物资采购比价管理办法.doc

物资采购比价管理办法
第一章 总 则
第一条 目的
为加强公司比价管理，规范比价活动，完善公司采购流程，结合公司实际,制订本办法.
第二条 原则
比价活动遵循公开、公平、公正、诚信和规范的原则。
第三条 比价范围及适用范围
1、比价范围包括：每月备品备件、二类机电、生产辅料、劳保用品、安防用品等物资金额在10万元以下的采购项目。
2、本办法适用于山东铁雄新沙有限公司及其子公司的比价项目。
第二章 部门职责
第四条 部门职责
1、采购部门根据公司部门职责划分，公司负责比价采购的部门为：供应处和动力设备处；其中:供应处负责二类机电、生产辅料、劳保用品等物资的采购，动力设备处负责备品备件等物资采购;采购部门的职责为：
(1）向企管处提交比价申请表,并按规定审批。
（2）制作询价单，落实采购物资的具体技术参数及相关要求.
（3）推荐符合要求的报价单位，完善供方信息库.
（4）发送询价单到各报价单位。
（5）组织比价活动，编制比价中标报告，并报有关领导审批
（6）负责与确定的中标单位履行相关合同程序。
（7）负责与公司相关部门沟通执行物资进厂验收程序.
2、使用部门负责上报物资需求计划，提供相关技术参数及要求，参与比价活动。
3、财务处负责比价活动中税票、付款方式、结算方式等要求的确定。
4、企管处的职责
（1）制定和完善比价管理办法；
（2)接收申请部门的比价申请表并做出审批意见；
（3)接收各报价单位的报价单；
（4）参与比价活动，监督比价流程的执行。
第三章 比价流程及相关要求
第五条 比价流程
填写比价申请表（采购部门）→企管处审核供货厂家（企管处）→发送询价单（采购部门）→客户发报价单（企管处）→组织比价活动（采购部门)→确定拟中标单位(相关部门）→编制比价报告并会签、审批(采购部门）→供货(采购部门）。
第六条 相关要求
1、采购部门填写比价申请汇总表到企管处（见附表2），企管处从资质、信用、质量反馈等方面对推荐单位进行审核，对不符合要求的推荐单位进行删减，同时添加符合要求的单位。
2、采购部门按审核后的推荐单位发送询价单,发送询价单前必须确定采购物资的技术参数及使用部门的要求等信息准确无异议，有异议的须在客户的报价单发送到企管处前予以纠正，不得出现报价后技术参数及相关要求不统一的情形。
3、各报价单位在规定开启报价时间前将报价单（以电子扫描件发邮箱的形式)发送到企管处，邮箱密码由集团监督纪检部人员管理。
4、报价单收齐后，企管处召集集团监督纪检部、采购部门共同开启邮箱,由采购部门在监督下汇总报价，以此为依据组织比价活动。
5、采购部门召集使用部门、相关职能处室、财务处、企管处及集团监督纪检部，组织比价活动，共同确定拟中标单位。
6、采购部门编制比价报告，会签后报部门负责人、分管领导、企管处负责人审批。
第七条 加急物资采购
比价项目为加急物资采购，可按加急比价流程处理，要求客户在规定时间发报价(以电子扫描件发邮箱的形式）至企管处，即由企管处召集集团监督纪检部、采购部门、和使用部门共同开启并记录报价，现场比价确定拟中标单位.
采购部门每月应严格控制加急比价项目的次数，加急采购物资无主管领导审批的一律不列为加急比价项目.
第四章 管理考核
第八条 供方信息库的管理
采购部门应建立供方信息库，供方的选择要坚持以“厂家为主、贸易商为辅”的原则；定期对供方信息库进行修改和完善，淘汰无信用或质量有问题的供方,并补充新的合格供方，原则上应保证每个比价项目的供方在3个以上，且能形成有效竞争，特殊情况除外。
更新的供方信息库及时报企管处备案。
第九条 比价活动的管理
采购部门按采购计划要求发送询价单，及时纠正相关技术参数及使用要求的偏差,统一报价平台，不得有漏报、多报、不按要求报价的情形出现；若出现报价平台不统一，对比价申请部门处以200元/次的罚款；由于使用部门提供错误的技术参数或要求导致报价平台不统一，对使用部门处以200元/次的罚款，并对相关审核部门处以100元/次的罚款。
第十条 加急比价项目的管理
严格控制每月加急比价项目的次数，无主管领导审批而需加急采购的比价项目，对相关物资申请部门处以1000元/次的罚款。
第六章 附则
第十一条 本办法由企管处负责编制、修订、解释、归口管理.
第十二条 本办法自下发之日起开始执行,原相关制度同时废止。
附件1：比价流程
附件2:比价申请汇总表
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附件1：比价流程
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附件2：比价申请汇总表
月份比价申请汇总表
申请部门：

申请人:

序号
项目名称
预算金额
推荐单位名称
联系人
联系方式
邮箱
备注
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4

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企管处：

分管副总：

部门领导: