组织环境和相关方要求管理控制程序.doc

1 目的
为保证公司质量管理体系的策划能实现预期的结果，识别、监视并评审与公司的宗旨、战略方向相关的内外部环境；识别、监视并评审与公司质量管理体系有关的相关方期望或要求;根据内外部因素与相关方期望或要求,结合本公司已有的优势和劣势，识别出风险和机会； 针对识别的风险和机会，策划应对措施。
2 适用范围
适用质量管理体系所有相关的部门与过程。
3 职责
3.1 策划部：确定内外部环境因素和相关方期望或要求.
3。2 管理者代表:组织各部门进行内外部环境因素和相关方期望或要求的识别评价、并拟 定应对措施，对结果进行审核整理。
3。3 总经理：批准风险和机会的应对措施。
3.4 各部门：配合进行内外部环境因素和相关方期望或要求的识别评价、并拟定应对措施。
4 定义
4。1组织环境：经营环境对组织的产品、服务、投资及相关方产生影响的内部和外部因素和状况的总和。
4。2相关方：对组织的决定或行为能够施加影响、或受其影响、或者自身感觉到受其影响的个人或者组织.
5 工作程序
5。1组织环境管理
5。1。1在建立与持续改进质量管理体系时，公司将充分识别理解并考虑那些与公司的宗 旨、战略方向相关，并影响公司实现质量管理体系预期结果能力的内部和外部环境。 5。1。2内外部环境要素识别与评估：
5。1。2.1在每年的管理评审前，由管理者代表组织相关部门负责人进行识别 并评估其适用性,具体部门及识别项目如下：
a)行政部：内部（公司价值观、企业文化、人员能力、体系运行、过程能力等）, 外部(地理位置、现存污染、法律、竞争、市场、文化、社会和经济环境等).
b) 技术部：内部(产品、人员能力、知识、业绩表现等）,外部（法律、技术、 竞争、社会和经济环境等)。
c) 业务部、采购部：内部(产品、活动、服务、业绩表现等），外部（法律、技术、竞争、 市场、文化、社会和经济环境等）.
d) 策划部：内部（战略、知识、人员能力、业绩表现等）,外部(社会和经济环境等）文件、内部管理制度、信息公告、经营计划方案、经营运行数据统计信息、顾客调查和分析报告、外部国家法律法规、行业法规、标准等。
5.1。3外部环境分析的主要因素:
5.1.3.1政治环境： 政治因素对组织有直接影响，一般政府是通过法律对组织进行间接影响, 法律环境的分析主要从以下 3 个方面：
a）与组织相关的法律规范;
b)国家司法机关和执法机关:工商、税务、技术监督、环境 保护、安监等部门；
c）国际法规定的国际法律环境和目标国的法律环境
5.1.3.2 经济环境:是构成组织的生存和发展的社会状况和国家的经济政策；
a)社会经济结构：包括产业结构、分配结构、交换结构、消费结构、技术结构五个方面。最主要的是产业结构；
b）经济发展水平：指标:GDP、人均 GDP、经济增长速度
c）宏观经济政策 ：国家经济发展目标的战略和策略，包括全国性的发展战略和产业政策、国民收入分配政策、物价政策、物资流通政策等。
d）当前的经济状况:经济的增长率取决于商品和服务需求的总体变化，影响因素包括:税收水平、通货膨胀率、贸易差额和汇率、失业率、利率、信贷政策及政府投放等。
f）其他一般经济条件：如工资水平、供应商及竞争对手的价格变化等
5。1.3.3社会文化环境： 组织所处的社会结构、社会风俗和习惯、信仰和价值观念、行为规范、生活方式、文化传统、人口规模和地理分布等因素的形成和变动。
包括:
a）人口因素(消费者的数量)
b）社会流动性
c）消费心理（产品价格、消费者偏好、相关产品的价格、消费者对产品价格的预期）
d)生活方式的变化（网络支付）
e)文化传统(养儿防老)
f）价值观
5.1.3.4 技术环境:包括国家科技体制、科技政策、科技水平和科技发展趋势 .对战略的影响：
5.1.4内部环境分析的主要因素：
5。1。4。1 资源分析:组织的资源是指组织所拥有或控制的有效因素的总和，包括：有形、无形、人力资源，分析的目的是识别组织的资源状况、及其所表现出来的优势和劣势，以及对制定组织的战略目标产生影响。
（1）资源分类：有形、无形、人力资源 。
(2）决定竞争优势的组织资源
a、 资源的稀缺性；
b、 资源的不可模仿性：
① 物理上独特的资源；
② 具有路径依赖性的资源（长期积累获得);
③ 具有因果含糊性的资源；
④ 具有经济制约性的资源。
c、资源的不可替代性
d、资源的持久性。
5.1.4。2环境因素分析、评价
SWOT分析法是用来确定企业自身的竞争优势、竞争劣势、机会和威胁，从而将公司的战略与公司内部资源、外部环境有机地结合起来的一种科学的分析方法。
SWOT分析，即基于内外部竞争环境和竞争条件下的态势分析,就是将与研究对象密切相关的各种主要内部优势、劣势和外部的机会和威胁等,通过调查列举出来，并依照矩阵形式排列，然后用系统分析的思想，把各种因素相互匹配起来加以分析。
优势，是组织机构的内部因素，具体包括:有利的竞争态势;充足的财政来源；良好的企业形象；技术力量；规模经济；产品质量；市场份额；成本优势；广告攻势等。
劣势，也是组织机构的内部因素，具体包括:设备老化；管理混乱；缺少关键技术；研究开发落后；资金短缺；经营不善；产品积压；竞争力差等。
机会，是组织机构的外部因素,具体包括:新产品；新市场;新需求；外国市场壁垒解除；竞争对手失误等。
威胁，也是组织机构的外部因素，具体包括：新的竞争对手；替代产品增多；市场紧缩；行业政策变化；经济衰退；客户偏好改变;突发事件等.
5。1。4.3构造SWOT矩阵
将调查得出的各种因素根据轻重缓急或影响程度等排序方式，构造SWOT矩阵。在此过程中，将那些对公司发展有直接的、重要的、大量的、迫切的、久远的影响因素优先排列出来，而将那些间接的、次要的、少许的、不急的、短暂的影响因素排列在后面。
5。1.4.4制定行动计划
在完成环境因素分析和SWOT矩阵的构造后，便可以制定出相应的行动计划.制定计划的基本思路是：发挥优势因素,克服弱点因素，利用机会因素，化解威胁因素；考虑过去，立足当前,着眼未来。运用系统分析的综合分析方法，将排列与考虑的各种环境因素相互匹配起来加以组合，得出一系列公司未来发展的可选择对策。
5.1。5各部门将识别结果登记在《组织内外部环境要素识别表》上，提交管理者代表进行汇总整理。
5。2相关方期望或要求管理
5。2.1 相关方期望或要求识别与评估:
5.2。1相关方包括但不限于顾客、公司所有者、组织中的成员、供应商、银行、工会、合伙人、竞争对手或社会团体或行业协会。
5。2.2 在每年的管理评审前，由相关部门负责人进行识别并评估其适用性，具体部门及识别项目如下：
a) 管理者代表：公司所有者、合伙人、竞争对手或社会团体。
b) 生产部：外包加工方、竞争对手或社会团体。
c） 业务部:顾客、竞争对手或社会团体。
d) 采购部：供应商、竞争对手或社会团体。
e) 行政部：员工代表、附近企业及居民、工会、社会团体。
f) 财务部：银行。
5。2。3各部门将识别结果登记在《组织质量管理相关方识别表》上,提交管理者代表进行汇 总整理。
5。2.4相关方期望或要求监测与更新：管理者代表每年在管理评审前组织一次全面的内外部内外部环境要素识别与评审。
5。3各部门在获得内外部环境要素信息变化时，应及时告知管理者代表，由管理者代表对《组织质量管理相关方识别表》进行修订。
5。4 每次管理评审前，管理者代表汇总企业内外部环境要素情况及相关方的期望与要求的相关资料，并提交管理评审。
5.5审批、存档
5。5.1《组织质量管理相关方识别表〉〉经公司总经理审批，做为风险评价的输入资料.
5。5。2《组织质量管理相关方识别表》经公司总经理审批，做为风险评价输入资料.
5。6变更
5.6.1当涉及对公司运营产生较大影响的任何内、外部环境发生变化时，需按本程序办法重新识别,必要时进行变更;
5。6.2一般情况下，公司每年一次对公司内外部所处环境需再识别与评估,如有变化则需按本程序办法进行修订。
6.相关文件：无
7.相应记录
7。1《组织环境识别控制表》
7。2《组织质量管理相关方识别表》