人事行政部工作规划方案.doc

人事行政部工作规划方案
一、 人事管理
1、 人事档案
① 人事档案的整理:
a检查公司原有人事档案的缺漏
b将人事档案按以下顺序，并编排页码排放：员工考核表、奖惩表、职位调动表、薪金调整申请、薪金调整表、入职申请表、学历证明、个人证件、其他资料
c 将已离职的员工资料调出，归入人才库
② 人事档案的增补及装订
a 上述资料如有缺漏，应催促员工补上,例如学历证明、个人证明（户口簿、未婚证等）b 用纸文件夹按顺序装订,并用胶片标识员工的名字
③ 人事档案的归类
a 将公司员工先按部门划分，每个部门的档案放置一个区域
b 将每个部门离的档案按职位高低排列，职位高的放置最前
2、 劳动合同
① 现有劳动合同整理
a 区分合同的种类,将三间公司（泰尔、泰施、泰尔分公司）的人员分区放置
b 每间公司的合同分两个区域放，一个是跟员工签订的，员工手上有一份,用作劳动年审等工商证照办理之用；第二是用作资质申报之用
c 将所有合同整理好，资料输入电脑保存
② 签订新劳动合同
a 员工过试用期后,根据其主管和人事行政部对之作考核后，向总经理申请其薪金和劳动年限,经三方确认后，与其签订劳动合同
b 劳动合同一式两份，并制作合同申请表，签订后员工和人事行政部在该表上签名确认
③ 老员工续签劳动合同
a 老员工于合同期满前一个月,人事行政部应对其进行考核及评估，及对其进行谈话,了解其意愿
b 人事行政部将考核结果和谈话内容记录在合同申请表中，并由该员工主管的意见，上报给总经理批示，总经理同意后进行续签
3、 社保医保
① 统计每月新增人数和购买金额
a 根据每个月转正的员工人数，统计数量，制作花名册，集中一次于每月25日前到社保中心办理
b 每年七月调整社保基数，故每年七月应调整购买金额
② 统计每月减少人数及劳动年审
a 根据每个月离职的员工（或身故）人数，统计数量，制作花名册,集中一次于每月25日前到社保中心办理
b 每年6月办理劳动年审，准备好合同原件、复印件，填写表格并盖公章到社保中心办理
4、 人事制度
① 制度拟写及修订
a 每半年将人事制度修订一次，根据当时公司内所存在的问题及漏洞，以纪律性为主拟写
b 拟写后的人事制度应上报总经理及企划总监审批，获批准后公布
② 人事制度下发
a 将已修订好的人事制度，制作成一本小册子，末页为“确认回执”
b 将每本人事制度下发给各员工，并要求其签订“确认回执”，承诺遵守每一条的员工守则，否则愿意接受公司的人事处罚
5、 证照年检
① 各类培训证件年审
a 将公司内各员工的培训证件归类入档,并标识年审时间
b 在年审时限前做好准备,并安排好相关人员到培训机构学习上课
② 营业执照、组织机构代码证、社保、残联年检
a 在年审时限前做好准备，准备好相关资料材料，填写表格加盖公章
b 将年审资料复印留低
6、 员工手册
与第4点相同
二、 招聘管理
1、 需求分析
① 每月根据各部门的用人要求进行统计，并要求部门主管提供该职位的详细职位要求
② 每月公司人事架构调整，统计职位人数空缺
③ 根据市场现况做分析，统计特种人才紧缺程度，统计储备人次需求人数
2、 招聘组织
① 通过网站上的人才库,先由人事行政部对应某个职位进行刷选，将刷选后的结果转交给部门主管
② 如果主管审批后，或经面试后认为不合适的，则将该人才归入人才库,待以后其他岗位空缺再为考虑
3、 人员测评
对面试人员进行性格、业务能力等各方面的评估.形式可以以面谈、笔试、机试、游戏互动等进行
4、 数据分析
① 招聘人数统计：统计各部门的招聘人数，分析其必要性、招聘效果
② 招聘途径统计:从各招聘途径的经费、效果、实效进行统计,分析最优方案
③ 现有人员缺少统计
5、 离职管理
① 制定离职制度
a 根据现有离职制度，进行修订
b 正式员工离职必须提早一个月提出离职申请,人事行政马上调配其他人员接手，或新招聘人员接替该员工工作
c 员工离职当天,人事行政部清点该员工物品，财务部核算该员工罚款或奖励等欠款
② 规范离职制度
a 人事行政部应对提出离职的员工进行监督管理
b 特别对新入职的同事，要进行监管，不能再出现新员工擅自离开,没有提出离职,没有交接好工作和公司物资
三、 员工关系
1、 员工沟通
① 制定部门内员工沟通机制
a 人事行政部日常要对各部门员工进行观察，包括工作氛围，工作情绪、态度等
b 人事行政部根据各部门主管的意见，组织培训或活动增强员工沟通
c 此沟通机制应当列入人事制度中
② 制定部门间沟通机制
a 定期举行部门主管会议，协调部门间的问题，提出各部门的意见
b 可举行活动或者比赛增强沟通程度
c 部门间的联系不应是口头商定，而应该严格走公司流程，填写工作联系单，或者发电子邮件以示确认，落实责任制,如果工作中出现差错则按流程记录处罚失职人员
③ 召开骨干员工会议
a 在每月初应举行骨干员工会议,将未来一个月的工作难点、重点任务分配好，以及总结之前的经验教训，给其他员工做榜样
b 做好会议记录或文字公告,登记好
2、 满意度
①更新公司论坛，安排3－5人作为管理者
②通知员工可以在论坛中以不记名的形式发表意见，但要遵守论坛的言论制度
③部门主管应每星期或定期查看论坛贴,收集员工意见
④部门主管收集好意见之后,在自己解决能力范围内的，应及时整理及批复，作出相应处理措施;若非自身解决范围内,应将意见收集好,与企划总监或总经理商议解决
3、 企业文化
① 制定企业文化发展方向,每一季度或者每一个月制定一个宣传主题（例如环保、团结、外语学习、自我增值等等)
② 确定方向后，应制定相应实施计划，例如义工活动、体育比赛、公司培训拓展等等
③ 人事行政部应按具体实施的可行性、财政预算等必要条件制定计划,并提早准备作出公告
④ 实施同时，应记录低活动过程细节，以作总结之用
⑤ 通过活动举行、总结来宣扬企业文化
四、 行政管理
1、 公章管理
① 制定公章管理，列入《员工手册》
② 制作公章管理使用表，如果由于业务或个人证件办理需要用到公章的，应按流程申请
③ 制定《外借用章协议》，分为暂时和长期，例如外借公章办理证件、年审等等，长期指工程负责人或项目经理外借公章到工地使用
④ 人事行政部应定期对用章使用表、申请书进行检查
2、 行政制度
拟写、修订及执行同《员工手册》
3、 证件管理
① 各类证件归档管理，除了锁在相应文件柜中外，电脑还应加以记录
② 在证件到期年审前应做好相应准备，避免过期年审
③ 所有证照证件办理、审核、年审等都资料都要复印留低
4、 奖惩管理
① 透明化奖惩管理，由各员工进行监督
② 每次奖惩应填写《奖惩申请》，或者《行政处罚单》
③ 奖惩文件应公示一星期
④ 修订奖惩制度，包括条件、金额等等
5、 部门内部5S及奖惩管理
① 个人办公区域管理：卫生管理、物品摆放管理等
② 制定办公环境卫生规范、办公物品摆放规范等，列入《员工手册》
6、 员工活动组织（公益活动）
① 每季度组织义工活动
② 由公司义工轮流担任领队，由领队制定活动主题及方向,由领队秘书具体活动计划,并通知组织义工
③ 总结每次义工活动，将义工活动的情况放进网站或者季刊
7、 文件收发员及信息系统管理员
① 在公司的信息系统管理员未到位之前，此项应由人事行政助理担任
② 公司内部文件、外来文件，应同一签发《文件往来登记表》，登记好接收人员，接受时间等等
③ 人事行政定期对《文件往来登记表》进行检查监督
8、 员工及家属慰问
① 公司对伤亡员工、退休员工进行家属慰问
② 人事行政部应组织该员工的同部门同事、义工队前往慰问
9、 礼品管理
① 人事行政部应在各大节日来临之前,准备好礼品发放数量、发放对象数量，礼品类型等
② 制作好发放计划、礼品预算等,并填写申请
③ 发放时需要求员工在《礼品发放单》上签名确认
④ 公司礼品，例如目录、日历等等，统一由人事行政部管理，如销售人员或工程人员需申领的，需到人事行政部申请,按实际数量发放
五、 后勤管理
1、 办公用品
① 人事行政助理应对所有办公用品（例如电脑、办公桌椅、文具、特殊纸张、工衣等）进行标识,并登记
② 如果同事需要申请办公用品（除电脑、价格高于100元的物品外),应先到人事行政助理填写申领申请,签名确认,方可发放
③ 如果要申请电脑、价格高于100元的物品，应提早向主管提出申请，由主管收集申请,转交人事行政部,经企划总监或总经理审批后方可发放或购买
2、 公司对外电话接听管理
① 公司对各员工在对外电话接听管理应加以规范,例如礼貌用语、通话时间等等，此项应列入《员工手册》中
② 前台对外电话接听应做好记录，人事行政部应定期做抽查
3、 公司通讯录管理
① 由前台负责执行
② 当有新同事入职、员工电话号码或电子邮件变动等情况更改，应及时更新公司通讯录
③ 核对员工通讯资料，由人事行政部确认后，及时发放公司通讯录
4、 考勤管理
① 由前台负责登记
② 每天对门禁、考勤系统进行登记，定期通知工程人员进行维修维护
③ 每月统计人员迟到时间，对迟到超过规定时间的员工发出警告信
④ 对新入职的员工制作新考勤卡，并设定权限
5、 传真管理
① 收发传真，转交给同事应填写好申请表
② 在电脑内应对传真做好记录
6、 名片管理
① 员工需要印名片时，应填写《名片申请表》，经主管同意后交由人事行政部审批
② 人事行政助理应定期对名片的样式进行设计及更新
③ 由人事行政助理负责联络印刷商，印刷后员工应在《名片发放表》上签名确应
7、 邮件、快递管理
① 此项由前台负责
② 所有到付的邮件，员工应提早支付费用给前台,前台备用金不作非人事行政部物品到付费之用
③ 由员工自行联络快递公司,其后需通知前台快递到公司收件时间
④ 员工接收邮件需在前台进行登记
8、 公司电话管理
① 前台应确保总机背景音乐长期播放,定期进行检查
② 员工电话故障应及时向人事行政部保障,由人事行政部直接转发维修邮件或维修申请
③ 人事行政部应对工程人员维修速度、效果进行监督
9、 前台及临时接待
① 对于一般客户,前台应安置其再大堂等候，如果客人太多应安排到会议室等候
② 如果对于特别招待，例如人数超过3人,性质重要等，该部门应提早一天通知前台，让前台做好准备
③ 前台应用规范用语,人事行政部应定期对其进行接待礼仪、突发情况等培训
10、饮用水管理
① 由前台负责
③ 每月对饮用水机进行检查，有故障应及时申报
④ 保障后若被通知需一段时间维修的，应及时通知公司各同事做好准备
11、车辆管理
① 销售或项目人员需借用公司车辆外出，应填写好《车辆申请表》，由主管审批
② 过夜车辆应及时通知企划总监
③ 人事行政部应每周安排通讯员对车辆进行检查，并做好登记
④ 人事行政部负责联络汽车保险公司，对车辆进行维修及翻新
六、 成本费用管理
1、 日常物品购买、临时支付的其他杂项在行政备用金中支付
2、 前台负责管理备用金,并及时收集各部门的支付证明,转交人事行政部
3、 前台对各部门的报销费用进行核算,并做好记录，将记录交给财务
4、 所有支付证明交由人事行政部后,再转交给企划总监或总经理
5、 每各交接过程，需签名确认
6、 规范报销流程（此项列入《员工手册》)
7、 由人事行政部对整个过程进行监督管理
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