管理费用报销作业指导书.doc
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1、文件名称文件编号:KM-XA-FD-01费用报销管理办法修改日期:2007-8-1第 5 页 共 5 页一、目的:为了规范公司管理费用的报销流程,及时、高效地为公司后勤部门员工办理报销事宜。二、范围:除业务部、市场部外的全体员工。三、职责:1、报销员工负责报销单据的填写、粘贴;2、部门主管、经理、总经理(副总)在审批权限内负责本部门员工报销单据的审批;3、财务部负责报销单据的审核及款项支付。四、费用报销流程图: 出纳处付款财务部审核总经理(副总)批准部门经理签字核实经办人填写报销单五、费用报销单编制的具体要求:1、报销单据填写应力求整洁美观,不得随意涂改;2、报销单封面与封面后的托纸必须大小一
2、致,各票据不得突出于封面和托纸之外(票据过大时应按封面大小折叠好);3、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上,整份报销单各部分厚度应尽量保持一致4、若报销票据面积大小相同或相似(如车票等),需有层次序列张贴;5、报销单据金额、类型相同的(如车票等),应尽量张贴在一块,并按金额大小排列;6、报销票据在张贴时,确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额;7、报销单据一律用黑色、深蓝色钢笔或签字笔填写;8、报销单各项目应填写完整,大小写金额一致,并经部门领导有效批准;9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认,需入库的实物单据应附入库单;10、的士票据请注明业务发生时间、起至地点、人物事件等
3、资料,每张的士票背面需有主管领导签字确认;11、报销交通费须注明出差路线及各路线金额;12、报销差旅费须附经有效批准的出差申请单,报销业务招待费、礼品费须附经有效批准的特殊费用申请单;13、报销单填写内容须与附件内容一致(如报销事由为差旅费的,附件必须是交通票),原则上附件必须是发生业务时实际取得的发票,少数因特殊情况确实无法取得发票的,经领导核实批准后可用其他合法票据代替,但填报销单时应根据发票内容填写,同时在备注栏用铅笔注明真实业务情况,同时将取得的相应收据附在后面以供核实;六、差旅费报销管理办法1、因公出差的办理程序1。1因公出差员工必须事先填写“出差申请单”,注明出差地点、事由、天数、
4、所需资金,经部门负责人签署意见。 1.2出差人借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款申请单,由部门经理同意,总经理(副总)审批,财务部门负责人核准后方可借款。 1.3凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线,增加天数、人数、改乘交通工具需经部门经理、总经理(副总)签署意见后方可报销。 1。4差旅期间发生的共同费用报销,报销单需有同行人员签名确认.1.5新招聘的外地专业人员,原则上不报销前来报到发生的各项费用,包括单程路费及行李托运费用(毕业生除外)。特殊情况需要报销的,应由本人申请,报总经理(副总)审批。 2、费用标准级别交通工具标
5、准住宿标准伙食补贴备注省级城市/直辖市其他城市总经理(副总)飞机、海轮船一等仓及豪华大巴。25020040部门经理火车卧铺、豪华大巴15012040部门主管/区域经理火车卧铺、豪华大巴15010040其它人员火车卧铺、豪华大巴120100402。1不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。2。2部门经理以下(含部门经理)出差确需乘坐飞机的,一律先申请,经总经理(副总)批准后方可乘坐飞机。 2.3到达目的地后,除总经理(副总)外其他员工原则上(市内)不得打的,应乘坐公交汽车。因招待客户等需打的的,应在的士票背面详细注明时间、起止地点及事由。2。4在市内多人打的(需三人以上)及
6、无公交汽车乘坐摩托车的,应在车票背面详细注明打的(坐摩托车)时间、起止地点及具体事由。2。5公司员工因公去各办事处的,原则上在办事处就宿.属公司派出长驻办事处且在当地租房住宿的配送人员不予报销住宿费,但因外出办公当晚无法赶回办事处的,可报销住宿费。2。6出差人员因出差去亲朋处住宿,可按住宿标准的50领取住宿补贴(需另寻替代发票)。2。7上述标准为一个标准间标准。同性2人一道出差需住宿的仅享受一个标准间住宿标准. 2。8不同级别的人员一同出差住宿时可享受最高级别所适用的住宿标准.2。9因工作需要为客人代垫住宿费的,须部门经理同意后方可有效(如临时需要为客人代垫住宿费的,可先电话申请),代垫住宿费
7、每晚超过500元的,须经总经理(副总)批准方可有效。2。10参加各种会议如住宿费、伙食费已含于会务费中的,不得报销住宿费、伙食费。2.11公司集体出外考察,其住宿费用由公司统一安排。2。12管理人员出差因公招待客人、其招待费已报销的,应扣除招待当天的伙食补贴。 2.13配送人员出差住宿参照业务部门标准(其中主管级人员与区域经理相同标准)七、其他费用报销管理办法. 1、手机费标准部门级别费用标准备注综合管理部/实验室总经理(副总)700部门经理100主管50其它人员根据需要总经理(副总)批准配送部部门经理300配送员1001.1个别人员费用标准的变动及调整需总经理特批.2、房租费标准(仅适用于配
8、送部)因工作需要在当地市场租赁房屋的,应事先申请经部门经理同意,总经理(副总)批准,传一份至财务部方可租房。房租费用标准为: 600-800元/月,首次报销费用时由经办人出具“租房合同”及相关票据经财务审核,总经理(副总)批准后到财务部报销,报销的租房金额不得超过申请金额。3、开办费标准(仅适用于配送部)3。1本处开办费指开发市场并已租住房屋一次性购置的相关费用,包括办公性低值易耗品(如桌椅及生活用床、灶、煤气瓶、碗具、风扇等,最高限额1000元)。上述费用发生前由经办人提具申请报告,列清单和费用预算,报部门经理审核,经总经理(副总)审批,传一分至财务部。费用报销时,经办人提具购货发票及购货清
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