文控中心文件管理办法.doc

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文控中心文件管理办法
第12页 共14页

文控中心文件管理办法
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发放部门
口总经理口副总经理口管理者代表 口资材部 口研发部 口中试部
口生产部 口品质部 口综合部 口销售部口财务部
1、 目的：
确保质量/环境/安全管理体系的所有文件、资料均能保持其有效性和适用性，并且能够安全有效地被管理与使用。
2、 适用范围：
凡本公司质量、环境、职业健康安全管理体系文件、技术文件、作业指导书，外来资料与文件均适用。
3、 职责:
4.1品质部负责文控室及文控资料的管理工作.
4.2各部门负责人负责本部门受控文件的草拟、审核、修订和提报工作。
4.3管理部负责各部门文件的复核工作，总经理、管理者代表负责审批工作.
4、定义
公司各部门受控文件集中保管、集中管理和使用。
5、管理规定
5。1文控中心的主要职责：
a. 制订和组织实施公司有关于文件、资料工作的规章制度.
b. 负责公司文件和有关资料的收集、整理、分类、鉴定、保管、保护、统计等工作.
c. 严格执行保密，做好文件资料密级划控和守密、解密工作.
d. 开展文件、资料宣传、咨询活动，做好文件、资料开发和利用工作，主动为公司各项工作和员工服务。
e. 开展文件资料编研工作和信息开发交流工作,发挥文件资料的信息源作用.
f. 发挥文件资料的教育功能,将文控中心办成公司培训、教育基地之一.
g. 每年对文件资料进行一次清理,清除不必要保存的材料；对破损和褪色的材料进行修补和复制.
h. 资料外借需填写《文件资料借阅登记表》，并办理登记手续,按时归还，归还时需确认是否残缺。
5.2文件材料的管理工作
5。2。1文件资料材料的收集：
a. 确立归档范围、归档时间、保管期限（保管期限分永久保存、保存10年、3年、1年等）；注明文件的版本号或编号。
b. 对遗缺不全的文件资料，采取不同措施，积极收集齐全。
c. 及时催办理完毕的文件上交回收，在检查齐全后整理立卷归档。
5。2。2文件资料的归档、建档与管理：
a. 区分全宗，确定定档单位。
b. 分类：依据文件资料来源、时间、题目、内容、字母顺序分成若干层次和类别。份类除按大类外，同时按部门、是否保密、保密程度来分。
1）大类分为：一级文件：QES;二级文件：QP；三级文件(规范、制度、标准）：QW；WI：作业指导书;四级文件：QR。
2）部门缩写：总经办：MR;研发部:YF;中试部:JS；资材部:ZC；品质部：PZ；生产部:SC；销售部：XS；综合部：ZH;财务部:CW。
3)保密用Y表示,非密级则用N表示。
4）密级：绝密：AS；机密:CS；秘密:PS；无:OP.
编码原则:□（文件资料大类）□□（部门代码）□（是否保密)□□（保密程度）□□（年份）□□□□（流水号）。如综合部2018年某份制度编码为：QWZHOP180001
c. 归档前将资料分类，分组放置在待办文件夹内。
d. 档案排列：按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件把文件、底稿、附件请示和批复放在一起，编制档案目录和案内目录.
e. 整理文件夹,使之厚度适宜,字迹难辨认的，应附抄件，以每一案卷端正书写标题。
f. 对所以公司文件资料系统排列，确定保管期限，编制文件资料目录，按一定次序排列和存放。
5.2。3文件资料的保管
a. 防止文件资料的损坏，延长资料的寿命,维护资料的安全;
b. 公司设立专门人员地点或专用文件柜保存文件资料。
c. 做好文控中心的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作,门窗应结实牢固。
5.3文件资料借阅、利用工作
a. 因工作需要，公司内部人员需借阅文件资料，借阅时间超过4小时，须填写《文件资料借阅登记表》,并办理登记手续方可借阅，到期归还；如需再借，应办理续借手续.
b. 借阅文件资料者应爱护资料，确保资料的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁;借阅文件资料交还时,须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
c. 外单位借阅文件资料,应持有单位介绍信，经总经理批准后方可借阅，且不得带离文控中心。
d. 公司内文件资料利用的方式有：1）提供文件资料原件;2）提供文件资料复印件。
e. 出文部门负责人要求或同意时，文控中心应主动向各部门、员工提供公司文件资料编研信息服务，主要方面为经营战略信息、管理信息、产品信息、专题技术信息等.
5。4文件资料的鉴定和销毁
a. 需销毁的档案由保管部门填报《档案销毁申请表》，经相应核准人核准后方可销毁;部门颞部档案由部门主管核准销毁；凡属于密级的文件资料必须又总经理批准后方可销毁；一般的文件资料由管理者代表批准后方可销毁。
b. 销毁档案须两人以上人员共同完成，并填写《档案销毁登记表》.
c. 对已失效的超过保存期、且无保存价值的档案应销毁,批准销售的公司文件资料,文控中心须认真核对,填写《档案销毁登记表》,将批准的《档案销毁申请表》和销毁的文件清单一起归档，并永久保存.
6、 作业过程
过程输入
过程输出
过程绩效
1． 质量、环境、职业健康安全要求。
2． 顾客要求（含外来文件及法律法规如RoHS/WEEE).
3． 新项目及各种更改.
4． 各部门运作的实况。
5． 持续改进的内容.
1． 文件批准后的发放/回收记录。
2． 外来文件评审批准后的发放/回收记录。
3． 文件制订/修改/废止申请单。
4． 分类的文件管理清单.
1． 文件的检索时间不超过5分钟.
2． 文件按规定时间内送达工各相关部门。

7、作业程序
流程
目标
输入
作业方法描述
输出
信息
时效/反馈
职责
体系文件编制
100％评审
1。过程责任矩阵2.各部门运作的实况3。质量、环境、职业健康安全标准要求.顾客要求(含外来文件及法律法规如RoHS/WEEE等）
7。1内部文件
7。1。1一、二级文件编制
7.1。1.1管理者代表组织人员制订一级、二级文件草案，相关区域副代表初审,企管科通知召开文件评审会议。
文件
草案
管理者代表、品质部
●
制订文件人员
●
1．生产工序需管制的重点
2．工作特性需要
3． 作业指导书
4． 标准、规范
7。1。2三级文件编制
各部门根据生产工序需管制的重点或工作特性需要,由技术员制定作业指导文件和检验规范、标准等，部门经理批准即可生效；如牵涉到跨部门运作，则需更高一层领导批准。
作业指导文件、规范、标准

技术员、经理
●
制定文件人员
●
各作业流程须管制的重点
7.1。3四级文件编制
各部门根据本部门的工作特点，作业流程以及需管制的重点，自行设计表格，经企管科审核并备份存档。
表格表单之格式
企管科
●
各部门主管
流程
目标
输入
作业方法描述
输出
信息
时效/反馈
职责
文件识别管制

●
审核、批准权责
7。1。4文件审核、批准权责
文件等级/代码
审核
批准
保存年限
一级/QES
管理者代表
总经理
5年
二级/QP
副管理者代表
管理者代表
3年
三级/QW/WI
部门组长级及以上人员
部门主管
3年
四级/QR
品质部
——
根据记录清单

审核、批准的体系文件
品质部
文件会审通过后24H内要批准
审核、批准人员
●
1.文件草案;
2。各与会人员意见;

7.1。4。1一、二级文件由制订者将文件草案分发给各与会人员，并由制订者宣读、讲解，征求各方意见。各相关评审人员将评审意见反馈给制订者。若3/4与会人员通过,则该份文件可定稿。
文件会审
管理者代表、
文件编制人员
文件草案完成后5天内会审文件
文件评审人员
●
1. 审议通过之文件
2.文控统一文件编号，格式
3。打印文件.
7。1.4.2经会审已通过之文件，交由文控统一编号,统一格式,统一字号字体打印，经制定、审核、批准者签名即可发行,若审议未通过之文件,修改后再审议，直至通过为止。
1．文件审核、批准
文件编制人员
●
管理者代表、各主管负责人
流程
目标
输入
作业方法描述
输出
信息
时效/反馈
职责
文件识别管制

●
1．管理体系文件要求
2．公司过程流程图
7。1。5文件的识别管制
7。1。5。1本公司体系文件分四级，并以不同代码识别，如下表：
文件等级
文件类别
代码
一级
手册
QES
二级
程序文件
QP
三级
作业标准、规范等
WI、QW
四级
表格、表单、记录
QR
备注：一级文件/二级文件的代码依据体系整合编制进行更改,三级文件/四级文件的代码保持不变。
1．文件等级代码
各部门
●
管理者代表
文件识别管制
0重复，0错误
1．部门代码、文件编号、编号格式、文件版本、版次。

7。1.5。2文件编号规定
①、管理手册的编号由7码构成,格式如下：
□□—□□□—□□
1 2 3 4 5 6 7
编码说明：第1、2码，代表＊＊，缩写为：HW;第3、4、5码是针对质量、环境、职业健康安全三个体系的代码， 如Q表示ISO9001、E表示ISO140001、S表示OHSAS18001，第6、7码,表示文件序号（流水号），如 01、02、03……例：HW-QES—01。
②、程序文件的编号由6码构成，格式如下：
□□—□□—□□
1 2 3 4 56
编码说明：第1、2码,代表*＊,缩写为：HW；第3、4码是程序文件的代码缩写：QP；第5、6码，表示文件序号(流水号），如 01、02、03……例：HW-QP—01。
③、三级文件的编号由6码构成，格式如下：
□□—□□—□□
1 2 3 4 56
编码说明：第1、2码，代表*＊，缩写为:HW；第3、4码是三级文件的代码缩写：QW或WI；第5、6码,表示文件序号（流水号),如 01、02、03……例：HW—QW-01或HW—WI—01；作业指导文件：WI，其它三级文件：QW.

1．文件、记录的编号方法,版本版次的识别
管理者代表、各文件持有人
●
各相关部门负责人
流程
目标
输入
作业方法描述
输出
信息
时效/反馈
职责
文件识别管制

0出错
1．文件等级、部门代码、文件编号、编号格式、文件版本、版次
7.1.5.3文件版本、版次规定
A、管理手册、程序文件、作业指导书初版时，皆为A版0次，版本号以大写字母A、B、C、……顺推,版次以0、1、2、3……顺延；
B、若局部修订1次,则版次顺升。如：某文件修订了2次,则表示为A版2次，若局部修订超过了3次,则升版本,版次返回到0次，如：某文件第4次修订时，则改为B版本0版次，之后以此类推。
C、表格（表单）无须标注版本.
D、文控对文件编号要列表记录和管理，文件编号不得有重复或不符合格式等情形。
1．文件、记录的编号方法，版本版次的识别
管理者代表、各文件持有人
●
各相关部门负责人
文件发行
0过期
1．文件会审意见
2．经批准的文本文件
3．文件受控标识“文件发行章"
7。1。6文件发行
7.1。6。1经会审通过的文件，按确定的分发范围复印所需文件份数。
7.1.6。2已批准发行的文件,由文控在每页加盖红色〈受控文件〉章，被列为受控文件。
7.1.6。3加盖受控文件印章时,不可盖在文字上，统一盖在空白处。
7。1.6.4文件正式发行时，由文控填写《文件发放/回收登记表》,收文单位代表在《文件发放/回收登记表》内签名确认已收到.
7。1.6.5所有文件自正式发行日起即生效，有关体系运行活动均依文件规定执行。
1．受控文件副本 2．《文件发放/回收登记表》

各文件持有人
文件批准后24小时内发到各部门
文控
文件增订/修订/删订
0自改
1．发现文件不合理或不完善处
7.1。7文件修订废止作业
7.1。7。1文件在执行时,若发现有不合理或不完善之处，需增、修、删订时，由提出人员填写《文件申请表》,写明修改的理由和修改的文件条款以及建议修改的内容，交由管理者代表决定是否修改。
1．《文件申请表》
管理者代表
申请后5天内
提出
人员
、文控
●
1．《文件申请表》
2．原文件
7。1.7。2经同意修改的文件,由制订人员与相关人家谈论具体修改内容，并将讨论确定的修改内容做电子档处理,修改完后,按受控文件流程执行。
7。1.7.3修订后的文件,由制订人家提交副管理者代表审核，管理者代表批准后由文控发行.
1．修改后的文件
2．《文件申请表》
管理者代表

制订
人员
、文控
流程
目标
输入
作业方法描述
输出
信息
时效/反馈
职责
文件增/补发

0私印
1．《文件申请表》
2．文件增/补受控标识
7。1.8文件增/补发
7。1。8。1各部门若有遗失、缺页、破损、字迹模糊或需新增时，由部门主管填写《文件申请表》，交由管理者代表批准.
7。1。8。2文控按《文件申请表》上申请份数复印文件，加盖〈受控文件〉章后发行，并登录于《文件发放/回收登记表》上，列为受控文件。
1．《文件发放/回收登记表》
2．《文件申请表》
管理者代表
●
1．申请增/补发文件的部门主管
2．文控
文件增/补发

0误用
1．废止文件.
2．废止文件标识<作废章>
7。1.9文件回收/废止
7。1.9。1文件修订及废止，文控颁发新文件时收回旧版文件,回收时应注意页数及内容完整性，并于《文件发放/回收登记表》上注明收回的日期.
7.1.9。2文件废止申请、审核、批准、颁布作业，同文件之增／修／删订作业相同。
7.1.9。3回收之旧版文件,由文控在文件的中间加盖红色〈作废文件〉章，废止之原稿在中间加盖作废文件章后,由文控作为历史档案保存。
7。1。9.4文控保存的旧版作废文件，至少要追溯到现行使用版本文件的前一个版次文件则可销毁。
7.1。9.5文控在《文件发放/回收登记表》上做好回收作废记录，作废文件由文控与编制部门共同统一销毁。
1．《文件发放/回收登记表》
2．〈作废文件章〉

品质部
新版生效后4H内旧版收回
文控
文件管理规定

1．最新有效受控文件
2．各式空白表单原稿
3．发行文件的受控标识
4．各部门代码标识

7.1。10文件管理规定
7。1。10。1所有经批准发行的文件，由文控中心登录在《受控文件清单》,确保该表上所列的文件为最新有效之文件。
7。1。10.2文件发行时， 文控中心加盖“受控文件"章。
7.1。10。3所有已颁布发行之体系文件及各式空白表单之原稿,均由文控保存，现场使用的文件须置于作业场所，以便于取阅,使用部门不得自行复印受控文件,非现场使用文件部门指派人员自行管理。
7。1。10。4若文件有更新版本时，由文控中心统一发行，所有文件的最新版次必须登录在《受控文件清单》（电子文档）内,供各部门核对所使用的文件是否为最新版。
1．《受控文件清单》
持有受控文件的人员
●
文控
中心
流程
目标
输入
作业方法描述
输出
信息
时效/反馈
职责
文件管理规定

●
1．顾客要求
7.1。10.6文控中心负责体系文件的管理,文件管理须纳入内部审核项目，以确保文件的正确使用.
7。1.10.7当客户提出索取本厂体系文件时,须经管理者代表批准方可提供。
7。1。10。8将本公司各部门保密文件识别并制作清单。
7.1。10。9各部门的作废记录由各部门按季度列制成记录报废清单提交文控中心, 由文控中心统一交管代批准销毁，文控中心销毁记录后要在批准的记录报废清单上签署销毁时间， 销毁人员， 确认人员并实时存档， 以备后查！
1．《受控文件清单》

持有非受控文件的人员
●
文控
文件管理规定

●
1．各种设备说明书。
2．国家或国际标准。
3．客户提供的图纸
4．其他对本厂体系有指导意义的外来文件.

5。2 外来文件
5。2.1 外来文件的识别、管制
5。2。1.1外部提供之外来文件，如：各种设备的说明书，国际或国家的有关标准及其它对本厂体系有指导意义的外部文件,其编号由9位组成，格式如下：
文(外）—W□□□□—□□□□□□□□
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
编码说明：
第12码,代表外来文件
第3 4 5 6 7码,外来文件识别码W+外来文件流水序列号
第8 9 10 11 12 13 14 15,表示外来文件接收日期.
5.2。2 管制权责
A、所有设备说明书，由设备科编号管制，登录于〈外来文件登记表〉中
B、所有有关产品或工艺方面的国家/国际标准由技术科编号管制,登录于<外来文件登记表〉中。
C、所有有关体系方面的国家/国际标准，由资料室管理员编号管制，登录于〈外来文件登记表>中.
5。2.3外来文件需要变更或已有变更时，本厂使用的外来文件应结合工厂实际及时更新。涉及工程技术规范类的文件，依《产品一致性和变更控制程序》执行。

1．外来文件的编号格式
2．外来文件的编号.
3．《外来文件登记表》
使用文件者
●
各相关部门主管/文员
流程
目标
输入
作业方法描述
输出
信息
时效/反馈
职责
文件管理规定

0遗漏
1．本厂验料
2．客户提供资料
3．购回的与本体系要求相关的资料
4．顾问单位提供的教材
5．体系运行时产生的资料
5。3资料管制作业
5。3.1资料登记
5。3.1.1客户提供之资料,购回之资料，顾问公司提供的教材，以及政府部门提供之资料，统一由文控管理员登录在《外来文件登记表》。
5.3。1.2资料编号参照5。2。1

1．《外来文件登记表》
1．管理代表
2．文控管理员
1．资料进入本厂2天内
1．文控管理员
2．各部门
文件管理规定

●
1．本厂资料
2．客户提供之资料
3．购回之与本体系要求相关的书籍
4．顾问单位提供的教材
5.3.2资料借阅
5。3。2.1借阅资料时，须填写借条,经部门负责人批准后，由文控管理员借发，文控管理员将所借资料登录在《文件资料借阅登记表》内。
5.3。2.2借用资料人员必须妥善保存，不得丢失、损坏、到归还时间要准时归还，对遗失之资料,文控管理员报管理者代表，由管理者代表决定是否须再购回资料.
1．《文件资料借阅登记表》
1．管理代表
2．文控管理员

文控管理员
备注:（1)目标内黑点：表示该过程待确认。（2）时效/反馈内黑点：表示不适用.
附件1:
内部文件控制流程图
文件发放

签收、使用

作废文件回收
审批、销毁
文件管理

文件归档

文件更改
文件编制

文件审核

文管编号

主管领导审核

增/补发

文件批准

原件归档

附件2：
外来文件控制流程图
审批、销毁
作废文件回收
增/补发

文件归档

文件登记

主管批阅

文件发放

原件归档

文件管理

签收、使用

NG