网络采购管理办法.doc

网络采购管理办法
第一章 总则
第一条 目的
为充分利用网络采购优势，规范网络采购管理，以及时快速采购到质优价廉的物资,有效的降低采购成本，提高企业竞争力,完成集团既定经济目标，制定本管理办法。
第二条 原则
一、遵守国家法律、法规原则.
二、公开、公平选择供应商原则。
三、充分询价，广开渠道原则。
四、快速及时，保质保量原则。
第三条 名词释义 。
一、网络采购:是指以网络媒体和网络技术为载体，经过大型、正规网络商城询价，采取网上交易的形式,在现实交易中完成采购的行为.
二、网购平台：指基于互联网，为促成买卖双方交易而建立的平台.如淘宝、卓越亚马逊、阿里巴巴、拍拍网、当当网等.
三、网购专员：指鑫阳地产集团所属地产公司行政部（综合管理部)负责网络采购工作的人员.
第四条 适用范围
本办法适用于鑫阳地产集团股份有限公司集团总部、所属各地产公司。
第五条 网络采购目标
年度网购实际金额不低于网络物资采购总额（网络采购物资的具体范围以本文规定为准）的15%.年度具体目标值以当年管理委员会下达为准。
第二章 网络采购范围
第六条 办公用品、耗材及固定资产
一、低值易耗品。如：U 盘、鼠标、键盘等电脑配件,纸张、墨粉、墨盒、晒鼓等打复印物品，香水、卷纸、清洁用品、饮用水、擦手纸、清洁剂、纸杯，电话机,报刊架、杂志架、手纸盒、烟灰缸、糕点及糖果容器等物品。
二、日常办公用品.如：签字笔、电子计算器、电池、订书机、胶棒、剪刀、夹子、涂改液、便签纸、橡皮、直尺、垃圾桶等日常办公用品等物品。
三、固定资产。如:电脑、办公家具、打印机、复印机、保险柜、电视机、微波炉、热水壶、消毒柜、空气净化器等。
四、书籍报刊类。
第七条 营销专用物资
一、现场客户接待食用物品。如：咖啡、茶类、糖、奶球、杯具、浓缩果汁等接待现场客户食用或饮用物品.
二、营销系统人员加班食用物品。如：饼干、面包、方便面、火腿肠、八宝粥等员工加班食品。
三、营销类常用物资物品。如：易拉宝、X展架、拉网展架、画架、巡展便携桌椅、折叠桌椅、塑料凳、隔离带等营销系统常用宣传、巡展、现场用品。
四、营销类客户赠品、礼品类物品。
五、营销专用固定资产：咖啡机、制冰机等。
第三章 组织分工
第八条 采购实施
一、总部及各公司行政部（或综合管理部）负责所属公司行政类办公物资的网络采购。
二、各公司营销拓展部负责所属公司营销专用物资的网络采购。
三、营销拓展部所需行政类办公物资,经所属公司行政部（或综合管理部）授权同意，可委托营销拓展部网络采购。该部分网络采购金额可计入当年营销拓展部网购任务.
第九条 支付管理
各公司财务运营部负责网络采购的款项支付、账号管理。
第十条 监督考核
集团财务运营部、总裁办负责对网络采购进行监督考核。
第四章 网络采购流程
第十一 条账号管理
由各公司财务运营部负责在网购平台上以企业实名申请注册一个买家账号，指定专门银行账户开通网上支付功能，应选择企业银行网上银行支付，办理企业网银 USBkey，在付款时使用.
各公司行政部、营销拓展部在网购平台上各自申请一个网络采购账号,委派专人负责管理，并报给所属公司财务运营部备案。
第十二条 申购审批
申购部门根据物料需要状况、使用数量等要求，在集团OA办公系统上发起申购单。申购单应注明物料名称、规格、数量、及注意事项，按照申购流程核准权限经审批同意后实施网络采购
第十三条 网络采购实施
一、询价比选
申购人根据申购单注明的网络物资需求，在网购平台上进行询价比选，具体原则如下：
（一>网购物资
1、网购物资(尤其是食品）必须注明生产日期；
2、网购物资的供货方式、费用、时间：
3、网购物资应提供合法、有效的发票。
（二）网购供应商
1、网络采购时应选择信誉度在五钻以上、评分在4.8分以上的网络电商:
2、采购量大的知名商品时，应优先选择直接生产厂商，以降低成本：
3、做好网络供应商价格的信息统计工作，建立健全网络供应商数据库。网络采购时应优先在已建立的供应商信息库中挑选供应商，以提高采购效率,保证采购质量。
二、采购实施
(一）申购人与供应商落实好网购物资相关条件后，将要购买商品的网络链接发给网购员，由网购专员使用网络采购账号通过网购平台发起来购.
（二）申购人在 ERP办公平台上填写“借款单"并打印，并将 OA办公平台上该借款所涉及的审批完成后的“购物申请单”打印作为附件进行借款审批。
（三）借款审批完成后，申购人通知网购专员进行正式购买，并在付款中选择“找人代付”或“他人代付”，指定付款人为所在地产公司财务部的企业实名买家账号。
（四)所在公司财务运营部出纳收到“借款单”，即可登录“公司实名买家账号”进行付款。
（五）购买物资到货后，申购人与网购专员共同验货无误签字入库后（含发票检查完毕），网购专员即可在所购网站上“确认收货”。
（六）完成网络采购后，按照集团固定资产管理办法中的验收、入库、报销等流程进行完成网购操作流程手续。
(七)因商品质量问题退换货，网购专员必须与申购人在验货时确定，并立即通知网购供应商问题原因，当天发还给网购供应商(退换货所产生的运输费由网购供应商负责）,若为退货，网购专员须当天登陆购买网站账户，选择该项商品的“申请退款”并通知所在公司财务部出纳:因我方原因造成换货,网购专员必须与采买需求人在验货时确定，并立即通知网购供应商问题原因,当天发还给网购供应商（换货所产生的运输费由我方负责）。
第十四条 网络采购合同
一、网络采购中如采购金额在 5万元以上或成套采购件数在 10套以上的，物资在使用过程中有安全要求和售后服务等，需与网络供应商签订购销合同。
二、双方在网络上进行沟通联系，商定好一切细节,以传真、电子邮件的方式签订合同，将正本的合同盖好章邮寄给对方，但必须保存聊天记录，作为以后合同条款谈判的证据。
第十五条 发票及付款
一、在网络采购中,尽可能要求货到付款。
二、收货时看到发票并验真伪后才能进行付款，若发现无发票或假发票询问商家情况，要求申请延时付款或退货并将此网购供应商剔除“网络供应商信息库”。
第十六条 售后服务
尽可能寻找有全国联保的供应商或代理商，网络采购需售后服务物资时，应与供应商签订合同，明确责任。
第十七条 报销冲账
申购人持签字后的入库单据（验收入库单）、发票或收据等有效凭据，按财务报销流程进行审批报销、冲账：采购前，临时预借的物资款，必须按申购流程根据集团权责划分手册流转，领导签字批准方可借款：物资采购完毕，需及时报销手续冲销借款，超过2个月将缓发工资，待借款冲销办理完后,按财务流程办理补发工资。
第五章 激励与考核
第十八条 考核
一、所属各公司行政部（综合管理部）在每月 27日前未将本月的《网络采购统计表》以联系函方式到达集团行政部、财务运营部网络采购统计员，延迟提交的，按行政系统季度考核指标中“工作配合与执行力”实施扣分，每延迟一天扣1分。
二、网络采购金额按每季度考核,即季度网络采购的金额,不少于本季度物资采购总额的 15%，未达标的按行政系统季度考核指标中“网络采购”实施扣分，每减少 5％，扣 2分，年终考核未达到 15%，此项不得分。
第十九条 激励
每年底，由集团财务运营部组织相关人员根据节约成本、网购比率、执行情况等进行综合考虑,评选出网购专项奖励公司，并将获奖公司的成功经验在全集团分享并推广。
第六章 附则
第二十条本管理办法自发布之日起执行，由集团总裁办负责解释和修订。
×××××××有限公司
二〇一一年八月二十八日