中小企业人力资源管理外包的风险与防范五稿.doc

中小企业人力资源管理外包的风险与防范
一个企业的人力资源管理与一个企业的经营战略、组织结构体系以及文化价值观是紧密相联的。而卓越的人力资源管理往往是其他企业最难以复制、难以模仿的，因此,通过人力资源管理来创造竞争优势就成为竞争战略中的一个重要部分。中小企业的优势在于市场承受能力强、活力充沛、适应性强、灵活性高。但中小企业存在着规模小，资源拥有量有限,将人力资源管理过程中繁琐、高难度的任务委托给拥有顶尖专家的专业咨询公司处理，正成为组织管理战略中富有深远意义的一环。“人力资源外包”正是在这样的社会大背景下应运而生的。人力资源外包是帮助企业提高效率、赢得竞争优势的一种新型管理模式。在推行人力资源外包对公司的人力资源管理和整个组织机构运作施加外力管理的同时，应对这一新事物所隐存的风险有清晰的认识，并做好外包的风险控制工作。
一、人力资源管理外包理论综述
（一）人力资源管理外包的内涵
人力资源管理是指根据企业发展战略的要求，有计划地对人力资源进行合理配置，通过对企业中员工的招聘、培训、使用、考核、激励、调整等一系列过程，调动员工的积极性，发挥员工的潜能，为企业创造价值，确保企业战略目标的实现.是企业的一系列人力资源政策以及相应的管理活动。在竞争激烈的知识经济时代，中小企业要赢得竞争就需要中小企业将有限的优势资源集中于增强中小企业核心竞争力的职能。人力资源管理外包无疑满足了这一战略需要。正被越来越多的中小企业采用.所谓的人力资源管理外包是指企业根据自身需要将一项或几项人力资源管理工作或职能通过合约的方式交给外部的专业服务机构管理，以获得更加专业化的人力资源管理服务，降低人力成本、提高管理效率。外包的职能包括人力规划、招聘、选拔与录用、职业培训、职业生涯规划、绩效考评、薪酬制度、健康与安全、劳动关系与员工权益保障等方方面面.
（二）中小企业人力资源外包的必要性
1。外包能够降低中小企业的人力资源管理成本。
中小企业一直在寻找“利润最大,成本最小”的途径，人力资源外包便是这种途径之一.中小企业的大部分成本是由人力资源管理活动引起的，人员的物色、面试、招聘、培训及考核等工作都需要较长的时间，而企业则要为此耗费大量的人力、物力和财力，特别是员工流失很严重的中小企业，企业不得不经常苦于新员工的招聘、培训等事务性的工作.而从专业咨询公司那里获取人力资源方面的信息和高质量的服务，远比企业自身拥有庞大繁杂的人事管理队伍更能节约成本。根据调查，业务外包降低成本的效果,虽然在不同领域不尽相同，但平均可以降低成本10%~20%。
2。外包有利于提高企业的核心竞争力。
外包就是将自身的核心竞争能力保留下来，而将非核心的部分包给比自己更具成本优势和专业化优势的企业,使企业能够把更多的精力、资源投入到核心业务。比如，对于一个生产性企业而言，生产技术可能是它十分关注的问题。如果人力资源外包,企业就可以充分利用有限资源，集中大部分力量进行技术研发.以此来创造核心优势，最终达到提高企业核心竞争力的目的。
3.外包有利于分担企业风险。
中小企业对人力资源的市场了解远比不上专业咨询公司,而中小企业也正越来越多地面临着法规、政策、金融、技术、公司治理等风险.若无法提供优质的人力资源管理服务,后果不堪设想。通过将部分人力资源职能外包，中小企业不但可以获取先进的人力资源管理程序和服务,而且降低了企业在处理这些事务时因不熟练所造成的不必要损失,转移了风险。如员工赔偿，处理不当可能造成几十万的损失，但如果由专业机构办理，企业则规避了这方面的风险。
（三)人力资源管理外包的主要理论
1。交易成本经济学理论
交易成本经济学为理解人力资源外包在何种情况下能够为企业带来利益提供了一个很好的分析框架。交易费用理论认为企业在获得资源投入时,必须对治理结构进行选择。当企业依赖外部服务商时，则把市场合约作为治理结构形式.当依赖内部员工时，则把组织等级制度作为治理结构的形式。当获得投入的质量相同时，企业将选择总的交易成本最小的治理结构。上述交易成本包括:单位价格、与形成和维持合约及雇佣关系有关的预期成本、与监督质量以及绩效相关的成本。交易成本还包括服务商的机会主义行为所带来的成本.交易成本经济学理论认为，治理结构不同，产生的交易成本也不同.通过外包获得人力资源服务所产生的交易成本与企业自身履行人力资源职能产生的交易成本是不同的。当市场治理结构能够更有效的降低交易成本，而且给组织带来的不利影响更小时，通过人力资源外包就更有可能达到期望的结果.
2.资源观经济学理论
安德鲁斯在关于战略理论的论述中提出了企业资源的概念，开启了资源观经济学的先河。“资源是在特定时期构成企业强势和弱势的任何有形和无形资产”。企业的竞争优势在于直接或间接控制竞争对手所无法控制的资源，以提高竞争对手的产出成本或降低其使用收益。企业的经营管理活动就是围绕着资源壁垒的获得和控制展开的,获得并控制提高企业获利性资源的方式有很多，可以自创、购买，也可以通过合作、合并等.由于客观条件的限制,企业不可能获得自身所需要的所有的资源，这样就出现了企业间的项目合作、战略联盟、兼并等具有外包性质的经营管理行为。人力资源管理外包过程也就是发挥资源选择机制的过程，企业应该确定哪些资源是要自身经营的，哪些资源是要向外界寻求合作的；企业获得和控制这种资源的可能性和成本;以及这种资源能否为企业带来长期的利益等问题。
3.战略管理理论
波特战略管理思想的基本点是对产业结构进行分析，他提出用于进行产业结构分析的模型，即进入威胁、替代威胁、买方讨价还价的能力、卖方讨价还价的能力和现有竞争对手的竞争决定了一个产业的结构以及该产业的平均利润率。资源配置是指企业过去和目前资源和技能配置的水平和模式.资源配置的好坏极大的影响着企业实现预定目标的程度.因此，资源配置是企业的特殊能力。企业资源是企业实现生产经营活动的支持点.如果企业的资源贫乏或处于不利的境况时，企业的经营范围就会受到限制.竞争优势是指企业通过其资源配置的模式和经营范围的决策，在市场上形成的与竞争对手不同的竞争地位。竞争优势既可以来自企业在产品和市场上的地位,也可以来自企业特殊资源的运用。协同作用是指企业从资源配置和经营范围的决策中所能寻求到的共同努力的效果。即企业总体资源的收益大于各部分资源收益之和。采用人力资源外包可以通过合理的运用外部资源,促使企业对内部资源进行最合理、最有效的配置，从而发挥企业外部资源和内部资源的协同作用，建立企业的竞争优势.
二、 中小企业人力资源管理外包的风险分析
(一）外包服务商选择的风险
目前国内外包服务商普遍存在着质量参差不齐、人员专业化程度不高、素质差别较大等问题。由于受到客观条件的限制和影响，中小企业无法真实全面地了解外包商的经营业绩、社会声誉、发展状况、成本结构等与自己利益息息相关的信息,导致难以作出正确的判断。选择人力资源外包服务商的目的是为了降低中小企业运营成本和提升核心竞争优势，企业的生产流程都是相对严谨，它要求外部资源能面向企业实现共享和优化，并且保证信息的真实传递.但由于信息的不对称，中小企业无法真正了解外包商的各种信息，以致外包前未能筛选合适的外包商，造成逆选择的结果。外包后，外包商也可能发生未尽力执行受托工作的道德危险。
（二）信息不对称的风险
在人力资源外包业务中由于信息不对称也造成了风险。信息不对称主要表现在：一方面人力资源外包主体与外包合作者之间的信息不对称。他们之间是一个信息不对称的交易市场，他们之间存在博弈。目前比较普遍的情况是人力资源外包合作方这个市场是个参差不齐的市场.国内许多咨询公司和服务机构从业人员素质、专业化程度等方面颇受质疑，难以满足外包主体的要求;国外比较有名气的咨询公司或专业机构一方面要价太高,使外包主体难以看到明显的控制成本的效果,另一方面外包机构由于不同的国情、不同的文化往往产生水土不服的后果，而且外来文化观念与企业已有的文化还有可能产生冲突,使得效果同样不明显，这就构成人力资源外包最突出的潜在风险。另一方面人力资源部门与企业员工及公众之间的信息不对称。将企业的人力资源外包，必然引起人们的关注。首先，员工担心自己失去工作，引起恐慌,工作积极性下降，士气降低；其次，外包后难免让员工产生外部人控制内部人的感觉，产生抵触情绪,不利于企业的发展。再有,人力资源部门经理人员的归属、角色问题，也值得企业的关注.此外，公众对人力资源管理外包的决策不太了解,可能产生对企业经营状况的误解。
（三)安全性风险
目前，我国尚未建立较为完善的法律法规来规范人力资源服务机构及外包行业的运作.在行业规则缺失的环境下，各种中介机构纷纷加入到外包领域中来，难以实现对外包主体和外包合作者之间的权利和义务的规范，使得外包服务的风险增大。中小企业对外包服务质量和水平的理解存在较大差异，出现问题和纠纷时如何解决也没有先例可以参照，使得人力资源外包缺乏安全保障。人力资源外包必然现企业与外包商对企业信息的共享。外包时企业与外包商在合作过程中有关企业的信息透露是必然的。例如,在培训过程中，那些具有战略意义的项目，如企业文化建设、团队建设、产品技术创新、企业的经营理念、竞争对手的基本情况、根据调查得出的市场需求和发展趋势等一系列与保密和特色有关的内容，一旦泄漏将给企业带来不堪设想的后果。由于外包商的人员素质、职业道德以及管理水平等原因，外包服务商有可能与将来客户分享合作中的知识产权,泄露企业经营管理方面的机密。我国目前无完善的法律和法规去规范这些外包商的行为，一旦企业机密泄露则对企业经营管理将产生非常大的危害。另外，在我国,目前尚无完善的法律法规去规范人力资源管理外包行业的运作，如果出现外包商因经营不善而倒闭，那么企业的合法权益将得不到保护。这些不确定的因素和随时都有可能发生地问题都给企业增加了经营安全上的风险。
（四）企业文化沟通的风险
中小企业在长期的生产经营过程中,形成了具有自身特点的独特的企业文化，中小企业在与外包商合作的过程中,很可能产生文化差异、管理风格等带来的冲突,这是企业所面临的文化沟通的风险。若外包商提供的服务内容不能很好地适应企业文化的要求、则会造成许多不适应症的发生。外包对于中小企业及员工而言确实是一种变革,原先的管理流程、职责分配、汇报关系及个人的职业发展定位都会有不同程度的改变，自然他们产生各种顾虑和猜疑也是在所难免的，然而这些猜疑和顾虑的存在，会直接或间接地影响员工的工作情绪，从而加剧中小企业内部人员的流动,导致新一轮矛盾的加剧和内部冲突,不利于中小企业各部门开展业务，使得中小企业的生产、销售等各环节的效率下降.另外,还应该注意内部员工和外部人才的平衡问题.由于外包是利用外部人才来承担中小企业的内部职能，在外包的同时，若忽视了内部员工的作用，则会挫伤他们的工作热情，这样的后果将十分可怕。反之若能通过外包使他们专注于更重要的工作，充分发挥其特长,这样就可以与外部人力资源形成优势互补,也有利于调动内部员工的工作积极性和创造性。
（五)合作的风险
风险主要存在于企业与外包商的相互关系中。如果企业对外包商的监督过严,外包商会认为企业对自己没信心，容易导致双方关系紧张。同时,企业的过度干预也影响外包商的工作，不利于合同的执行。如果企业过高的估计了外包商的能力，缺乏对外包供应商的监管,放任外包商自由进行操作,那么出于利益最大化的考虑，外包商在为企业服务阶段有可能出现偷工减料、不尽全力的行为。这样无疑会对企业最终的外包成果产生影响，与企业的起初预想背道而驰。
三、 中小企业人力资源管理外包风险防范
（一）选择合格的外包服务商
选择合适的外包服务商，是外包过程中非常重要的一环.选择外包服务商时,中小企业要对外包实力、客户群体、专业背景、财务状况、专业水平、行业知名度、企业文化的兼容性、服务质量、管理成本的衡量等方面进行综合了解。外包项目与模式的不同，中小企业选择外包商的侧重点也不尽相同。中小企业应当确立对外包商全面合理的选择流程，选择适宜的外包商并签订外包合同，以保证外包项目的质量.承包商作为中小企业人力资源管理的协作单位,对中小企业今后管理质量的好坏直接起着决定性的作用，所以中小企业必须高度重视“选择外包商"这一环节。人力资源管理外包商大致可分为三类:一类是普通的中介咨询机构，他们从事的业务比较广，人力资源管理承包仅仅是它们诸多业务中的一项，企业可以把人力资源管理的某项工作交给它们去做；第二类是专业人才或人力资源服务机构,如英法等国新近出现的快递人员服务公司，即专为企业人力资源外包服务的国际盛行的“猎头公司”,就属于这一类；第三类是高等学校、科研院所,企业可就一些专业性强的问题向它们寻求帮助。
中小企业在选择服务商时应考虑以下两个方面因素:
1.服务的资信水平和质量
中小企业在同外包商进行合作时,很可能使其了解一部分商业机密，一旦外包商将商业机密露给第三方特别是竞争对手，那么会给企业造成难以挽回的损失，因而服务商是否有良好的资信记录对于选择服务商至关重要。企业应对外包商的综合能力、运作过程和财务状况进行系统评估，以选择合适的服务商。除此之外,外包商的服务质量也很重要，它直接关系到企业生产或服务的效率，影响到企业的稳定和和谐。
2。服务的价格
中小企业实施人力资源管理外包的一个非常重要的原因就是降低企业管理成本，而服务的价格与中小企业管理成本密切相关。如果服务的价格高于人力资源管理在中小企业内部进行所需的成本，则中小企业不会进行人力资源管理外包。中小企业之所以进行外包是因为它可以降低管理成本,从而增加利润.
（二）信息不对称的风险防范
1.加强与外包商的沟通
为了促进人力资源管理外包的顺利进行，中小企业应加强与服务商的沟通.如果中小企业提出高标准并期望工作成效始终如一的话，就必须进行全面透彻、连续不断的沟通。中小企业要尽力使外包商了解自身的企业文化，并使其融入这一文化，更加顺利地完成工作。另外，外包商进入中小企业内部与内部员工一起工作,需要内部员工的支持,内部员工也需要专业知识较强的外包商来共同完成很多任务，因此二者之间只有加强沟通与合作，才能有利于企业的发展，也才能达到双赢的目标。
2。建立有效的监控机制
能否对承包商的工作绩效进行有效的监督与控制，直接关系到中小企业人力资源管理外包的质量高低。在中小企业内部，必须安排足够的有经验的人力资源的管理者对外包商的服务进行管理。在人力资源管理工作外包的实施过程中,中小企业应对承包商进行有效的监控，以确保服务质量。制定人力资源管理外包工作的质量标准，根据质量标准进行动态监控；与此同时,中小企业与人力资源外包商还应建立双方定期报告制度，及时进行信息反馈与有效沟通。在外包过程中，企业应监督外包商及时准确地汇报工作进展状况和特殊问题，内部管理要定期或不定期考量外包商对预期目标的达成情况,并通过调查了解员工对外包商所提供服务的满意度,以便及时纠正偏差或为外包商提供必要的帮助.双方在合作的过程中应实施反馈修正机制和动态目标管理的方式，根据企业预设目标的变动,不断整合、重构内外部优势资源和能力，这样才能使中小企业更好的发展。
（三)安全性的风险防范
人力资源外包的完成状况在很大程度上取决供应商是否能够准确地把握企业对外包的预期和目标.为此,中小企业必须注意以下几点:首先,通过谈判与外包供应商签订一个能准确、清楚地表述双方的预期和责任的合同。同时,企业必须在合同的签订上注意保持合同对未来环境变化的充分估计。其次，为了确保合同的完备，应该在合同中规定如下内容:外包范围；协议涉及的术语界定：对各种附属服务最低标准的规定;支付要求;激励条款；保留与第三者合作的权利；合同分包的可否：数据与资料的所有权的保护及保密等等。第三，合同必须对服务机构的人员与技术要求做出明确约定。外包成功与否，在很大程度上依赖于服务机构管理员或者技术人员的稳定。中小企业应注意在外包合同中,就外包供应商的人员素质和义务做出严格而明确的规定。特别需要对直接参与相关项目的关人员进行宣传,告知其各种法律的强制性义务和道德性义务。第四，鉴于外包合同的重要性,中小企业应该谨慎选择代表其签订合同的专业人员，这些人员应该具备良好的法律素质,具备一定的合同签订经验和人力资源管理外包知识，具备良好的沟通能力和谈判能力，另外对企业具有一定的忠诚
（四）促进企业与外包商的文化融合与沟通
对于中小企业和外包商之间存在的文化冲突，可以采取不同形式的双向沟通和培训，增加双方对彼此文化背景、价值观和行为方式的理解，通过相互尊重、协调或认同来达成两方文化的融合,以推进外包工作地顺利进行。中小企业实施人力资源管理外包，是指中小企业和外包商通过外包建立了一种合作关系,中小企业必须和外包商保持密切的联系和沟通.对中小企业来说，通过沟通，中小企业能够及时了解外包服务的进程,这样不仅能够将阶段性成果运用到企业中,而且中小企业如果有什么变动能够及时通知外包商,并进行相应的调整，使提供的外包服务能满足企业的现实要求。对外包服务来说，中小企业的人力资源部门为它提供必要的帮助和服务，促进外包项目的实施.双方建立双赢的合作关系，加强沟通,促进信息的交流,共同努力完成人力资源管理外包项目.中小企业要想指定的决策得到员工的支持,就应该让员工对人力资源管理工作外包出去的优势有正确的认识。在中小企业决定对人力资源管理业务进行外包前，应先对员工进行有关外包的宣传，这样不仅可以让员工打消顾虑和猜疑，提前熟悉外包行为,对人力资源管理外包有适应的时间，而且中小企业可以及时了解员工对外包的看法,让中小企业能够针对员工的问题及顾虑进行解释，有助于中小企业人力资源管理外包的顺利进行.对于因外包而被解雇的员工，中小企业应提供一定的补助并为其寻找新的工作提供尽可能的帮助，减轻其恐慌、不满的情绪。
(五)合作风险防范
人力资源外包已经显示出巨大的市场潜力，但其未来健康发展关键，取决于合作双方对合作风险的预估和防范.了解由于人力资源外包不再停留在简单的事务性操作，发包的企业对业务发包有较大的期望值.因此,合作之前的准备非常重要.合作之前充分了解包括两个方面：一方面是双方企业的认识，这种认识应当是对对方企业全面和深刻的认识。外包是一个长期的决策与投入，因此这就对外包服务机构的资质提出了更高的要求。中小企业在选择外包机构的时候，不能仅仅着眼于成本考虑，还应对外包机构对于此业务是否有长期承诺,是否有实质性的投入建设、是否具有丰富的操作经验等方面的内容进行综合考量。 对于外包机构而言，应当审核发包企业是否具有发包能力。发包能力不仅指经济能力，更重要的是发包企业是否已经对业务发包有清醒认识和充分准备。一旦确立合作关系之后，发包企业需要马上重新定位和整合人员，对于发包企业来说是不小的震荡。企业可能认识不够充分，这时，专业的外包机构应当客观的健全企业的认识，待企业做足充分准备后，再进行合作。另一方面是对于外包业务的确认。 在业务外包之前，中小企业应当预先策划合适外包的项目。在中小企业准备实施人力资源管理外包之前，必须先界定清楚，某一职能是否真的适宜外包。通常对于中小企业来说安全性是首要考虑，同时要坚持不能把关系中小企业核心发展能力的工作外包出去的原则.对于人力资源管理来讲,工作分析与岗位描述、员工招聘、培训与发展、薪酬、福利、劳动关系、人力管理信息系统等工作是可以考虑进行外包的。比如企业对员工进行的各类在职培训，就中小企业本身而言一般是没有能力来全部完成的。 然而这种策划是单方面基于企业需求，可行性和合理性应当得到外包机构认同和确认。双方在合作之前，对外包业务目标、标准、成效应当达到一致认识.
结束语
21世纪管理的主体是人本管理.中小企业是我国现今企业中的主要存在形式，也是我国经济发展不可忽略的一股力量.但是,由于中小企业经营规模小、经营面较窄、经济实力弱和市场竞争力不强，对风险事故的承受能力相对也较弱中小企业管理者面对着前所未有的激烈竞争，而且人力资源的竞争成为终极的竞争资源，是企业不可复制的核心竞争优势,人力资源外包开始成为解决人力资源活动成本问题的一剂良药。所以人力资源管理外包是当今企业实现自身发展的一个必然选择，是企业实现其长远战略的一个必然需要。在中国，人力资源管理外包引进的时间不长,处于起步阶段，再加上企业内外部环境的不确定性，与外包商关系处理的复杂性等,使得其实施过程必然会存在许多潜在的风险.如果不重视其风险，不但外包的预期目的不会实现，还可能会给企业带来巨大的损失.
因此，对人力资源管理外包的风险问题进行研究是十分必要的。如果中小企业能够在人力资源管理外包进行之前及其运行过程中，能够正确地对人力资源管理外包风险识别分析，并采取相应的措施去防范这些风险的发生，这对中小企业的正常经营将带来极大的利益。
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