第七章商务企管部资料管理办法.docx
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1、第七章、商务企管部资料管理办法一、总则(一)为规范商务企管部项目文件资料的管理,确保部门资料系统、完整和有效,满足随时查询使用的需要,特制定本办法。(二)本办法规定了本部门项目资料整理的基本原则和方法.二、资料管理的基本原则及办法(一)管理范围商务企管部所负责的招投标、合同、进度、结算等项目资料及公司红头文、部门来文等其它文件。(二)明确资料管理员资料管理员(以下简称:“资料员”):即具体经办各环节资料的工作人员。针对商务企管部项目文件种类繁多,资料管理量较大,可明确项目资料管理员和内务文件(红头文、部门来文等其它文件)管理员,但具体经办招投标、合同、进度、结算的工作人员要配合资料员,必要时给
2、以规范指导.(三)资料员的职责做好资料的收集、整理、登记和分类管理,建立管理台帐,保证部门各项项目资料真实、准确和完整,对资料的实物和台账进行妥善管理,较好地满足随时查询的需要。 (四)文件资料的接收1.原则上各单位提供给商务企管部的项目文件(招投标、图纸、进度、结算等资料)及*公司各方面的文件由各分管资料员接收,如资料员有事在外,由其他同事代收后转交。2。资料员对接收的项目资料必须进行数量和外观质量检查,发现问题应及时通知相关单位补送。3.资料员需及时建立项目文件接收总登记帐和分类账(薄式台账和电子台账),并能利用计算机进行各类项目文件的查询检索。4。登记完毕的项目文件应及时予以处理,在保证
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