移动OA办公系统开发方案.doc
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1、OA办公系统开发方案目 录第一部分 OA系统设计的具体看法1一、对OA的具体看法2第二部分 OA系统功能概述3一、系统功能架构图3二、OA功能列表4三、OA功能特点5第三部分 OA功能模块简介7一、个人事务7日程安排7即时信息7待办事宜7名片夹7个人文件库8个人选项8二、公用信息8电子公告8热点论坛9公共通讯录9网上学校9规章制度9政策法规10意见箱10万事通10三、办公管理10公文管理10档案管理11会议管理11人事管理12办公物品管理13车辆管理14图书管理14四、项目管理15五、邮件系统15六、系统管理15第四部分 OA系统安全性16一、系统安全性16第一部分 OA系统设计的具体看法以信
2、息化来武装企业,目前已经是大势所趋。轧钢车间里工人通过自动控制系统来完成带钢的穿孔、轧制、卷曲等操作;办公室的员工借助电脑和网络高速地处理日常的业务;企业依靠ERP等应用系统来管理物料、处理订单.试想一下,如果硬盘坏掉、网络瘫痪、应用系统崩溃,无论对于个人还是企业,都是一场灾难,从这个侧面的确反映出人们对于信息系统的依赖程度。所谓OA,即办公自动化(Office Automation),是办公工作处理的自动化,它利用先进的技术,使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成,达到充分利用信息,提高工作效率和工作质量,提高生产率的目的。OA系统也是每个企业信息化初期就开始投入建
3、设的基本系统。从C/S结构到B/S结构,从最初桌面办公软件的应用、收发邮件到后来公文流转、车辆管理、会议管理、网上审批等功能应用,OA已经是我们日常使用最多、最频繁的一个基本系统.随着企业信息化的发展和成熟,目前很多企业的OA系统已经整合了越来越多的应用,日趋变得复杂,也远远超出了传统OA的范畴,集成了人、财、物、信息、知识等诸多企业的资源,逐步成为一个员工办公、中层管理、领导决策的知识协同的平台。而新一代的OA更是融合了协同、知识管理、门户等精髓,OA这棵“老树”开始绽放“新花”,脱胎换骨,重新焕发出新的光彩.因此我们也需要用发展的眼光来看待这种新的发展趋势。OA的发展其实是一个不断求新求变
4、的过程,纵观OA的发展历程,是伴随着企业信息化发展的浪潮起伏。如下图所示,不同的信息化发展阶段也对应不同的OA发展阶段: 第一阶段:文件型OA(1980年1999年)我们对OA的初步认识实际上从上个世纪80年代开始。1985年全国召开了第一次办公自动化(OA)规划会议。那时计算机还是一个稀罕物,初步的办公自动化实际上从单机版的办公应用软件开始,例如WPS、MS OFFICE、Lotus1-2-3等软件,当时许多人把OA称为“无纸化办公”。该阶段主要关注个体的工作行为,主要提供文档电子化等服务,所以我们可以将该阶段称之为“文件型OA”。到了90年代,由于网络经济的到来,政府和一些企业开始搭建网络
5、、建立自己的邮件系统,并借助Lotus Notes等平台做初步的应用开发,一些工作审批、流转也有了初步的雏形,OA的概念开始逐渐形成,但是似乎还没有形成专门做OA的软件厂商。毕竟,当时竞争还不充分,企业的管理比较粗放,软件市场也没有进行细分,而OA的成熟是市场竞争的产物,也只有随着竞争的加剧才能得到重视和振兴,因为竞争迫使企业加强内部管理,规范办公流程,提供工作效率.# 第二阶段:流程性OA(2000年2005年)该阶段从最初的关注个体、以办公文件/档案管理为核心的文件型OA, 到目前正在成为应用主流的流程性OA,它以工作流为中心,实现了公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、车辆管
6、理、新闻发布等众多实用的功能。在这个阶段,OA市场才真正兴起,一批专业的OA软件公司开始崭露头角,其中有蓝凌、慧点、合强、新思创、泛微、点击、红帆、凌科、京华、品高、奥尊、朝华、通达等。在2003年之后,更是出现数百家OA软件公司群雄逐鹿的局面,这一方面反映出市场需求的旺盛,OA系统做为基础的系统已经成为各家企业信息化建设的必选;另外一方面也反映出市场还没有完全成熟,鱼龙混杂、泥沙俱下的行情估计还会胶着一段时间,能够专注OA系统、不断升级产品、强调后期服务的OA厂家并不多。有的供应商可能是OEM其它OA的产品,有的可能直接从网上买一套源代码修改一下就发布了,而有的厂商直接干脆模仿一些知名公司的
7、产品了事.这样造成了软件Bug不断、系统质量低下、知识产权存在隐患、低价恶性竞争、可拓展性不高等诸多问题。# 第三阶段:知识型OA(2005年2010年)随着OA系统应用的逐步深入,企业的员工每天上班做得第一件事情可能就是登陆OA系统,收一下邮件、看看公司最新的新闻、处理自己今天需要待办的工作等。OA俨然成为一个日常工作的基础平台,企业已经不可离开它了。但是新的挑战又产生了:如何借助这个平台能够让员工合适的场景下,合适的时间里获取合适的知识?如何借助该平台来沉淀组织的最佳实践并传递到整个组织?这样可以大大节省员工查找知识的时间、减少不必要的重复劳动、提高工作的效率、沉淀组织的知识、提高组织的应
8、变速度,并最终最大化提升组织及个体的产能,全面提升企业的管理。随着客户这种需求的产生,OA发展也派生出全新的气象。以“知识管理为思想、以“协同为工作方式、以“门户为技术手段,整合组织内的信息和资源发展出来的OA系统,即我们通常所说的“知识型OA”.其中一些企业如蓝凌、明基逐鹿、华炎、AMT等,也敏锐地洞察了这一趋势,将知识管理的思想融入来日常的办公协同平台软件中去(当然,知识管理更强调综合的因素,管理、文化、IT系统一个都不能少),同时整合进以团队协作和项目管理为目标的沟通协作软件工具,包括各种通信软件,如腾讯QQ、即时通信、VoIP等;实时会议包括电话会议、视频会议等;群组协作如工作流管理、
9、群件、网络化项目管理;联系人管理以及相关的信息安全产品如信息加密、身份认证等。这时候OA系统已经不单单是我们日常协同办公的平台,更是一个企业或组织进行知识管理的基本平台;传统的OA系统全面蜕变成企业的管理支撑平台,担负起更加复杂、综合的作用:协同工作平台:通过实时通信、在线感知、团队协同等,将企业的传统垂直化组织模式转化为基于项目或任务的“扁平式管理”矩阵模式,使普通员工与管理层之间的距离缩小,提高企业工作人员协作能力,最大限度地释放人的创造力。知识管理平台:实现知识的沉淀、共享、学习、应用和创新,整个组织能够积累基于战略的核心知识资产,为高层管理提供决策支持和信息情报;业务部门能够结合流程开
10、发出各种方法论和模板,通过基于业务的知识流按图索骥,提升执行力;员工能够根据自己的岗位随时随地使用自己或他人日常工作的积累,对工作做出指导与帮助、提升工作的绩效;项目协作平台:通过为项目团队提供一个全方位的沟通、协作平台,提高多项目组的工作效率和质量,使项目成员可以在灵活的时间、地点对他人或事务的需求做出即时的响应.实现团队的通信、共享、管理和制订各种项目文档或日程安排,使项目或临时任务中交流想法、共享信息、协同完成任务变得更轻松。激情管理平台:从企业文化建设着手,提高员工工作激情,营造一个相互帮助、相互理解、相互激励、相互关心的共同工作氛围,从而稳定工作情绪,激发工作热情,形成一个共同的工作
11、价值观,进而产生合力,实现共同目标。企业通信平台:建立企业范围内的电子邮件和网络通信系统,包括Web Mail、网络会议、实时通讯、手机短信、WAP和传真自动收发,使企业内部通信与信息交流快捷流畅,并且与Internet邮件互通。信息发布平台:为企业的信息发布、交流提供一个有效的场所,使企业的规章制度、新闻简报、技术交流、公告事项及时传播,使企业员工能及时感知企业发展动态.行政办公平台:实现办公事务的自动化处理。通过公文流转改变了企业传统纸质公文办公模式,企业内外部的收发文、呈批件、文件审批、档案管理、报表传递、会议通知等均采用电子起草、传阅、审批、会签、签发、归档等电子化流转方式,真正实现无
12、纸化办公。信息集成平台:现代企业中已存在的MIS系统、ERP系统、财务系统等存储着企业一些经营管理业务数据,OA系统能把企业的业务数据集成到工作流系统中,使得系统界面统一、帐户统一,业务间通过流程进行紧密集成.# 第四阶段:智能型OA(2010年)随着组织流程的固化和改进、知识的积累和应用、技术的创新和提升,最终OA系统将会脱胎换骨,全新的“智能型OA”成为未来的发展方向,该阶段OA更关注组织的决策效率,提供决策支持、知识挖掘、商业智能等服务.可能它不叫OA,换为更能体现其价值的名称(例如“企业知识门户EKP”、“管理支撑平台MSS”等),这已经远远超出传统OA的范畴,转变成为企业的综合性管理
13、支撑平台。传统的OA功能已经融进这个更大层面的工作平台框架中,有些功能可能在某些的模块还能体现出来,但更多是与其它功能模块一起,形成你中有我、我中有你、共同服务的混合体了。总体来看,未来OA的发展都会有如下几个明显特征:1、 门户导向:未来OA更加强调人性化,强调易用性、稳定性、开放性,强调人与人沟通、协做的便捷性,强调对于众多信息来源的整合,强调构建可以拓展的管理支撑平台框架,从而改变目前“人去找系统”的现状,实现“系统找人”的全新理念。2、 业务导向:加强与业务的关联,在基于企业战略和流程的大前提下,通过类似“门户”的技术对业务系统进行整合,使得ERP、CRM、PDC等系统中的结构化的数据
14、通过门户能够在管理支撑系统中展现出来;使得业务流程和管理流程逐步整合,实现企业数字化、知识化、虚拟化。3、 知识驱动:以知识管理为核心理念,建立知识和角色的关联通道,让合适的角色在合适的场景、合适的时间里获取合适的知识,充分发掘和释放人的潜能,并真正让企业的数据、信息转变为一种能够指导人行为的能力。原通用电气的CEO杰克。韦尔奇说:“一个组织机构获取知识以及将知识快速转化为行动的能力是其最终的竞争优势。”作为企业信息化、知识化基础平台,未来的OA系统应该为实现这个目标而发挥其重要的作用。一、对OA的具体看法与其他办公自动化软件相比,OA办公系统具有如下鲜明特色:易用:以人为中心的设计OA可对组
15、织机构、表单、流程、访问权限等可自定义和灵活调整,专业技术团队可根据中小企事业单位的实际需求进行定制开发;可根据单位的具体情况对工作流程、文件库、公文库、会议库、人力资源库等的数量与应用办法进行规划;系统还为领导和办公人员提供一个集中办理工作的窗口;到一个流程被启动时,系统会自动提醒相关当事人。实用:以实际应用为出发点OA充分考虑中小企事业单位的实际需求,将最需要、最实用的功能体现给用户,摈弃了华而不实的功能,完全符合中小企事业单位办公事务处理的习惯,避免了以技术为中心的误区-用户使用不便(如:需要调整人和业务来适应系统)、简单事情复杂化和投入高等缺点。高效:协同集成的办公环境通过我们提供的应
16、用OA平台,可以方便地将企业内部其它应用系统的数据集成到现有办公自动化系统中,对企业现有流程进行重新整合,将事件、流程、文档、人员、角色等关联起来,相互配合组成统一的协同应用环境,实现应用系统之间信息的高度关联与交叉应用,减少数据重复输入,实现信息同步更新,以便更有效利用信息资源,提高办公效率。安全:数据安全系统可靠 OA提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性,保障企业业务的正常运转。包括身份认证、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定等,并支持多重级别、多个层次的安全性定义。此外, OA采用系统化、结构化设计,各应用模块采用插件式安装方式,最大限度保证应用系统与基础平台的可靠与
17、稳定。可扩展:支持多种应用场景OA采用纯JAVA技术的B/S模式,具有跨平台、易扩展等特性,对硬件降低要求,用户端不需安装任何软件,只需通过浏览器即可访问,用户可以轻松实现移动办公、远程办公与无纸化办公。系统升级与维护成本低廉,可以针对企业新的组合和扩展,迅速做出相应的系统调整和变化,极大地适应了用户在不同环境和条件下的需求,为中小企业提供了较高的性价比。开放式体系结构、标准化接口、模块化设计,使客户可根据需求选择相应的模块,或在现有系统上自由叠加其他功能模块。第二部分 OA系统功能概述一、系统功能架构图OA办公系统 办公管理公文管理公用信息电子公告个人事务即时信息项目管理项目立项邮件系统收邮
18、件档案管理热点论坛待办事宜项目计划发邮件人事管理政策法规日程安排项目执行文件夹管理会议管理通讯录名片夹合同管理邮箱设置车辆管理网上学校个人文件库项目监控其他扩展图书管理意见箱个人选项项目评估物品管理万事通其他扩展成果管理绩效考核其他扩展其他扩展考勤管理其他扩展二、OA功能列表模块类别模块名称模块描述邮件系统写邮件起草新的邮件,上传附件并发送收件箱用户收到的邮件显示在此文件夹中发件箱用户发出去的邮件记录在此文件夹中草稿箱用户起草了,但还没发出的邮件文件夹文件夹用户可以自己添加邮件文件夹邮箱设置定义邮件处理规则,服务器设置垃圾箱用户删除的邮件,存放在此垃圾箱中个人事务即时信息实现公司内部在线用户的
19、实时交流,还可用于掌握同事的动向待办事宜集中处理所有待办的工作,并自动与各模块建立链接。日程安排方便查看每一天的日程安排,增、删、改日历,定时提醒等名片夹对名片进行登记、管理和查询,据需要设为共享或私有个人文件库使文档资料安全有条理,可自定义目录,存放在服务器上个人选项允许用户对登录密码、办公事务代理人等进行维护公文管理收文管理对上级来文的处理,包括上级电子文件的处理和纸介质的扫描处理发文管理企业内部发文处理,支持对发文办理过程、办理意见和公文副本保留公文归档提供办公系统中的临时归档、销毁,为档案管理系统提供接口催督办公文流转过程中的流程监控和催办、督办公文流程设置提供公文摸板和流程自定义,及
20、串签、会签、退签、并发、流转等处理档案管理全宗管理包括全宗著录、全宗修改、全宗历史、全宗信息统计、检索、打印等。案卷管理包括案卷著录、编制、销毁、检索、借阅管理、信息统计、打印输出等。卷内文件管理包括卷内文件著录、修改、销毁、文件检索、信息统计、打印输出等。归档文件管理包括归档文件著录、归档文件销毁、检索、信息统计、打印等。外来文件管理包括外来文件登记、传阅、销毁、检索、信息统计、打印等。档案后台管理用来对主题词、类目、条目、密级、借阅流程、阅读权限等进行管理会议管理会议计划包括会议名称、议题、主办单位、时间、地点、参加范围、费用预算等会议通知可以完成向与会者发送会议通知的工作,并接收与会人员
21、的反馈信息会议室管理对于单位会议室安排进行预约申请,登记。使用情况查询会议审批对会议议题及是否召开做审批会议纪要记录各类会议精神、决议,上传相关文件,以及审批、归档、分发等人事管理人事档案记录了所有员工的基本信息,灵活处理离职、退休、复职等事件。备用人才库数据库化应聘人员的基本资料以及应聘时间、职务、面试评分等信息,使招聘工作有储备地进行。考勤管理记录员工的考勤异常情况,生成考勤日报,以及生成相应的统计报表培训管理主要对员工的培训记录进行管理,包括增、删、改、查询等人事异动对员工的职务调整进行管理,如调动、晋升、降职等。考核管理主要对部门工作绩效优劣进行评价反馈,支持领导和人事部分别打分劳务合
22、同提供对合同的签订、续签、变更、查询的全面管理薪酬管理管理员工薪资,以及与薪资相关的养老金、住房公积金、医疗保险等。福利管理对员工养老保险投保、退保、月缴纳情况进行登记,打印统计报表行政管理办公物品管理完成对办公物品的入库、领用、借用、结存信息的查询和统计车辆管理对车辆登记、预约、审批、派车/出车、维修用油等进行管理图书管理完成对图书资料的入库、借阅、审批、归还和催还的管理项目管理项目立项包括项目的立项申请、立项审批、立项登记等,可打印立项表项目计划包括项目计划书提交审批和打印,及项目执行中人员和计划调整的管理项目进程把一个项目计划分解为几个进程,对进程安排表提交、审批、打印进程评估检查每个项
23、目的进程,支持对项目进程检查表和不合格项目处理报告提交、审批、打印项目周表用于填写本周工作总结和下周安排,支持对项目周表的审批、打印成果验收项目完成时提交成果验收单,可对其进行审批、打印合同管理包括对项目合同的呈批、登记、付款申请的管理资料管理在项目资料输入表中登记项目必备和生成文件,在归档清单中登记项目相关表单和文本目录,均可进行审批、打印项目监控对项目进度和办理事务实时监控,及时调整执行过程中的不利因素公用信息电子公告发布单位的各种公告,配合图片或附件功能,免去人为通知的繁琐。热点论坛建立单位内部信息交流和讨论的园地政策法规提供国家和公司内部政策法规的发布公共通讯录用于收集、整理日常工作中
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