证券公司费用开支管理办法.docx

证券公司费用管理办法第一章 总 则第一条 为适应证券公司（以下简称公司）经营业务的拓展和经营目标的实现，加强公司经营费用开支管理，实现会计核算的及时性、准确性，保证年度财务预算的顺利执行。做到既以业务发展和经济效益为中心,又强化营业费用开支的预算约束，规范营业费用开支的程序，特制定本办法.第二条 本规定适用于公司总部各部门、证券营业部及证券服务部。第二章 费用管理原则及费用预支、报销程序第三条 费用开支管理原则及审批程序 一、公司各项费用支出管理本着“保证必要、严格控制、鼓励节约的原则。各项费用支出按照分级授权的原则，遵照费用审批权限表（暂行）（附件一)中的审批程序进行。二、费用支出应本着谁支出谁报销的原则，不允许将本人发生的费用交由他人报销，不允许公司总部员工到下属管理总部或营业部报销任何费用,一经发现公司各下属分支机构有代报销的情况，进行以下处罚:1、在实际费用发生人、代报销人及代报销人所在单位的负责人的工资中扣除代报销金额；2、扣除代报销部门负责人及当事人一年的效益工资；3、情节严重的，予以革职处分。公司以下费用必须报公司总经理审批:一、出国、出港人员外汇使用;二、公司福利、工资、奖金的分配与发放；三、需要由总经理审批的其他开支。各部门费用开支根据预算严格控制，并按公司统一规定格式建立费用使用情况台帐，指定专人及时登录。各部门费用实际开支与台帐记录的真实性、一致性由该部门经理负责。公司助理以上人员费用由使用人报销时在计财部单独建立的台帐上登录。超预算费用必须经过预算追加审批,除经批准追加的额度外，计划财务部将不再办理报销，以确保年度内费用预算的控制公司对下列费用实行归口管理:一、固定资产购置、低值易耗品购置、无形资产购置由行政人事部归口管理;二、工资性支出、福利性支出、学习培训费、劳务费用支出、董事会费、绿化费、机动车辆运营费、邮电通讯费由行政人事部归口管理；三、律师费、诉讼费、公证费由稽核与法律事务部归口管理；四、投资者保护基金、银行结算费、税金、审计费、评估费由计划财务部归口管理；五、交易所会员年费、交易所设施使用费由清算存管部归口管理；六、通讯费、电子设备运转费由信息技术部归口管理；七、咨询费由研究所、经纪业务部归口管理.第四条 费用预支程序经办人应填写费用借款单，借款单的有关项目必须填写完整，其中用途一栏必须与费用实际用途相符(报销时应与发票等报销凭证核对相符后予以报销)。费用预支与费用报销的审批流程相同。第五条 费用报销程序经办人持合法、有效的原始单据，经分项整理贴好，填写费用报销单（含费用对应预算分类），由责任部门负责人审批、计划财务部审核、按费用审批权限表（暂行）分级审批后交由计划财务部办理。第六条 每月结束后十个工作日内,计划财务部须将上月各部门可控费用开支表(列明费用项目、费用开支部门、金额）送交各部门确认，各部门应认真核对本部门（或归口管理）费用开支明细。每季结束后十五个工作日内，计划财务部将上季度各部门费用开支汇总表报公司总经理.第三章 差旅费管理办法第七条 差旅费主要用于为开展业务和公务活动而发生的市内、外交通费、住宿费以及相关费用。凡出差前向公司借款的员工应在回公司后七个工作日内到计划财务部办理报销手续，逾期不报或报销后结欠部分金额或七个工作日内不办理报销手续的人员欠款，计划财务部门有权在当月工资中扣回。第八条 差旅费参照标准一、乘坐交通工具标准出行方式职务级别飞机火车汽车轮船董事长、监事长、总经理、副总经理、总经理助理据实报销据实报销据实报销头等舱部门总经理、首席专家经济舱硬卧据实报销二等舱总监、部门副总经理、首席专家、营业部总经理、营业部副总经理、主管、高级技术员、专业技术员、专员、助理类经济舱硬卧据实报销三等舱因工作需要超过上述标准的，应事先征得分管副总经理或总经理的同意。事先经公司分管副总经理或总经理同意批准工作人员趁出差之便，就近回家探亲办事的，其绕道的车、船、飞机票按直线单程票价计算，多开支部分由个人处理.如果绕道的车、船、飞机票少于直线单程票费用时，应凭车、船、飞机票按实报销，不发绕道和在家期间的出差伙食补贴、住宿费和交通费。二、住宿费标准地 区标 准职务级别直辖市经济特区省会城市、计划单列市、沿海开放城市地级市县城及以下城市董事长、监事长、总经理、副总经理、总经理助理据实报销据实报销据实报销据实报销部门总经理、首席专家500元天以内450元天以内400元天以内350元天以内总监、部门副总经理、首席专家、营业部总经理、营业部副总经理、主管、高级技术员400元天以内350元天以内300元天以内250元天以内专业技术员、专员、助理类300元天以内250元天以内200元天以内150元天以内北京、深圳、珠海、厦门、汕头和海南住宿费可在上述标准基础上上浮20。员工出差，原则上部门经理以下人员同性别两人应合住一个房间，未经公司分管副总经理或总经理事前特批，不得单住客房。员工单独出差或异性员工一同出差可单住一个房间.因工作需要超过以上标准的,应由分管副总经理或总经理批准。三、出差其它费用及补贴标准出差人员每天发给出差补贴50元,个人用餐及其他非公费用不再报销。交通补贴在直辖市、经济特区以80元/每天为限额据实报销，在其他地区以50元/每天为限额据实报销.（培训及外派人员等标准另行制定)。四、出差天数的计算出差天数是指从离沪至返回抵沪时止的一段时间。搭乘公共交通工具的以其准点启程出发和返回抵达上海的时间为准.驾车出差以实际离沪和抵沪时间为准。离沪时间在中午12时以前的该日补贴按一天计算，在中午12时以后的按半天计算。抵沪时间在中午12 时以前的该日补贴按半天计算，在中午12时以后的按一天计算。五、报销用于公司以外人员的差旅费按审批权限上移一级处理，在经有关责任人签字后报销费用,差旅费在部门当年控制费用中列支。第四章 业务招待费、业务宣传费管理第九条 业务招待费主要用于为开展业务和公务活动而发生的招待食品费、餐费以及类似费用。业务招待费分为全公司性的业务招待费和部门业务招待费。全公司性的业务招待费主要用于公司助理以上人员执行的公务活动和公司助理以上人员委托各部门招待的公务活动等;部门业务招待费主要用于各部门自身开展的业务和公务活动。业务宣传费主要用于为开展业务和公务活动而发生的购买宣传品费以及类似费用。第十条 业务招待费开支标准一、一般业务往来、技术交流,因误餐需要执行客饭的，可就近安排在食堂内用餐，由各部门根据来客人数及与业务的相关程度自行掌握。二、宴请标准：各部门接待标准原则上不超过150元/人,另加20饮料费;公司助理以上人员接待标准原则上不超过300元/人，另加20饮料费。三、陪餐人数控制：来客5人以下，陪餐人数控制原则为2人以内；来客5 人以上，陪餐人数控制原则为来客人数的1/3 以内。四、公司召开各类茶话会、恳谈活动、探望伤病及特殊困难职工的慰问品,本着“节约、合理、实用”的原则由行政人事部统一办理。五、赠送客户的招待用品,应本着有效、节约的原则控制使用。原则上由行政人事部统一购买和管理，各部门办理领用手续。需另行或单独购买的,报销时应先在行政人事部补办登记领用手续,并由行政人事部相关人员签字认可后，再行办理审批报销手续，以便统计和管理考核。第五章 其他费用管理办法第十一条 电子设备维修及配件更换费用单项金额2000元以下由行政人事部总经理审批，单项金额2000元(含2000元）以上由分管副经理审批。第十二条 办公用品费办公用品费主要用于购买文具以及类似费用。通用性办公用品由行政人事部汇总按预算统一购买，计划财务部根据发票、入库单核销。部门需要的专用办公用品在其预算额度内经部门负责人批准后可自行购买办公用品。第十三条 职工教育经费书籍资料费行政人事部是公司书籍资料费归口管理部门，应对公司购买的用于职工教育的书籍资料进行登录并予以必要的公开，以备查阅使用。各部门原则上不自行采购书籍资料，确因工作需要的专业性较强的书籍资料报销时应予以必要的注解（如书名）并由行政人事部审批签字，计划财务部据此审核报销.第十四条 职工教育经费-学习培训费公司的学习培训工作由行政人数部归口管理，凡需进行在岗培训的公司员工，按照以下程序办理预支及报销手续:一、在本市范围内且培训时间不超过三个工作日（含三个工作日）的学习培训由部门经理提出，人力资源部经理审批,在部门的预算内列支。二、在外埠或培训时间超过三个工作日的学习培训由部门经理提出报人力资源部,人力资源部汇总后报公司总经理批准，计划财务部据此办理预支、报销手续。第十五条 会议费会议费主要用于租金、应邀参会费用及类似费用。代表公司参加会议,由公司总经理批准后，经办部门到计划财务部办理预支、报销手续.费用列入公司会议费预算。凡是由会务单位作会议统一安排住宿的，凭会议证明据实报销;无会议证明的按出差住宿费用标准执行。会议期间的综合补贴，按出差综合补贴标准执行。会议发生的资料费用，由行政人事部登记确认后据实报销.重要资料价值500元以上的，应交行政人事部资料室登记入帐.公司组织召开会议或部门组织会议应具备以下材料：一、会议申请审批单（公司召开会议不需审批单）；二、会议通知及日程安排（含出席对象、主持人）；三、会议记录（会议纪要);四、会务费发票.以上材料除会议费发票原件外均由相关责任部门备案，审批单复印件（或会议通知)及会务费发票经审批责任人审核后，计财部据此办理报销.公司召集的小型会议(含小型业务研讨会）会务费发票由总经理签字后办理报销。第十六条 通讯费公司通讯费用主要分为电话通话费和手机通话费。公司通讯费报销具体规定如下：通讯费用职务级别手机费董事长、监事长、总经理、副总经理、总经理助理据实报销部门总经理、首席专家500元/月总监、部门副总经理、首席专家、营业部总经理、营业部副总经理、主管、高级技术员、专业技术员、专员、助理类400元/月专业技术员、专员、助理类300元/月注：其他人员确需调整通讯费标准的,应由公司总经理或分管副总经理批准一、员工通讯费根据部门和岗位每年核定一次，每月报销一次，全年实际累计发生通讯费用不到核定总额的,按实际发生的通讯费用报销；全年实际发生通讯费用超过核定总额的，超额部分不再报销。二、本人电话帐单上的号码在公司登记,如有搬迁等原因更改号码的，应及时告知行政人事部；手机必须是本人使用的。三、公司副总经理及总经理(含主持工作的副总经理)的手机话费采用银行托收承付方式，由计划财务部根据银行扣收单据核销。四、行政人事部负责建立公司通讯费用使用情况台帐，报销时需由行政人事部根据年初核定的额度签字认可并登记台帐后，办理报销。第六章 附则第十八条 本管理规定自颁布之日起实施,以前暂行规定与本规定内容有不同之处，以本规定为准。本规定由公司计划财务部负责解释。