材料询价采购流程图.doc

材料询价采购流程图预算员提供投标时数量及投标时材料品牌汇总清单

项目部提供材料采购计划表
采购员找货源3家
材料员填付款单
合同上传PM2、合同原件存档

通过材料招标或谈判方式，筛选出2家进行供货
成控部监控
项目部找货源2家
成控部找货源2家
主管工程师交底
现场采购员提供样品
设计师提供图纸

施工主管复核材料采购清单

采购部
成控部提供材料控制价格

材料部或项目部采购
项目经理审批

财务复核审核

项目经理审核

付款

《材料询价采购流程》注意事项说明:
一、供应商的选择要求：
1、采购员受公司材料采购部和项目部的双重领导;采购员询价的结果要同时上报给成控、项目经理。
2、选择供应商的原则：同样质量的选择价格低的；同样价格的选择质量好的。不得提供虚假材料报价单。
采购员寻找到的供应商必须是合格的供应商，合格供应商具备的条件：
(1)提供的价格在可控范围内；
(2）质量必须符合我们的要求；
（3)供应商货源充实。
3、供应商提供的报价必须是盖章后的，否则不予认可,视为不合格报价，材料员必须重新寻找供应商进行报价。
4、供应商的报价价格与实际洽谈或签署合同价格误差在30%的，将打入黑名单。
5、采购员应统一报价标准，按照国际通用计量标准单位。如遇到供应商无法折算、换算或未进行折算、换算的，由采购员进行统一换算后报项目经理和成控部.
6、采购员提供供应商报价给项目经理的时间为:
工程造价1000万以内的，提交上报时间为5天
工程造价3000万以内的，提交上报时间为10天
工程造价3000万—5000万以内的,提交时间为15天
工程造价超5000万的，提交上报时间为15天(区分了机电、装饰）
二、谈判与下单
1、成控部将控制价格告知项目经理,不再向采购员进行对接。
2、谈判参与人员:采购员、项目经理、成控部人员(可不参加）.
3、谈判成功后,材料下单由项目经理进行审核.
三、合同及保管、上传
1、采购部每年三月底前完成年度战略协议的签署工作.
2、有年度战略协议的材料，在采购中发生的具体单价合同由项目部负责签署。
3、签署了合同的材料，如果只是发生了数量的变化且无预付款的情况下，不需要再签署合同，只需要填写《材料增减单》给财务部。《材料增减单》要清晰写明是哪一份合同的数量增减、原合同的单价和数量，并在《材料增减单》中附件增加图纸变更单、甲方指令等书面信息.
4、如果签署了战略协议的材料采购中需要支付预付款的，需要重新签订合同.但在合同条款中应注明：原合同的定金或质保金应当是对实际数量的担保.
5、合同的上传采购员在合同签署后2天内完成PM2的上传。(财务在PM2中查询到合同后才支付货款)
四、材料计划表
1、项目开工前，由项目部预估项目用材，并制作材料计划表。
2、项目部提供材料计划表给采购的时间要求:
(1）造价在1000万元以内的，提供时间为5天
(2）造价在3000万元以内的，提供时间为10天
（3)造价在3000万元—5000万元以内的，提供时间为15天
（4）造价超过5000万元的，提供时间为20天（区分了机电、装修）
可分次提供,但最终提供完成时间不可超过上述要求时间.