管理费用报销作业指导书.doc

文件名称
文件编号：
KM-XA-FD-01
费用报销管理办法
修改日期：
2007-8-1
第 5 页 共 5 页

一、目的：为了规范公司管理费用的报销流程,及时、高效地为公司后勤部门员工办理报销事宜。
二、范围：除业务部、市场部外的全体员工。
三、职责：
1、报销员工负责报销单据的填写、粘贴；
2、部门主管、经理、总经理（副总）在审批权限内负责本部门员工报销单据的审批；
3、财务部负责报销单据的审核及款项支付。
四、费用报销流程图：
出纳处付款
财务部审核
总经理（副总）批准

部门经理签字核实
经办人填写报销单

五、费用报销单编制的具体要求：
1、报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改;
2、报销单封面与封面后的托纸必须大小一致,各票据不得突出于封面和托纸之外(票据过大时应按封面大小折叠好）；
3、各票据应均匀贴在报销单封面后的托纸上,整份报销单各部分厚度应尽量保持一致
4、若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；
5、报销单据金额、类型相同的（如车票等），应尽量张贴在一块，并按金额大小排列;
6、报销票据在张贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；
7、报销单据一律用黑色、深蓝色钢笔或签字笔填写；
8、报销单各项目应填写完整,大小写金额一致,并经部门领导有效批准；
9、有实物的报销单据须由验收人验收后在发票背面签名确认，需入库的实物单据应附入库单；
10、的士票据请注明业务发生时间、起至地点、人物事件等资料,每张的士票背面需有主管领导签字确认;
11、报销交通费须注明出差路线及各路线金额；
12、报销差旅费须附经有效批准的出差申请单,报销业务招待费、礼品费须附经有效批准的特殊费用申请单;
13、报销单填写内容须与附件内容一致（如报销事由为差旅费的,附件必须是交通票)，原则上附件必须是发生业务时实际取得的发票，少数因特殊情况确实无法取得发票的,经领导核实批准后可用其他合法票据代替,但填报销单时应根据发票内容填写，同时在备注栏用铅笔注明真实业务情况,同时将取得的相应收据附在后面以供核实；
六、差旅费报销管理办法
1、因公出差的办理程序
1。1因公出差员工必须事先填写“出差申请单”，注明出差地点、事由、天数、所需资金，经部门负责人签署意见。
1.2出差人借款需持批准后的“出差申请单”填写“借款申请单"，由部门经理同意，总经理（副总)审批,财务部门负责人核准后方可借款。
1.3凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销,因特殊原因或情况变化需改变路线,增加天数、人数、改乘交通工具需经部门经理、总经理（副总）签署意见后方可报销。
1。4差旅期间发生的共同费用报销,报销单需有同行人员签名确认.
1.5新招聘的外地专业人员,原则上不报销前来报到发生的各项费用,包括单程路费及行李托运费用（毕业生除外）。特殊情况需要报销的,应由本人申请，报总经理（副总)审批。
2、费用标准
级别
交通工具标准
住宿标准
伙食补贴
备注
省级城市/直辖市
其他城市
总经理(副总）
飞机、海轮船一等仓及豪华大巴。
250
200
40

部门经理
火车卧铺、豪华大巴
150
120
40

部门主管/区域经理
火车卧铺、豪华大巴
150
100
40

其它人员
火车卧铺、豪华大巴
120
100
40

2。1不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。
2。2部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经总经理（副总）批准后方可乘坐飞机。
2.3到达目的地后,除总经理（副总）外其他员工原则上(市内）不得打的，应乘坐公交汽车。因招待客户等需打的的,应在的士票背面详细注明时间、起止地点及事由。
2。4在市内多人打的（需三人以上）及无公交汽车乘坐摩托车的，应在车票背面详细注明打的（坐摩托车）时间、起止地点及具体事由。
2。5公司员工因公去各办事处的，原则上在办事处就宿.属公司派出长驻办事处且在当地租房住宿的配送人员不予报销住宿费,但因外出办公当晚无法赶回办事处的,可报销住宿费。
2。6出差人员因出差去亲朋处住宿，可按住宿标准的50％领取住宿补贴（需另寻替代发票）。
2。7上述标准为一个标准间标准。同性2人一道出差需住宿的仅享受一个标准间住宿标准.
2。8不同级别的人员一同出差住宿时可享受最高级别所适用的住宿标准.
2。9因工作需要为客人代垫住宿费的，须部门经理同意后方可有效（如临时需要为客人代垫住宿费的,可先电话申请),代垫住宿费每晚超过500元的，须经总经理（副总）批准方可有效。
2。10参加各种会议如住宿费、伙食费已含于会务费中的，不得报销住宿费、伙食费。
2.11公司集体出外考察，其住宿费用由公司统一安排。
2。12管理人员出差因公招待客人、其招待费已报销的,应扣除招待当天的伙食补贴。
2.13配送人员出差住宿参照业务部门标准（其中主管级人员与区域经理相同标准）
七、其他费用报销管理办法.
1、手机费标准
部门
级别
费用标准
备注
综合管理部/实验室
总经理（副总）
700

部门经理
100

主管
50

其它人员

根据需要总经理（副总）批准
配送部
部门经理
300

配送员
100

1.1个别人员费用标准的变动及调整需总经理特批.
2、房租费标准（仅适用于配送部）
因工作需要在当地市场租赁房屋的，应事先申请经部门经理同意，总经理(副总）批准，传一份至财务部方可租房。房租费用标准为: 600-800元/月,首次报销费用时由经办人出具“租房合同”及相关票据经财务审核，总经理（副总）批准后到财务部报销，报销的租房金额不得超过申请金额。
3、开办费标准（仅适用于配送部）
3。1本处开办费指开发市场并已租住房屋一次性购置的相关费用，包括办公性低值易耗品（如桌椅及生活用床、灶、煤气瓶、碗具、风扇等，最高限额1000元）。上述费用发生前由经办人提具申请报告，列清单和费用预算,报部门经理审核,经总经理（副总）审批，传一分至财务部。费用报销时,经办人提具购货发票及购货清单经相关批准程序后方可报销。其它个人生活用品、用具不得报销 。
4、办事处电话费、水电费标准（仅适用于配送部）
4。1各办事处配备电话需申请经批准后方可安装，公司可给予每部电话30-50元/月的费用定额，超支自付。其它如水电费等生活性费用不予报销.
5、业务招待费
5.1公司级招待费用原则上由办公室统一安排，由办公室统一结算。
5。2公司副总以上人员因公可自行招待.
5。3部门因公需招待时，应事先申请，经分管副总经理批准后方可招待.
5。4报销招待费用时,应详细注明招待事宜、地点、金额.
5.5其它非公招待客人一律由个人承担。
6、办公费用。
6.1办公费用是指公司管理部门使用的办公用品、办公用具及其它办公性消耗品。
6.2办公用品由各部门根据需要，每月于25前统一提出下月采购申请,经综合部整理汇总后由采购部统一采购。综合部建立办公用品、用具进销存及领用登记台帐。
6。3各部门需用办公用品时，由各部门填写办公用品领用单，经部门经理签字后，到综合管理部办理办公用品领用手续。
6.4新入公司员工可一次性发放以下办公用品：签字笔一支、笔记本一本、文件夹三个、订书器、笔筒各一个、订书钉、曲别针、大头针各一盒.
6。4综合部制作办公用品领用登记表，分部门进行登记,报财务部,据以考核各部门办公用品费用支出，并且严格按照规定的额度发放.
5。5财务部门应定期对办公费用的使用情况进行检查、监督.
7、教育经费及培训费
7.1教育经费及培训费用由人力资源部统一管理，统一安排。
7。2费用发生前使用部门应向人力资源部门申报员工培训计划、培训时间、所需经费，经人力资源部审核后传一份至财务部门。
7.3费用使用部门应严格按计划申请范围内使用费用。
8、会议费
8.1各部门因工作需要参加各种会议的,应填写参加会议申请单，详细注明会议性质、内容、目的、会议地点、参会人数、会议天数及所需经费,经部门经理属实、总经理（副总）签字后方可前往。会议结束后应及时到财务部办理报销手续.
8.2参会人员应严格控制其费用总额，不得无故超支。
8。3会后结束按财务规定严格、及时办理费用报销手续。报销单据后附参会申请表.
9借款标准
9。1员工借款须有确实公务需要,个人借款一般不超过其2个月工资额，超过时须有公司担保人（未特别指明担保人时,现金借款单上的签字审核人为默认的担保人，借款人未能偿还借款,由担保人承担连带还款责任）。
9。2试用期员工借支现金，须由正式员工担保，方能办理手续。若借款人未能偿还借款，担保人应负连带责任（未特别指明担保人时，现金借款单上的签字审核人为默认的担保人，借款人未能偿还借款,由担保人承担连带还款责任）。
9。3员工因公务需借款时,应合理预计所需金额并填写现金借款单，经有效批准后到财务部支取现金。
9。4办公人员借用公款,在原有借条未办理报销手续或未还清欠款的不得再借。
10、报销时限
10.1费用类:原则上应在业务发生后7日内到财务部办理报销手续，考虑到配送部的差旅费发生较频繁，配送部人员的差旅费可由部门助理统一一周报销一次，如无特殊原因,对超过二周尚未报销的差旅费原则上不允许再报销。
10。2借款类：公务处理完毕，经手人应于7日内办理费用报销手续。无合理理由又逾期不办理财务报销手续的，不得再次办理借款,同时财务部有权通知人力资源部将借支款从其工资中扣除，直至扣完为止，并处以每人每次50元罚款以示惩戒。
11、其他
11.1 如车补、手机费等各类补贴的报销标准的确定及修改，由人事部门书面告知财务部门。
八、审批管理.
1、总经理（副总）在董事会通过的预算额度和权限内行使审批权
2、总经理（副总）的费用由董事长审批
3、货币资金支付的审批权限根据公司的具体情况进行如下授权：
3．1公司所有货币资金支付的审批权限原则上由总经理（副总）统一审批;
3．2总经理（副总）外出时可以进行适当授权（或电话授权）部门经理，报财务备案，由公司财务负责人进行复核,严禁个人非业务借支,对不符合公司财务制度的单据有权拒绝办理。
4、审批人应当根据上述货币资金授权批准权限的规定，严格在授权范围内进行审批,不得超越审批范围.
5、货币资金支付的批准方式为书面方式，批准人必须在付款通知书上签字批准方能生效,批准人在外地急需用款的可在本人的批准限额之内,委托本单位的货币资金主管人员（财务负责人）代理批准手续,但批准人回来后要立即补办批准手续。
6、签字批准后的货币资金支付通知书首先由财务部门的货币资金核算人员或财务负责人对货币资金的用途和批准权限进行审核，对超越支付范围和批准权限的,审核人员有权拒绝受理或要求补办手续，批准人拒不配合的,审核人员有权向批准人的上级授权部门报告。货币资金支付通知书经审核正确无误后,由审核人员在通知书上签字,然后交出纳员填写有关支付凭证，办理货币资金支付业务。
7、公司对货币资金支付的审批建立以 “谁批准,谁负责”为原则的责任追究制度,审核人、批准人要对由本人审核、批准支付的货币资金负责任，以防范货币资金风险，保证货币资金的安全。对于违公司财务财务制度的规定而批准支付的单据，各相应审核人或审批人以失职论处，并对由此引起的不良后果负连带责任。
8、报销人营私舞弊、弄虚作假，对违规违纪金额不予报销,对已经报销的，除退回违规报销金额外，同时对报销人予以违规报销金额5——20%的罚款。
9、审核人、审批人在资料不全、原始凭证不充分、项目不真实的情况下签名准予报销的，对审核人及审批人予以违规报销金额3％——15%的罚款。
10、因审核过失造成费用借款人未有效报帐冲销借款，或者无法从工资扣回逾期借款者，由经办责任人（含:各级审批人）应承担不低于流失款总额50％的经济责任。按责任人基本工资比例分别承担相应损失金额,并在坏帐当期应发工资中扣还。
11、报销人填写好报销单并经相关部门负责人审批后，交由财务部负责审核人员处审核。如果违反上述开支标准或手续不齐全，报帐时列入其他项目而隐瞒实际金额或超预算报销，财务有权拒绝受理。特殊费用须经总部归口部门审批.
12、财务人员在收到报销单据后应审核报销单据是否填写、粘贴规范，是否经过有效批准，所附附件是否合法合规等，对符合要求的报销单据应及时传出纳处付款,对不符合要求的应退回报销人并向报销人说明退回理由。
13、出纳收到报销单后应检查部门经理、总经理（副总)、会计签名是否齐全,对审批手续齐全的报销单据应及时给予报销，对于不符合审批手续的报销单出纳有权拒绝报销或付款。
九、本细则由财务部制订并解释，修订亦同.
十、本细则拟稿：财务部
审核人：
审批人：
抄送：各部门

报董事会审批备案，总经理（副总）签发.