客户接待流程与标准.doc

XXXX客户接待流程及标准
（综管部主导）
XXXXXXX公司
2016 年 4 月
一、编制目的
本流程为XXXX编制,旨在为活动的主办方提供接待活动操作范本。本流程制定的论接待总体操作标准适用于中小型接待活动。同时，本流程亦对各项活动的差异化操作加以说明。由于规模性的差异,根据具体活动开展内容情况将在本流程基础上进行微调。
二、使用说明
本流程作为XX各项接待活动的工具指南，供工作人员使用。不能保证在今后的活动中不会出现与之相悖的问题，如问题产生时将直接根据问题现场进行方式方法的改善,本流程仅作为活动举办的参考性文件，如发现问题请与方案制定方联系，我们将不断进行活动内容形式的添加、修改以及完善。
三、活动操作总体要求
（一）接待活动策划及要求：
●及时确定和落实访客的个人基本信息、出行信息、食宿需求等相关必要信息；
(交通工具、出发时间、抵达时间，出行人数、特殊需求等)
●跟踪、准备欢迎语、红地毯，准备接送车辆等物资；
●提前安排接机车辆,机动备用车辆
（二）接待工作人员要求：
●服从组织的调度；
●全程保持通讯工具畅通；
●明晰任务分工并按质按量完成任务，临时调度须确保原有职责不受影响；
●接待期间会务人员统一着正装;
●严禁活动期间擅自离岗。
四、推进计划
阶 段
任务流程
时间节点
负责人
备注
接待定案
阶 段
接待整体流程策划，筹备工作方向
开始前5个工作日
需求提出者
填写《接待申请单》（附件一）
活动预算
分配工作阶 段
接待各环节工作分配，确认流程
开始前4个工作日
综管部
填写《分工推进表》(附件二)
确认场地、时间
确定出席领导,邀请领导
需求提出者
准备工作阶 段
依据要求及预算进行采购
开始前2个工作日
综管部
填写《物品清单表》（附件三）
会场茶具租借、礼品准备
接待当日演示文稿的准备
开始前2个工作日
需求提出者
现场工作安 排
负责会场布置事宜，包括电脑的调试等工作
活动当天
综管部
依据《接待活动申请单》（附件一）布置,确认《物品清单表》（附件三）
负责接待前所需物料统计，租借确认、保存等
负责接待会场的服务(倒水等）
接待后
总 结
收拾会场，物品清点、归还等
活动当天
综管部
完成《物品清单表》（附件三)
工作总结
活动翌日
填写《接待满意度调查表》（附件四）
五、接待后扫尾总结：
收拾会场
物品清点、归还
工作总结
经验分享

不足改进
费用统计、报销

(一)活动清理
1.1会场清理
l 收好所有会议用物资，若发现嘉宾遗漏东西应及时送还；
l 根据物品清单清点物品是否有丢失和损坏的情况；
(二）活动结算
2。1物资回收及交接
在活动结束后，将活动中各类物资进行汇总,将可利用物资进行回收，按照物资清单进行分类、带回公司存放，以备下次活动重复使用，降低活动成本。
2.2财务结算
活动结束后，由相关人员对当期活动中的收支进行结算，制定报表，留作下期活动参考，同时作为数据帮助活动成果分析，还有报销的数据参考。
(三)活动总结
例会总结，活动结束后，相关工作人员须参加例会,由各小组主管人员对活动中各块分工事宜进行总结性发言，提出不足，例会做好会议记录，以便于活动完善.
附件一：接待申请单
附件二：分工推进表
附件三:物品清单表
附件四:接待满意度调查表
附件一:
接待申请单
(一）
申请人： 申请部门： 对接人:
来宾单位:
来访目的：
来访日期：

预 算：

到达时间:

随同几人:

到达方式：

车牌号:

来宾姓名:

职 务：

随同
人员
姓 名

职 务:

姓 名

职 务：

辅助人员
姓 名

职 务：

姓 名

职 务:

是否派车接送
○是 ○否
需要车型:
是否预定车票
○是 ○否
车次：
张数：
是否预定房间
○是 ○否
酒店:
房间号：
预算：
对接人：
是否预定午餐
○是 ○否
餐厅：
人数：
预算：
对接人：
是否预定晚餐
○是 ○否
餐厅:
人数：
预算：
对接人：
是否安排娱乐
○是 ○否
地点：
人数:
预算：
对接人：
接待申请单
（二)
对接人:
接待类型
○高端（荐150/人)
○商务（荐80/人）
○简约(荐50/人）
是否需要预留车位： ○是 ○否
是否需要准备红毯、灯光：○是 ○否
是否需要准备欢迎语：○是 ○否
（内容： )
是否需要准备水果、点心：○是 ○否
（规格：○精致 ○简单）
是否需要准备茶水：○是 ○否
（类型:○红茶 ○绿茶 ○咖啡 ○矿泉水）
是否需要安排会议室：○是 ○否
(物品：○电脑 ○白纸 ○铅笔 ○签字笔 ○投影仪 ○翻页笔）
是否需要订餐:○是 ○否
是否需要准备礼品：○是 ○否
（规格：○精致 ○简单)
是否与公司领导提前有约:○是 ○否
（姓名: )
部门负责人是否已批准本次接待：○是 ○否
其他需要提前准备的材料：

附件二：
分工推进表
分类
完成时间
工作项目
责任人
辅助人
职责
前
期

司机：负责接送客户;
嘉宾组：负责邀请领导；
后勤组:负责茶具租借、礼品准备等；
流程组:负责确认场地、时间、流程等。

现
场

后勤组：负责会场布置（桌椅、水果等）,其他物品准备（电脑、翻页笔等）；
服务组：现场服务（倒水等）

收尾

后勤组：负责整理会场,物品清点、归还等

附件三:
会议时间

会议地点

物品清单表
序号
分类
物品名称
数量
负责人
归还与否检查
备注

(物品:玻璃杯 茶具 果碟 电脑 白纸 铅笔 签字笔 投影仪 翻页笔等）
附件四：
接待满意度调查表
对接待活动评议的内容及参照
分值
评议内容
参照
分值
评分
客户对此次来访的满意度
10

工作分配明确、到位
10

工作人员按质按量完成任务
10

邀请嘉宾，确认场地、时间、流程等工作顺畅
10

会场布置风格符合预期
10

用品的租借、归还无丢失、损坏
10

工作人员间沟通顺畅,全程保持联系
10

突发状况应对及时、有效
10

接待期间坚守坚守岗位,无擅自离岗现象
10

在预算内完成接待
10

总 分

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