稽核总结-发至内部咨询师.doc
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1、目录第一章 稽核的概述第一节 什么是稽核第二节 稽核的意义和作用第二章 稽核的日常工作第一节 稽核管理制度的推行第二节 稽核小组的培训第三节 稽核早会、晚会第四节 稽核战报第五节 稽核专题会议第六节 案例分析会第七节 稽核检查的执行第三章 稽核工作的重点和要点第一节 与总经理的沟通第二节 稽核切入点的选择第三节 稽核点的制定第四节 稽核控制卡的制作结尾第一章 稽核的概述第一节 什么是稽核 通常大家所认为的稽核是通过检查、追踪、处罚的方式发现问题和改善问题,但是这样的理解并不全面,起码相对于欧博管理变革过程中的稽核而言,这样的理解不够全面.在欧博的管理思想体系中,稽核真正的目的是改变企业人员的工
2、作习惯,通过检查、追踪、处罚的方式改变企业中的事情和问题,再通过持续、重复地改变事情,达到改变企业人员工作习惯的目的。那么这两种对稽核的认识有什么不同呢?很多人会说既然都是要改变事情,那么第一种认识也没有什么问题啊.大错特错,因为这两种不同的认识会导致稽核工作的方向出现明显的不同.第一种认识,认为稽核只是发现问题、改善问题也就是表示稽核仅仅只是在事情的层面上用力,但是事情就可以分为大和小、严重的和不严重的、紧急的和不紧急的。因此,稽核工作的方向必然会被引导至大的、严重、紧急的事情上去,而对小的、无关紧要的问题视而不见。这就是很多的企业人员对于稽核的理解,也经常导致管理变革过程中项目组老师与企业
3、人员在这个问题上产生冲突.第二种认识,认为稽核是通过改变事情从而改变人员工作习惯也就是表示稽核工作的最终落点在人,所以只要是改变人员工作习惯的事情,都是稽核必须去改变的,甚至很多小的事情,无关紧要的事情应该是稽核更加需要关注的问题,因为这些事情更加能够体现员工的工作习惯.严重的、紧急的问题不可能天天都发生,但是无关紧要的事情却每天都在训练员工的工作习惯,所以其实无关紧要的事情对员工工作习惯的影响更加大。而且无关紧要的事情的发生频率、可重复性更强,稽核也更加容易,所以稽核其实更加应该关注这些事情.通过上述的两种认识的分析,可以认识到真正的稽核是什么。真正的稽核是通过检查、追踪、处罚等方式发现问题
4、和改变问题,然后通过持续地、重复地改变问题,改变企业人员的工作习惯的一种方法和手段。第二节 稽核的意义和作用 第一个作用:稽核最直观、最明显的作用就是帮助企业人员改善问题,这是毫无疑问的。在很多的中小企业管理人员的观念中,对于问题的解决存在一个很明显的误区。他们认为对于问题的解决思路是: 发现问题 分析问题 制定措施(可能) 问题解决这是很多企业管理人员普遍存在的想法,甚至连制定措施这一项他们都觉得没有必要或者懒得去做.但是真正的解决问题的思路却应该是: 发现问题 分析问题 制定措施 督促执行 持续检查 解决问题 效果追踪 这才是真正解决问题的思路,这也是每个管理人员自己应该做到的事情。但是督
5、促执行、效果追踪、持续检查很多的管理人员是不会去做的,这也导致了企业大量的问题无法得到根本地解决.而从上图可以看出,稽核的日常工作就是督促执行、效果追踪、以及持续检查,所以说稽核其实是在替企业的管理人员做他们该做而没有做的事情,所以稽核最直观、最明显的作用就是帮助企业的人员解决问题和改善问题。 第二个作用:从上一节稽核是什么,可以了解到稽核最大的作用,也是最核心的作用是改变企业人员的工作习惯。一个人习惯的改变是痛苦而长期的过程,教授在每次讲课的时候都有提到.要想改变一个人的习惯,一两次的纠正并没有太大的效果,一个习惯只能用另一个习惯去改变,即通过持续地、重复地训练让企业人员养成另一个好习惯去代
6、替原本存在的坏习惯。这也就是稽核为什么要通过对一些无关紧要的事情长期、持续、反复的进行改善的原因。第三个作用:在教授领导管人、流程管事的管理思想中,稽核是领导管人和流程管事两个方面的结合点和转化点.稽核通过检查发现流程管事过程中存在的问题,通过整改、处罚的方式去改善问题,进而改变企业人员。但是在这个过程中,并不是每个人都坦然接受改变的,此时通过稽核的反馈,企业领导就能够及时掌握流程管事中出现的人的问题,从而及时的介入,排除流程管事的障碍.因此,领导管人、流程管事的管理思想在企业中能够很好的贯彻和学习,稽核的作用必不可少.另外,稽核控制法是三九控制法的九种方法中的一种,而稽核控制法也是保证其他几
7、种方法能够得到落实的一种方法。所以稽核项目组而言,是项目组所采取的方法能够得到有效落实的保证。第三章 稽核的日常工作 稽核机构建立之后,稽核的正常的工作就如期的开展起来。东鹏项目的稽核小组日常工作流程在稽核管理制度中有明确的规定,在这里将整个的日常工作流程进行简单的介绍: 1、每天早上稽核小组组长召集稽核小组全体成员召开稽核早会,在会上明确当天工作以及告诉稽核员如何进行检查.每天下午下班前稽核小组组长召集所有稽核员召开稽核晚会,稽核员根据填写的每天任务汇总表向稽核小组组长汇报当天的任务完成情况,并上交当天收集的案例。 2、每周五上午下班之前,稽核员根据自己本周的稽核情况制定周稽核报告,交稽核小
8、组组长.稽核小组组长在周五上午下班前,必须制定下周的稽核任务书,并根据稽核员上交的周稽核报告制定稽核小组的周稽核总结和稽核战报。3、每周五下午稽核组长必须召开稽核专题会议,在稽核专题会议上,将本周稽核工作向总经理进行汇报,同时将稽核任务书的内容进行讨论确定,确定后下发每个稽核员,作为他们下周的稽核任务。4、每周五下午下班前,稽核小组组长必须根据稽核员在本周收集的案例制作案例分析会的资料,同时于周五晚上召开案例分析会。以上就是稽核小组工作的基本工作流程,其中还有很多的内容未涉及(比如,稽核点的制定、稽核控制卡的制定等等),在下一章稽核工作的重点和要点将展开讨论,在这里只是将稽核日常工作的基本内容
9、先进行论述。下面就将稽核日常工作的重点内容进行详细的论述:第一节 稽核管理制度的推行稽核管理制度的推行核心的内容并不是稽核管理制度的完善性,而是在推行的过程中,通过稽核管理制度的研讨会议,让所有的员工(尤其是中基层管理人员)能够进一步理解稽核的运作内容,针对稽核后续的工作双方达成共识。稽核管理制度是稽核小组运作的基本纲领,整个稽核小组的运作流程、管理规定、处罚条例都是在稽核管理制度中得以体现,所以稽核管理制度的研讨能够充分地让各部门管理人员理解稽核。为了达到稽核管理制度研讨会议的目的,主要做到以下几点内容:1、 稽核管理制度的编写 任何管理制度的重点不是在完善性,而是在可执行性.稽核管理制度的
10、推行(其实也就是稽核的推行)各部门主管最关注的是制度中稽核执行的方式以及责任条款。而这两个部分并不是完全不变的,根据项目企业的不同,内容也会随之调整。稽核执行的方式主要是检查出不合格后的处理方式(直接处罚,先教育再处罚,先教育、再整改、最后处罚),责任条款主要是处罚的内容(现金、工资、绩效分数,金额的大小设定).2、 高层认同稽核管理制度在编写完成后,必须首先与企业方的高层进行讨论,特别是针对其中的稽核执行方式、责任条款的内容.同时,通过本次稽核管理制度的讨论,将后续稽核过程中可能遇到的阻力,以及需要高层如何进行支持明确的告诉企业高层,双方达成共识。3、 提前发给各部门管理人员为了保证各部门的
11、管理人员能够对稽核管理制度有充分的了解,以便在研讨会上能够针对性提出疑议,同时也为了研讨会议有充足的时间给予管理人员进行讨论,稽核管理制度必须提前下发至各部门管理人员.4、 研讨会议的充分讨论在制度推行过程中最容易出现的问题是管理人员在研讨的时候不针对问题提出看法,而是在稽核管理制度执行后管理人员开始以稽核管理制度有问题而拒绝执行。所以,在研讨会议的过程中必须明确的一点就是研讨与执行的区别.在研讨的过程中,任何人可以针对制度提出相关的意见和看法,但是在研讨完成之后的执行过程中,必须无条件的执行,错的也必须先执行.这一点必须在与高层沟通的时候就已经达成共识,同时在研讨会议上由老板或者总经理明确提
12、出,态度必须强硬,没有商量的余地。稽核管理制度通常是项目组在项目企业推行的第一个需要充分研讨的制度,必须让管理人员认识到欧博老师的做事风格,为后续的流程研讨打下基础。5、 充分宣传在稽核管理制度研讨确定之后,必须对稽核管理制度进行充分地宣传。因为参与研讨的肯定是管理人员,而稽核管理制度涉及的是企业的所有员工,所以必须将稽核管理制度的内容让每一位员工都充分了解。宣传的方式有很多,比如班组早会、专门的培训、全厂员工大会、公告栏、宣传栏,将制度贴到每一个工序等等。这里有一点必须注意,在稽核管理制度的研讨会议上,管理人员肯定会对稽核管理制度中的内容进行提问或者责难,特别是针对稽核执行的方式和责任条款,
13、所以项目组老师必须在研讨会议前做好充分的准备,思考哪些地方可能管理人员会进行提问,同时也必须针对管理人员可能提出的问题事先想好答复的内容.在东鹏项目的稽核管理制度的研讨会议上,管理人员提出了一些不好回答的问题,如果不是事先有所准备肯定会出现问题.第二节 稽核小组培训稽核员的培训是稽核小组建立过程中最后的一项重要内容。虽然在稽核员竞聘的过程中已经对稽核员进行了一次培训,但是一般在那次培训中,所涉及的内容非常的简单,仅仅使竞聘者对稽核有一个整体的大概印象,所以对于稽核员还需要进行更加深入的、系统的培训。在东鹏项目组,稽核员的培训包括了以下几个部分的内容:1、 稽核性质的总体培训1 稽核是什么,以及
14、稽核的必要性;稽核对于大多数的项目企业来说都是一个新的组织,但是很多人很容易将稽核简单的理解为检查或者纠察.如果稽核员也是如此的理解稽核,那么在后续稽核工作的开展过程中,稽核员在后续稽核工作中将遇到非常大的阻力,很难将稽核工作开展下去。所以,在稽核小组成立之初,老师必须明确地将稽核是什么,以及稽核工作的必要性打入稽核员的脑海中去。2 稽核在组织架构中的位置,以及稽核的重要性;稽核工作在项目企业的管理变革活动中是非常重要的一环。在教授的领导管人、流程管事的思想理念中,稽核是连接人与事的关键点,是改变企业员工习惯的重要手段。所以在向稽核员明确了稽核的概念与必要性之后,必须让稽核员理解稽核工作的重要
15、性。通过稽核在组织架构中的位置、网状控制图、三九控制法等内容的讲解,使稽核员能够明白自己工作的重要责任,从而端正自己的态度,认真的对待稽核工作.2、 稽核员相关内容的培训1 稽核员的职责;2 稽核员应该掌握的能力,以及对稽核员的要求;稽核员应具备的能力通常有一个误解,企业方人员(包括稽核员)认为稽核员最重要的能力是非常精通企业的流程运作、技术工艺,这样才能够进行稽核。所以在前期,项目老师必须通过培训打消掉稽核员的错误想法,明确对稽核员首要的要求不是技术性或者知识性的能力,而是自身素质的要求。3、 如何进行稽核,以及在稽核过程中可能遇到的问题1 稽核工作流程(依据稽核管理制度);2 稽核表单如何
16、填写;3 具体的稽核方法;4 稽核过程中可能遇到的问题;稽核是一项容易引发冲突,产生矛盾的工作,所以在稽核工作的开展过程中会遇到很多尖锐的问题,压力非常大。所以,在稽核小组建立之初,必须告诉稽核员在稽核工作开展的过程中可能遇到的困难,提前做好心理准备,避免因为压力过大,导致稽核员承受不住而退出.以上是东鹏项目对稽核员培训的主要内容。但是,通过后续的稽核工作出现的情况,我认为除了上述内容以外,还有一点是要让每一个稽核员(甚至是每一个企业人员)能够深入理解的,就是对事不对人与就事论人的区别;在东鹏项目稽核工作推行的过程中,特别是稽核员参加了稽核控制法的大课之后,他们都产生了一个疑惑,就是老师在他们
17、进行稽核的时候强调的是必须对事不对人,而在大课的过程中,晏副总针对稽核提出了稽核的目的是就事论人,两个都有道理,但是两者好像有些矛盾。所以,我们认为在稽核员前期的培训过程中,项目组老师应该就此问题先对稽核员进行培训和讲解,这也能够使稽核员更好的理解稽核.我们认为, 对事不对人和就事论人是稽核工作的两个阶段和两个方面,在不同的时候就需要采取不同的态度。对事不对人指的是在进行稽核检查的过程中,稽核员应该具有的态度,即针对每一项问题进行检查,而不是因为某个人对自己有意见或者有矛盾而专门去检查他的工作。同时,只有抱着对事不对人的态度,稽核员才能够端正心态,避免与被稽核人员产生冲突.而就事论人是针对稽核
18、出现的结果,通过每一件事情的情况和结果,来对处理事情的人员进行评估,同时稽核并没有论人的权利,稽核只能将稽核的结果统计交给领导,由领导对人进行处理。以上的内容就是稽核机构建立的主要过程和重点内容。通过上述内容的阐述,我们可以看到,稽核机构的建立其实很简单,而且稽核机构的建立的主要目的并不是让稽核机构能够很完美的建立起来,想通过稽核机构的建立过程对稽核的内容进行充分的宣传。无论是稽核员竞聘会、稽核管理制度的推行,还是稽核员的培训主要的目的都是让企业的员工知道稽核是什么,稽核干什么,在他们的脑海中建立无论愿意不愿意稽核是自己必须面对的一件事情,同时尽量通过造势,帮助稽核建立起前期工作所需要的权威,
19、为稽核后续工作的开展打下基础。所以,我们要明确稽核机构的建立的主要目的稽核的宣传。第三节 稽核日常的早晚会稽核工作是一项非常规的管理工作,稽核机构也不是一个常规的常设机构,是在管理变革过程当中成立的非常设机构。所以,对很多的企业而言,稽核机构肯定是一个新的部门,稽核员也必须去适应新的部门工作和新的岗位要求。对于一个新的部门来说,使部门员工快速的适应新部门的工作和达到新岗位的要求,快速提升部门员工对于本部门的认同度和归属感,是新部门能够正常开展工作的前提和保证.稽核小组日常的早会和晚会是使稽核小组能够快速的正常开展工作的必要手段.稽核小组日常早会和晚会的意义:1、 对稽核员的思想控制和心态调整。
20、稽核作为一个新部门,稽核员对于稽核只有一个简单的思想上的认识,甚至很多稽核员认为稽核能不能长期的存在都有怀疑,所以思想上的波动在前期是很明显的.通过每天的早会和晚会,对稽核员不停地进行洗脑,灌输稽核的相关思想和理念,是非常有必要的.另外,稽核是一项产生冲突的工作,在前期得不到企业员工的理解,稽核员在稽核的时候承担的压力非常大。所以,稽核员在工作中经常会产生心态问题,通过早会和晚会能够让领导和老师对稽核员的心态有一个明确的把握,从而及时帮助其进行调整;2、 对稽核员进行培训和训练。虽然稽核员在稽核竞聘会和稽核建立时都有进行过相关的稽核培训,但那只是让稽核员能清楚地认识到稽核的思想和理念,就算有进
21、行稽核具体工作的相关培训也因为没有实际的操作,而难以体会。所以,只有与实际工作相结合的早会和晚会才是真正产生作用稽核培训和习惯训练,也只有这样才能让稽核员快速的成长;稽核小组日常早会和晚会的内容:1、 早会是内容主要是稽核小组组长对稽核员当天的工作内容进行具体的安排和分工.在前期,项目老师必须针对每天的任务如何完成,哪些情况需要注意,遇到问题的时候如何进行处理进行相应的培训。比如说,在稽核时,如果遇到管理人员不配合,针对稽核员的话怎么处理;案例如何进行调查等等。同时,早会也是一个情绪调动的会议,稽核小组组长或者项目老师在早会上要充分的调动稽核员的积极性,让他们充满能量的去做事。2、 晚会则是一
22、个汇报、总结的会议。通过对稽核员每日工作汇总表的检查,了解稽核员的工作开展情况,发现稽核员在稽核中出现的问题,项目老师针对这些问题进行详细和充分的讲解。稽核员在晚会的时候,将自己在稽核过程中遇到的困难提出,由项目老师和稽核小组组长进行解答,调整稽核员在当天稽核中出现的心态问题。稽核小组日常早会和晚会的注意事项:1、 早会和晚会都必须开展,只召开早会或者晚会都会导致会议时间过长,培训的目的应该通过时间短、频率高的形式来达到。2、 早会和晚会的时间不宜过长,最好控制在30分钟之内。会议时间过程不仅会缩短稽核员的工作时间,而且工作会议如果时间过长,效果会大打折扣; 东鹏项目的稽核早会和晚会,项目组老
23、师一直坚持参加,我们认为这是做的比较好的一点。在前期,我们通过参加稽核的早会和晚会,快速的对稽核员进行了实际的稽核培训,使得稽核员能够很快的独立进行稽核工作。同时,在早会上对案例的制作进行培训,差不多一个星期之后案例的制作已经在形式上没有问题。在晚会,我们老师针对稽核员的每一个问题进行解答,调整稽核员的心态,帮助他们解决问题。比如,在东鹏的稽核工作开展过程中出现了一次很严重的事情。在稽核员吴华东稽核的过程,十车间的压机手因为不愿意进行罚款而对稽核员进行威胁,扬言要对稽核员怎么这么样。在晚会上,老师得知这一情况后,马上进行处理,找到十车间主任、压机手连同稽核员一起将此问题解决。所以,稽核的早会和
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