扬州分公司出纳兼采购会计工作手册.doc

青岛海立美达股份有限公司扬州分公司
财务岗位操作手册
题目：财务出纳（兼采购会计）岗位操作手册
一、目的
明确公司财务人员的岗位职责及工作节奏，做好平常工作管理。
加强对本岗位新员工的指导，使其尽快熟悉岗位工作，掌握岗位知识与技能。
二、合用范围
青岛海立美达股份有限公司扬州分公司财务部。
三、岗位职责
1. 负责钞票、银行结算业务，并生成凭证。
2. 购销往来类业务收支解决， 如：应收、应付、其他应收、其他应付等；
3. 非购销类业务的收支解决，如：营业费用，管理费用、财务费用、制造费用等；
4. 及时、准确提供本岗位财务报表
5. 严格控制预算执行
6. 核对采购协议对材料数量、价格等审核，纠偏差错事项，达成增利降耗的目的
7. 审核进项发票100%准确后入账，负责人要事前考虑停电、系统故障等因素
8. 其他工作，如：贷款卡年检，贷款、贴现的辅助工作；
四、工作节奏
日工作内容：
1. 编制《资金日报》
2. 审核采购部提供的付款申请及采购协议或者相关评审，审核无误后进行付款
3. 废纸壳过磅结算
4. 购销往来类业务收支解决， 如：应收、应付、其他应收、其他应付等；
5. 非购销类业务的收支解决，如：营业费用，管理费用、财务费用、制造费用等；
6. 做好备用金平常领用登记及核销工作
7. 审核业务员及领导签字的《增值税进项发票》录入财务系统，选择单据下账，保证录入对的，然后手工生成凭证，并将凭证打印出来跟单据附一起
8. 天天进行资金记账、对账工作，保证资金100%安全

周工作内容：
1. 每周根据应收账款回款情况制作回款登记表，报给总部负责人员
2. 每周一财务科长传达并带领大家学习总部财务及公司会议精神学习最新规章制度
月工作内容：
1. 根据总部发布的劳保缴纳明细表，公积金明细表进行审核整理，下账并将总部代缴款打回总部账户
2. 月初记录并购买办公用品
3. 每月参与公司预算，制作工资预算表，预算审批后根据预算做费用核销
4. 根据总部人力审批传真的工资表，发送工资，审核无误后发放工资
5. 每月20号之后，整理货到票未到明细，发给部门领导，业务员，进行预警，督促业务及时催要采购发票
6. 每月8/23/27号，参与公司盘点。
7. 每月根据协议和进项发票制作采购发票核销表
8. 每月根据本月现货采购发票填制采购部现货台账
9. 与银行对账，编制银行余额调节表，钞票盘点表，同税费扣款单一起扫描报给总部
10. 制作个人所得税申报表
11. 每月参与公司做预算，严格按照预算执行费用并月末进行预算执行总结
12. 认证进项发票
13. 月底协助财务科长进行财务结账
14. 缴纳宿舍水电费，燃气费，取银行回单，承兑托收，缴纳网通电话费及网费
15. 月底协助财务科长进行财务结账，制作相关财务管理报表
16. 月初结账后根据应收账款及时催要货款，应付账户及时和采购对账，催要发票
17. 月底和部门同事一起装订财务凭证
年工作内容：
1. 年终协助财务科长进行财务年度结账
2. 年终协助财务科长进行年度报表制作
3. 年终和财务同事一起打印帐套
其他工作内容：
1. 业余整理好个人及办公室卫生，贯彻总公司5S管理精神
2. 随时协助财务科长准备总公司及外审需要的资料
3. 贷款卡年检，工商及组织机构代码证年检，贴现、付汇核销等辅助工作
五、操作手册
1、业务操作流程一：存款业务
A:假如有钞票需要存入银行，需要到开户行对公业务窗口，填写钞票存款单，
在填单上填写公司全称，账号，开户行，大小写金额

B:银行柜台点钱验收后，将钱打入公司账户，并打印回单，取回下账做附件

C:根据存款单下账，点击总账-凭证-填制凭证

D:在凭证填制界面直接填制凭证

2、 业务操作流程二：承兑到期托收业务
A:承兑到期前一周或者10天左右需要到开户行办理托收，填写托收凭证，银行一般按照托收承兑数量收取手续费，扬州工行一份100元

B:在总账-凭证-填制凭证

C:承兑到期，假如是周末一般顺延到周一或者最晚不超过一周到账，根据银行回单下账

3、 业务操作流程三：收款业务
A:天天准时查询网上银行到账情况。点击桌面网上银行，登陆公司网上银行登陆

B:登记公司网上银行登陆，输入密码

C：在网银界面，点击账户管理-明细查询，

D：根据网银汇款请款填写收据，下系统账，蓝联下账，红联交予客户下账

E:到银行取回银行回单，跟收据一起附凭证后做附件

F:应收款管理-收款单据解决-收款单据录入，双击进入收款单据界面

G：点击审核，生成凭证

4、 业务操作流程四：采购发票下账业务

不管是当月入库还是上月入库，只要来发票就在采购管理系统中录入发票，找到相相应采购入库单结算即可。采购发票现付：假如采购发票是现付的，财务人员打开[采购管理]中的采购发票-专用采购发票，点击左上角的“增长”按钮。

①双击此处打开专用采购发票
②点此“增长”按钮

出现一个新的发票界面，此时“增长”按钮变为灰色，现在需要在发票界面输入表头内容：

③“增长”按钮变为灰色

在出现的发票录入窗口，一方面在供应商处输入科目名称，如“威固”二字，按F2筛选，出现“采购供应商档案”窗口，双击筛选出来的供应商名称，将供应商输入，然后选择采购类型，业务员名称，发票号，发票日期等。
②出现采购供应商档案窗口
①输入名称筛选

点击“生单”按钮右边下拉箭头，选择生单方式，选择“入库单”（参照入库单生成发票）。
点入库单
点“生单”按钮下拉框

点入库单后，出现如下过滤窗口，由于上面我们已经将供应商选择上，在此处供应商编码默认为我们已经选择上的供应商名称，此处即为“无锡威固”，拟定名称无误，直接点“过滤”按钮即可。

点“过滤”按钮

③最后点“拟定”按钮
弹出一个发票拷贝对话框，表头可以参照入库单的表头，在选择处双击4月9号的入库单号13040014，在发票拷贝入库单表体列表就会出现明细。
①选择要选择的入库单
②下方会显示单据上的规格数量等明细

点拟定后，就会参照入库单生成一张专用采购发票，此时入库单的内容出现在发票界面如：编码，名称，数量等。
选择的入库单的内容

根据手头的发票输入“原币金额”，即不含税金额，税额和后面的价税合计金额会自动出现，要核对一下和手头的发票是否吻合，特别是昂首、税额和价税合计！这个例子是以辅料发票为例，假如是采购原材料的，也许点击入库单会出现很多入库单，则需要根据手头发票实际情况，选择相应的入库单，一方面以与发票上的规格数量一致为首选，假如没有一致的，则按照入库单日期靠前的选择，先选择入库单时间久的。
发票号是否吻合
税额是否有尾差
不含税金额是否有尾差
昂首是否对的

假如上述信息没有错，请点上面的保存按钮：如下
点此保存按钮

保存后，保存按钮变为灰色，这时必须按一下结算按钮，表达价格的确认（假如当时价格是5元，现在发票是5.5元，结算后入库单价格就会自动变成5.5元）此外结算尚有一层意义就是发票和采购入库单的唯一相应关系。从发票处可以向上联查，知道每张发票相应那些入库单，未结算的入库单就是供应商没有来发票结算。也就知道了尚有多少已到货的单据未来发票没有付款。特别强调的是当月的入库单必须结算后再记账，否则要暂估。结算必须做。假如不做结算，则采购系统做的采购发票传递不到应付款管理的应付单据。 只有应付单据审核以后才会形成应付账款。
将上述发票保存后，点击顶端任务栏的结算按钮，点结算，采购发票上的单价就会回写给入库单（入库单价格根据发票价格自动修改为 一致）并且在发票左上角增长一个图标，完毕结算。
保存按钮变为灰色
点此结算按钮

按完“结算”按钮后，点击“现付”按钮，
②点此“现付”按钮
①出现“已结算”标志

出现一个采购现付窗口，在里面录入“结算方式”（钞票或者支票或者电汇），输入“原币金额”（即付款金额），然后点拟定按钮

输入以上信息后，点此“拟定”按钮

此时发票左上角又会出现一个“已现付”标志，如下：

注意：假如采购发票不是先付的，财务上是挂往来解决的，此处的“现付”按钮请千万不要点！
一， 应付单据审核：对于录入系统的发票，财务人员要在[应付款管理]中“应付单据审核”在系统中对录入的发票进行审核。
双击此处“应付单据审核”

点应付单据审核，可以录完一张采购发票立马审核，也可以几张一起审核，视情况而定。

出现一个应付单过滤条件窗口，选择或者录入条件，注意假如是现付的需要勾选“包含已现结发票”和“未完全报销，点击拟定。

最后点拟定按钮
假如发票是现付，此处需打勾

出现如下窗口，选择要审核的发票。然后点击左上角“审核”按钮

双击此处选择要审核的发票，比如这条

此时系统会提醒单据审核成功窗口。

然后点击应付款管理-转账-制单解决
双击制单解决

出现制单查询窗口，出现如下过滤窗口：左边的“发票制单”表达的是对未现付需挂帐的采购发票进行制单；“现结制单”表达是对现结的采购发票进行制单；系统设立默认的是发票制单，假如是现付制单，则需要选择上，然后点下面的拟定按钮
点击拟定
此处选上

在出现的应付制单界面，选择要生凭证的单据，然后点击左上角制单按钮。
②点击制单生凭证
①选择要生凭证的单据

此时，会生成一张凭证，将摘要和附单据数根据实际情况修改，然后点击保存即可。假如不想生成凭证后才修改摘要，则需要在采购发票界面录入发票时，在备注处写上摘要内容，如采购发票青岛宝井00345276，摘要标示出单位和发票号，在后续需要查账或者对账时容易一目了然，不能省略此处。
点此“保存”按钮将凭证保存

以上就是一笔现付采购业务的从录入发票到生成凭证的操作流程。

5、 业务操作流程五：采购发票下账错误修改业务

假如此笔现付采购业务做错了，退回去修改的环节为：
1， 删除凭证：对于已经生成凭证的业务，修改的第一步一方面是删除凭证，删除凭证的流程为：财务人员打开总账-凭证-填制凭证
点制单按钮
点填制凭证

出现下面窗口：

点“作废/恢复”按钮

出现“外部凭证在总账系统中不能进行作废/恢复解决”的窗口，由于我们的凭证不是在总账系统直接手工生成的，说明此法不对。

对的的流程是：在应付款管理-单据查询-凭证查询，出现凭证查询条件窗口，点击拟定

点“拟定”按钮
点凭证查询

出现凭证查询界面，选择要作废的凭证，然后点击左上角的“删除”按钮，出现提醒“拟定要删除此凭证吗”，点是。
点“删除”按钮

选择要作废凭证

凭证查询窗口的凭证删除不见
本来显示有凭证的地方变为空白

打开总账-凭证-填制凭证，会发现我们在应付款管理里面作废的凭证，左上角出现“作废”标志，会计凭证作废删除后，需要进行凭证清理作业。

最后出现“提醒”窗口，假如点是，则以往生成的凭证重新排顺序，假如点否，则删除的凭证号空着，以后生新凭证自动占用。避免点击是。导致凭证号重新排序，由于我们下账一般在单据上写上凭证号，假如重新排序，容易导致混乱。

2， 取消结算
凭证删除后，需要到采购管理删除结算单，由于我们当时录入采购发票时候点击了结算，假如不删除结算单则无法去修改发票。
打开供应链-采购管理-采购结算-结算单列表，在出现的过滤条件选择窗口，输入过滤条件，筛选要删除的结算单。
在出现的供应商档案窗口双击选择要选择的供应商名称
输入“威固”点F2筛选
点结算单列表

在出现的结算单列表窗口，选择要删除的结算单号，双击进入结算单窗口
在出现的结算单界面，点击左上角的删除按钮
双击选中的结算单号

出现提醒，是否要删除，拟定好后点击是

3， 第一步删除凭证和第二部取消结算后，第三步是取消审核，由于是现付，所以需要选择上包含已现结发票，由于已经审核，所以需要选择已审核。
双击选中的结算单号

点拟定后，出现应付单据列表，选中我们要删除的单据0000007，点击左上角的弃审按钮，然后点击删除按钮。
一方面点击弃审按钮

到采购管理-采购发票-专用采购管理，在发票界面点击顶端标题栏“弃付”按钮，弹出弃付成功对话框。
点击弃付按钮

发票界面左上角“已现付”标志消失，然后点击顶端标题栏的删除按钮，则此发票删除，假如只是想修改发票，则点击“修改”按钮，在发票上修改。
点删除按钮

以上为生成凭证后发现录入发票错误的修改流程，即按照发票生成的流程倒退回去一步步修改。

6、 业务操作流程六：采购付款业务

对于以前挂帐的采购款，现在要付款给供应商，或者预付账款，在付款手续齐全的情况下，财务在[应付款管理]中“付款单据解决”中的付款单据录入中录入付款信息，如下：
双击此处打开付款单

出现单据录入界面，开始录入付款信息：录入付款的供应商，付款日期，结算方式，结算的会计科目，结算的金额！然后保存！
下述信息输入后点此保存

付款单据审核：保存好后的付款单要进行审核方能扣减往来款！
点此审核

此时系统会提醒是否立即制单：

点“是”，此张付款单立即会生成一张凭证，如下：

7、 业务操作流程七：发票认证业务
一，点击网上认证系统

二，出现登陆界面，输入密码点击连接登陆

提醒登陆成功

三，出现抵扣联信息采集系统，点击认证解决，有手工录入及自动扫描认证，可根据情况选择。

四，查询认证发票结果，，点击查询，在出现的查询记录界面，选择时间，出现认证结果

五，要打印出来认证结果，可以点击打印，选择运费或者增值税发票，出现结果清单打印界，点击打印即可

认证结果与用友账相相应
进项发票认证结束后，需要跟用友系统帐相相应检查，看是否一致，如有,一致，则不是认证错误即为下账错误
1，财务会计-总账-帐表-科目帐-明细账
点击明细账

2，在明细查询条件窗口，录入科目

3. 在明细账界面，查看本期下账的进项税额汇总金额，看是否跟认证系统一致

六、交接清单
1. 网银U顿4个（工行1个，建行5个）
2. 建行转账支票1本1777
3. 工行转账支票8张1219
4. 工行钞票支票15张0692
5. 支票密码支付器1个变码王C1-900SZM01-A电子支付密码器
6. 作废支票若干2023-2023年作废支票
7. 商业承兑汇票(卡片）1本0071
8. 工行业务委托书1本0202
9. 工行开户许可证1本
10. 机构信用代码证1本
11. 建行印鉴卡片1张启用日期2023年8月9日
12. 建行结算账户申请书及钞票账户授权书2份
13. 印章持章证1个江苏省公安厅监制
14. 法人章1枚按制度规定，法人章由出纳保管
15. 钞票付讫章1枚
16. 保险柜一台威伦斯
17. 保险柜钥匙1套两把保险柜钥匙，办公桌钥匙2把
18. 组织机构代码证1本
19. 贷款卡1张
20. 税务登记证2本正副本
21. 营业执照2本正副本
22. 海信出门证收据29份
23. 收据本若干
24. 计算器1个
25. 电话机一部神鹰中讯
26. 扫描仪1台AV180+
27. DELL电脑1台
28. 验钞机1台
29. 宿舍电费卡2张宿舍燃气卡2张宿舍自来水卡2张
30. 呈批报告、采购协议等若干
31. 银行承兑汇票28张
32. 工行银行存款余额壹拾玖万贰仟肆佰肆拾柒元陆分整
33. 建行银行存款余额伍佰元整
34. 库存钞票陆仟零陆拾元贰角整
交接人： 接手人： 监交人：