SAP操作手册.doc
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1、 说 明本操作手册主要是针对SAP Business One的用户操作的说明。关于字段含义等并不在此操作手册的包含范围内。字段的说明请参照系统帮助。本操作手册中只注重操作方法。本操作手册包含系统中大部分而非全部功能。本操作手册基于SAP business one 8.8PL20版本1.基本操作51.1.登录系统51.2.切换用户或者公司61.3.“添加”和“查找”模式切换81.4.数据新增101.4.1.数据新增添加新项目101.4.2.数据新增更新新条目到原有表格121.5.数据查找141.6.数据修改151.7.数据删除161.8.数据打印171.8.1.默认打印格式设置181.9.界面设
2、置211.9.1.主菜单栏目设置211.9.2.单据界面设置241.10.穿透式查询251.11.单据相关操作261.11.1.新增单据261.11.2.新增单据草稿391.11.3.复制生成单据411.11.4.复制、取消或者关闭单据521.12.发送及查看消息532.创建系统相关操作572.1.创建新公司572.2.新增用户612.2.1.查找并修改用户信息632.2.2.查找并删除用户信息662.2.3.修改用户自身密码672.3.导入并分配用户license682.4.设定用户权限702.4.1.复制权限712.5.系统初始化设置722.5.1.公司明细732.5.2.一般设置732.
3、5.3.单据编号方式743.创建主数据823.1.默认设置823.2.物料部分基础数据833.2.1.物料组的新增833.2.2.物料属性863.2.3.装运类型893.2.4.库存周期923.2.5.仓库的新增943.2.6.物料主数据的新增963.3.业务伙伴部分基础数据993.3.1.客户组设定993.3.2.供应商组1003.3.3.业务伙伴属性1013.3.4.付款条款1023.3.5.业务伙伴主数据1053.4.销售机会基础数据1073.4.1.销售机会阶段1073.4.2.竞争对手1083.4.3.合作伙伴1093.4.4.关系1113.5.财务部分基础数据1123.5.1.过账
4、期间1123.5.2.汇率1123.5.3.货币1133.5.4.会计科目1143.5.5.设置报表模板1173.6.生产部分基础数据1223.6.1.产品BOM设定1224.CRM1254.1.活动1254.2.销售机会1294.2.1.销售机会新增1294.2.2.销售机会阶段维护1304.2.3.销售机会结算1324.3.服务1344.3.1.服务合同1344.3.2.客户服务追踪卡1364.3.3.服务呼叫1415.销售应收账款&采购应付账款1455.1.销售基本单据流程1455.2.采购基本单据流程1465.3.销售预留发票流程1465.4.采购预留发票流程1475.5.销售订单转采
5、购订单1475.6.直达送货仓库1495.7.应收发票+付款1525.8.预收(付)款请求(发票)流程1546.财务部分1586.1.收付款1586.2.一般日记账分录1636.3.外币日记账分录1716.4.冲销日记账分录1726.4.1.日记账冲销分录设置1746.4.2.冲销分录的冲销1756.5.日记账凭单1776.5.1.新增日记账凭单1776.5.2.修改日记账凭单1806.5.3.删除日记账凭单1826.5.4.日记账凭单过账到日记账分录1826.6.日记账模板1836.6.1.过账模板1836.6.2.周期性模板1846.6.3.利用模板生成日记账分录1877.物料需求计划与生
6、产1897.1.预测1897.2.物料需求计划向导1917.3.MRP结果转为生产或者采购订单1997.4.生产2017.4.1.生产订单2017.4.2.生产发货2057.4.3.生产收货2118.库存2188.1.库存收货&库存发货2188.2.库存转储2208.3.批号序列号管理2228.3.1.批号、序列号管理的基本设置2228.3.2.批号、序列号设定操作2248.3.3.批号、序列号取用操作2278.4.价格清单2308.4.1.价格清单的用处2308.4.2.价格清单的设定2338.4.3.针对日期或者数量的价格清单设定2378.4.4.针对业务伙伴的特殊价格清单2411. 基本
7、操作【说明】此部分是 关于使用 系统目标一些基本管理和设置方法 1.1. 登录系统【操作说明】 使用系统,首先要登录系统。 【操作岗位】 所有 系统用户. 【路 径】 windows桌面-SBO图标【功能操作 】 l 双击SBO图标,启动系统(客户端安装成功后,默认均会在桌面上安装一个如上图所示的SBO图标)系统启动后,显示默认登陆界面,在该界面中输入用户名和密码,登录到上次退出的公司。. l 如需登录其他公司数据库(Eg:系统管理员登录测试数据库)则首先点击,进入选择公司界面(如下图所示)。在当前界面下,输入用户名和密码,选择公司,点击,以输入用户名进入所选公司。l 登录后,进入系统主界面,
8、在主菜单左上角,可以看到当前登录公司和用户名。1.2. 切换公司或者用户SBO系统中可以直接在登录状态中换成其他用户或者切换到其他公司。【操作说明】 在登录状态中,切换成其他用户,或者切换到其他公司。【路 径】 主菜单-管理-选择公司【功能操作】 l 在主菜单上,打开管理模块,点击选择公司。l 当前服务器的公司列表中,点选需要登录的公司,选中的公司以黄色亮条显示。l 点击更改用户,输入新的用户名和密码。l 确认无误后,点击,以新的用户登录进所选公司。1.3. “添加”和“查找”模式切换【操作说明】 系统中包括添加、查找、更新和确定四种模式,其中,在添加模式只能进行新增的活动,查找模式只能进行查
9、找的活动,在进行相应的操作前,要确认目前所处的模式。【功能操作】 此处以物料主数据为例说明l 查找模式为默认,打开物料主数据界面即为查找界面。查找模式中,左下角按键显示为查找,工具栏上的添加按键处于激活状态,数据或者单据中的大多数字段栏位显示为浅黄色。在此模式下,只能进行查找操作,添加信息是无效的。l 通过工具栏上的“添加”按键切换到“添加”模式。在添加模式中,左下角的按键显示为添加,工具栏的查找标识变为激活的,数据中的字段栏位为白色。添加模式下,可以增加新的数据,并且保存到系统中。l 在添加模式下,再通过工具栏上的,查找键切换到数据的查找模式。1.4. 数据新增【操作说明】 一般而言,系统中
10、数据的添加包括通过“添加”将新的一整套数据保存在系统中(比如物料主数据、各种单据等)。也包括在已有的数据中,添加新的内容(比如设置财务中的币别、税码、项目等等)。1.4.1. 数据新增添加新项目【功能操作】 通过添加来增加新的数据,以添加用户为例l 在主菜单下,打开管理模块,选择设置,点击常规菜单,选择用户,打开用户界面,此时默认为“添加的模式。l 填写相关用户信息,并设定密码l 密码设定后点击后回到新增用户界面,检查所有信息确认无误后,点击,完成用户设定。如果数据信息无误,系统会跳出绿色提示成功,否则红色提示错误。1.4.2. 数据新增更新新条目到原有表格【功能操作】 以主菜单-管理-设置-
11、财务-项目为例l 在主菜单中,打开管理模块,按路径找到项目。l 如果要增加新的项目,直接在表格中填写。l 确认无误,点击更新,新的信息就会保存在系统中。1.5. 数据查找【操作说明】 关于数据、单据的查找操作的说明。查找,必须在对应数据或者单据的查找模式下进行,在查找模式下,可以在黄色字段栏位输入关键字进行查询,或者通过“*”进行模糊查询。【功能操作】 此处以物料主数据为例。注:此处以供应商主数据查找为例进行说明,以后碰到类似操作不在累述。l 打开物料主数据,确认处于查找模式。(参照1.3)l 关键字查询显示为黄色的字段栏位均可用来查询,输入关键字后按enter键,点击确定。此例中以供应商名称
12、为查询条件,输入的关键字为V回车键后,所有供应商名称以V开头的供应商信息通过列表的形式显示出来,选择所需查看的供应商,点击确定即可.l 或者通过*进行模糊查询。在需要查询的字段输入*,或者*加部分信息,之后回车。此例中以描述为查询字段,查找所有包含电子公司字符的供应商主数据。1.6. 数据修改【操作说明】 针对已有数据的维护,包括主数据,单据等等。【功能操作】 此处以物料主数据为例。注:此处针对数据修改单独说明,以下碰到类似操作不在累述。l 打开物料主数据,并查找需要修改的物料信息。(参照数据查找)l 对于已有的数据,并不是所有的字段都可以修改的,数据的修改或者信息的进一步维护必须针对系统允许
13、修改的字段进行。l 直接选定需要修改的字段,填写修改后的内容。注:进行数据的修改后,一定要点击左下角的进行保存,否则之前的修改是不起作用的。1.7. 数据删除【操作说明】 在系统中,只有在交易中没有涉及到的数据是可以删除的,一般单据均不可以删除。【功能操作】 此处以物料主数据为例。注:此处针对数据删除单独说明,以下碰到类似操作不在累述。l 打开物料主数据,并查找需要删除的物料信息。(参照数据查找)l 在数据主数据界面直接点击鼠标右键,或者通过菜单上的数据,选择删除。l 回复系统对话框,完成操作。1.8. 数据打印【操作说明】 系统的单据或者数据进行打印时的操作。【功能操作】 此处以销售订单为例
14、注:此处针对数据打印单独说明,以下碰到类似操作不在累述。l 打开销售订单,并定位到需要打印的销售订单上。l 已经通过工具栏上的(打印预览和打印)进行打印预览或者打印的操作。1.8.1. 默认打印格式设置【操作说明】 单据或者报表打印时,可以设定多个打印格式,打印之前可以选择需要的格式进行打印。【功能操作】 此处以销售订单为例l 打开需要打印的单据或者报表。l 通过工具栏上的“打印格式编辑器”调出所有关于该单据或者报表的打印格式进行选择。l 点选需要取用的打印格式,被选中的打印格式以黄色亮条标识。l 根据需要,选择默认模板的范围。如果为指定用户或者指定业务伙伴设定为默认,则还应选择用户或者业务伙
15、伴。(以指定用户为例)l 勾选所选用户。或者在这个界面中,继续添加后勾选。l 点击后,如此确认所有的设定,完成默认格式的设置。1.9. 界面设置【操作说明】 系统内的界面或者单据栏位都可以根据用户进行设定,比如同样的收货单,财务可以看到单价信息,仓库人员就无需看到。【功能操作】 此处以主菜单和销售订单为例l 界面设置可以通过工具栏上的进行。在系统中,凡是此图标显示为可点击的状态,均可以对当前界面进行调整。主要表现为对主菜单的调整和单据的调整。1.9.1. 主菜单栏目设置【操作说明】 可以根据权限的不同,给每个人设置不同的主菜单,也就是看到的功能模块及子功能均可根据用户的不同而不同。l 对主菜单
16、进行设置。以需要设置主菜单界面的用户名登录,在系统主菜单界面下,点击,调出表格设置界面。l 可以通过菜单项目后面的“可视”标签决定该用户是否能看到此菜单。可以针对整个模块进行设置,也可以针对自模块进行设置。通过菜单项目前的进行展开。、l 或者直接点击右下角的,根据当前用户的权限决定此用户可以看到的范围。l 设置完毕,点击后,使设定生效。1.9.2. 单据界面设置l 此处销售订单为例l 用需要调整界面的用户名登录,打开销售订单。并点击工具栏上的表格设置,调出表格设置-销售订单界面。l 一般而言,单据的表格设置包括三个主要页签,单据主要是针对整张单据的默认设置。行格式是指双击行时,调出的行明细状况
17、的设置。而单据界面上,行中可视和可修改的设定是通过表格式页签进行的。l 根据需要进行设置,设置后点击完成操作。1.10. 穿透式查询【操作说明】 在系统中,主数据、单据、报表都可以通过编号等进行详细内容的查询。凡是可以进行穿透式查询的地方,均有标识。【功能操作】 穿透式查询的操作非常简单,只要在有的地方,点击即可。如此的查询可以进行无限多次。l 例:通过销售订单上的客户编号,查询客户基本信息;通过客户基本信息中的交货余额,查看交货明细。通过交货明细中的每一行信息,继续查询。1.11. 单据相关操作1.11.1. 新增单据【操作说明】 系统中的单据包括交易相关的单据,仓库相关的单据,等等。单据新
18、增方式比较类似,尤其是采购、销售模块的单据。【功能操作】 此处以销售订单为例,说明新增单据的操作。l 打开需要新增的单据,确认此时单据状态处于“添加”模式。l 填写客户(或者供应商,采购类单据)将光标置于客户后的字段栏位,通过键盘上的TAB键或者字段栏位中的调出所有客户列表进行选择,点选所需客户,选中的客户以黄色亮条标识,直接在所选客户上双击,或者点击确定将客户取回。l 客户选择后,客户相关的信息均会自动带出,包括联系人,币别,销售员,后勤页签的地址信息,会计页签的应收账款,付款方式等l 填写日期信息,其中,过账日期和单据日期会自动默认为系统当前日期,必要时进行修改。日期的输入方法:在日期栏位
19、按任意键后tab,会自动取当前系统日期如输入本月的某一天,直接输入日期,比如26后tab,系统会自动将日期信息设置为本年本月26号如输入本年的某一天,输入月日信息,四位,比如 1010,系统会自动将日期设置为本年10月10日如需输入年月日 则直接录入八位数字,如20090810,系统会将日期设置为2009年8月10号。l 选择物料服务类型,及汇总方式。默认情况下为物料类型,无汇总。l 填写单据行信息物料类型。将光标置于物料编号或者物料描述字段处,按键盘上的TAB键或者点击调出物料列表进行选择。单击选中物料,被选中的物料以黄色亮条标识。可以按住“CTRL”或者“Shift”多选l 物料选择后,物
20、料相关的信息将自动带出,价格信息也会根据价格清单的设定带出(如没设,则为空),此处可以修改。l 根据需要修订数量、价格、税码等信息。可以利用数字、或价格栏位的计算器计算后填写到相应字段。以数量栏位为例l 如果有行的内容有多选或者少选,可以通过右键继续添加或者删除已有行。l 根据需要填写其他字段。所有所需字段填写完毕,确认无误后,点击单据界面的保存此单据。l 填写单据行信息服务类型。填写服务类型的单据。l 填写服务对应的简单描述。选择对应的总账科目。l 填写金额、税码等等其他信息。l 检查确认所有字段,确认无误后,点击保存此单据。1.11.2. 新增单据草稿【操作说明】 单据可以首先保存为草稿,
21、之后再从草稿转为正式的单据【功能操作】 此处以销售订单为例,说明新增单据草稿的操作。l 参照新增单据,重复点击保存单据之前的操作。l 点击菜单上的文件,或者在单据界面右键的菜单中选择另存为草稿。l 新增的单据草稿要通过主菜单-销售-应收账款(或其他模块)-报表-凭证草稿报表进行查看。l 选择标准后,点击确定,进入草稿列表进行查看,在列表行中双击,即可查看报表明细内容。l 在草稿状态的单据上,直接点击,即可将草稿保存为正式单据。1.11.3. 复制生成单据【操作说明】 系统中相关联的单据均可以复制生成,比如,销售订单后续交货时候的交货单,就可以通过销售订单复制生成。此时,销售订单称为基础凭证,交
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