礼金礼品收发管理规定.doc

礼金礼品收发管理规定
第一条 目的
规范礼金礼品的收、发管理，完善相应制度,预防和杜绝腐败的发生.
第二条 范围
适用于……有限公司全体员工.
第三条 职责
一、董事长：批准对公司收取的礼金、礼品的处理。
二、行政部：设定专人负责所收礼金、礼品的收、发和管理.
第四条 术语定义
一、礼金：包括现金、购物券、储蓄单、债券、股票及其他有价证券、消费卡、购物卡、电话充值卡、加油卡、商品提货单等各种支付凭证.
二、礼品：包括小纪念品（贺卡、明信片除外)、办公用品、保健品、化妆品、食品、烟、酒、收藏品、服装饰品等物品.
三、合作方：指为公司提供或间接提供产品或服务的组织或个人，包括设备供应商、临采物资供应商（办公用品物资等）、广告媒体等合作机构。
第五条 工作程序及要求
一、 收受原则
本着廉洁原则不接收合作方的礼金和礼品，在对方赠送礼金、礼品时，应遵循以下原则:
1、积极婉言谢绝；
2、经再次谢绝无法退却的，要打收条两张：其中一张要求赠送人签字后，随礼金、礼品一起上交；对方坚决不签字的，应再次说明公司的廉洁规定，尽量退还礼金、礼品;
3、仍不能退还的接收并上交；
4、收到合作方的邮递物，在不少于两人的情况下共同打开，如确认有礼金、礼品，接收人报本部门领导并上交；
5、因商务礼节需要，合作方赠送的宣传纪念品(贺卡、明信片、宣传资料等除外），无法谢绝的，无需打收条。
二、 上交时限
对无法谢绝的礼金、礼品,必须上交到行政部，否则视为受贿。上交时间应遵循如下规定，未按规定时间上交，后期被发现或被举报,经查属实者将视情节处以200元至1000元罚款；情节更为严重的，除予以上述经济处罚外，还要进行降职、撤职处理;情节特别严重的,除予以上述经济处罚外，予以开除处理；违反法律的,依法追究法律责任。
1、公司内收取的，收受人必须立即报部门经理并于24小时内上交；
2、在公司外收取的，收受人必须立即上报部门经理并在返回公司后24小时内上交;
3、在公司外收取到有保质期的食品后，10日内不能返回公司的，应在24小时内报部门经理同意后，自行处理,收取的其他礼金、礼品必须带回公司上交;
4、因自己工作之便和职务上的影响，通过特定人员接收的礼金、礼品，员工必须立即上报部门经理并在24小时之内上交。
三、上交流程及保管
1、礼金、礼品交接
管理员接到各部门送来的礼金、礼品后，核对数量、型号、规格、状态、编号等信息，并登记在《上交礼金礼品登记处理表》（见附件一）上,双方确认签字。
2、分类管理
管理员对接收到的礼金、礼品进行分类并进行统一管理，在礼金、礼品保存期间，管理员有责任保持礼金、礼品的完整，造成损坏或保管不善的丢失，无合理解释的照价赔偿；收到的现金交财务部门保管并开具收据.
3、预警管理
管理员对所保管的礼金、礼品负责，对有保质期和有使用期限的礼金、礼品进行预警管理，并及时上报进行处理，避免长期积压，造成不必要的浪费.
4、管理员责任
1）管理员应廉洁自律，不得采取不入账、少入账等行为侵吞礼金、礼品，不得私自动用礼品库内的礼品，否则将给予当事人根据实际情况处以300元以上的罚款，并直接开除处理；
2）对因管理员工作失误造成不必要浪费的，根据情况处以200元以上的罚款.
四、发放处理
1、礼品转出
在《上交礼金礼品登记处理表》登记后，由行政部经理确认后，对于烟、酒、茶、糖等类礼品，可直接转相关部门,接收方在确保食品的质量后方可使用；礼金（不包括现金）,由领取人填写《礼金礼品领取申请单》（见附件二），经董事长确认后,在《上交礼金礼品登记处理表》登记后，方可领取。
2、发放处理流程
对无法转出的礼金礼品，可作为内部奖励、内部活动奖品等,也可作为公司商务礼仪方面的礼品馈赠或捐赠、慰问等用途,领取时需遵循如下流程:
1）填写《礼金礼品领取申请单》（见附件二)，由董事长审批;
2）礼品管理员凭《礼金礼品领取申请单》发放礼品，领取人在《上交礼金礼品登记处理表》上签字确认。
注：管理员负责每月库存的盘点，并将当月收发情况经部门经理签字，上报董事长；
五、文档管理
管理员负责对礼金、礼品收发文档的保管，《上交礼金礼品登记处理表定期整理长期保存，《礼金礼品领取申请单》保存一年备案.
第六条 本规定由行政部负责解释。
第七条 本规定自公布之日起正式执行，自生效之日起，凡不符合本制度的相关规定即行废止或重新修订。
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