设备采购流程图.doc

邯郸县金源矿业有限责任公司
采
购
流
程
（初稿）
二○一三年二月编设备申购、审批、采购、报帐流程图
物品、设备申购

大于10万元

小于2万元

大于等于2万元
小于10万元
申购设备总价
需求部门填写《请购单》，公司成立督导组进行督查，分管领导、机电采购部、物资部负责审核

报请总经理批示

使用单位提出申请、负责人签字生产、设备部门参与评审用途、选型，报请总经理示

大于40万元

采购经办人自行与供货方进行商务谈判

单件设备金额
分管领导和机电采购部门共同与供货方进行商务谈判

机电采购部室组织论证，分管领导负责审核

小于40万元

生产、机电部门参与评审用途、选型，主管负责人签字、盖章，报请总经理批示

报请总经理批示

与设备部签定技术协议

使用单位写招标申请表或免招标论证表和标书技术文件交企管部制成招标文件提交分管领导报请总经理批示

与机电采购部签定技术协议
订货总价

分管领导和机电采购部共同与供货方进行商务谈判、签定合同

交机电采购部主任审核、分管领导在合同上签字交总经理批准盖合同专用章

与机电采购部签定技术协议

企管部、机电采购部、物资部对仪器、设备进行验收
企管部、机电采购部、物资部对仪器、设备进行验收

大于等于100万元

单台件金额

建立大型仪器档案、确定专人保管

携带发票（需项目负责人和经手人签字及公司盖章）、经费本，专项经费还需采购计划及供货合同到机电设备部办理固定资产登记
注：1、采购人员原则上不少于2人。
2、以上采购金额限度仅供参考。
携带已办手续的发票到财务处办理报销手续

采购工作流程
一、需求提交阶段
第一步：需求部门领取并填写请购单
第二步：需求部门负责人审批
二、申请认可阶段
第一步：采购部经办人
第二步：上报采购部审批
第三步：上报总经理审批
需求部门上交《请购单》经采购部经办人审批确认,经总经理审批同意后，进入询价阶段；
三、询价搜索阶段
第一步：找供应商、询价、比价
第二步:有权人审批
第三步：董事长审核
第四步：签订合同
1．询价请应认真审阅请购单的品名、规格、数量、名称，了解图纸及其技术要求，遇到问题应及时的与请购部门沟通；
2．属于相同类型或属性近似的产品应整理、归类集中打包采购；
3．对于紧急请购项目应优先处理;
4．所有采购项目上必须向生产厂家或服务商直接询价，原则能不通过其代理或各种中介机构询价就最好的;
5．对于请购部门需求的物资或设备如有成本较低的替代品可以推荐采购替代品；
6．遇到重要的物资、项目或预估单次采购金额大于10万的采购情况，询价前应先向公司相关领导汇报,按照附表(拟报价）的格式提报公司领导批准方可询价或发放订单；
7．询价时对于相同规格和技术要求应对不同品牌进行询价；
8．除固定资产外单次采购金额在1万元以下项目可以自行采购；单次采购金额预算金额在5万元以上的所有项目都应要求至少三家上的供应商参与比价,价格在20万元以上的项目由公司相关领导参与监督；单次采购金额预算价格在50万元以上的项目由公司领导决定是否委托第三方机构代理招标；
9．比价采购或招标采购所邀请的单位均应具备一定资质和实力，具有提供或完成我公司所需物资和项目的能力;
10．比价采购或招标采购应按照附表(材料或设备询价表）的格式或拟定完整的招标文件格式进行询价;
11．在询价时遇到特殊情况应书面报请公司领导批示.
12．对厂商的供应能力，交货时间及产品或服务质量进行确认；
13．对于合格供应商的价格水平进行市场分析，是否其他厂商的价格最低，所报价格的综合条件更加突出；
14．收到供应单位第一次报价或进行开标后应向公司领导汇报情况，设定议价目标或理想中标价格；
15．重要项目应通过一定的方法对于目标单位的实力，资质进行验证和审查，如通过进行实地考察了解供应商的各方面的实力等；
16．参考目标或理想中标价格与以合作单位或以中标单位进行价格及条件的进一步谈判。
17．比价、议价汇总前应汇报公司相关领导，征得同意后方可汇总;
18．比价、议价结果汇总应按照附表（比价/招标汇总表）的格式完整列出报价、工期、付款方式及其他价格条件、列出以选用单位及选用理由，按照一定顺序逐一审核;
19．如比价、议价结果未通过公司领导审核应进行修改或重新处理。
四、采购跟踪阶段
第一步:财务部核算
第二步：采购、跟踪
第三步：进货
1．财务部根据采购部提供的采购凭据视不同情形做好核算处理：①先预付部分货款；②全额付款后提货；③30/60天结算
对直接购买的物料，由采购人员收到请购单时对请购的物料进行审核及供应商价格，数量及交期等的确认。如果是重复性的采购，采购直接在系统里生产采购订单并打印，经采购部主管经理签核后传真给供应商，如果是新物料或新供应商，则进行供应商选择和评估及样品评估流程,进行记录。然后才能执行采购流程传真给供应商.采购须进行采购追踪及监控采购的物料,及时准确的到达公司入库，然后财务根据送货单，入库单进行对账.如供应商无法按交期交货时，采购应征求相关单位是否调料，或采取紧急对应措施（自行提货）如周期较长的物料可先行订货，但要征求采购部门主管及经理的同意.
间接物料采购，由需求人员填写采购申请单，经部门经理批准并写申请单号后交采购人员进行采购作业.采购人员对申请单进行审核以及交期确认.如采购的产品之质量对提交给客户的产品质量基本上无任何影响的物料采购(如:文具，消耗品，劳保等）由需求部门根据其实际工作需要报经采购经理审批，由采购员直接进行采购作业.
采购产品的质量要求应在采购单上说明,如所采购的产品质量无法描述清楚时，则需求部门或品质部应附上相关的采购产品的质量标准要求，且采购须与供应商确认采购物料之版次是否相符。
2. 企管部与供应商签合同及合同备案，一式三份（企管部部、供应商、财务部各执一份）,采购人员填写《供应商资料表》和《新品录入资料表》。
3．付款规定
（1)所有已签订合同付款时应参照公司《公司材料采购付款及报销流程》及《公司资金支出审批及报销签字权限及管理制》中的相关规定执行;
(2)按照进度付款的采购项目必须确保质检合格方可付款；;
(3）财务部门在接到付款审批单后应在3到5天内付款,以免影响合同的执行和供货周期,遇特殊情况限延期付款的应及时的通知采购部并汇报公司领导。
合同执行
(1) 已签订合同由采购部项目负责人负责跟进，由采购部负责人进行监督,如出现问题，采购部应及时提出建议或补救措施，并及时通知请购部门及公司领导;
（2）已签订的合同在执行期间，应及时掌握合作单位对于合同义务和责任的履行情况，跟踪并督促其保质保量，按时履约;
（3）合同在履行期间应按照上方约定严格执行合同，遇未尽事宜应及时协商并签订补充合同；
4．采购部门随时跟踪采购物资的发货、到货时间、数量、种类、地点等信息,凡出现情况变化时应与有关各方及时沟通告知；
五、入库保管阶段
第一步：验收
第二步:入库
第三步:保管
1、验收要有相应负责人签名;
2、凭入库单与发票到财务部报账。入库单一式三份，第一联保管单位留存,第二联供应商索取货款凭证，第三联采购部；
3、保管人员应做到定期与不定期对物资进行盘点核对，物资保管部门、采购部、财务部物资库存数每月应做到三方核对一致;次月5日前机电部和物资部指定人员填好物资进销存明细表,并与出入库票据核对无误和其他票据，一同交回财务部审核。
附表一
采 购 申 请 表
申请部门： 填报日期： 年 月 日
采购类别: □材料 □工程 □服务 □其他
购置原因：
序号
名称
规格型号
/工程概况
数量
/工程量
估价（总价）
交货期
/工期
备注
1

2

3

4

5

6

7

8

备注：
编制人： 部门经理：
分管副总： 财务副总： 总经理：

附表二
物资采购审批
部门名称 年 月 日
序号
项目名称
规格

单位
数量
单价
金额
审批
备注

总经理：

财务副总

财务审核:

合计金额大写：
￥：
经办人： 部门负责人： 复核人：
附表三
询价单
供应商名称： 联系人：
供应商电话： 供应商传真:
供应商地址______________________
序号
产品名称
规格
单位
单价(元)
备注

付款方式： 月结____天 货到付款 其它
交货方式： 送货上门 托运至需要方 其它
交货日期______________________
询价人：_______________
年 月 日
（需盖章签名确认)
附表四
询价结果对比单
需求单位： 产品名称:
规格： 联系电话:
传真： 地址：
供应商名称
联系人
电话
传真
地址
所出单价
备注

询价人: 时间：