材料申购制度流程(1).doc

材料申购、报销制度
一、申购流程
1、工程技术部(工程、整改类）
1。1工程合同价款超过2万（含2万）元项目工程技术部需按项目管理制度制定《材料总计划》；经总经理批准后交采购、财务；2万元以下项目申购必须要有合同受理表或报价清单；
1。2采购根据工程部（项目部)提供的《材料总计划》编制《采购总计划》,采购总计划一式三份（总经理、财务部、留底）；
1。3工程项目部按施工进度需要，开出《物料申购单》报采购执行采购作业;
1。4《申购单》签批权限：20000元以下由总经理签批,20000元（含）以上由董事长签批；
1。5申购时间规定，原则上普通材料申购必须提前三天，其它材料由采购根据实际情况自行调整，但必须保证材料的正常供应；
2、维保部（换件、维修类）
2。1普通材料的申购：维保部在每月底之前提交下月《常用维保材料计划表》，由维保部主管审核,总经理签批后交采购；采购根据维保部提供的《常用维保材料计划表》在当月《采购计划》中体现,采购总计划一式三份（总经理、财务部、留底)；
2.2临时材料的申购:维保人员以经甲方确认的报价单或其它证明材料填写《申购单》；
2.3紧急材料的申购：维保人员在购买之前应以书面或口头形式在采购处备案，备案需说明购买材料的名称、型号、规格、价格、数量、用途的信息,采购有权核对价格，如审核超出正常采购价格10%的材料采购有权要求购买者做出解释或由采购负责购买。超出正常价格20%的需报总经理核定。购买材料后应在2日内填写《申购单》。
2.4《申购单》签批权限:由维保部主管审核→总经理签批;
2。5申购时间规定，原则上普通材料申购必须提前三天，其它材料由采购根据实际情况自行调整，但必须保证材料的正常供应；
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二、供应商开发
1、采购根据工程物资需要,选择相应的供货商，对供货商提供物料的价格、质量、交货周期、批次供货能力、售后服务、付款周期等进行综合评估，确定符合公司要求后纳入《合格供应商一览表》中，与之签订《采购协议》后进入实质性合作.
2、采购需保证同一类材料有3-5家供应商,确保供应商间“公平、公正、公开"的良性竞争，保障我司用料需求.
三、供应商选择
1、公司所采购的物料，须从被开发的合格供应商中选择三家以上报价,采购员根据所采购材料的市场行情进行比价、议价,并从中挑选价格、品质、交期、服务等综合条件均符合公司要求的供应商供货。
2、增加新物料时，应优先考虑从合格供应商中采购，如不能从合格供应商中找到所需物料，采购须开发新的供应商，经批准后纳入《合格供应商一览表》中。
四、采购作业
1、采购根据相关部门提供的项目所需《申购单》及仓存数量对计划进行核实,如遇可替代品时,与相关人员进行核实后,对计划内的相应数量进行更改,计划更改时,须有相关人员的签字确认；
2、采购根据《申购单》，核对《采购计划》无误后，对我司工程施工及日常所需物料下《采购订单》,部分现场及零星物料，直接以《物料申购单》为采购依据。
3、《采购订单》至少包括以下内容：
-供方名称、联系方式、
—材料名称、规格型号、
—数量、单价、交货期、交货地点及结算方式。
4、采购订单由采购总监审核并加盖公司采购专用章后方可传至供货商处，订单需同时复印一份交财务,以作应付供应商货款时核实之需,原件由采购存档保管。
5、采购材料须在《合格供应商一览表》中采购，因特殊情况不能从合格供应商中找到所需物料时，应按新供应商开发程序开发新供货商。
6、采购员按《采购订单》确定的交期跟进物料到货日期，并负责对材料质量问题与供货商进行沟通。确保所采购物料按时、保质、保量到货。因延误交期并由此造成的其它附加损失,全部由供货商承担.
7、所申购的材料需变更时，申购人需将具体的变更数量及相应的原因报告交部门负责人审核，经总经理审批后,由采购通知供货商办理退料手续，尽量减少公司不必要的损失。如不能退货的产生的损失应由相关责任人承担.
8、采购按《采购订单》对供货商供应的材料设备之规格型号、数量、单价及品质进行严格核对验收，贵重设备需组织相关人共同核对验收,确认无误后开出《入库单》,并做好《材料帐目表》与《送货单》一起及时呈交至公司审核。若与《采购订单》有出入,即通知采购部门确认何种原因,直至更正无误为止。
五、物料管理
1、物控员或采购员根据《采购订单》的规定,完成材料设备的接收、验收、办理入库手续的全过程.贵重设备，需与技术负责人共同验收。材料入库必须有货仓发出的正式《入库单》并与《采购订单》相一致的条件下方可入库。入库单是仓库接收物料的唯一凭证。入库单一式三联、第一联仓库存根、第二联财务、第三联供货商.
2、材料出库时，物控员或采购员根据领用人的领料单经相关负责人审批后发料，同时须做好相应的领用记录和出入仓记录，相应记录须保存备查,出库时，应按先进先出的原则执行.
3、物控员或采购员应每月定期盘存,并记录备案，及时呈交至公司审核；仓库的物料如有损失、盘盈、盘亏等都要向上级报告，分析原因，查明责任。
4、物控员或采购员对材料使用过程实施监控，杜绝材料使用过程中的人为浪费及损坏的情况发生。材料退仓时,项目部需开出退仓单,并保障材料的原始完整性，如有异常需要求相关人员注明原因，并将情况及时上报。
5、采购员须将施工现场的呆废料及不良物料定期清点,分析原因，开出《报废申请单》,上报公司统一处理，未经上级批准,不得擅自处理.
6、采购员每月中及次月初前必须提交材料帐目表、领料单、出库单至公司，以作供应商应付帐款核对使用。
六、相关记录表格
1、《材料总计划》
2、《采购总计划》
3、《物料申购单》
4、《入库单》
5、《出库单》
6、《合格供应商一览表》
7、《退货单》
8、《退仓单》
9、《领料单》
10、《材料帐目表》
采购作业流程图
工程部出《材料总计划》

不同意

总经理批准

同意
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采购出《采购总计划》
同意

不同意

总经理批准

同意

计划外需总经理批准
项目部出《物料申购单》

采购出《采购订单》

不同意

总经理批准

采购员跟进交货进度

仓库管理员接收
不合格

项目部验收

合格

入库

七、报销流程
1、所有购买材料费用需在财务要求的报销时效内（三个工作日)办理报销手续（月结供应商除外)；
2、报销手续需有以下报销材料：《费用报销单》、《申购单》、材料发票、《入库单》、《出库单》、《维保记录卡》等有效文字材料;
3、报销人应分项目填写《费用报销单》，应说明清楚费用内容。费用报销原则上需有第二人证明，紧急材料的报销还需有采购的确认.手续齐全后由报销人交副总经理复核（复核内容包括事由是否正确、手续是否齐全），复核后交财务复核金额，最终交总经理审批。