行政管理中主要的工作流程.doc

行政管理工作流程 晏国辉
仅供参考
行政管理的主要工作内容：执行办公设备、公共设施的日常管理和维护；执行办公用品及日常用品的采购、发放管理;执行档案的归档管理;执行固定资产及低值易耗品的管理；执行各种费用的控制交纳;执行公司对外关系建立维护;执行突发事件处理；执行后勤管理；执行行政日常事务处理；执行上级交办事务等。
具体工作流程
一、 执行办公用品及日常用品的采购、发放管理
月末行政部要根据其他部门的请购计划及库存情况,并要根据相关规定作适当储备以备不时之需，作好请购计划单经主管审批后,及时保质保量地采购办公用品和日常用品，采购物品应当定价定点，保证质优价廉.要作好物品出入库登记,每月盘存，确保帐物相符。
主管审批
请购计划单
查看库存
部门申请

物品采购
月末盘存
出入登记
检查验收

定期询价议价
监督检查
帐物相符

二、执行固定资产及低值易耗品的管理
对于公司所有的固定资产以及低值易耗品，需要建立台帐清单，监督各部门于每月25日进行盘点，办公室会根据各部门盘点情况进行抽查,核对帐物是否相符,然后根据各部门盘点状况及调动增加状况制作《固定资产、低耗品清单》报表发放各部门；每季度组织财务部对各部门进行全面盘点，核对帐物。对需要报废的资产按照相关程序申请报废,及时跟进各部门资产调动、出入库单据的核对，做到帐物相符。对于资产管理不当、帐物不符，应进行相应处罚。
资产分类
每月盘存
核对帐物
建立台帐清单

三、执行各部门基础设备、设施维修管理
行政部负责根据维修要求协调或外请技术人员维修、对维修全过程进行控制；各部门对维修质量监督、确认.
所有维修要求做好记录、跟踪维护结果及完成状态；对未按要求完成的维修事项、及时了解情况并报告负责人。
记录备案
检查验收
安排维修
维修结束
维修申请

四、执行文件档案的归档管理
根据不同种类档案的特点，做好系统编目、使用/传阅控制、分类存放、排列有序,定期收集各类文件资料,并整理立卷归档。
各部门往来的备忘录、文档、资料等按类别、内容、时间顺序等存档管理。
装订成册存放
立卷归档
分类整理编号
文件、资料收集

使用.传阅控制

六、文件资料收发、传真管理
各类文件资料收发、传真均需在登记薄上作好详细登记、记录,及时将各类信息（通知、文件)进行上传下达，特别是各类客户信息应登记后及时传递给相关部门；
传真往来

准确记录
上传下达
行政审阅
文件资料的收发

七、执行各种费用的支付、控制
按时申请、交纳、控制公司各项费用，例如:车辆养路费、车船税等；并将所要交纳的各项费用进行审核记录，对各项资金审批单归类管理。做到资金审批的及时、准确，以确保各职能部门工作的正常开展。
统计各项所要交纳费用
归类登记管理
支付各项费用
领导审批签字
部门主管审批
申请审批资金

八、执行对外关系建立维护
建立良好的公共关系平台是企业正常经营的关键，行政部门肩负着对外沟通、协调的重任，要把对外关系维护作为重要工作来抓，企业的经营活动涉及到方方面面的关系,既有政府部门的，又有社会关系的，哪方面关系处理不好，或多或少都会有一定影响。在平时的工作中要经常保持与已有关系的联系与沟通，并结合实际情况,建立新的公共关系。在对外交往中要自觉维护公司形象,要将对外关系维护情况及时向领导汇报，以便作出符合公司利益的调整.
沟通协调
关系建立
档案
经常维护
情况汇报
合理调整

九、执行处理突发事件
公司各种突发事件出现后，行政部在收到信息的同时，要根据事件影响的大小,迅速向领导汇报,并及时处理，将有可能对公司或个人的不利影响降到最低限度，情况特别紧急又不能向领导及时汇报时可先处理再汇报，但事后要向领导阐明原因。在处理突发事件时,应把握有利原则，要充分维护公司或员工的利益，树立好公司的整体形象。
妥善解决处理
及时汇报领导
主要情况收集
突发事件出现

处理结果汇报
减少不利影响

十、后勤服务保障
行政部要将后勤服务保障列入日常工作中，要加强对工作环境、交通、餐厅的管理进行监督，收集员工建议，缓解员工情绪，通过有效途径督促集团公司改善；为员工提供较为良好的生活、工作环境，提高保障质量；车辆管理中，要制定相应制度，经常提醒驾驶员遵章守纪,保证车辆随时处于良好的性能状态，确保人员接送、货物输送的时效性。
员工满意
提高质量
收集建议
加强检查
拟定制度

反馈
安抚员工

安全工作是企业的一项重要工作，行政部是安全工作的主要执行部门；日常工作中应将安全工作、保密工作列入议事日程，要充分明确重点安全项目，不定期地组织检查，认真查出安全隐患，及时消除潜在的安全危害并作好记录.要落实安全责任制,签定安全责任制，规划安全教育、培训计划并认真加以实施。
提高防范意识
规划教育培训
明确安全目标
熟悉安全制度

确保整体安全
组织实施检查

十一、日常事务处理
行政部的工作杂而乱,涉及面广，大小事情多，并且很多事务具有不可确定性，临时出现的工作，会给当日计划工作带来很大的冲突，这时就要择其轻重而处理.总体来讲，行政部属于服务保障部门，是为其他部门服务的，所以也要协助他们处理不涉及本部门的日常事务。否则会影响正常工作秩序，甚至会影响经营活动。.
临时事务处理
注重时效结果
择其轻重处理
当日计划工作

提高服务意识
保证正常工作

十二、执行上级交办事务
优先完成领导交办各类事务,规定时限内完成不了的，应向领导说明其原因，并尽力尽快完成,最终将完成结果向领导汇报。
汇报结果
保质保量
及时完成
接受上级交办任务

确实了解、记录工作要求