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excel表格使用技巧.pptx
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1、1、怎样能够快速的插入工资表的表头在每个人的信息栏怎样能够快速的插入工资表的表头在每个人的信息栏?在表头下位置插入N行,复制表头.再在第一列插入空列,在A列输入单数列1,3,5.至表头末,再在原来的人名前输入双数列2,4,6.,用排序的方法(按A列,从小到大排序)就可得到有表头的工资表了.2、建立分类下拉列表填充项、建立分类下拉列表填充项 做财务报表时,我们常常要将资产的“关键字”和“地点”输入到表格中,为了保持名称的一致性,利用“数据有效性”功能建了一个分类下拉列表填充项。1)建立一个资产的“关键字”和“地点”数据库,选中A列(“关键字”名称所在列),在“名称”栏内,输入“服务器设备”字符后
2、,按“回车”键进行确认。仿照上面的操作,将B、C列分别命名为“终端软件”、“软件”第一节典型案例2)切换到Sheet1中,选中需要输入“关键字”的列(如C列),执行“数据有效性”命令,打开“数据有效性”对话框。在“设置”标签中,单击“允许”右侧的下拉按钮,选中“序列”选项,在下面的“来源”方框中,输入“工业企业输入“服务器设备“终端软件”、“软件”序列(各元素之间用英文逗号隔开),确定退出。3.数据图表的拍照。特别是目标位置的格式编排也必须反映出数据图表的拍照。特别是目标位置的格式编排也必须反映出来的时候,再使用连接数据的方式就行不通了。来的时候,再使用连接数据的方式就行不通了。Excel早为
3、我早为我们准备了们准备了“照相机照相机”,你只要把希望反映出来的那部分内容,你只要把希望反映出来的那部分内容“照照”下来,然后把下来,然后把“照片照片”粘贴到其他的页面即可。粘贴到其他的页面即可。A、准备准备“照相机照相机”1)打开Excel的“工具”菜单,选择“自定义”对话框。2)单击“命令”选项卡,在“类别”中选择“工具”,在右边“命令”列表中找到“摄影”,并且将其拖到Excel页面工具栏的任意位置。这一步很多人并不熟悉,一定要自己试一试。(在Excel2007中打开“工具栏”,在“不在功能区中的命令”中找到“照相机”,点“添加”即可使用。B、给目标、给目标“拍照拍照”假设我们要让Shee
4、t2中的部分内容自动出现在Sheet1中。1)拖动鼠标并且选择Sheet2中需要“拍照”的内容。这一步相当重要,一定要选准,不选或者选错,那你的“照片”就会啼笑皆非了。2)用鼠标单击工具栏上准备好的“照相机”按钮,于是这个选定的区域就被“拍”了下来。C、粘贴、粘贴“照片照片”1)打开Sheet1工作表。2)在需要显示“照片”的位置上单击鼠标左键,被“拍摄”的“照片”就立即粘贴过来了。在Sheet2中调整“照片”的各种格式,粘贴到Sheet1中的内容同步发生变化,而且因为插入的的确是一幅自动更新的图像文件,所以,“图片”工具栏对这个照片也是有效的,照片还可以自由的旋转、放缩、拖移。D、取消拍照粘
5、贴功能、取消拍照粘贴功能如果拍照完毕,此时想取消照片粘贴功能,只要再次用鼠标单击工具栏上的“照相机”按钮,刚才“拍”下的照片则被取消,不会再被粘贴。员工面试成功后,公司HR需要给每位员工发放一份入职通知书,其中包括员工姓名、薪资、职级等内容,如果数量少的话大家往往是采用手工填写或者打印,若是人数较多的话,工作量非常大,实际上利用Excel的一些函数以及功能,并可以实现批量打印通知书,下面就以某公司的员工入职通知书打印为例,来介绍具体实现方法。员工入职信息表员工入职信息表通常一份标准的入职通知书,一般都需要包括员工姓名,薪资,职级,日期,因此在打印通知书之前,必须将这些资料整理好。4Excel的
6、函数实现入职通知书的批量打印的函数实现入职通知书的批量打印设计通知书模板设计通知书模板新建一个工作表,将其命名为“批量聘用函”,然后在此表的A1:H7单元格区域中,根据自己公司的要求,输入入职通知书的必要内容,如编号、标题、开头语、表格以及员工签名的位置(图3)。由于要实现批量发送,必须在此入职函模板中添加一个通编号选择单元格,这样就能够通过这个单元格中的不同序号,从而能够显示不同的人员的入职函,在G1单元格中输入“编号”,然后确定H1单元格为通知书序号选项单元格。同时为了将前面入职信息明细中每个员工的数据自动引用过来,在B3中输入公式“=VLOOKUP(G1,erf!A2:K11,3,0)”
7、,在C6中输入公式“=VLOOKUP($B$3,erf!C2:K11,3,0)”,并依次类推,在G1单元格中输入1时,就会在通知书模板中显示第1个入职函,而2时,则显示第2个入职函。需要注意的是,VLOOKUP等函数,其作用为根据G1单元格中的数值,而自动引用入职信息表明细对应的员工姓名,职级,薪资等信息。5.如何设置如何设置Excel公式让数据不再重复公式让数据不再重复我们在使用Excel2007编辑工作表格时经常要输入大量数据,如何设置才能使Excel公式让数据不再重复?有时要求输入的这些数据是不允许重复的,例如常见的身份证号码等,一旦错误输入查找起来那可是相当麻烦的一件事。对于这个问题,
8、其实我们可以自定义公式,让Excel对重复数据能够自动弹出警告信息,以便及时提醒操作人员。Step1:运行Excel2007程序并新建一个工作表格,然后按下“Ctrl+A”组合键全选该表格。Step2:单击“数据”菜单,然后在“数据工具”功能区域中选择“数据有效性”选项,接下来在随即弹出的“数据有效性”对话框中选择“设置”选项卡,在“允许”下拉列表框中选择“自定义”标签,在“公式”下面的文本框中输入“=COUNTIF($1:$65535,A1)=1”(不含双引号)。这里的“$1:$65535”表示对全工作表范围进行重复检查。如果你需要检查的只是某一特定的单元格范围,可以根据实际情况重新进行调整
9、,但必须使用绝对方式。Step3:切换到“出错警告”选项卡,在这里程序已经自动勾选了“输入无效数据时显示出错警告”的复选框,接下来将“样式”设置为“停止”选项,然后在右侧的“标题”和“错误信息”两个文本框中可以自行输入相关的内容、具体的警告信息等等,然后单击“确定”按钮即可。经过设置之后,今后重复输入相关数据时,程序会自动弹出一个对话框,提示“有重复数据出现”,提供“重试”、“取消”、“帮助”三个选项。选择“重试”,则对现有数据进行检查校核;选择“取消”可以重新输入。6、自动切换输入法、自动切换输入法 在一弛工作表中,去返是既无数据,又有文字,这样在输入时就须要往返在中英文之间重复切换输入法,
10、无比麻烦。如果你要输入的货色很有法则性,比如这一列全是单词,下一列齐是汉语说明,你可以用以下方式真现自动切换。办法是:(1)选中要输入英文的列,单击“数据”菜单,选择“有效性.”命令,在弹出的“数占有效性”对话框中,选中“输入法模式”选项卡,在“模式”框中选择“封闭(英文模式)”命令,单击“断定”按钮。(2)选中要输入汉字的列,在“有效数据”对话框中,单击“IME模式”选项卡,在“模式”框中选择“打启”命令,单击“肯定”按钮。这样,当光标在前一列时,可以输入英文,在下一列时,直接可以输入中文,从而实现了中英文输入方法之间的自动切换。第二节:第二节:Excel函数和统计特训函数和统计特训绝对引用
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