行政常规工作管理.doc

北京亚光亚装饰宜兴分公司 行政日常管理
行政常规工作管理
一、考勤制度
1、行政部为本制度的监察部门，负责对考勤和考勤统计做有关处理。
2、工作时间规定：春夏季节：上午：08：30—11：30；下午:13：30—17:30 秋冬季节：上午：08：30—11：30；下午：13:00—17：00。各部门周六、日照常上班,每周休息一天，休息日期由部门负责人安排并报行政部.(按排休表休息)
3、考勤卡为考勤的首要依据,所有员工须按上、下班实际时间打卡，每天正常考勤为两次。因公不能打卡者，须报上级主管批准，再由主管到行政部登记、签卡(其它部门无权签卡），行政部不接受个人解释情况。
4、如因考勤机故障不能打卡，应准时到行政部签卡。如加班或行政部门休息时遇考勤机故障，则由上级主管签卡。
5、每天值日人员需要在8:25前完成公共区域卫生整理工作，违者作一般过失处理。
6、凡忘打卡者，及时填写未打卡情况说明,否则处罚20元/次.如有替人打卡（人不在公司）等作假现象,第一次扣工资50元,再发生则做开除处理。
7、迟到或早退一次,从本月工资中扣20元,月累计迟到或早退5次以上的，记旷工一天。月累计旷工3天者，公司做辞退处理。员工事先不打招呼或未办任何请假手续而不上班者，记旷工处理。
8、上班时间因公外出，应到前台填写外出登记表并领取员工外出登记表单回来交行政备档，违者罚款20元；未经上级主管批准擅自外出，处罚款20元.
9、因公外出而不能打卡者，必须提前向行政、部门经理或总经理报备，并填写外出未打卡说明单（最晚次日下班前办理并报行政部备案）,如查岗发现去向不明者,罚款20元。
10、各部门职员轮休表要交行政部备案，如要调整休息时间，应提前填写调休单通知行政部门。
11、公司考勤周期为每个自然月（每月1日至当月最后一天），原则上每月考勤以26天计。
二、请假制度
1、员工请假（包括事假、病假、婚丧假、产假等）应提前到行政部填写请假单，由上级主管签字同意后交回行政部备案并安排好卫生值日调换人员（未安排的处罚款20元）。（临时请假需在当天上午8:30以前），如请假超过2天、调休(含休息日﹢换休)超过3天,须报总经理签批。
2、病假须附医院开具的疾病证明单.请假未经批准而擅自不到岗位者按旷工论处。
3、预定的假期期满时，如不能按正常时间到岗位工作，按旷工论处。若因公或特殊原因不能正常到岗,应在假期期满前一天向上级主管（或总经理）续假,得到许可后，由上级主管通知行政部备案。
4、预定的请假、休假若有更改，须提前向上级主管和行政部说明情况,得到明确许可后重新办理请假手续方可休假。
5、请假条、调休单不交行政部备案的假期一律作旷工处理.
注：各部门主管请将请假单、调休单及时交予行政部,任何情况下，涉外部门不得出现无人现象.
三、日常工作制度
1、全体员工及各部门主管工作均由公司总经理负责监管。
2、上班时间需佩戴工作牌，精神饱满、工作积极，违者处罚款10元.
3、工作时间禁止闲聊、睡觉、坐姿不端正及浏览与工作无关网站等现象，违者处罚款50元，部门经理连带处罚款20元。
4、客户来访,如遇前台不能接待，每位员工均有义务和责任接待,要求热情礼貌，主动伺座、倒茶；结束后清理水杯，座椅归位，违者罚部门经理20元.
5、人员休假及值班依据行政部排出的休息值日表执行.值日人员必须维持当天公司公共区域的卫生，行政部进行不定时检查，如发现卫生不合格，当天值日人员每人罚款10元。
6、午休时间前台要安排人员值班，如空岗，值班人员罚款10元.
7、公司宣传用纸杯、茶叶严禁自用，弃置时不得连水倒入纸篓中.营业公共区域不允许就餐（统一在工程部就餐），前台值班人员允许提前15分钟就餐，公共区域及设计部不允许抽烟（客户在除外）违者扣款50元一次，结束洽谈后及时清理，未清理罚款10元。
8、员工需每天保持手机12小时正常开机(包括休息期间）。若因手机未开耽搁公司事宜，将视情节轻重给予处罚.
9、每周日下午16:00召开主管会议，各部门负责人提前做好会议内容准备。若因故不能到会或迟到,须提前向总经理说明情况并报行政部备案，违者扣款50元。
10、每月5日左右召开公司月度大例会,全体员工参加，不得无故缺席，违者罚款100元。
11、部门负责人每周日例会前递交周工作报表,11：30前把填写的部门主管周工作报表上交行政部转送总经理，未在规定时间填写及上交处罚20元.
12、部门负责人每月最后一天下班前上交月工作报表,违者罚款50元。
13、公司施工合同及补充条款、设计协议法律性质文件，严禁任何人私自更改或添加，遇特殊情况须经总经理签字认可.如有违反,给予严重过失单一张，并处罚款100元.
14、为了营造良好的客户洽谈环境,每周五下午15：30集体打扫公司卫生,行政部负责监督检查.
15、工作期间公共区域禁止大声喧哗，违者第一次警告,再次出现违者罚款10元.
16、为了养成良好的习惯，下班前务必把垃圾桶内垃圾倒掉，并整理好工位处物品，违者处罚5元。
四、加班工作制度
1、值班及加班人员需负责锁门,查看整个工作区域安全无误后，将门窗锁上方能离开。
2、最后离开办公室的人下班时必须确认电脑、门窗已关闭,否则罚款50元.
五、安全管理规定
1、办公室内电脑主机、显示器、扫描仪、打印机由各部门最终使用者在下班离开办公室前整理关闭；
2、最后离开办公室的人员必须全面检查办公室内所有用电设备电源是否已经关闭,包括空调、灯具、复印机、饮水机等；
3、办公室所有灯具未经上级允许,任何人不得进行移动、改造、更换等;
4、公司各部门钥匙由部门负责人掌管,行政部留一把备用；
5、最后离开部门办公室的人员,应在查看整个办公室安全无误后，将门窗锁上方能离开。
6、有违反本规定的，除通报批评外，每次罚款20元;情节严重的，将给予相关责任人以过失处罚，并承担一切经济损失。
六、办公用品管理规定
预算：
1、每月22日行政部向各部门负责人提供《办公用品申领表》，各部门根据所需增配办公用品填写。
2、行政部利用3个工作日，汇总各部门办公品的品种、数量、总金额。
3、每月25日，行政部将汇总的办公用品预算表报财务部审核。
4、财务部审核后，请总经理批示。
5、总经理签字批准后，行政部利用2个工作日进行采购，下发到各部门。
购置：
1、行政部要求2人购置办公用品。
2、每月中旬到两家办公品商店询价，做比较。
领用：
1、规定各部门每月只能领用办公用品一次,故要求预算认真、详细.如遇不可预计的事宜上报行政部,经总经理批示同意后，即可办理。
2、办公用品分部门领用,每月算各部门费用.
3、各部门对自己领用的办公用品,要求认真保管，责任到人，如损坏或遗失,按原价赔偿.
固定资产及低值易耗品：
1、目前各部门均有固定资产或低值易耗品,财务部和行政部均要开始办理建账、登记、领用的手续。
2、部门使用的固定资产或低值易耗品,均由部门负责人签字领用。要求认真保管，保管责任落实到人。
3、财务部和行政部每季度对各部门保管的固定资产进行盘点,在盘点过程中,如发现损坏或丢失，将予以追究责任.
七、办公设备管理规定
1、设施由行政部统一下调拨配发，所有员工都必须爱护使用，保持清洁；
2、设施只能在办公区内使用，未经公司允许,任何人不得将办公设施带离办公区间。；
3、设施的使用必须遵守公司规定，未经允许，不得随意调换，胡乱摆放；
4、专人负责的办公设备,其他人员未经允许不得擅自使用；
5、电脑管理：
设计部电脑只用于设计制图、打印报价使用，不做他用;
员工必须遵守公司关于电脑使用的一切规定，未经部门允许，不得携带有关公司资料的软盘外出;
各部门电脑由专人使用,其他部门人员未经允许，不能擅自使用;
所有公司电脑软件由公司派专人进行安装，其他员工不得私自安装软件；
各部门公共电脑不允许安装游戏软件，如发现部门负责人处罚20元并立即删除。
6、图书资料的管理:
图书资料、报刊、杂志、公司刊物、黄页由办公室负责登记备案、保管、登记管理
图书资料如有丢失及损毁，无法查明原因,由办公室负责承担损失；
7、办公耗材的管理：
各部门所有人员都应该本着勤俭、节约原则，提高办公耗材的利用率,可以重复利用的办公耗材，由使用者拿原物到行政部门申请部分更换,如有遗失情况发生，应在重新申请时予以说明；
公文、设计稿及各种报表尽量使用废稿纸，除正式对外情况下，公司内部倡议纸张的二次利用；
八、办公家具管理规定
1、公司固定资产统一由行政部管理和分配；行政部有权按各部门的情况审核并予以配备和添加;
2、各部门固定资产购买须预先写书面申请,经总经理批示后统一由行政部购置.
3、行政部每月对公司所属各部门的固定资产进行清查。
4、各部门应随时加强对办公家具、固定资产的保养，如发现办公家具有损坏的，应立即上报行政部进行维修，并追查办公家具或固定资产的损坏原因.如发现是员工故意损坏行为，行政部报总经理后给予相关责任人处罚并赔偿。
5、固定资产是指各类办公家具、办公设备及非常耗办公用品。
九、电话管理规定
1、本公司的电话主要是作为方便与外界沟通，开展业务之用.公司所属电话一律不得拨打任何信息收费电话及私挂长途电话。因公拨打长途须填写长途电话通话登记。
2、办公室电话铃响三声内必须接听，接听电话用语统一为：“您好!亚光亚装饰。"接听电话热情周到，出现语言不规范现象罚款20元。
3、公司电话费由行政部负责交纳，并到电信公司打印通话记录。
4、公司水电费由行政部负责交纳，并提交相应发票。
4、部门直拨电话出现信息费，部门领导负责追查责任人.责任不清的由部门集体承担此项费用。
5、违反本规定视情节给予一般或严重过失单一张.
备注：如遇分不清责任人的，一律由部门经理承担.
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