中小型商贸企业：加强内部控制不是一件“小事儿”.doc

中小型商贸企业：加强内部控制不是一件“小事儿”2015-0415宁波赢杂志从以往三十年的改革开放的历程与当今的现状来看，中小型企业已经成为国民经济的重要的支柱部分，目前我国的中小型企业已达千万家,其中中小型商贸企业数量几乎占据了一半。这些中小型商贸企业对我国的经济发展和社会稳定及活跃市场等方面都起着举足轻重的作用。完善和加强中小企型商贸企业的内部控制制度具有与大企业同等重要的意义.笔者结合自身近年来对我国中小型商贸企业的研究成果及在其它类型企业高管的岗位上的管理实践经验，写出此文，希望能对我国中小型商贸企业及所有的中小型企业的领导者有所启迪与提醒,以使其能够尽快地实现企业快速健康发展的目标。 一、中小型商贸企业内部控制的现状中小型商贸企业由于其规模小、人员较少、资本和技术构成较低、资金薄弱、管理人员一般身兼数职等因素，使得其管理缺乏内部控制的观念,或者是将内部控制制度视为一纸空谈，从而使内部控制成为企业管理工作的盲点。这无疑增加了企业的经营风险，减少了实现企业经营目标的保障.纵观当今中小型商贸企业在内部控制方面所存在的急待解决的问题，大致归纳如下:（一)对内部控制认识不足,岗位设置缺乏牵制性人是企业最重要的资源，也是重要的内部控制因素。中小型商贸企业经营活动单一，经营规模小，人员配置不可能像大型企业那样做到专业对口、各司其职。往往一人身兼两职甚至数职,造成岗位设置缺乏牵制性。譬如有的中小企业库存材料的采购人、保管人甚至领用人都是同一人.而在一些专业部门与岗位,根本不具备从业资格，靠人情关系混入一些非专业的人员,呆在中小企业的专业的岗位上,这些人只凭长官意志办事,法律、准则、制度懂得不多，但却没有不敢造的报表，没有不敢花的钱,任人唯亲使得内部控制难以正常开展。人员素质、职业道德水平参差不齐，对内部控制认识不足在所难免.以企业财务人员为例，长期以来无论是正规的会计学历教育还是会计继续教育,关于内部控制的内容都很浅显而不系统,财务人员对内部控制知识也十分缺乏。有些会计人员缺乏从事会计工作应具备的基本知识与技能,有些会计人员虽然具有一定的业务水平,但由于忽视对新的业务知识及新颁布的会计法规的学习，出现账务处理违反新会计法规制度对核算的要求。例如有的中小企业会计档案无专人管理，出纳可以轻易取得以前年度会计资料。这些无疑给会计基础工作的内部控制顺利开展造成了极大的隐患.(二)所有权与经营权高度统一的管理模式使得中小企业管理缺乏内部约束性中小型商贸企业中有相当一部分属于个体、私营性质,企业的投资者同时就是经营者，企业领导集权现象严重,“家长式作风日盛。有的独断专行，搞“一言堂”；有的自己花钱，自己签字，自己报销.有些领导认为有了内部控制制度办起事没以前那么方便了，花起钱没有以前那么顺手了，内部控制制度成了给自己设立的障碍物、绊脚石，自然就只做起了内部控制的表面文章。一些企业之所以内部管理混乱，就是因为一些领导破坏如职责分离、授权批准等内部控制制度。企业管理者的自身问题,使得内部控制没有被摆在企业重要的议事安排上.（三）从内部控制目标上看，在会计信息、资产和经营活动三方面的控制缺乏有效性1、会计信息失真现象普遍存在.财政部曾组织各地财政监察专员办事处对159户企业会计信息质量进行了抽查.抽查结果表明，不少被抽查企业的会计报表未能真实反映企业的财务状况和经营成果，会计信息不同程度地存在失真情况，有的问题还相当严重。很大一部分企业及其领导为了达到某种目的，故意歪曲财务报表信息。会计信息失真、做假账已经成为全国性的普遍问题。中小型企业账目不清、信息失真的原因主要有三：一是以达到偷逃税金为目的。中小型企业因其规模小、业务量少、交易金额较小等特点，不易引起各检查机关的足够重视。有些企业领导无视国家法律的严肃性，忽视财务制度、财经纪律的强制性，怀着侥幸心理指使会计做假账、报虚数，有的收入甚至不入账，私设小金库，最终以到达偷逃税款的目的；二是以达到粉饰业绩为目的。有些企业，为了年终向主管机关顺利交差、完成上级下达的经济指标，报喜不报忧，只好在账目上做手脚，设置账外账、弄虚作假,造成虚盈实亏的假象,蒙混过关；三是企业财务基础薄弱,致使会计信息失真.有的中小企业特别是私营企业的会计根本没有会计资格证书，不具备起码的会计基础知识，难免账务处理不出现错误，导致会计信息失真。2、资产安全完整系数低。中小型企业因内部控制制度未被引起足够重视，在资产管理上暴露出很多弊病：(1）对现金管理不严，造成资金闲置或不足。有的中小企业认为现金越多越好，造成现金闲置;有些企业的资金使用缺少计划安排，过量购置不动产，无法应付经营急需的资金,陷入财务困境;（2）应收账款周转缓慢，造成资金收回困难.原因是没有建立严格的赊销政策，缺乏有力的催收措施，应收账款不能兑现或形成呆帐；（3)存货控制薄弱，造成资金呆滞。许多中小企业月末存货占用资金往往超过其营业额的两倍以上，造成资金呆滞,周转失灵；（4）重钱不重物，资产流失浪费严重.不少中小企业的管理者，对原材料、半成品、固定资产等的管理不到位，出了问题无人追究，资产浪费严重。3、经营活动缺乏有效性和合法、合规性。我国企业上演了多年的“ 三国演义”,即1/3赢利、1/3亏损、1/3账面基本持平（实际仍属潜亏）。企业绩效低下与内部控制质量不高密切相关。中小型商贸企业和大型企业相比虽有经营灵活多变的优势，但在实力、资金及知名度上都无法与之抗衡,因此大多难逃亏损的厄运.而在贯彻国家法规制度方面，中小型商贸企业较大型企业而言在进行经营活动时,更加缺乏合法、合规性。例如对现金的控制只考虑现金收支的量,不考虑现金收支的质,即现金收支活动没有完全在合法状态下进行；对存货的控制只考虑生产对存货的合理需要，不考虑存货在合法状态下流转。二、加强中小型商贸企业内部控制建设的方法（一）提高企业全体员工对内部控制的认识企业内部控制虽然是以会计部门为主，但不仅仅涉及会计,它贯穿于整个企业的生产经营管理全过程，包括采购、生产经营、销售、财务管理、研究开发、人力资源等各个方面.因此企业的控制环境是由企业全体职工造就的,包括企业的领导、会计人员及所有员工.1、提高中小型商贸企业领导的管理素质企业内部控制环境主要是企业的管理者所造就的。内部控制是否有效,与企业领导是否重视、是否带头执行有很大的关系。提高企业领导管理水平和管理思想，使他们认识到建立内部控制制度的重要性和必要性,是企业内部控制制度得以正常发挥的关键。要使企业领导明白,正是这种让他们自己感到办起事、花起钱不再那么顺手的制度体系，使得企业财务和经营决策人在行使权力时多了一份制约、多了一份提醒、多了一道程序,才使企业资产多了一份安全、企业经营决策多了一份谨慎，从而使企业经营少了一份风险，企业目标的实现多了一份保障。2、大力提高财会人员的业务技能和内部控制知识水平作为企业控制的主体，会计人员业务素质和内控知识的高低尤为重要.针对目前中小型商贸企业财会人员存在专业技术水平普遍偏低、会计基础工作不规范、所披露会计信息不能真实反映企业财务状况和经营成果等状况,应从加强年度性会计资格认证制度管理上抓起，促进中小企业会计人员学习会计知识和会计法规，提高业务水平。而内部控制知识应作为会计人员继续教育的必学内容,列入会计专业技术资格和各级职称考试之中,从而使内部控制制度逐步深入到中小型企业会计人员的心中.3、加强全体员工道德修养和内部控制制度教育企业内部控制应当建立在共同的伦理道德规范的基础上,只有当企业中的每一个员工目标明确，观念趋同，内部控制才能更有实效。企业应定期对职工进行内控知识的教育，使每一个员工都有“企业再小,都应在内部控制制度的约束下开展经营活动的观念；使每一个企业员工都要有内部控制制度的概念和意识，知道自己的一举一动都要受到内部控制制度的牵制和约束。只有将内部控制制度作为企业发展的一剂良药，在中小型商贸企业内深入人心，建立起良好的内控执行环境，才能使广大中小企业在内控的保护下健康、茁壮成长。（二）在中小型商贸企业中建立起行之有效的内部控制制度1、结合实际，注意构建内控制度的成本收益问题任何控制都要会发生一定的费用,同时,任何控制由于纠正了组织活动中存在的偏差,都会带来一定的收益。从经济角度分析,只有当内控带来的收益大于它所发生的费用成本时，才是值得的.中小企业因规模大小不同,在控制系统上所能承担的费用也不一样。它们不同于大型企业需要构建一个庞大复杂的控制系统,而是只需要一个简单的控制系统就可以较好地发挥控制作用。因此，应在实践中逐步探寻一个内控效果与内控成本的合理结构比例。2、着重解决企业内不相容职务分离的问题不相容职务指集中于一人办理时发生差错的可能性就会增加的两项或几项职务。不相容职务分离指对不相容职务分别由不同部门或人员来办理。如前所述,中小企业因其规模和人员数目的特殊性，无法做到专职专人负责，所以加强不相容职务分离控制，增加岗位设置的牵制性就显得尤为重要.例如:明确出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权债务账目的登记工作；企业财务专用章与法人代表私章由不同人员管理,财务专用章与银行支票应由会计、出纳人员分别保管;明确记账人员与经济业务事项和会计事项的审批人员、经办人员、财物保管人员的职责权限,使之相互分离、相互制约；在一般情况下处理每项经济业务全过程或者在全过程的某几个重要环节都规定要两个或者两个以上部门、两个或两个以上工作人员分工负责,起到互相制约的作用。3、强化对内部控制制度实施情况的检查与考核，并建立有效的激励机制为了保证企业内部控制制度能有效地发挥作用，并使之不断地得到完善，企业必须定期对内部控制制度的执行情况进行检查与考核,看企业内部控制制度是否得到有效遵循，执行中有何成绩，出现了什么问题,为什么某项内部控制制度不能执行或不完全执行，估计可能产生或已经造成什么后果。对于严格执行内部控制制度的,给予精神鼓励和物质奖励；对于违规违章的，坚决给予行政处分和经济处罚,并与职务升降挂钩。只有做到压力与动力相结合，才能最终达到内部控制的目的。4、利用外部监督、中介组织的监督，完善中小企业内部控制体系供应、销售、财务、审计等部门要合理分工，建立岗位责任制，加强对企业内部控制的了解、检查与监督，并注意加强彼此间的信息交流，定期互通情报,形成有效的监督合力，加大执法力度,督促中小企业严格执行内部控制制度。中小企业可以通过会计师事务所作为中介组织在执业中对其内部控制进行的符合性测试而产生的工作结果，了解自己内部控制中的不足,借此机会获得改进内部控制的机会。（三)从内部控制的目标出发，加强对会计信息、资产和经营活动三方面的控制力度1、“不做假账”是解决会计信息失真问题的根本途径全国范围内，会计信息失真、做假账等现象有愈演愈烈的趋势，朱镕基早在2004年就指出:实行社会主义市场经济,需制定“游戏规则”并按“游戏规则”办事，需培养大批高素质的会计人才。“不做假账”是每个会计人员最基本的职业道德和行为准则。在加强会计人员的专业技术水平和内部控制知识教育的同时，也要加强广大会计人员的思想道德教育.会计道德自律是靠理念、传统和教育的力量来维系的。要是使企业内部控制制度能够得以落实,还必须依靠会计道德自律的力量。企业内部控制制度落实好坏与否，重要的还取决于会计道德自律水准的高低。从此意义上说，逐步提高整个会计队伍的道德水准是实现“不做假账”、会计信息真实有效目标的根本保证，也是执行企业内部控制制度的重要保证。2、建立健全的资产安全完整维护体系针对中小型商贸企业在资产管理方面所暴露的弊病，应采取行之有效的控制手段.（1）努力提高资金的使用效率.资金作为企业营运的基础是企业财务管理的重要内容。把握资金的来龙去脉，对资金进行合理的分配与运用，对资金的调拨进行严密的权限控制，从而减少资金的流失.中小企业特别要注意对库存现金的控制：核定库存现金限额、不得坐支现金、做到日清日结、严防白条抵库。（2)加强对应收账款的管理。加强应收账款管理是解决现今中小企业陷入的流动资金紧缺困境的重要措施，是提高资金运用率的最直接、最有效的手段.企业应对赊销客户的信用进行等级评定,定期核定应收账款，制定相应的应收账款催收制度，即根据应收账款的账龄做账龄分析，并根据合同等建立一系列的与工资奖金挂钩的催款措施,尽快缩短收回账款的时间，防止发生坏账。对已经取得确凿证据后确认的死账、呆账，进行妥善安稳的会计处理。（3)加强对存货的管理。尽可能压缩过时的存货物资，避免大量存货积压在库、资金呆滞,并以科学的方法来确保存货资金的最佳结构。（4)灭绝重钱不重物的错误思想，加强对各类财产物资的管理。建立健全财产物资管理的内部控制制度，在物资采购、领用、销售及样品管理上建立规范的操作程序，堵住漏洞，维护安全。物资保管员应定期与会计对账以保证账、卡、物相符，以便对出现的差错进行及时正确的处理.对财产的管理与记录必须遵循不相容职务分离原则，以形成有力的内部牵制，决不能把资产管理、记录、检查核对交由一个人来做。定期检查盘点财产,督促管理人员和记录人员保持警戒而不至于疏忽。3、加强企业经营活动的合规、合法、有效性控制加强合规、合法性控制即是确保企业遵循国家有关财经法律、法规的要求，保证每一项经济业务活动都能够在合规、合法的状态下开展。加强企业经营活动的有效性控制即是在合规、合法的前提下，确保企业的经营决策、计划能达到预定的目标,能增加企业的经济效益和发展动力,逐步摆脱年年亏损的困境.中小型商贸企业作为推动社会经济发展的主要生力军，有着旺盛的生命力和不可预料的发展潜力。随着我国进入十二五计划时期，加之改革开放进一步的深入,我国中小型企业将面临的挑战会层出不穷.内部控制制度作为企业发展和进步的生命线,是确保企业在当今竞争激烈的经济浪潮中立稳脚跟的镇海神针.希望更多的中小型企业能够意识到内部控制制度的不可或缺性，不断建立完善企业的内部控制体系，让内部控制制度为社会主义市场经济更加健康有序的发展保驾护航.祝愿我国的中小型商贸企业越办越好!