 日期： 年 月 日 项目部： 日期： 年 月 日
材料部： 日期： 年 月 日
验收意见：（包含对数量／质量／交货期等方面）
1. 材料及外加工件结算表：
材料及外协加工件结算单
项目名称： 编号：
协议编号：
序号
结算项目
增减款原因
金 额
备 注
一
协议价款

二
增加材料供给量

三
降低材料供给量

四
质量扣款

五
延期扣款

六
其它扣款

七
结算款

八
质量确保金

供给商： 日期： 年 月 日 材料部： 日期： 年 月 日

附1：材料入库单（结算联）
附2：外协加工材料验收单