石场财务管理流程及办法.doc

步云山长巨石场财务管理流程及办法
为了加强公司财务管理的工作，完善公司的报销程序及规定,合理控制公司经营费用，结合本公司的实际经营情况规定本流程及办法。
一、 费用审批及报销流程：
各项费用开支，必须经部门经理以上人员和财务审核后,报总经理批准，并按以下报销流程办理:
粘贴相 财务预审 经办人 项目负责 财务负责 总经理签字
应票据 签字 人签字 人签字
未通过
二、具体财务流程及规定：
1、汇款用款审批流程：
各部门用款要填写《请款单》或《借款单》。申请汇款填 《请款单》，并写明汇入行或收款人姓名、开户行、账号并注明用途,经申请人、部门经理签字，财务审核，总经理签字后，由出纳员汇出.购买材料、出差、个人借款的必须填写借条，注明借款事由、金额（大小写完全一致，不得涂改），业务完成后取得的发票、收据等外部凭据经各个部门审核、总经理签字后再到出纳处清帐.手续不全的出纳员一律不得支付款项。
2、费用报销流程及规定：
日常费用支付，需要先请示后办理，取得票据后由经办人签字、部门主管签字、财务审核、总经理签字后方可报销。经办人员要在不增加成本费用的情况下尽量取得发票,特别是大额的费用，实在是无法取得发票的也要取得对方收据等外部凭证，会计、出纳员不得代替别人填制现金支出凭证、收据。报销发票或单据上金额要大小写相符,并在上面注明报销用途、报销人姓名等内容.
报销单及时到出纳员处办理报销，不得滞留个人手中,出纳员要对费用报销单进行审核，看是否有涂改、费用计算是否错误、后附发票单据是否齐全合法，审批手续是否齐全合法，审批手续是否齐全。出纳员在审核无误后方可付款。
费用支出归类是把费用、往来、预支工资要分开粘贴，不要全部粘贴在一张报销单据上。
石场费用由出纳员按月归集分类粘贴，所有原始票据必须由经办人、石场经理、出纳员签字方可报销，经财务审核、总经理签字后把票据转会计处记账。
3、材料采购流程及规定：
材料采购后办理材料入库验收手续，由保管员填制入库单,并由采购人员在入库单上签字,取得财务联附在发票或收据等票据后面，并由采购人员在发票或收据等凭据上签字，注明具体用途，经部门经理签字、财务审核，总经理签字后方可报销.材料采购由各工地负责人提出购买申请，采购员方可采购。采购后的材料能打入库的报销打入库,对于不能或不需要入库的材料由保管员、直接使用者负责验收，验收后直接在发票或收据上签字,对于不在维修车间进行更换的大宗配件采购人员或维修负有回收的责任,归集到仓库集中变卖处理，任何人不得私自变卖处理。
对于长期赊账的采购业务在取得赊购单据后要经过总经理签字后方可挂账，不签字财务不予受理。
凡是公司已经挂往来的款项，任何人都不得越过财务私自支付。
对于赊购材料的往来账款要经常核对,至少每年核对一次,采购员要催促供应方对账，不核对账目的不清帐。
4、 出纳员流程及规定：
出纳员根据审核签字后的单据付款或汇款，根据审核后的凭证，。重点复核原始凭证的数量、金额是否与报销单据相符，无误后办理首付款项，并在原始凭证上加盖“收、付讫”戳记。出纳员每天都要登记现金和银行存款日记账，每日按照业务发生的先后顺序逐笔序时登记，做到日清日结，并且每天核对账面结余数与实际库存是否相符，做到账实相符。每月要及时与会计核对账目，与银行对账.并且把原始银行对账单按月份排序每年装订成册。
出纳员要把自有现金与公司的现金严格区分开来,不得公私不分。
出纳审查支付款项的原始凭证，必须有收款单位或个人的收款证明以及签字，有审批人签字、出纳员不得替领款人打收据。
5、 保管员流程及规定：
保管员要负责材料保管、验收、核算材料成本、报送财务要求的各项报表。保管员根据材料采购员提供的材料供货商发票或收据上所列明数量金额填制入库单，并且要求保管员和采购人员在入库单上签字，入库单财务联附在发票、收据的后面，经项目经理签字，财务审核后，报总经理签字报销，不许只凭入库单据报销。
6、 差旅票报销流程及管理规定：
职工出差本着节省效率的原则，车船票、机票费、宿费据实报销，出差回来后必须填制《差旅费报销单》，《差旅费报销单》只是报销路费、宿费、市内通勤等费用，其他支出一律不得粘贴在报销单上，其他支出要单独用费用报销单粘贴报销。出差借款要填写借款单，经部门经理签字、财务审批、总经理签字后方可借款,出差回来后7天内必须到财务办理报销手续，还清余款，否则从预支工资中扣除.
7、招待费报销流程及管理规定：
招待费本着少花钱招待好，招待到位.个人朋友个人招待公司概不负责，对上级管理单位如国、地税、工商、林业、环保、国土资源局等招待费由公司负责,原则是一人陪同。报销人应在报销单据上注明招待对象，招待人数,陪同人,并由陪同人签字确认,由总经理签字报销。借款招待的3日内到财务报销费用归还余款否则从预支工资中扣除。挂账招待的费用也需对方提供餐饮收据签字后到财务挂账。
三、 其他财务要求及规定：
1、对会计工作及要求
会计根据审核无误的各类原始凭证，按会计制度规定的会计科目和会计软件的要求编制和输入记账凭证。要求科目运用正确，摘要简明扼要并能说明经济业务的内容和来往关系，凭证内容完整，手续齐备、填制及时.
及时编制银行存款余额调节表，核实未达账项，使银行存款账面余额与银行对账单调节相符。
月末终了,根据总账科目余额平衡表，与各明细账核对，保证账账相符,同时，还要根据账簿记录与库存实物、货币资金、往来单位或个人等进行定期核对,做到账证、账实相符。
定期编制损益表、资产负债表上报总经理。
2、 收款收据的管理和使用
各部门使用的收据都要由财务统一管理，在领用、收回时要登记签字，用后以旧换新。一次最后领用两本，收据作废要做标记注明,不得缺页.收据的开具尽量要做到开票与收款分开.
3、 机械设备财务方面的要求.
对于机械设备使用由调度管理,所有的设备必须经调度调动，每天都要统计上报各台设备的使用情况，工作小时或台班数，所有的机械设备每天一票，由司机填写主管人签字确认，每天报会计统计。
4、 伙食费财务管理要求
工地要有专人记录工地每天的就餐姓名、人数、顿数，按月汇总上报财务,特别是要把外单位就就餐人数记录清楚，需要扣款的要在汇总表中单独标注清楚,经项目主管签字后报财务。、
5、 对开票员的要求
公司销售的块石、大块石要开具票据,一车一票，票据一式四联,给买方一联、铲车一联,财务一联、存根一联，购买方要在销售票据上签字，铲车见票装车，每月把收入按照购货方汇总坐标上报财务，不论收款与否，，汇总表后附有销售票财务联,汇总表需开票员与出纳核对。对于铲车联、司机联司机签字后要每天交回出纳，作为日后索取款项的依据,司机不得遗失销售票,遗失比照司机丢票进行罚款，以后去对方要账，不得到财务索取财务联.
对当月销售的全部收入填写销售收入汇总表，详细列明客户名称、数量、单价、金额、及当月销售收回现金货款、转账货款、应收款余额，经出纳签字后附收据及销售票财务联上报财务。
外用车辆设备结算财务管理方法
一、外用车辆机械设备的使用必须经总经理同意方可使用，在使用时必须填写作业记录，实行一车(机）一票,由公司放票员签发票据，放票员需要把每天发放的票据进行汇总登记，然后把存根联转给核算会计进行统计登记台账。在结算开票日，车主需要出具由放票员签署的票据客户联，由放票员与统计数据进行核对,核对无误后开具证明并签字给会计,会计与统计台账核对正确后开具结算单据并与会计和车主签字确认。
二、加油押金收取时全部按姓名、车号开据收据，给客户一联，财务联一联附在《外用车辆机械设备结算表》后面。在开票日要退还押金的客户依据“收据客户联”开据在结算票上，同时收回“收据客户联”附在结算票后面.收据丢失不得开票退还押金。
三、外用车辆加石场柴油项依据保管员开据的柴油“销售票财务联”填写，在结算日前或月末前加的油全部按每个车主（机主）每次加油的销售票汇总填列，保管员把销售票财务联转给工地核算会计，核算会计把保管开具的柴油销售票在结算日进行统计在结算款中扣除,把销售票附在各车主结算票后面作为扣款依据。所以每次外用车结算开票扣油款必须附有保管开据的销售票财务联。
四、伙食费扣取由核算会计统计自上次开票日到本次开票日给外用车辆设备操作人员在石场食堂的就餐人数和金额,以书面形式经统计核算会计和项目负责人签字上报据以扣除，把统计资料附在结算单据后面。
五、由于手续资料传递滞后，外用设备结账付款原则上在工程完工10
天后，以防漏扣餐费、加油款。
注：附《外用车辆机械设备结算表》
燃油核算管理方法
为了规范公司燃料油的管理和核算，优化管理流程，明确责任，结合公司的实际情况，特制定本方法。
一、 燃油购入后由主管清理负责燃油的管理，具体由保管负责油品的保管、入库、发放、计量、核算、考核工作。保管员要分品种 单独记账核算，每月及时把库存盘点表上报财务，主动与财务对账，做到账账相符，账物相符.
二、 燃油购入后保管要认真核实购进油品的品种、数量,发现品种不对或数量短缺要及时上报，依据送货单上的数量核实是否正确，核实后双方签字。按实际收到的数量和单价写入库单，供货商的送货单附后。
三、 燃油的发放要依据保管亲自操作的加油机数据为准，按每台机械设备登记加油记录，并且由司机（操作手）在保管员加油记录本上签字确认，要求司机从每月一号至最后一日止的加油数量电话上报会计。工地会计要与保管员记录的加油数量相核对。司机要妥善保管加油记录本，用完要及时交的工地会计处备查，对于不报记录和不上交记录本的人员要进行处罚。报关员对加油记录本也要妥善保管，年末整理上交财务备档。并且把自家机械设备与外用机械设备分开等级核算，月末把所有的石场机械设备加油记录按每台机械设备进行汇总，填写“月份机械车辆加油汇总表”(自用部分)，依据汇总表数据开具出库单，汇总表和出库单由保管员和项目经理签字后月末上报财务.对于外用设备加油保管员要每次开具销售票，注明数量、零售单价、金额，一式四联，对方一联，财务一联,保管一联，存根一联，财务联转交核算会计作为结账扣款的依据,附在外用车开票后面:保管联随《月份外部设备加油汇总表》上报财务作为挂账依据。保管员和加油放在销售单据上签字。月末汇总后以开具出库票一起上报财务。在外用车结账开票日和月末汇总本期外用车加油数量，填写《月份外部设备加油汇总表》,对于外用设备加油要有工地负责人签字并及时把票据传递财务，工地责任人要及时书面通知财务并在结算单上注明。没汇总一次报管员就要依据汇总表数量按移动加权平均价（成本价）开具出库单,随外用车结算单汇总表报财务存档备查
注：附 1、《月份机械车辆加油汇总表》(自用部分）
2、《月份外用设备加油汇总表》（外用部分）