行04--日常行政事务管理标准g.doc

国电大渡河流域梯级电站集中控制中心 Q/DDHJK-201.004-2008日常行政事务管理标准1 主题内容与适用范围本标准规定了集控中心的接待工作原则、接待规格和标准、签报管理、印章管理、介绍信管理、车辆管理等内容。本标准适用于集控中心各处室。2 引用标准及政策文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单(不包括勘误的内容)或修订版均不适用于本部分，然而，鼓励根据本部分达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本部分。国电大渡河流域水电开发有限公司 接待工作管理办法（国电大开办20042号)3 接待管理3.1 接待工作管理部门集控中心各类接待工作管理、协调部门为综合处。其它处室按专业分类配合对口接待。3.2 接待工作分类3.2.1 按接待内容与性质分为日常接待和会议接待：a) 日常接待包括工作接待（参观接待)和商务接待：1) 工作接待是指对来集控中心检查指导、商洽工作、考察、办理公务、参观实习等的上级机关、地方政府、企事业单位人员、员工家属的接待;2) 商务接待是指为满足集控中心对工程建设、电力生产以及管理工作需要、邀请建设单位、供货单位或设备厂家来指导、商务谈判以及技术交流人员的接待。b) 会议接待是指集控中心主办或承办的各类会议中的接待工作。c) 按来宾的国籍分为内宾接待和外宾接待。3.3 接待工作的原则 3.3.1 文明接待的原则。接待工作要主动热情，礼貌周到，言谈高雅，举止得体。3.3.2 高效节俭的原则。接待计划安排合理,活动内容丰富,时间紧凑.提倡节俭办事，反对铺张浪费。 3.3.3 真实坦诚的原则。无论接待内宾还是外宾，要坦诚以待,介绍情况要实事求是，不作夸大宣传.3.3.4 对等接待的原则.对等接待，按照来访者级别，对等接待，分级负责。其中，来宾职务、级别高于单位正职领导的,由本单位正职领导陪同。3.3.5 业务对口的原则.业务对口，根据来访目的和类别，分别由相关处室对口接待.3.3.6 严守秘密的原则。严格遵守国电大渡河公司（以下简称“公司）有关信息披露的规定,保守公司的经营管理、市场营销等秘密。3.4 接待标准 3.4.1 各类接待和各类会议均纳入计划管理，严格执行接待申报、审批制度，严格控制接待费用。 3.4.2 用餐。接待来宾一般以工作餐为主。若需要宴请，须报经集控中心领导批准.3.4.3 住宿.来宾住宿一般由来宾自理,也可根据来宾需要协助联系住宿地点，费用原则上由来宾自理.特殊情况，报经集控中心领导批准，由综合处安排住宿.3.4.4 用车。上级单位领导到集控中心视察工作；友邻单位主要领导来集控中心考察、参观、学习,原则上均安排车辆到机场或火车站接送。3.4.5 接待场所.接待来宾或举办会议，原则上在集控中心会议室或梯调大楼会议室举行。特殊情况，需要在其它地方举行的,须报经分管领导批准。承办上级安排的会议,会议场所由交办单位确定。3.5 接待审批3.5.1 严格执行接待审批制度。在实施接待工作或举办会议以前,主办处室应按照接待工作管理程序拟订接待工作计划。3.5.2 公司以外人员或单位来集控中心参观、考察，收集相关资料,须经大渡河公司批准,并按公司有关外事工作规定执行。3.5.3 外来参观、实习人员由综合处统一归口管理，经相关领导审批同意后,根据来访人员的不同要求，由综合处联系有关部门组织接待。涉及重大接待活动，按公司总经理工作部的安排进行。3.5.4 经批准的参观接待，由接待处室负责参观人员进入生产现场的安全管理。3.5.5 节假日期间,除上级领导来检查工作外，原则上不安排参观。 3.5.6 因单项工程项目发生的接待费、会议费、咨询费等应在编制经费预算时注明。3.5.7 接待工作结束后,主办处室应及时填写报销单，经接待归口管理部门审核，报有关领导批准后方可报销有关费用。凡未严格履行接待申报程序或预算经费未经批准的不予报销。3.6 集控大厅参观程序3.6.1 接到来宾到集控大厅参观的通知后，综合处向中心领导汇报，启动集控大厅参观程序.3.6.2 综合处通知运行处、自动化处一并作好简要准备（包括值班环境、系统演示、解说人员、照相人员等），参加接待的人员在集控大厅待命等候。3.6.3 来宾进入集控大厅前,由接待人员进行相互介绍，然后引导换鞋进入集控大厅。3.6.4 由中心领导或解说人员向来宾介绍流域开发情况、流域梯级电站运行的整体情况。3.6.5 由技术人员具体介绍各专业系统的运行情况，并根据情况作演示或解答.3.6.6 大厅参观工作须不影响运行调度人员的正常工作。3.6.7 参观完毕后，中心领导和各接待人员应将来宾送到电梯口或进行下一个安排。3.6.8 VIP客人启用VIP接待程序。4 签报管理4.1 签报分类集控中心签报按照请示对象不同分对外、对内两种，对外签报用于以集控中心名义向公司领导、职能部门等对外请示事宜；对内签报用于集控中心所属二级机构就分管业务向集控中心领导重要请示、报告或情况反映等。4.2 签报格式对外、对内签报结构、内容形式上大致相同，区别主要在于编号格式。对外签报编号格式为“集控签20号”;对内签报按处室进行编号，即“综合20号、运行20号、自动化20号.签报通用格式见附录A。4.3 签报管理4.3.1 集控中心对外签报由综合处集中编号、统一管理.各处室根据工作需要，需对外签报的,先到综合处编号,拟稿后经综合处审核,集控中心领导签发后，由主办部门进行流转办理，待签报流转完毕后，原件用于事务办理,综合处留复印件存档。4.3.2 集控中心对内签报由各处自行编号、管理.各处根据工作需要,事先与集控中心领导口头沟通、请示，能通过其他简单程序解决问题的,一般不采取签报方式处理；若确有必要,再通过签报,由主办处室负责人签发后,呈报集控中心领导，并按照领导批示意见具体办理。经领导批示需要传阅的，由综合处负责流转程序，完毕后返回主办处室。次年年初，各处室将上年部门签报交综合处存档.4.3.3 签报内容要求实事求是，言简意赅，一事一报，严禁多头呈报或多事一报。4.3.4 签报经领导批示后，相关单位应及时办理,有关事项办理完成后,由签报的主办部门及时将办理结果反馈集控中心领导。5 印章管理5.1 印章的保管集控中心的印章由综合处专人负责保管。印章保管人出差或因事外出时，应委托专人保管印章，并按印章管理要求履行使用手续,确保印章正常使用。5.2 印章的管理5.2.1 印章由专人进行保管和使用。5.2.2 使用正式印章要在办公室内，一般不得将印章携出使用.5.2.3 印章管理人员要注意保养印章，以确保盖印清晰。5.2.4 不得在空白的报表、审批表、登记表、介绍信、奖状等处用印.5.2.5 以集控中心名义对外行文,必须由撰稿部门负责人签字同意，按系统送综合处综合秘书核稿,综合处负责人复核，并经相关领导签发后方可用印.以集控中心名义不编文号的函件，经拟稿部门负责人签字核稿，送综合处秘书核稿,综合处负责人复核后，经相关领导签发后方可用印。5.2.6 其余需用集控中心行政、党委章的，须经相关领导或综合处负责人同意后，方可用印。5.2.7 盖印.经上述审查、登记后,即可按要求由印章管理人员亲自加盖印章。盖印要端正、清晰、规范。6 介绍信管理6.1 撰写要求6.1.1 介绍信是集控中心介绍被派遣的人员到其他单位去联系工作、磋商问题、学习经验、了解情况、参加会议时的专用信件，有介绍和证明的双重作用，属对外行文.6.1.2 介绍信有填表式和书信式两种。填表式只须根据要办的具体事项逐一按格填写，并留好存根，以备查询。书信式介绍信是在特殊情况下临时用印有单位名称的信笺书写，不留存根。6.1.3 介绍信书写具体要求6.1.3.1 介绍信开头顶格写收信单位或单位负责人的称呼，单列一行，称呼后面加冒号.6.1.3.2 写明被介绍去的人数、姓名，必要时还须注明被介绍去的人的职务、政治面貌、级别、职称等，以便收信单位根据情况进行安排,或派对等级的人接待或接见和商讨工作。6.1.3.3 说明此行有何事,有何要求，应以文字表达清楚。6.1.3.4 落款写明派出人员的单位名称、开具介绍信的日期。派出人员的单位名称和日期应写于正文右下方三至四行处，加盖公章.单位名称应写全称。6.2 审批权限介绍信必须经集控中心领导批准,由综合处具体办理.6.3 管理要求5.1.1 开具介绍信时存根联必须与正式介绍信填写完全一致。5.1.2 原则上不能出具空白介绍信，特殊情况下需要出具时,必须由集控中心相关领导批准同意且在存根联注明具体事由.7 车辆管理7.1 车辆调度7.1.1 集控中心所属车辆和专职驾驶员均由综合处管理、统一调配使用。7.1.2 各处因公需要用车的提前一天填写“用车申请单”，经集控中心领导签字同意之后由综合处调派；如遇到临时紧急用车情况,事后应该及时补办手续。7.2 车辆使用7.2.1.1 公务车一般由专职驾驶员驾驶。7.2.1.2 集控中心领导用车原则上不固定车型，正常情况下提前告诉综合处随行人数、到达地点、用车时间，使用完毕后应将车辆钥匙及时交付综合处,便于检查车况和统一安排车辆.7.2.1.3 公务车不得借予非本公司人员使用。在公司内部调剂使用须经集控中心领导同意。7.2.1.4 建立行车日志。行车日志应载明出车时间、目的地、行车任务、行车里程、驾驶员、乘车人数、预计返回时间。日志必须由乘车负责人签字确认。7.2.1.5 完成出车任务后，车辆应停放在指定地点。任何人不得擅自将车辆开回家或随意停在其他地方，由此发生的车辆财产损失由当时人负责.7.2.1.6 严禁出私车、随意改变行车路线或捎办其他事情。因私用发生事故，而导致违规、损毁、失窃等，扣除理赔额后全部损失由私人负担。7.2.1.7 驾驶人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查,如发现故障、配件失窃或损坏等现象,应立即报告，否则最后驾驶人将对此引发的后果负责。7.2.1.8 驾驶人应对车辆进行定期维护保养，车辆维护及维修实行定点维修制,特殊情况需在别处维修的，必须经综合处同意后方可在外维修。7.2.1.9 保持车辆车容整洁，油箱燃油充足，并及时补给矿泉水等常用物资。7.3 费用报销7.3.1 集控中心车辆发生的交通费用主要包括车辆过路费、过桥费、停车费、燃油费、维修费、洗车费、汽车用品配置费等与汽车有关的费用。7.3.2 专职驾驶员因公出车，所发生的交通费用由综合处负责人核实签字后，按规定据实报销。审核时实行一趟一单制，即在报销车辆过路费、过桥费、停车费时，需出具与其相对应的车辆调运任务单或车辆申请使用单，并对应粘贴，方可报销。7.3.3 油料票据报销，须由随车负责人签字认可，综合处负责人验收签字后,按规定据实报销.7.3.4 车辆发生故障需要维修的，驾驶员先说明原因和预计费用，由综合处核实后报请集控中心分管领导同意后，方可维修.7.3.5 车辆交通费用实行每半个月报销一次，即每月月中和月末分别报销上半个月的交通费用。7.3.6 因私发生的交通费用自行负担。7.4 违反交通规则或发生事故的，按照公司相关规定进行处理。8 检查与考核本标准由综合处负责解释并定期组织检查执行情况。本标准执行情况按综合考核管理办法等有关规定进行考核。附 录 A签报通用格式国电大渡河流域水电开发有限公司 签报签发人： 集控签20号 20年月日领导批示:关于的请示：。妥否，请批示。主办部门：集控中心 主办人： 联系电话：5