行政人事专员工作指引.doc

人力资源专员工作指引明细
一、 员工招聘
1、 收集各部门的员工需求申请表(G:\宁海琴\宁海琴\招聘\招聘管理制度附件）
2、 填写各岗位招聘要求(G：\宁海琴\宁海琴\招聘)
3、 登录前程无忧（http：//www。51job。com/）、智联招聘(http://hr.zhaopin。com)和中国人才热线（www。cjol。com）发布招聘信息(前程无忧密码Gh817615,登录后点击职位发布-点击新增职位;中国人才热线密码GH666888,登录后显示首页-点击发布招聘信息,智联招聘密码GH666888，登录后显示首页-发布新职位)
4、 筛选简历，打电话预约(先跟部门主管和总监约定时间）.①进入前程无忧网点击应聘管理—点击收件箱-查看新简历—（合适的)打电话邀约—点击发送信息— 修改里面岗位时间等资料-导出简历至G:\宁海琴\宁海琴\招聘\简历库—完善面试一览表（G：\宁海琴\宁海琴\招聘） ②进入中国人才热线网后，点击管理招聘信息-点击简历（各岗位的）-查看简历-合适的电话邀约—点击面试通知—修改面试资料—打印/保存简历至G:\宁海琴\宁海琴\招聘\简历库—完善面试一览表（G:\宁海琴\宁海琴\招聘）或者回到我的简历库批量导出或者下载简历 进入智联招聘后,点击查看简历-查看全部简历-合适的电话邀约—点击面试通知（发送邮件)-导出简历—保存简历至G:\宁海琴\宁海琴\招聘\简历库-完善面试一览表（G：\宁海琴\宁海琴\招聘）
5、 每天刷新招聘信息 ①登录前程无忧网-职位发布-职位管理-选择要刷新岗位-批量刷新；②登录中国人才热线-管理招聘信息—选择要刷新岗位-刷新招聘信息（岗位过去的点击发布/重新发布）；登录智联招聘—正在发布职位-选择要刷新的岗位—批量刷新
6、 自搜简历 ①登录前程无忧网-无忧简历-搜索简历 ②登录中国人才热线—搜索CJOL简历-按关键词搜索或组合条件搜索等 登录智联招聘—搜索简历-按关键词搜索
7、 面试者过来时,先填写职位申请表（G：\宁海琴\宁海琴\招聘\招聘管理制度附件）,注意提醒面试者填写紧急联系人及其电话
8、 填完后交给部门主管以及总监面试，提醒填写面试评核表
9、 面试后,收集储备人员。先把简历从（G:\宁海琴\宁海琴\招聘\简历库)复制到(G:\宁海琴\宁海琴\招聘\光浩人才储备库)相关文件夹填写光浩人才储备库
10、 每月底收集子公司的面试一览表，完善总部面试一览表
二、 招聘合同签订
1、 联系招聘公司负责人（前程无忧—徐弯弯QQ：1494517545手机号码:[phone],中国人才热线—陈炎QQ：2853571515，手机号码：[phone]，智联招聘—卢秀娟QQ：2881308097,手机号码：[phone]）了解该公司收费标准
2、 选择适合公司的方案（预选1—2个）
3、 对套餐内容进行比价并讨价还价,争取更优惠更丰富的套餐内容
4、 跟梁总商议，确认最终方案,给赖总签字
5、 让招聘公司负责人传合同，给赖总签字，到财务室盖章，传回去给招聘公司负责人
6、 电子版扫描件存档，纸质版合同原件存档，复印件给财务室存档（G：\宁海琴\宁海琴\合同\招聘网合同）
三、员工入职
（通知员工入职时，制作员工录用审批表，跟职位申请表一起给部门领导签名,流程走完后再通知员工入职)
1、电话通知新员工入职及要准备的资料（所有员工必须提交的资料:①：身份证复印件、学历证、相关技能、职称证书原件 ②入职健康体检结（区级以上人民医院)③原单位离职证明（需加盖公司印章），没有填写个人承诺书 ④社保卡、公积金卡复印件（第一次购买可不用）⑤3张一寸彩色免冠近期相片⑥银行卡复印件（发放现金的可不用））
2、新员工报到检查是否带齐资料，原则上需带齐所有资料才办理入职(离职证明、体检报表1周内交齐）
3、新员工带齐资料报到后，先根据身份证复印件和面试评核表填写劳动合同(实业）（G：\宁海琴\宁海琴\合同），
4、新员工需在身份证复印件、社保卡公积金卡复印件、劳动合同签名盖指模
5、录考勤（点击MENU-管理人员按指纹-菜单—用户管理-OK-新增用户-OK—指纹—工号—OK—输入名字-OK-员工按指纹—完成—退出）
6、录门禁指纹（点击菜单—管理人员按指纹-用户管理—新增用户—选择指纹栏—OK—员工按指纹(3次)-完成—退出—试打指纹确认录入成功
7、带新员工到各部门熟悉公司及环境,最后带其到(之前已收拾好的）位置,向其介绍部门主管和同事
8、更新薪资异动表（G：\宁海琴\宁海琴\薪酬）、每月社保购买名单（G：\宁海琴\宁海琴\社保公积金） 、员工工号及花名册（G:\宁海琴\宁海琴\花名册）
9、收集子公司新员工入职资料,检查资料,完善花名册
四、员工考勤
1、每月一号导考勤数据（U盘插在打卡机左侧—点击MENU—管理人员按指纹—菜单—用户管理-打印报表—OK—卡式报表-OK—输出），同时收集杂工班和电工班的考勤原稿
2、把原始数据存在(G：\宁海琴\宁海琴\考勤)，原始数据保存一份,复印一份出来,按月份存放，按格式制作总部考勤明细表（G:\宁海琴\宁海琴\考勤\10月份考勤）
3、根据总部考勤明细表、杂工班、水电班的考勤原稿及考勤统计说明（G：\宁海琴\宁海琴\考勤）制作考勤统计表
4、每月3号前完成总部、杂工班及水电班的考勤表，3号收集光浩国际中心的考勤资料（G:\宁海琴\宁海琴\考勤\10月份考勤）
5、每月7-8号审核工业园及物业的考勤，具体审核方法参考考勤统计说明（G：\宁海琴\宁海琴\考勤）,审核完返回物业工业园签名，7号收集交给梁总签名。
五、员工社保
1、每月15号统计该月入职离职人员名单（2016年社保名单G：\宁海琴\宁海琴\社保公积金),登录https：//
2、社保操作如下:点击单位申业务-员工信息变更(社保购买标准，基层按基数2030三档购买，办公室人员按照基数2030二档购买,深户全部按一档，基数3131
3、每月27-30号下载社保清单存（G：\宁海琴\宁海琴\社保公积金\2015年7月-12月）
社保网操作如下:点击公告/提醒/查询-单位信息查询—保险费缴纳查询-缴交明细—保存
4、每月制作一份社保明细表（原始数据不变，更改格式和添加签名栏）跟考勤一起交给梁总监签名后提交一份给蓝会计（G:\宁海琴\宁海琴\社保公积金）。
六、社保挂靠
1、社保挂靠人员扣除社保费用后要对应社保清单里的金额录入到“外挂社保费用统计表”（ G:\宁海琴\宁海琴\社保公积金），当挂靠人员费用不足以扣除未来2个月的社保费用时，应电话提示对方是否续缴（联系方式在外挂社保费用统计备注栏里），并跟进到账情况（找赖晓婧或者陈惠丹跟进）
2、因外挂人员有18人,已超出免缴范围，故每年9月份—10月份应跟财务（蓝秀玲)要一个残疾人员保障金金额，对外挂人员进行分摊(分摊名单详见G：\宁海琴\宁海琴\社保公积金“外挂社保费用统计表”），并将金额录入到“外挂社保费用统计表”,从余额里扣除费用。
七、员工离职
1、总部离职办理：
1) 员工填写离职申请表和工作交接表，试用期提前三天，转正员工提前一个月，走审批流程
2) 审批流程走完，导出该离职员工考勤数据-制作出考勤统计表和考勤明细表
3) 考勤资料走完流程交给财务，财务算完工资，原稿交人事归档
2、子公司离职办理：
1） 审核子公司员工离职单，交人力行政总监签名
2） 审核子公司考勤统计表、考勤明细表及工作交接
八、员工培训
1、月初跟进当月培训计划,根据年度计划制作,把上月延期的培训及当月计划培训的作统计G:\宁海琴\宁海琴\培训
2、打印培训计划表，跟主讲人确认培训日期时间、课程、课时、授课形式、地点等，确定好提交梁总签名
3、提前提醒主讲人、参加对象培训时间及地点，收集培训课程
4、跟进培训执行,在培训前30分钟，打印培训签到表和培训效果评估表,布置培训室，电脑投影设置好(可让子公司帮忙跟进）
5、课程开始前，发放培训评估效果表，简单介绍主讲人，宣布培训开始.
6、培训过程拍些精彩照片
7、培训结束时收集培训效果评估表，同时让主讲人在培训计划表签名确认.
8、培训结束后,根据培训效果表，做简单的培训总结
九、员工转正
1、月初统计转正员工名单
2、主管级以上（含主管级）提前10天提醒梁总其转正事宜，主管级以下咨询其领导该员工是否正常转正
3、确认第2点之后，通知本人进行简短面谈,让其写转正申请表和工作总结计划（通知其部门领导一起跟进转正申请单）
4、收到转正申请表之后，由人事行政专员写转正及薪资调整单（G：\宁海琴\宁海琴\转正）
5、简短面谈（问下梁总是否要跟对方面谈,若是要就约个时间，若是梁总说不需要那就自行和对方约个时间进行简短面谈）—本人签字—主管级以上由赖总审批,主管级以下给梁总审批
6、和考勤一起给财务做工资，做完工资收回来存到本人档案袋。
十、员工人事异动
1、收到子公司离职资料即时更新花名册和通讯录
2、提前一周填写员工转正申请表（秩序维护员之外的其他员工都应写工作总结)
3、每月5号收集子公司人员异动信息月报表（与考勤一起收齐）
十一、工作总结和计划
1、每天下班时或隔天上班时做好日报表发送到微信“光浩人力行政中心工作交流群”(G：\宁海琴\宁海琴\工作总结与计划\王晓珊个人工作日记)
2、每周五下班时或每周一上班时发周报给梁总企业邮箱（G:\宁海琴\宁海琴\工作总结与计划\个人周总结与计划\2016）
3、年中工作总结与计划
4、年终工作总结及计划
十二、人事报表
每月8号前提交报表:花名册、通讯录、面试一览表、招聘总结、招聘计划、培训计划、每月入离职名单、转正名单、合同续签、人员异动、人事月报、人才储备库（打包成一个文件夹）发送到梁总QQ（G:\宁海琴\宁海琴\每月提交总监的报表\2016年月报）
十三、员工活动及执行
1、年会(G：\宁海琴\宁海琴\年会资料)
2、年中及年终总结会
3、总部重要会议
4、公司庆典（G:\宁海琴\宁海琴\庆典表格、资料）
5、评优活动（相关表格制作收集，相关通知下发，相关物品准备，相关节目准备)
6、做好活动后的收尾工作，如清洁卫生等.
十四、员工薪酬绩效
1、 相关表格制作（G：\宁海琴\宁海琴\绩效）
2、 绩效汇总跟进（G：\宁海琴\宁海琴\绩效\绩效汇总表）
3、 绩效相关问题记录
十五、员工福利
1、 统计福利人员名单
2、 查询相关福利品种、质量、价格等，进行性价比
3、 拟定福利方案（2—3种）给上级领导审批确定方案
4、 福利采购跟进
5、 福利采购下发,下发时应给领取福利的员工签名，拍下精彩照片发至公司微信群.
6、 相关资料整理归档
十六、员工居住证办理
1、 员工居住证需满足条件：社保连续购买1年和居住登记满一年方可办理。（员工可自行办理,公司也可以统一办理）
2、 居住证受理点的详细地址和联系电话可登陆市公安局主页（http：//www。szga.gov。cn）点击“办事大厅-户政-深圳经济特区居住证办理”进行查询(公司暂未操作办理过居住证）
十七、员工人才引进、职称评定
1、 员工人才引进需满足积分条件，员工如需办理可登陆深圳市人力资源和社会保障局（https：//
2、 分数达100分着可向公司申请人才引进，人才引进申请及职称评定待申请成功后，再由公司申报。（用户名GH817615，密码Nhq817615）登陆网站https://sz12333.gov。cn/rcyj/
十八、员工公积金
公积金方案暂未得到赖总审批，详见（G：\宁海琴\宁海琴\社保公积金\公积金)
十九、员工企业邮箱
1、 新员工入职，先咨询梁总是否要为其开通企业邮箱。
2、 进入登陆页面（https://exmail。qq。com/login），输入账号密码（账号Liang3e，密码Gh20160308）-成员与群组—选择公司（总部、工业园、国际中心、工程部）-新增成员
3、 开通好邮箱之后要提醒同事首次登陆需要改密码
二十、员工人事档案管理
（一)人事资料
1、检查入职资料是否完整，流程是否已走完
2、打印档案材料目次：G：\宁海琴\宁海琴\员工档案管理
3、档案袋归档
（二）考勤资料
每月30号收集原件考勤资料按月归档
（三)绩效资料
每月工业园及光浩国际中心客服部绩效原件归档
(四）年会、活动资料
（五）通知文件归档