管理沟通-案例6.doc

第六章 紧急会议
案例概述
2005年上半年，翔达公司在轿车外饰件产品供货的质量和及时性方面受到来自A公司和B公司的巨大压力，翔达公司的执委听取多方意见，决定筹建新外饰件生产线.因总投资要2000万美元,所以7月中旬召开了紧急董事会，最终予以批准。董事会后，公司马上行动,任命工程部经理张凌飞担任新生产线为项目负责人.张经理经执委会同意后,马上召集所有选定的项目组成员召开动员会，在会上项目组成员与张经理进行了激烈的讨论.
1、工程部经理张凌飞是在怎样的情况下主持召开有所有项目组成员参加的动员会？
当时翔达公司正面临十分紧急的状况：如果新生产线不能如期投运,将意味着因翔达公司产品质量和生产能力不足的问题,造成A公司和B公司等轿车主机厂全面停线，甚至间接影响D市在国内的影响力。正是在这种十万火急的情况下，张凌飞被任命为新生产线项目负责人,在火速完成的工作计划书得到执委会同意后，张经理就召集所有项目组成员召开动员会.
2、在会上规划组组长王剀为什么反对工程马上启动？张经理是如何应对反对意见?
王组长之所以反对是因为他认为该项目的前期工作再加上审批的时间至少需要5个月,现在马上启动工程是不现实的。
张经理没有正面反驳王剀的意见,而是给出了自己的建议,询问王剀能否将该项目列入D市的审批范围，同时，张经理也表示了上级领导对此事的全力支持，以缓解王剀在审批工作上的压力。此外,张经理更对王剀的工作能力给予了高度肯定,以此来激励他。
3、刘工在会上提出了什么问题？为什么张经理在回答时建议会后再细谈？这样处理有什么好处？
刘工作为公司年轻有为的干部，在会上提出了以下问题：
1） 据相关公司的例子说明公司生产线筹建的历时（项目周期）太短——其他公司生产线项目规模比我们小还需要15、18个月,而我们要在12个月内完成，着实令人担心。
2） 设备负重与厂房的设计问题亟须解决;
3）公司要求在10月份签订供货合同,时间不够.
4） 由于设备小组需要集中办公，提出决场所和办公设施的相关,并得到解决
张经理之所以建议会后再谈是因为虽然说刘工的担心是正确的，但是张经理最希望本次动员会能够带给项目成员的是信心,并且会议目的在于制定相关战略，而且要保证成员之间的战略目标要一致.具体的战术不是本会的目标,以及这样做能带来以下好处：
1）强调会议目标-—提升信心，制定战略；
2）节省会议时间，避免会议拖沓,浪费时间且没有效率；
3）具体的战术讨论不需要所有会议成员都参与讨论，该是有针对性的，该是和相关负责人一起商讨的；
4）而且，战术应该和战略相一致,现在战略还没有制定,并不适合制定战术；
5） 最后，战术讨论中会出现一系列将要面临的困难，会令人对该项目的如期完成产生怀疑，打击信心.
4、试评价张经理主持会议的风格以及对控制会议进程的把握力。
张经理主持会议的风格:独裁型
1） 张经理属于实权型人物，握有相当的权力：公司执委会任命工厂工程部经理张凌飞担
心新生产线项目负责人，全面掌管整个项目的费用、项目进度、项目的技术，包括基建、公用动力、生产线设备等。
2）开会之前已经胸有成竹，腹案在先，不容他人质疑:
a. 张经理接受任命,挑选项目组工作人员。一天后,一份项目组工作计划就到了执委们的手中，上面详细描述了项目组组织机构和各工作小组人员名单及其工作职责.经得执委会同意后，张经理就召集所有项目组成员召开动员会。
b。 会上，他首先向与会者做相关情况的详细说明，并且在会议上，虽然他向相关人员征询意见，但是并没有因此而动摇会前的相关决定，而是对其进行引导和激励,并进一步明确了会议目标。
c。 从整个过程来看,他召开该会的目的就在于统一大家的战略目标,并没有真正想征询意见，他已经成竹在胸了，旨在于标榜民生。
张经理对控制会议进程的把握力十分恰当。
1） 最重要的是会议过程始终围绕会议主要目标——激励信息,统一战略目标；
2） 就算征询意见过程中有相关质疑的声音，也在张经理的引导和激励之下达成一致；
3) 没有因为任何问题而导致会议的不畅，停滞不前,中断等等；
4） 并且会议在鼓动中圆满结束，我想这是张经理一开始就已经预期到的结果。
5、谈谈你对会议主持者、会议参与者的基本要求的认识。
长时间的开会是一件费时又让人疲惫的活动,所以对于会议主持者与会议参与者就会有一些基本要求,这对提高会议的效率有着至关重要的作用。
1)会议主持者的一些要求：
a。 了解所要讨论的项目，并明确会议的目标。
案例中,张经理召开的是动员会，面对项目组成员对项目进度的怀疑，张经理始终一直在鼓动小组成员，建立他们的信心。
b. 能够控制会议的进程，鼓励与会者积极发言。
当张经理见大家不再说话，就问大家是否还有问题，希望会议的议题能够面面俱到。
c. 对于与会者提出的问题,给予相应的回答，而非含糊其辞。
就设备组组长刘工提出的场所和办公设施问题，张经理指出公司已经考虑到了这个方面,当场给出了临时办公区的位置。
2）会议参与者的一些要求：
a。 能够按照会议的要求积极发言。
在紧急会议这个案例中，当张经理向项目组成员征询意见时，规划组组长王剀高工首先积极发言提出自己的想法。
b。 在会后能够执行会议中达成的计划，积极实现会议的目标.
会议参与者的执行是项目计划得以实施最重要的环节,这也是在会议结束时张经理鼓动大家振作精神的原因之一。
c. 能够在会后的执行阶段反馈执行情况。
执行情况的反馈使得项目小组组长及其他成员对项目的进度执行、成本运行状况有更加清楚的认识,有利于项目的质量、进度与成本管理.
6、试述成功召开一次基层各部门领导参与的工作协调会应该做好哪些准备？
开会是一种既耗时费力又令人疲倦的活动，因此要成功的召开一次会议需要做好充分的准备。
1） 明确会议的目的和目标
在开会之前一定要明确通过这次会议想要达到什么目的,用书面形式将会议的目的与目标记录下来。尤其是像案例中张经理召集了所有项目组成员开会，参与人数较多，如果没有明确目标的话，很可能会在大家讨论你一言我一语中偏离主题，达不到会议的效果。
2） 提前分发会议备忘录
在会议召开之前，将备忘录发放到与会者,让他们有充足的准备时间，从而节约会上思考及准备时间，提高会议效率，促进会议成功召开。案例中的刘工也是因为在会议前了解了会议的主题，所以提前了解了该行业其他公司生产线筹备时间,才能在会上对本次项目进度作出一定的评估，提高了会议的效率.
3） 控制好会议进程
在本次会议上张经理很好的按照计划进行会议。张经理先是介绍了公司当前情况和项目进度安排及分工，最后征求大家意见。这一合理的安排使得会议能够按照张经理预期进展，从而获得理想的效果。
一次成功的会议不仅需要做好充分的准备，另外会议主持人、与会者以及会议秘书的共同努力也是不可或缺的。
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