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中小企业会计电算化问题研究
摘 要
会计是一个公司用来衡量其财务表现的系统，该系统将所有交易分类，比如销售、采购、资产，并且坚持一定的可接受的标准格式。会计信息系统的使用给企业带来了机会，由于计算机的使用显著地使公司更有效地履行会计职能和有效地节省时间和成本。利用信息技术来履行会计职能给企业带来了走向无纸办公的进步机会，如果企业使用电算化系统会使得他们应用的生产系统更有效。型企业重视会计电算化系统的实施。而占中国大多数的中小企业由于许多问题，没有实现会计电算化系统或者效果不佳，这对中国经济的发展有明显的影响，所以提高中小企业会计信息化水平是非常必要的。本文在介绍会计电算化的内涵以及发展情况的基础上,结合我国实际情况，分析会计电算化在我国发展的特点，详细介绍了中小企业会计信息面临的问题以及如何解决这些问题,使其更好地为中小企业服务.
关键词：会计电算化；中小型企业;问题
信息技术革命极大地改变了企业的本质,并为那些欣赏它的企业创造了竞争优势.信息技术影响了信息的形式和实质,会计信息也不例外.电子商务的出现使得大量的跨境交易发生.因此,这一发展使得公司愿意改变其会计制度,以确保准备从会计系统输出的东西更及时.因此,在线和实时处理系统应运而生.伴随着适当的系统，新的和更新的财务信息可以根据目的，包括决策在内，可以稳定的得到。此外，会计电算化系统也需要能够捕捉到的非财务信息，更好的支持财务信息来进行决策.因此，会计电算化系统应该能够为信息时代的使用者提供相关的、准确的、可靠的、及时的信息。目前，在我国，很多大型企业重视会计电算化系统的实施，而占大多数的中小企业由于许多问题,没有实现会计电算化系统或者效果不佳,这对中国经济的发展有明显的影响，所以提高中小企业会计信息化水平是非常必要的。
一、中小企业的特点及会计电算化概念的特殊性
1、中小企业的特点
我国目前的中小企业大多是在改革开放中发展起来，规模小,各种经济活动的数量并不大，实力不强，企业的经营管理较为简单,抗风险能力差，企业文化的特点充分表现出“个人主义”的特征,即企业的所有者在企业文化建设中承担主要角色。另外,由于中小企业很多企业创建时间不长,还停留于企业所有者原始资本积累阶段.在大企业实施充分分工并实现标准化、通用化管理与人本管理快速创造财富时，而中小企业仍然以求生存为主，企业文化充分体现出生计经济的特点。正是由于中小企业“个人主义”与“生计经济”的现状又使中小企业的企业文化建设不能高瞻远瞩,不能高标准、高水平的建设，因而难以充分体现现代企业文化的特点，大多仍含有“小农经济”文化的特点。
2、会计电算化的概念
会计电算化是计算机技术与现代会计相结合的产物，是电子计算机在会计中的应用的简称。“会计电算化”的基本含义，是指将电子技术和信息技术应用到会计业务处理过程中，逐步实现应用会计软件指挥各种计算机设备替代手工方式完成会计工作的过程。会计电算化是现代企业信息管理系统的一个重要的组成部分,包括了现代信息管理技术在会计领域的开发、使用、培训、服务、制订和执行法规制度以及实施微观与宏观管理会计业务和会计管理现代化的全部。会计电算化不仅能使广大财会人员从繁重的手工操作中解脱出来，减轻劳动强度，更重要的是能提高会计信息搜集、整理、反馈的灵敏度和正确度，提高会计的分析决策能力,为提高会计管理水平和会计信息质量提供有效的途径，最终为提高企业经济效益服务随着计算机技术和信息技术的不断发展,“会计电算化”的含义得到了进一步的延伸.在我国,“会计电算化”一词是19 81年财政部、中国会计学会在长春市召开的“财务、会计成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。
3、会计电算化的特殊性
计电算化除具有电子计算机具备的一般特点,如运算速度快、自动化程度高、计算精度高、存储量大、适应性强、有“记忆”和逻辑判断能力外，与手工会计相比，它还具有下明显的特点:
（1）及时性与准确性
由于电子计算机能够长时间大量存储数据，并能以极高的速度和准确性自动地进行运算和数据处理，从而打破了手工操作的局限性，可以为经济管理工作提供更为详细、更加及时的信息。
（2）集中化与自动化
在会计电算化工作中，除部分数据录入工作由人工录入外,绝大部分工作都由计算机自动按程序运行，特别是在会计信息处理方面，一般都是集中处理,人工干预少,自动化程度高.同时,由于计算机中的数据可以实现共享，从而减少了数据的重复记录。
(3)规范化与标准化
由于在会计信息处理方面是由计算机自动按程序运行，人工干预少。另外，由于财务会计软件大多是采用了符合财政部发布的《会计基础工作规范》和《会计软件基本功能规范》的软件,因此会计电算化从填制会计凭证、数据输入到登记会计账簿、数据输出、编制财务报告等方面都更加标准、规范。
(4)会计信息存储的电子化与科学化
会计档案是会计的重要历史资料，电算化会计档案从手工下的纸质会计档案转变为以磁带、磁盘、光盘、微缩胶片等介质存储,使得保存和备份数据更加容易，也使数据的检索变得更快捷.
二、我国中小企业会计电算化的现状
1、新形势下会计电算化特点
随着信息化社会不断的发展,会计工作从以前的手工作业方式逐渐被计算机与相关设备所代替，在这个过程中，出现了以计算机应用为基础的会计电算化业务。这项工作业务的大力推广使现实中的会计人员全方位地转变了工作思路与工作方法.它的主要特点可以概括为以下几个方面:第一,会计电算化是会计体制改革的突破口，为会计工作继续向前发展转变了工作思路与工作方法.第二，会计电算化业务改变了以前手工会计记账的工作状态，逐渐向会计记账转变。第三，会计电算化工作正从简单的会计核算向综合的管理信息系统转变。过去，在人们看来,会计电算化就是简单的计算机操作,而随着信息化社会的不断发展，会计电算化呈现出了新的发展趋势,即它形成了以会计软件为核心，集管理、计划和分析为一体的会计电算化管理信息系统
2、会计电算化在中小企业中实施应用的现状
中小企业会计电算化在会计工作中自普及以来，不仅减轻了财会人员的劳动强度，也提高了会计工作的处理时间。在目前来说，会计电算化的应用现状可以概括为：首先，我国目前会计电算化在中小企业中虽然得到普及,但发展仍不平衡,在经济越发达的区域，或是效益越好的企业,会计电算化的应用程度越高，但在经济欠发达的地区，或者规模较小的企业,会计电算化应用的程度越落后.其次,会计电算化网络系统发展越来越迅速,但其安全机制仍存在许多漏洞,外部因素有计算机病毒和黑客的攻击，内部因素有软件自身的开发存在缺陷等不安全因素。还有目前现有的财务软件中只有在财务部门使用,且不能与企业内部其他的职能部门之间有效地连接，而且不能从企业外部获取信息，例如有些企业还处于只有单机功能的财务软件。最后，我国中小企业现在用的财务软件分为自主开发和商业购买这两类，其中商业购买是目前中小企业的主要方式，但是由于财务软件的开发不同，存在不兼容性，因此导致一系列的问题存在。而且在同行业内各个企业使用的财务软件各不相同，功能也存在着差异,不能有效及时地获取外部信息。
三、我国中小企业会计电算化存在的主要问题
1、中小企业会计电算化存在的问题
1。1、会计软件发展模式的局限性
各会计软件开发公司都强调突出自己的会计软件开发模式和特点，造成大部分会计软件相互不能兼容，使用方法上也存在差异,给用户带来了诸多不便。由于财务软件的开发未能实行统一标准,再加之单位使用的财务软件是各自向软件开发商购买，甚至有的软件开发商还别出心裁地搞出各自的特色,使所用的财务软件混乱，不同财务软件的数据接口、使用方法的不一样，导致了报表汇总、数据查询、数据传输的不便。
1.2、会计信息系统的安全性、保密性差
财务上的数据往往是企业的商业秘密，在很大程度上关系着企业的生存与发展。不少企业对会计电算化工作的安全性，保密性重视不够，在实际工作中存在许多安全隐患.一些会计电算化的具体操作者未能按照一定程序操作,对计算机病毒的侵入防范意识不强，未能采取有效措施防止病毒和黑客的侵入，从而导致会计资料的丢失或错误的出现.
2、会计电算化存在的风险
2。1、系统故障风险
计算机会计信息系统主要由硬件和软件构成，硬件是系统的身躯,软件是系统的灵魂。由于机械故障、零配件损坏、突然断电、操作人员失误等原因有可能导致硬件系统失灵，由于非法调用和修改,软件系统因此受到破坏.在网络环境中，网络的开放性、动态性和虚拟性导致系统的一致性和可控性降低，一旦遭遇系统阻塞、病毒侵入或黑客袭击，将导致系统的混乱甚至瘫痪。
2.2、内部控制的风险
电算化系统包括硬件设备、软件、程序、数据和人员等构成要素，是企业电算化管理的平台.传统手工控制是通过对有签字授权的凭证和交易方开具的发票来实现对交易的控制。但在电算化系统中，数据及交易信息集中存储在磁介质中。当计算机硬盘损坏数据没有备份、软件存在着功能缺陷如安全性保密性不强、工作人员操作不规范以及网络出现故障时都会导致数据损毁或丢失、信息失真，从而不能有效防范风险等，甚至系统面临崩溃的风险.特别是在互联网环境的中，由于网络会计信息系统开放性、远程实时处理的特点，导致其可控制性低,一旦系统出现故障，影响范围更广。
2.3、数据输入输出错误风险
在电算化条件下，会计数据来源于原始凭证或记账凭证，如果缺乏有效的控制,一旦输入错误的数据，计算机接受这部分数据并进行自动化处理，将引发错误的连续性和重复性，造成会计账簿和会计报表等信息输出错误，给投资人、债权人及其关联单位等信息的使用者带来重大损失，会计数据的真实性和完整性难以保证。在网络环境中，会计数据通过通讯线路传输,数据来源的广泛性使得其面临着被未授权人员的非法截取或修改，会计数据的安全性和可靠性难以保证。
2.4信息存储无纸化风险
在计算机会计信息系统中,数据处理大致分为输入信息、加工信息和输出信息三个基本环节，虽然交易伙伴间的信息传递仍可以通过纸面文件的形式来完成，但加工过程的自动化可能导致可视性审计线索逐渐消失，除了部分原始凭证和打印输出的报表外,大多数会计信息是以机器可读的形式存储在各种磁介质中，这种数据存储方式有可能给系统带来许多风险,由此产生的大量会计信息以电子数据的形式存储，网络数据的共享性使得电子数据面临着更加严重的安全威胁。
四、制约中小企业会计电算化发展水平的主要因素
1、电算化内控制制度不健全
就目前来看，很多中小型企业的会计电算化管理制度沿用的是原来手工会计管理制度.会计电算化的实现同手工会计在记账处理、报表计算、内部稽核等方面都是有所不同的.有的单位,他们在岗位分工上沿用手工会计的分工方式、业务流程也未有大的改变,内部管理制度的制订只不过是换了一个名称而已。另一方面，在实际工作中，一些单位的会计电算化管理制度存在同电算化规范相抵触的规定。这些不符合电算化规范、会计制度的地方大多出于计算机技术的角度考虑问题、处理问题，而对于会计制度的要求考虑得过少、或根本就没有考虑,也有对会计制度的理解过于机械的情况。
2、对会计电算化的认识不足
很多企业的领导，甚至相当一部分会计人员片面认为会计电算化就是计算机代替人工记账。我国电算化自20 世纪70 年代末才起步，有相当多一部分企业90 年代末才应用,众多的中小企业甚至不知道电算化为何物。一些企业管理者只注重追求企业利润的最大化，忽略了电算化的许多功能,没有意识到电算化能给企业带来效益，能使企业管理改观.多数会计人员则认为，会计电算化只不过是计算机代替人手工处理凭证的一种核算工具；能减轻劳动强度，提高核算效率，节省时间精力。人们还未能充分认识到建立完整会计信息系统对企业的重要性，以致没能利用信息技术优势来提高企业运作效率，造成现有会计提供的信息不能及时、有效地为企业决策及管理服务。
在我国市场经济体制尚不完善的环境下，中小企业的领导往往具有很大的权力,对企业会计电算化的发展，领导的认可与否,直接关系到该项目的成功与否。很多中小企业的领导者们对于财务方面的重视程度都不够,他们未能认识到建立完整的会计信息系统对企业的重要性，因此对于会计电算化方面的建设很缺乏.还有就是会计人员自身对会计电算化的认识不够，由于我国的会计电算化起步有点晚,许多企业管理人员的思维观念还未能充分认识到实施会计电算化的意义及重要性。现在计算机更新换代越来越快，会计电算化软件也更新得越来越快,这样就要求会计人员要不断地及时更新计算机知识,及时学习软件新的功能,但往往许多会计人员仍保留着几年前甚至更久以前的会计电算化软件水平,这样就不能满足于企业实施会计电算化的需求。
3、会计基础工作薄弱，相关的日常管理制度不健全
虽然会计电算化在一定程度上减轻了会计人员的工作量, 但是会计电算化信息系统处理的无规律、不规范的信息数据，对于会计电算化工作的开展带来了许多新问题，提出了新要求。由于会计电算化管理制度在一定程度上还不完善，因此会计电算化管理也会出现问题。在从传统手工会计核算向会计电算化转换初期，会出现手工记账与计算机对会计业务的信息处理并行且时间长的情形，从而增加了会计人员的工作量。一些中小企业会计软件的实际应用人员由于业务不熟练，对计算机的使用不得当，对于信息保存和处理的操作方式方法存在一定的疏忽或者大意,一旦当软件系统出现故障时很容易造成会计数据的丢失；有的中小企业在岗位分工上仍然采用传统的会计分工方式，业务流程也未有改变,制定的管理制度形成虚设；有的中小企业负责人甚至简单地认为传统的会计管理制度已经很细致,足够涵盖会计电算化，不需要做调整。其实,这仅是停留在表象层次上来看待会计电算化问题罢了。
五、发展我国中小企业会计电算化的思路和措施
1、转变观念，提高认识
会计电算化是会计工作发展的方向，是信息时代社会经济发展对会计工作提出的必然要求。因此,各级领导和财会人员应高度重视这一工作，充分认识到会计电算化在企业中的重要作用，把会计电算化工作提高到一个新水平.中小企业企业要在激烈的市场竞争中占领一席之地，客观上要求随时掌握市场预测经济信息，并迅速做出反应。作为企业经营者如何适应瞬息万变的市场经济,必须借助会计电算化，及时、准确提供相关信息，以便做出相应的决策,这是发展社会主义市场经济的客观要求.实施会计电算化不仅仅是节约人力资源，把传统会计人员从繁琐的重复劳动中解放出来，更重要的是提高会计信息的实用性和正确性,为领导提供更及时准确的决策信息。对中小企业企业领导来讲,要树立市场观念、竞争观念，重视会计电算化的应用,正确认识到会计电算化对于企业发展的重要作用,从长远的眼光看问题。同时也可以把实行会计电算化视为一项“投资”,得到的收益是更加准确完整的会计信息.
对中小企业的员工来说，要正确认识长远利益和眼前利益的平衡.实行会计电算化,会计人员被迫去学习相应的专业知识,提升自己的业务素质，可能会增大会计人员的压力，但从前长远来看,则更有利于会计人员的人生发展.否则，但企业被迫实行会计电算化时，仓促应战将更为困难。
2、建立于会计电算化相应的工作体系
随着会计电算化的普及与财务软件功能的不断增加,针对会计电算化工作出现的新问题对现有的相关法规作进一步补充和完善。通过准则和法规对会计电算化作进一步约束,使会计电算化工作走上规范化的道路。一个良好的会计电算化管理制度，是保证单位会计工作有序进行的重要措施。会计电算化管理制度，是保证单位会计工作有序进行的重要措施,也是会计电算化工作成功的基础。实行会计电算化后，会计核算工具与程序、会计数据与信息的表现形式、会计档案的保管方式都发生了很大的变化。中小企业制定会计电算化管理制度时，除了要遵守手工会计管理制度的基本原则外，还要考虑会计电算化系统的特点以及自己所处行业等因素。
中小企业要根据自身企业的特点、性质以及所处的行业等因素制定相应的会计电算化管理制度，设置会计电算化岗位分工，由于中小企业本身人数较少,可以根据实际情况在遵循内部控制原则的前提下实行一人多岗。建立统一通用的财务软件管理制度，目前企业信息化一体,财务软件已成为企业全面管理软件中的一个模块组成部分，这样就要要求会计电算化软件应有融合理论和兼容技术,能实现不同系统层次数据的转换，规定企业内一致使用相同的数据接口和公共的转换接口，输入数据时统一使用一致的规格、名称、格式、类型.
3、加强会计电算化内部控制
在会计电算化系统下，企业应针对电算化的特点制定相适应的内部控制制度，定期审查电算化会计账务处理是否正确、审查会计信息的真实性、审查会计人员职责的分工及履行状况.内部审计是企业内部控制的重要组成部分，通过内部审计，可以对企业内部系统进行强化监督,防止企业漏洞的出现.
(1）合理进行人员分工，加强组织内部控制
会计电算化系统下,知识与功能的集中造成多名会计人员一身多职，很难像手工记账时做到相应职责明确分工。所以建立健全会计电算化系统下的人员职权分离制度，合理进行人员分工,加强组织控制是十分重要的。人员的职权分离不仅包括原手工记账下的职权分离，同时要增加电算化工作人员相应的不相容职能的分离。组织控制是将系统中不相容的职责进行分离,重新设计会计系统各部门之间和部门各岗位之间的内部牵制制度.通过内部职权分离制度与组织控制的相结合,改善会计电算化中会计人员身兼多职的现象,减少利用计算机系统和分工缺陷来舞弊犯罪的可能性.
(2）提高会计人员的道德素质
由于会计电算化涉及会计和计算机两种专业知识，会计人员不仅应掌握扎实的专业知识和技能，还应熟悉计算机的操作应用.因此，中小企业有必要加大对复合型会计电算化人才的培训力度，并结合经验交流使培训得到实效。在吸纳高职院校会计电算化毕业生的同时,还应该选拔具有一定计算机知识的会计业务骨干到财务软件开发公司进行强化培训,形成新老结合、高中低结合的高素质复合型会计电算化人才。这样也有利于会计电算化工作的进一步提高，为促进会计电算化的顺利发展打下良好的基础。另外,要注意提升会计人员对新兴业务的处理能力.在信息化社会背景下中小企业很多业务流程和管理方式会跟随市场变化而变化，并且相关知识也在不断地更新。因此，中小企业必须重视本单位相关财务会计人员的业务培训,以适应新形势下的会计电算化管理工作。
（3）加强会计电算化的保密性和安全性
要经常对装有会计电算化软件的计算机给予维护，及时做好数据备份工作，根据企业具体情况给计算机一个良好的保管环境.有条件的企业可以设立一个专门的财务机房，建立机房上机制度，严防潮湿和有灰尘的环境。还应该定期检查计算机硬件的使用情况，如有些硬件使用寿命过长，应及时更换硬件,同时还要做好会计电算化会计档案的管理工作,因为计算机储存的是电子媒介，要防止黑客的窃取和外部人员的操作失误导致丢失。计算机要定期杀毒，加强防火线，及时升级更新杀毒软件，因为会计计算机所保存的是企业的财务问题，是属于企业的核心机密，要防止外部病毒、黑客等各种危险因素侵入.建立岗位责任制度,明确职责分工，设置会计电算化工作人员上机权限，确保在操作过程中的安全性。
六、结论
随着市场经济改革的不断深化和计算机网络技术的不断发展，电子商务平台的日渐成熟，中小企业要想立足于竞争日益激烈的市场，就要能够快速获取更多有价值的信息,及时做出正确的反映,实施会计电算化是势在必行。会计电算化作为会计核算方式的重大革新已经占到国民经济核算比重相当大的一个部分.中小企业的领导应该深刻认识到会计电算化的重要价值，在实施前做好规划，制定健全的管理制度，保证会计电算化的顺利进行.
由上文可以得出，会计电算化在现代中小企业的发展中已经发挥着举足轻重的作用，推动中小企业会计电算化工作的顺利开展为企业向更高一级的管理信息化进步打下了良好的基础。为了保证会计电算化在中小企业中的使用,我们要加强对中小企业会计人员的培训，企业领导人要加强对会计电算化的认识和学习,引进专门的会计电算化人才，这样才能保证会计电算化在我国企业中的不断发展,保证我国中小企业的财务管理和发展壮大.
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