行政前台岗位明细.doc
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1、行政前台的工作制度1。目的 为了规范公司接待工作,合理调配接待资源,使公司前台和接待工作有章可偱、有度可依,提高接待工作效率,树立公司良好形象,提高公司的知名度和影响力。2。权责2.1.接待主管部门为前台部,主要职责为:负责公司接待体系建设与管理,对来访对象实施具体接待计划并对整个接待过程直接负责.2.2.接待协助部门主要为了解公司核心业务的部门,主要职责为:根据需要协助接待主管部门的接待工作。 3。岗位职责3.1。日常接待u接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。(严格执行公司的接待服务规范,保持良好的礼节礼貌)
2、u接听转接电话:负责前台服务热线和电话转接,做好来电咨询工作,重要事项认真记录并转达给相关人员,不遗漏、延误.u接待推销人员:上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。u面试人员:请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知相关部门或领导进行面试。u接待频繁往来相关人员:a) 快递,公司内部不论发件或者寄件,通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入办公区域内部.b) 物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;c) 送水公司,关注公司各处饮水机
3、水量情况,及时联系送水,同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修。4。日常事务4.1。负责公司员工每日考勤记录、监督每日打卡、并在月底汇总归档。(公司结合实际应出勤天数、实际出勤记录,来统计员工的出勤状况,并以此作为薪资发放的依据。考勤以每个自然月的第一天到最后一天作为一个结算月。)(参照考勤具体管理办法)4.2。对员工每日外出办事者做好登记,外出员工并填写相关申请单.4。3.公司交通卡和公司车辆(钥匙)使用的登记与保管。4.4。负责公司文件的处理工作和日常文案工作,以及合同协议的录入、排版、复印、扫描等.4.5.负责对新入职员工信息的录入,以及证件的复印和归档。4.6。统
4、计公司所有员工通讯信息,定时更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工,应在23个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工。4.7.负责公司前台和总经理办公室清洁卫生,以及植物盆栽的日常保养。4。8.接受其他部门工作安排并协助各部门做好其他工作。4。9.积极配合各部门协助工作,以及领导临时安排的事务.5.接待工作5.1.来客人数确认:会议前向相关负责人确认来客人数,为布置会议室;5。2.会议室桌椅布置:在开会前将会议室的桌面收拾整洁,会议桌椅归位;5.3.茶水、点心、水果:来访客人来之前准备好茶、热水及杯子,等来客就位后逐个送茶;接待贵客时,应提前准备必要的水果及点心供客人食用;5.4.订餐:向会议
5、负责人确认是否需要订餐,如需订餐应确认就餐人数后,电话联系餐厅预订包房。5.5。住宿:客户到达公司时,接待人员第一时间与客户沟通行程安排,并按客户要求与公司签订的协议酒店进行预定.内务细则:一、日常接待1。接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待.2。接待咨询者,若有咨询者来访,应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待.3.接听转接电话:前台是总机电话,一般电话拨入后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接;接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,如对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接将电话转接至相关
6、部门助理处。4.接待推销人员:上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。5。面试人员:请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知办公室主任或相关部门领导进行面试。6。接待频繁往来的相关人员:a)快递,公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司实验室内部.b)物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;c)送水公司,关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“XX”桶
7、,拿走空桶“XX”个即可。每月月底结账,填写请款单提交办公室主任,向财务申请费用支付.同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修.二、办公用品管理1.盘库:每月2325日对库存的办公用品进行全面盘点,制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查.若有用品数量不足或已领用完,即时上报,进行补充;2.购买:每月2528日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单,统计出“购买清单”后报办公室主任审批.批准后,联系办公用品供应商送货;3.领用:员工领用所需办公用品时,让其填写“办公用品领用表”并签字,然后给予发放;4。结算:每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票,确认无误
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