英文电子邮件集锦【外企公司内部资料】.doc

前言一个偶然的机会发现了一本非常好的关于英文Email 的书，里面的范例涉及到我们工作、学习、生活的各个领域。唯一美中不足的时:厚厚的一本书，查询时特别麻烦，于是我就想弄一个电子版的(PDF格式）的，那样查询时特别方便，很容易就能查到我们相关的主题。决定之后，便开始着手把从中挑选的100篇范例输入到计算机中，于是只要自己有空，就输入几段，记不清到底敲键盘敲了多少天，只知道从去年年底就开始了 ，一直到今天，前后好几个月的时间，终于搞定。下面就是这100个范例，我用Adobe Acrobat 6。0稍微编辑了一下，加了标签，感觉更方便了! 2007年6月1日EmailNO.1 首次发电子邮件这是连上互联网之后，确认电子邮件是否正确送达之范例。由于是寄给好朋友的信,采用非正式的文体书写。From : jchenms00。Mail to : *.*.*Subject : wired at last ！Dear John ，Test , test 、 test。 Can you read me ?I am finally wired ！ For the last several days I have a lot of trouble setting up my new computer , but I finally managed to tame it -sort of 。 Now I am sending you this email via the internet to see if I am doing ok . will you please let me know as soon as you receive this email ？ Thanks Jack Chen jchen译文： 测试，测试、测试。.你能读到这封信吗? 我终于连线上网了.这几天为了安装新的电脑、弄的人仰马翻,现在我终于搞定了。为了测试是否能用，我通过互联网发这封信给你。能否在收到信后和我联系？谢谢。常用词与短语 （be/get）wired指具备了接通电话,收看电视或上网所需的各种设备，并可自由运用的状态.Subject （信件主题行）栏中的wired at last ! （终于上网了！）是模仿黑人民权领袖马丁*路得金（Martin Luther King， 19291968）在有名的演说(Freedom speech）中所说的“Free at last!”这句而成的。 read除了“阅读的意思之外，还可以指计量仪器显示多少数值，或从电脑读取资料等。此外，在无线通讯测试时,Do you read me ？ 表示“听得到吗？” have a lot of trouble 遭遇许多困难和问题trouble 表示“麻烦, 不便、 费事、劳苦”之意时为不可数名词，例如：I am sorry to give (or to have given） you a lot of trouble . (很抱歉给你带来这么多麻烦。）manage to do 好不容易才，总算了tame 【teim】 驯养(动物），使（人)顺从、可控制并利用（事物,机械,资源) sort of 有些，多多少少、在某种程度上(somewhat ； rather ; more or less ）简略的口语说法,通常放在动词，副词，形容词之前。例如：I am sort of tired . （我有点累了.） 因为对电脑连接缺乏自信，才会在文中加此语。via 表示“通过。（by , through ）之意的拉丁文介词。Via the internet net 的意思是“通过互联网”。 the internet一般情况下,Internet 之前会加上定冠词. to see if 。.以确认是否.。 as soon as S + V 一就（立刻）通常接在as soon as 后面的状语从句，即使指的是为了的事，也要用一般现在时。 No.2 这么快就回信，谢谢你 本文有No。1有关系 . 收到对方回信后，该如何告知对方，是本文的重点.这也是写给好朋友的信件,因而采取口语化的文体。From ： jchenMail to ： *.*.Subject : Thanks for your emailDear John :Thanks for replying to my email so quickly 。 It was only 30 minutes ago that I posted my first email , and I already have received your reply 。 Unbelievable ! If it was “snail mail , I would still be on my way back from the post office.You kept telling me about the virtues of going “digital , “and now I think I understand what your meant by that 。 Being able to exchange mail with someone thousands of miles away in 30 minutes or even less is simply amazing .Anyway ， I just wanted to say thank you for the email and letting me know that I was doing OK 。 Like you said ， let us keep in touch -on-line!Jack Chenjchenms00。hinet。net译文： 谢谢你这么快回信.三十分钟前，我才把第一封电子邮件发给你，现在竟然收到你的回信，真令人难以置信！若是一般的传统邮件,我想我现在还在从邮局回来的途中！ 你一直告诉我“数字化 好处，现在我终于懂了。能在三十分钟或更短的时间内，和相隔于里外的人互通信件，实在太神奇了。 无论如何,谢谢你的回信，让我知道自己操作无误.就如同你所说的，让我们在网络上保持联系！常用词与短语： post something 投递，寄出(信或电子邮件）;（在公告栏等处）张贴被动语态例句请看No.58的第一段. if it was 虚拟语气，原本应该是if it were ， 但口语中大多使用if it was . 而it 指的是第一句中的my email . snail mail snail 是指“蜗牛”，相对于瞬间传给对方的电子邮件，旷日费时的传统邮件俗称为“snail mail”.此种说法为互联网的术语之一,目前还不太普遍。意义相近的术语还有p-mail (physical mail ），用法请参阅No。3 。 the virtue（s） of something 的 优点，好处、长处（good point/points）； advantages） go digital 数字化这里指的是可以使用数字化技术的最新器材，并且能够享受它带来的利益。电子邮件的使用便是一例，甚至也包括在精神上，心理上，将自己调整到能够应付新局面的“数字化模式，换言之，即个人的自我更新。 amazing(愿意)令人吃惊的,惊人的 keep in touch (和人 )保持联系信尾常以keep in touch 表示“保持书信往来之意。 on-line（a. adv）线上（的）一般而言，在信息处理方面，与电脑或电脑网络连线的状态，称为“在线（时常合为一个词online). 例如an on-line database （在线资料库）， go on-line (在线/连线)。No。3 告知电子邮件以外的联系方式以防万一，事先告知除电子邮件以外的联系方法是很重要的 . 在此请各位注意互联网的术语。From ： jchenms00。hinet。netMail to : *。*。*Subject : My P-mail address ，etc。Dear Mr。 Doe ：Thank you for your email . As you requested , I am pleased to inform you of my P-mail , fax and phone numbers as follows： Pmail : 76 , Xichang anjie ， Beijing Fax ： [phone] Voice : 861023456789If you would like to talk to me direct on the phone ， please call me at the above number after 7：00 PM. Thank you 。Sincerely ， Jack Chen jchenms00。译文：谢谢你发来电子邮件。如你所需求的，在此所要求的，在此将我的邮递地址、传真及电话号码告知如下：邮递地址:北京市西长安街76号传真：861012345678电话:861023456789若欲直接与我联系,请于下午七点后拨上列的电话号码,谢谢。常用词与短语 （be ）pleased to do 乐意做，高兴做类似用法请看No. 38及No。52 。 inform somebody of something 通知（某人）以that 从句取代of 句型的用法，请看No。24 . Pmail （=physical mail)这是与电子邮件（email )相对的新名词，指一般的传统“邮件， 有时也称为“snail mail “, 意指它象“蜗牛”（snail)一样慢（请参看No。2) 。 as follows ： 如下所示其他例句请看No。49 ， No。55 ，No。61及p。254255的相关说明。 voice这里指的是“电话”。相对于电子邮件及传真,电话是以“声音”直接沟通,这也是网友彼此常用的术语之一。 talk to somebody 和说话，对说话“（就某事）和说话、谈话”时，常用with 代替to 。 NOTES国际电话的拨打方法在这篇范例中，告诉了对自己号码和传真号码。86是中国的代码。顺便告诉大家，美国的代码是1，英国是44。还有,国际电话,传真要先拨00，然后依序拨国家代码区域代码用户代码，区域代码前的0省略不拨。No.4 请教我安装电子邮件软件安装程序往往复杂而困难重重，在束手无策之际,只好在网络上发出求助信息。From : guohong。cnMail To: *。*.*Subject ： I am stuck！Will anyone out there teach me how to set up my CyberNet email program ? currently ， I am using a freeware email program running on windows 98, but I want to switch to CyberNet Navigator (Ver 。 4。0） . Today I spent the whole day trying to set it up by myself ， but I was just wasting my time .if you are willing to teach me to how , please do so like you are talking to a tenyear old 。 I am not a computer whiz and I do not understand any of those geek codes like PPP ， POP ， FTP and so on 。 Thanks in advance.Yours , lost in Cyberspace guohong。cn译文：是否有人能教我安装CyberNet 电子邮件软件？我目前在用免费电子邮件软件在Windows 98上操作，但是我想换成CyberNet Navigator （4.0版) 。今天我花了整整一天试着自己安装，结果只试浪费时间。如果有人愿意教我 ， 请把我当成十岁儿童。我对电脑并不熟悉, 对PPP， POP , FTP 等术语一窍不通 ，请多多指教.常用词与短语 （be/get ）stuck “被困，陷于绝境，走投无路,被（难题）所困”的口语简略说法。Stuck 是stick 过去分词。例如： I was stuck in traffic for hours.(我被堵在车阵中数小时。) anyone out here 在那里的人（任何人)这里的out here 指的是互联网的网络空间（所谓的 Cyberspace）, 呼叫的是所有上网者。 set up something“安装（机器或软件使之能运作）”。 宾语若为代词，语序则为set it/them up. currently 现在，目前( at the moment ，for the time being ) freeware 免费软件指免费取用的软件。 ver 。4.0 Ver. 是version的缩写，version 4.0 为“修订第四版”之意。 waste something浪费 （be） willing to do （若有需要)乐意做，愿意做与（be ）pleased to 有些不同，并无“积极的”之意. Whiz “(某方面的）好手 ，名人， 天才“的口语说法 .例如：Microsoft was founded by computer whiz William Gates in 1975 When he was 19。 （微软公司于1975年由19岁的电脑天才威廉盖茨所创立。) Geek codes 不解的密码Geek 是“奇人， 怪人”（ an odd ridiculous person ） 的口语说法。 也可用于表示所谓的“* 狂”. Yours ， lost in Cyberspace Yours 是简略的结尾敬辞 ，后面所接的匿名是指“电脑空间的迷途羔羊”,这是生活咨询专栏中常见的写法.No。5 很抱歉至今才回信，星期日想和你见个面收到电子邮件后，要尽快回信，别忘了说声道歉。但在熟悉的朋友之间，则毋需冗长的致歉之辞。From ： jchenms00.hinet。netMail to : *。.Subject ： can I see you this Sunday ？Dear John,Sorry I am late in replying to your email of Monday ， April 1 。 I am still having some trouble with my new computer and I think I need your help again.Could you come over to my place this Sunday at around noon ？ Please CALL or FAX if not convenient ； otherwise ， I will see you then 。 Bye for now 。Jack译文：抱歉这么晚才回复你四月一日（周一）的电子邮件.我的新电脑仍有些不稳定，必须再向你请教。可否在这个星期日中午左右，前来我的住处一叙?如果不方便，请以电话或传真告知。否则我们就定在星期日见面了，再见. 常用词与短语 Sorry I am late in doing something 这么晚才，很抱歉正式的写法是 I am sorry that ，但在非正式的书信中,常如本例采用简略的写法，并省略开头的主语（与be 动词)。相关说明请看No.6及No.39的NOTES。 still 仍然，依旧 have some trouble with something 在方面有点棘手、麻烦 Could you ？ 你能否Can you ？ 的 礼貌用法。亲密的朋友之间，有事相托时也常使用这种说法。但是，像I would appreciate it if you could/would 的说法， 只用于极正式的场合. Come over to 来到，过来在此为了语气的平顺而加上over , 也可将之省略. My place 我家口语的简略用法，以ones place 的用语表示“的家”之意。例如 ： Can I stay at your place this weekend ？ (这个周末我可以住你家吗？) At around noon 中午时分At noon 是指“中午(正午），加上前置词around , 意思是about . 类似用法请看No.36 。 Please CALL or FAX大写字母意在强调“不用电子邮件”。Fax 在此作为动词。 If not convenient 若有不方便之处If this is not convenient (for you ) 的简略说法。 Otherwise 否则这里是指“若未接到电话或传真”. Otherwise 放在句首的其他用法请参阅No.14。 Bye for now 再见Bye 是good-by （或goodbye )的简略说法,for now 未“目前，现在”之意.No.6 你是否寄错地方了收到别人误寄的电子邮件并不稀奇，这时将投递错误一事通知发信者是非常友好的作法。本文的主旨是告诉对方你的地址。From ： jchenms00.hinet。netMail to : *.*.*Subject ： I dont think weve met Received your email this morning thanking Mr。 Zhicheng Wang for something hes done for you 。Obviously ， this mail was sent to me by mistake. My name is Jack Chen and I dont have a friend by the name of Mr 。 Kim Dae Jung .Kindly check your records ， and resend the mail to where it belongs . FYI ， my email address is jchenms00. Will delete your email from my incoming mail file unless I hear from you be tomorrow moring .Best regards。译文： 今晨接到一封你寄给王志成先生的致谢函 ，这封信显然是误寄给我的 .我叫Jack Chen ， 并不认识金达忠先生.请查阅一下你的记忆，重新投递到正确的地址。以下是我的电子邮件地址，提供给你做参考；jchenms00.hinet。net 。明天早上之前若未收到你的来信，我将把此信从收件箱中删除。 常用词与短语 received your email I have received your email 的简略说法,后面的Will delete 也一样是I will delete 的简略说法。 此外，这里写的是“email”,亦可写成”email”。 Hes (done) he has （done）的简写 Kindly do something 恳请、拜托你Kindly 在此为please 的简略说法. Resend something 重新投递在send 前,加上表示again 之意的前缀re而形成的词.但因造词感太强烈，一般多写成send again。 To where it belongs 到（原本）该去的地方例如： this book belong to me .（这是我的书） 。 （this is my book 。） FYI 供你参考For your information 的缩写.缩写的用法请参阅No.73 及No.99 。 Hear from somebody 收到的信件（音讯、回音）常用于习惯用句we look forward to hearing from you 。 NOTES电子邮件与电报式信件这篇范例是以所谓的电报式简略体写成的.电子邮件或公司内便条注重简洁性及功能性，常会省略We 或I 等人称主语，或在不造成成语意不清的范围内，将极为形式化的介词、冠词或助动词等功能性词汇省略。不过，一般正式的对外商业书信，原则上不使用此种简略体.简略体的相关说明，请参阅No.39的NOTES 。No。7 将别人误寄的电子邮件，再寄回去收到别人误寄给你的电子邮件，该如何寄回去。为了使误发者一目了然,本范例引用了来信的内容.From : jchenms00.hinet。netMail to : *.*。*Subject ： Wrong address ?I received the following email from you last night , and believe that you made an error in the address .。.I took the liberty of deleting this email from my incoming mail file , trusting that you still have the original on your disk 。Best regards ,译文：昨天收到以下这封你寄来的电子邮件，我想你弄错地址了。 ( 引用来信部分省略)你的磁盘上应有备份，所以我已擅自从收件箱中将此信删除. 常用词与短语 the following email 以下的电子邮件有关following 请参阅No。19的NOTES . make an error in the address 弄错地址 Take the liberty of doing 擅自做，冒昧做 Delete something 删除 Incoming mail 来信“寄出的信”称为outgoing mail 。 Trusting that 相信，我想意思和believe 相同，一般而言,trust 表示有支持这种想法的充足根据或理由。 Disk 这里指的是数字化资料的存储装置“(硬）盘”。所谓的floppy disk (软盘)则称为diskette 。 NOTES误寄之信的处理方式如本范例的情况，凡是对方擅自发送过来的信,包括误寄的信，一般都称为unsolicited mail ( solicit 是“恳求、乞求、恳请之意）。 随着电子邮件的普及,利用电子邮件误发广告单的情况也日益增多，这种邮件可以不管.但是别人误寄给你的信件该如何处理？基本上，别人误寄的信上我们无法预知的，但不可对所有误发的信一律采取不管的态度，视内容需要而通知发信者,可说是网友的一种礼貌。本范例引用对方的书信全文传回(文中的)记号表示“引用来函的信息或资料）, 但通常如No.6只是通知对方你收到他误寄给你的信.No.8 请告知新产品的更详细信息通过电子邮件索取主页上介绍的商品信息，是很平常的事。本信旨在索取特定的资料。From ： guohong。cnMail to ： *.*.Subject ： Request for information (Re ： EZAccess 98）I have just read the news on your Web site that you plan to release your much awaited Internet browsing software , EZAccess 98 , something around April this year 。I wonder if I could have any further information about this new software . I am particularly interested to know whether this software can handle Chinese characters .Thank you for your attention . I look forward to hearing from you soon .Sincerely ,guohong。cnZhida Co . ， Ltd 。17,Fuchengmen Beidajie , BeiJingFax ： 86-1068316510译文:我从贵公司的网站上得知，期待已久的互联网浏览软件“EZAccess 98”将于今年四月左右上市。关于这个新软件，可否提供更多更详尽的信息？我对于这种软件能否处理汉字一事深感兴趣. 谢谢你拨冗读信，期待很快能收到你的回音. guohongecph。 知达公司 北京阜成门北大街17号 FAX ： [phone] 常用词与短语 Re 原为拉丁文的介词,表示“关于”（ in reference to ； in the case of ； concerning ）之意.在商业书信或法律文件中，常作为文章主题句的开头。 Web site 指互联网的WWW （World Wide Web ）上的网站。 Plan to do 打算做 Release something 发售（产品）等；发表(消息）等 Much await 期待已久的Await 是表示wait for 之意的用语。 Browsing software 网络浏览软件Browse 的原意是“（家畜）吃草,浏览（书籍）”。作为网络用语则表示“搜寻（主页或整个网络），浏览（资料）之意。例句请看No。88 . I wonder if 不知可否若表示客气，通常if 从句会使用虚拟语气（ I wonder if I/you could = could I /you ？） 。 Particularly 特别,尤其 NOTES 电子邮件的强调方法电子邮件通常无法使用底线或斜体字，欲强调某一词句时，可利用以下的方法：以大写输入；在欲强调的单词前后加上星号（*），以取代底线；或是在欲强调的单词前后加上underbar ; 如_Chinese_ 。 但是，这种强调用法应该少用。否则不仅失去强调的意义，还会使文章本身变得难以阅读。No。9 请告知能否邮购书籍这是询问能否在北京下订单买书的 书信范例。这封信的写法很正式，沿袭一般商业书信的格式。From : guohong。cnMail to : *。*Subject : Mail Order Inquiry Dear Sir/Madam :I would like to know if you accept personal mail orders from Beijing. If you do take orders , please let me know the charges for obtaining your latest publications catalog and send me order forms . I would also like to know if you accept payment by credit card .I look forward to hearing from you soon . Thank you 。Sincerely yours ,guohongecph。com。cnZhida Co., Ltd .17 , Fuchengmen Beidajie , BeiJing FAX： [phone]译文： 我想做到贵公司是否接受来自北京的个人订单。若可以，请告诉索取最新出版目录的费用,并请附上定购单.同时，请告知是否能以信用卡付款.希望很快收到你的回音，谢谢。 guohong。cn 知达公司 北京阜成门北大街17号 FAX： [phone]常用词与短语 would you like to do something 想做want to 的礼貌说法.Want to 是豪不客气的直接表达自己的需求.在商业书信中，通常都使用比较客气的would you like to 或 wish to . accept 接受，受理，答应表示“接受定购之意的短语，除了accept an order 之外，页可用take an order (请参阅本范例第二句) 。 please let me know 请通知我let me know 为inform 的口语说明，在非正式的会话文中，let me know 比inform 更常使用。 charges 费用，经费， 花费除了free of charge (免费） 等常用短语之外，通常以复数形式出现。 Obtain something 得到，获得 Latest 最新的 Order form 订单（订购单） Look forward to doing something 期盼、盼望【做】相关说明请看No。13的NOTES NOTES这是一篇询问外国出版社可否邮购书籍的范文。第一段开头以I would like to know if 切入正题，接着以 if you take orders 询问索取目录的费用，并请对方一并寄上定购单。If you do take orders 的do 表示强调。第三句询问能否以信用卡结帐。关于询问能否货到付款的范例，请看No.14 。No。10 我正在找一本书，不知贵店是否有现货这是向书店询问欲定购的书籍目前是否有存货的范例.全文结构分明，采取简洁的“三段式结构”.From ： guohongecph。Mail to ： *。*。*Subject : Do you have this book in stock ？Dear Sir/Madam :I have been looking forward to the novel entitled Obasan*，by Joe Kogawa , for over a month ago , and I am still unable to find it at any bookstore here in BeiJing 。Do you have this book in stock ？ if you do , please keep one copy for me and let me know the price of the