公司行政管理体系构建运营提案经典.doc

公司行政管理体系构建运营提案

公司行政管理体系

构建运营提案

制 作
核 准
侯 金

二0一一年一月十三日

目录
1．企业行政管理体系的功能………………………………………………………4
2．企业行政管理体系的职能………………………………………………………5
3. 企业行政管理体系的任务………………………………………………………6
4. 企业行政管理体系的构建………………………………………………………7
4.1企业行政管理体系组织架构图…………………………………………………7
4.2管理职责…………………………………………………………………………8
4.2.1行政管理体系组织……………………………………………………………8
4.2.2职责、权限和义务……………………………………………………………8
4.2.3管理评审………………………………………………………………………8
4.3行政管理体系文件………………………………………………………………9
4.3.1行政管理手册…………………………………………………………………9
4.3.2程序文件（管理制度）………………………………………………………9
4.3.3记录文件（表、卡）…………………………………………………………9
4.4文件和记录控制 ………………………………………………………………10
4.4.1文件控制 ……………………………………………………………………10
4.4.2记录控制 ……………………………………………………………………10
4.5企业文化控制 …………………………………………………………………11
4.6办公事务控制 …………………………………………………………………12
4.6.1行政公文管理 ………………………………………………………………12
4.6.2办公物品管理 ………………………………………………………………13
4.6.3档案管理……………………………………………………………………13
4.6.4会议管理……………………………………………………………………13
4.7规章制度控制…………………………………………………………………14
4.8人力资源控制…………………………………………………………………15
4.9后勤事务控制…………………………………………………………………16
4.10公共关系控制 ………………………………………………………………17
4.11管理改进 ……………………………………………………………………18
4.12其他过程改进 ………………………………………………………………19

一、企业行政管理体系的功能

一个好的企业，首先要有一个坚实、高效的团队。

企业行政管理体系，可以说是企业的中枢神经系统。它以总经理为最高领导，由行政总监分工负责，由行政各个部门具体组织实施、操作的一个完整的体系。企业管理的具体工作的广度涉及到企业的全部运作过程，其深度设计到企业的各个部门和分支机构的方方面面以及局外人难以想象的细微末节。

企业行政管理体系担负着企业的管理工作；企业中除行政管理之外的工作，都是某个方面的“业务”。行政管理体系推动和保证着企业的技术（设计）、工程（服务）、资金（财务）、发展（营销）几大块业务的顺利、有效进行和相互之间的协调。

企业行政管理体系工作可以说是千头万绪、纷繁复杂。企业行政人员每天都面临着大量的、琐碎的、不起眼的事务。但是，这些事务只不过是行政管理这颗大树上的枝枝叶叶而已。

概括起来说，行政管理的企业中主要有管理、协调、服务三大功能：其中管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质是服务。

二、企业行政管理体系的职能

行政部门应该兢兢业业、认真细致地做好种种行政事务工作，把领导和员工从繁重、琐碎的行政事务和生活琐事中解脱出来，可以集中精力、轻装上阵，研究市场形势，考虑公司的发展战略，探讨公司的组织架构，任用公司的各级干部，实施公司的经营方针，解决公司所面临的重大问题，以及专心做好每一笔重要业务等等。

为了做好纷繁复杂的行政工作，就必须建立健全和认真执行行政部门的各项管理制度、岗位责任制度、工作程序以及一系列规范化表格、图表等，从而建立起行政部门的“法治”秩序。更重要的是，要培养出一支高素质、高效率的行政人员队伍：同时要搞好科学分工、管理层次和合理授权。一旦行政系统的一系列硬件（如办公设施、生活设施）、软件（如规章制度、工作程序）、人员队伍、分工协作和管理层次等等建立健全起来，整个行政管理体系在很大程度上就会成为一部自动机器一样运转，只在较少的场合才需要部门领导和上级领导辅以“人治”。

行政管理体系工作基本包括：会议管理、办公物品管理、档案管理、公关管理、各种实物资产管理、车辆管理、内部监察事务，以及人力资源管理等等，参与企业的监督、控制、决策工作；以全面提高组织效能，提供必要管的保障为目的，而对企业内部办公事务、后勤事务活动的构成要素及其理流通过程所作的规划、组织、监控、控制、协调。
三、企业行政管理体系的任务

企业内部的各种事务是由多种要素构成的，人、财、物、信息、制度方法等等都要参与其中，共同发挥作用，这就需要保持构成要素的齐全、有效，使要素之间有最佳的配合关系。

企业行政管理的任务就是通过对事务活动的构成要素及其流通过程实施科学有效的规划、组织、监督、控制、协调，为企业职能活动的高效开展创造条件、奠定基础、提供保障。要使企业做到：
人尽其才，即为事务活动的有效运行提供人力资源保证，要通过科学分工、优化组合、完善行为规范、教育培训与激励、合理配置各类从事事务处理工作的人员，明确其职位，提高其素质，充分调动他们的积极性，充分发挥他们的作用。
物尽其才，即为企业职能活动提供必需的物质条件，要合理分配，正确使用各种设备、工具、材料和能源，充分发挥其作用，厉行节约，努力降低消耗，力争供求平衡。
财尽其用，即为企业职能活动提供基本的财力保证，要量入为出，量力而行，讲究成本效益，讲究核算，使有限的资金得到合理利用。
时尽其能，即为企业职能活动的有效性提供必要的时间资源，要维护事务的时效，以有力措施充分发掘时间的利用价值，合理配置时间，充分利用时间。& p!
文畅其流，即为企业职能活动提供包括文件在内的各种信息资源，要创造、充分利用、有效维护信息资源，使信息流通过程有序、顺畅、有效。
四、企业行政管理体系的构建

1、企业行政管理体系组织架构图

建议：董事长兼总经理： 马启业

副董事长兼财务总监：刘 德

营销总监： 耿 军

技术部总监： 杨苏平

行政部总监： 侯 金

总经理秘书
厦门办事处
北京办事处

市场部

公关部
营销总监

技术部

设计部

工程部
技术总监
行政
办公室
人力资源部
行政总监

财务部

财务总监
重庆办事处
潢川办事处
副董事长
总经理
董事长

1、企业行政管理体系组织架构图

2、管理职责
2.1行政管理体系组织

根据本企业实际情况，建立能够充分协调、高效发挥职责的行政管理体系组织。

2.2职责、权限和义务

公司总经理对行政管理负责，任命行政总监和各行政控制系统责任人员。行政总监应具有企业行政管理的相关知识和经验，具有行政管理体系建立、实施、保持和改进的管理职责和权限。

行政总监对公司行政管理工作分工负责，任命行政控制系统（如企业文化、办公事务、人力资源、其他主要过程控制系统等）责任人员，规定各行政控制系统责任人员以及需要独立行使与保证行政管理效能的相关人员的职责、权限和义务，明确各行政控制系统之间、行政总监与各行政控制系统责任人员之间、各行政控制系统责任人员之间的工作接口和协调措施。

2.3管理评审

每年至少应当对企业行政管理体系进行一次管理评审，确保行政管理体系的适应性、充分性和有效性，满足企业发展需要的要求，并保存管理评审记录。
3、行政管理体系文件

行政管理体系文件包括行政管理手册、程序文件（管理制度）和记录文件（表、卡）等。

3.1行政管理手册
行政管理手册应当描述行政管理体系文件的结构层次和相互关系，并至少包括以下内容：
（1）术语和缩写；
（2）体系的适应范围；
（3）管理方针和目标；
（4）行政管理体系组织及管理职责；
（5）行政管理体系基本要素、行政控制系统、控制环节、控制点的要求。

3.2程序文件（管理制度）
程序文件（管理制度）应当与管理方针一致，满足行政管理手册基本要素的要求，并且具有可操作性。

3.3记录文件（表、卡）
管理记录应当符合企业特性，满足程序控制实施过程的需求。文件格式及其包括的项目、内容应当规范标准。

4、文件和记录控制

4.1文件控制

文件控制的范围、程序、内容如下：

（1）受控文件的类别确定，包括行政管理体系文件、外来文件、其他需要控制的文件等；
（2）文件的编制、会签、审批、标识、发放、修改、回收，其中外来文件控制还应当有收集、购买、接收等规定；
（3）行政管理体系实施的相关部门、人员及场所使用的受控文件为有效版本的规定；
（4）文件的保管方式、保管设施、保存期限及其销毁的规定。

4.2记录控制

记录控制范围、程序、内容如下：

（1）行政管理过程所形成的记录的填写、确认、收集、归档、贮存等；
（2）记录的保管和保存期限等；
（3）行政保证体系实施部门、人员及场所使用相关受控记录表格为有效版本的规定。
5、企业文化控制

企业文化控制的范围、程序、内容如下：

（1）企业文化责任部门的建立、建设和职能，企业文化责任人的职权、职责和义务。
（2）企业文化控制的目的（目标）和任务。
（3）企业文化应当符合企业特性，具有客观性、发展性、指导性、约束性、整体性、群体性、传播性和传承性等特性。
（4）企业文化战略实施的计划、过程和记录。
（5）企业文化理念识别系统情况，包括：价值观念（核心理念）、各类经营管理理念、宣传口号以及员工认知和认同程度。
（6）企业文化行为识别系统情况，包括：组织对内、外行为，团体对内、外行为，个体对内、外行为以及员工认知和认同程度。
（7）企业文化视觉识别系统情况，包括：工作（生产、经营）、生活各类标志、色彩，以及体现企业特性的其他视觉识别；员工对视觉识别系统的认知和认同程度。
（8）理念、行为、视觉识别系统的相互符合情况。
（9）企业文化贯穿于企业管理各个层面，并起到导向作用。

6、办公事务控制

办公事务责任部门的建立、建设和职能，办公事务责任人的职权、职责和义务；办公事务各环节负责人的认定、职责、职权和义务。

6.1行政公文管理

行政公文管理的范围、程序、内容如下：

（1）行政公文的起草、撰写、审核、批准、传阅（抄送）、存档、销毁规定。
（2）不同公文行文规范和格式的要求。
（3）发文内容、落款和印章的符合性。
（4）行政公文的可追溯性。
（5）外来文件的管理（上级部门、下级单位、平级单位、其他外来文件等），包括接收、传达、确认、落实、反馈等。
（6）行政公文管理过程与企业文化相符合。

6.2办公物品管理

办公物品管理的范围、程序、内容如下：

（1）办公物品管理的目的（目标）和任务。
（2）办公物品的范围和分类。
（3）办公用品的采购程序及供方选择。
（4）办公用品的入库、保管、领用、更换、报废等过程控制。
（5）非一次性耗用办公用品的规范化使用和耗材（能源）节约规定。
（6）办公用品使用说明书、操作手册等附带资料的管理。
（7）办公物品管理过程与企业文化相符合。

6.3档案管理

档案管理的范围、程序、内容如下：

（1）档案管理的目的（目标）和任务。
（2）档案的范围和分类。
（3）档案的入档、保管、借阅、销毁等过程控制。
（4）贮存环境和期限符合不同档案的要求。
（5）档案管理过程与企业文化相符合。

6.4会议管理

会议管理的范围、程序、内容如下：

（1） 会议管理的目的（目标）和任务。

（2） 外部会议的信息收知、分类、传达，批准参会，会议反馈、批准落实，信息收集和过程保存，全程的控制。

（3） 内部固定会议（例会）的召开类型、形式，参会人员、时间、地点变化的记录，会议记录，落实及效果分析。

（4） 临时会议的召开原因、类型、形式，告知方式、会议记录，落实及效果分析。

（5）会议管理过程与企业文化相符合。

7、规章制度控制

规章制度控制的范围、程序、内容如下：

（1） 规章制度控制的目的（目标）和任务。
（2） 明确规章制度监督、检查的责任部门和第一责任人。
（3）规章制度的颁布，应当表明发文部门、批准人、颁布时间、实施时间、应用范围和解释部门等要素，并不得与国家法律、法规相违背。
（4）规章制度应当符合企业特性和现状的要求，分类明确，内容健全。
（5）规章制度至少应当包括以下三类：生产（经营）类、行政类、岗位管理类。其中岗位管理类，应当明确各岗位人员的职权、职责和义务。
（6）规章制度规定了奖惩原则和措施。
（7）规章制度的落实记录，如奖惩通报、记录表格等应规范、全面、可追溯。
（8）规章制度的修改条件、批准和解释。
（9）规章制度控制过程与企业文化相符合。

8、人力资源控制

人力资源控制的范围、程序、内容如下：

（1）人力资源控制的目的（目标）和任务。
（2）人力资源责任部门的建立、建设和职能，人力资源责任人的职权、职责和义务。
（3）员工入岗管理的招聘、面试、培训、录用等各环节的控制，应当有组织、有计划、有步骤的进行，并做记录，并应当在过程中执行企业文化的指导性和传承性。
（4）职务的升、降和岗位的调动所具备的条件，以及交接、培训等实施过程的控制。
（5）员工离职管理，如辞职、辞退、开除等规定及落实情况。
（6）员工考核、奖惩方式，如量化、绩效等规定和实施情况。
（7）员工福利待遇制定、落实情况。
（8）考勤、假期规定和落实。
（9）人事档案管理，如劳动合同、党团关系、保险等。
（10）人力资源控制过程与企业文化相符合。

9、后勤事务控制

后勤事务控制的范围、程序、内容如下：

（1）后勤事务控制的目的（目标）和任务。
（2）后勤事务控制实施、监督、检查等各责任部门和责任人。
（3）公共环境的基础建设管理、配置和管理应当符合企业特性和实际需要，安全、适应、美观。
（4）生产（经营）环境配置应当符合生产（经营）需要，执行国家法律、法规，符合方便企业和服务客户的原则。
（5）支持性设施，如：通讯、运输（车辆）、餐饮、娱乐、安保等各环节的规定、落实规定和责任人员等情况。
（6）后勤事务控制过程与企业文化相符合。

10、公共关系控制

公共关系控制的范围、程序、内容如下：

（1）公共关系控制的目的（目标）和任务。

（2）公共关系控制的实施的责任部门和各环节责任人。

（3）信息控制,包括内、外部信息，国家有关本行业所涉及到的信息，信息的收集、汇总、分析、反馈、处理等。

（4）对外公关活动的过程控制，包括与政府机关、社会团体、客户（顾客）等公关活动的开展情况和记录。

（5）对内公关活动的过程控制，包括部门与部门之间、企业与员工之间等公关协调工作的开展情况和记录。

（6）企业宣传公关策划活动的实施过程控制，包括各类媒体广告、产品展销会（促销会）、对外赞助等过程的记录和符合企业文化特性等情况。

（7）公共关系控制过程与企业文化相符合。

11、管理改进

企业应当根据实际情况和需要，不断对行政管理体系进行必要的改进，其主要要求如下;

（1）规定每年至少进行一次完整的内部审核，对审核发现的问题分析原因、采取纠正措施并跟踪验证其有效性。

（2）对各控制环节（及其所属环节）责任人员履行职责、职权情况进行评审，并提出意见。

12、其他过程控制

结合企业特性和实际，应当将其他过程控制（如：财务控制、执行力控制）单独编制为控制要素，控制的范围、程序、内容如下：

（1）明确对行政管理有重要影响的其他过程。

（2）任命其他过程控制责任人员，明确其职权、职责和义务。

（3） 其他过程中的特殊控制要求、过程记录和报告等。
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