行政管理类-公司发文管理规定.doc

安徽华盛新天地物业服务有限公司
公司发文管理规定
第一条：目 的
为规范统一公司公文管理,提高发文质量，特制定以下管理规定。
第二条：适用范围
本规定适用于公司对内、对外公文的管理。
第三条：内容
一、发文类型
（一）制度/规定/办法/准则/政策/措施：对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范、规章制度,适用于公司明确和规范各项具体工作.
（二）请示（申请)：用于下级向上级或政府部门请求批示、批准的事项。
(三）报告:向上级汇报工作、反映情况、提出意见或建议，答复上级的询问。
（四）通知：适用于公司转发上级政府部门公文，发布规章制度，传达要求各部门执行的事项。
（五）通报：适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神或者情况.
(六)决定:适用于对重要事项或重大行动做出的安排,对有关部门及人员的奖惩，组织变更或人事任免等。
（七）决议：适用于公司会议议定的重要事项。
（八)报告：适用于下级部门向上级汇报工作、反映情况、提出意见或者建议、答复上级部门的询问等.
(九)请示:适用于下级部门向上级请求指示、批准。
(十）会议纪要：用于各类会议的记录、整理与总结.
二、发文权限
（一）公司级公文：代表公司立场的各类公文由综合管理部行文发布。其中涉及重大决策、机构调整、重要奖惩、传达重要精神等文件,以红头文件形式发布.
（二)部门重要公文：代表各部门立场的重要普发性决定、通知、通报、会议纪要等由各部门以普通文件形式行文，董事长审批发布.
（三)部门普通公文：代表各部门立场的普通通知、请示、报告、函、会议纪要等由各部门自行行文发布.
（四）人事任免等人事类公文由综合管理部人事行文，董事长审核发布。
（五）红头文件严格执行公文书写格式，请注意区分上行文、下行文、平行文的抄报、抄送对象;同时，对标题、主题词力求规范、恰当、完整。
三、发文格式规范说明
（一）公司级发文及部门发文：文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。
（二）文件红头统一使用“安徽华盛新天地物业服务有限公司文件”。
（三）需编制发文字号并注明签发人，公司级发文一般由董事长签发，部门发文经项目经理领导审批后由分管领导签发.
(四)各项目通知或公告：须注明张贴截止日期，并及时收回处理。
四、各类会议纪要
（一）各项目定期召开的工作例会，名称为：安徽华盛新天地物业服务有限×××(此处填写项目或部门名称)工作例会纪要。需编制发文字号并注明签发人.
（二）临时召开的专题会议或其它研讨会，名称为:×××(此处填写项目或部门名称)会议纪要，不需编制发文字号，仅注明签发人即可。
(三）签发人一般为会议主持人。
（四)公文主要送达的单位或部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。抄报、抄送单位:属上级的列入抄报,平行或下级列入抄送。
(五）正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是.
五、内部调令通知、工作安排通知
（1)内部调令通知发：主管部门、调出单位、调入单位、综管部、财务部、调动人员；
（2）工作安排通知发：安排所在部门、综管部、财务部、安排人员。
注：综管部负责公司人员的调动与工作安排。
六、封面
（一）文件材料10页以内的一般不加封面，确需加封面的材料可以加上,如规划、纲领性文件、规章制度、材料汇编等。封面可使用必要公司的统一VI形象（文字和徽标),但不宜用花边和图案。加封面的材料同时应加封底。
七、书写要求
（一）标题使用2号宋体加黑，顶行.
（二）副标题居中排列,使用3号宋、仿宋或楷体,但不与正文字体重复，破折号占2格。标题单独成行时，均无需标点。
（三）正文使用4号仿宋。每段文字前空两格，第2行起均顶格。不提倡正文内标题使用加粗或艺术字体，如行书、隶书、魏书、细圆体、综艺体、琥珀体、瘦金体等，以保持文面严肃、整洁。
（四）章节的排序为第一层“一”，第二层“（一）"，第三层“1、”，第四层“(1）”,第五层“1）”。
（五)正文中表格一般作附件置后。小于文面半幅的，可随文就位，与正文同宽。表内字体同正文,字号可略小.
（六)数字除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
（七）“签发人”用3号仿宋体字,签发人后标全角冒号，冒号后有3号楷体字标识签发人姓名。
（八）公文如有附件,应当注明附件顺序和名称。在正文下空一行左空两字用三号仿宋字体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码（如：“附件：１．×××"）;附件名称后不加标点符号,附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第一行顶格标识“附件”，有序号时标识序号;附件的序号和名称前后标识应一致。
（九)成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。成文日期使用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。
（十）“主题词"是三号黑体字,居左顶格标识，后标全角冒号；词目用三号仿宋体字；词目之间空一字，不用标点符号。
(十一）公文如有抄送机关，在主题词下一行；左右各空一字，用三号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间隔用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。
八、落款、盖印
在正文后空两行，单位名称按印章全称。盖印，可不写单位名称.成文日期中“○”用插入符号里的几何图形，不能用阿拉伯数“0”。最后一个字离右边沿四格.盖印跨年月日,上2/3，下1/3，左右居中，端正清晰。
九、页面设置
（一）正文的行距为固定值28磅，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决.
（二）上3。7cm,下3。5cm，左2。8cm，右2.6cm.页脚1。0 cm，行距28磅, 或每面排22行，每行排28个字。为避免最后一页只是几行占一页的现象，可适当收缩行距，使文件成为几张整页, 但收缩行距不宜小于20磅;双面印刷页码居外侧,单面印刷页码居右侧。
（三)页脚格式均为“第X页，共X页”，页眉、页脚均使用宋体小五号字，不加粗，带格式线。
十、装订
公文应左侧装订,不掉页；两页页码之间误差不超过4mm；骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处，允许误差±4mm；平订钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm；无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固。
十一、公文编号
(一）对公司有重大影响的决议(定）、制度、办法、通知等文，由综管部以公司红头文统一编号下发，具体文件编号：XXXX［年份]序号。
（二）公司一般性的文件下发，以文件类别划分，如：人事、通知、通报、决定等，全部由综管部统一编文号,如XXXX(通知)［年份]序号、XXXX（通报)［年份]序号。
(三)项目如需对内下发文件的，全部到综管部编号存档，其余部门无发文权限。如其他部门确需下发通知等文，全部以项目部或与综管部联合下发。
（四）简易(单）的通知、要求等文，无需编号，可以直接下发。
十二、文件的签署与盖章
(一）各部门均无对外发文权限，对外发文只能以公司名义.
（二）以公司红头发布的文件应由公司董事长进行签署；收文部门必须签字，以便存档.
（三）以公司名义发布的文件应盖公司公章；以部门名义发出的文件应盖本部门印章。若因特殊情况需盖公司公章，应经分管领导同意。
（四）公司综管部负责对以公司名义发布的文件进行编号及管理。文件正式发布前应与分管领导取得一致意见,并由董事长批准。
十三、文件的发放与归档和销毁
（一）未经相应权限负责人审核同意的文件，一律不准发放；所有发放文件,应存档保留。
（二）以公司名义发放文件由综管部登记和归档，各部门发文由发文部门指定人员进行登记和归档。归档部门应存有所发文件的电子版本和盖有印章的纸质版。
（三）没有归档和存查价值的公文，经过分管领导部门负责人批准，可以定期销毁.
十四、执行日期
本制度自下发之日起开始执行
综合管理部
2018年5月9日