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河南永骏化工有限公司物资采购管理办法
第一章 总 则
第一条 为进一步规范物资采购程序，理顺业务流程，强化系统管控和风险节点控制,有效规避经营风险，确保采购行为“公开、公平、公正”，不断提升永骏化工物供系统的运行质量和服务水平，更好地服务于安全生产和项目建设，切实维护好集团公司利益，根据《永城煤电控股集团有限公司物资采购管理办法》(永煤控股〔2012〕396号），结合企业实际，特制定本办法。
第二条 本办法适用于永骏化工安全生产、基本建设及其他日常经营活动中所涉及物资的采购。
第三条 物资采购实行统购与自购相结合、分级采购的原则，统购和自购物资范围按《河南煤化集团统自购物资目录》和《永煤控股统购物资目录》执行,统购物资由集团公司负责采购，自购物资由永骏化工负责采购，未经授权不得采购统购物资,不得以其他任何方式规避招标采购。
第四条 本办法规定范围内的所有物资采购管理业务统一归口到供销部管理，其他部门不得私自行使采购管理权。
第五条 内供产品的采购管理严格按《河南煤业化工集团有限责任公司内供产品市场管理办法》（河南煤业化工〔2011〕102号）执行。
第二章 管理体制与职责分工
第六条 按照永煤控股统一要求，立足永骏化工实际,严格推行“三分离”和“三集中、五统一”的本质廉洁型物资供应管理体制和运行机制。“三分离”即：使用权由物资需求单位行使;管理权、操作权由供销部行使;监督权由综合办公室、企业管理部行使.“三集中、五统一"即：市场信息集中管理、采购资金集中管理、专业队伍集中管理；统一内控运作机制、统一采购计划管理、统一储备物资调度、统一对外规模采购、统一内部市场协调与对外营销运作。
第七条 物资采购组织领导
成立永骏化工物资采购工作领导小组
组 长：吴保章 张 震
副组长：朱常君
成 员：供销部、企管部、综合办、生产部、安技部、财务部等部门负责人。
领导小组下设办公室，办公室设在供销部，办公室主任由任亚磊兼任。
领导小组及办公室成员随岗位、职位的变动进行相应调整。
第八条 永骏化工物资采购管理职责划分
（一）供销部职责：
1、负责在物资供应管理部（龙宇国贸)的指导下，制订永骏化工物资供应管理制度，建立与完善采购运作机制和流程;
2、负责物资需求计划的汇总编制与报批；
3、根据审批后的物资需求计划，拟定采购方式、编制采购申请并按程序报批；
4、负责采购物资的招评标工作;
5、负责按照审批后的采购结果对外签订商务合同；
6、负责永骏化工专家评委信息库的建立健全及管理；
7、负责采购材料配件付款计划的编制；
8、负责物资的到货验收、保管及发放工作,同时对物资使用单位进行监督、管理及考核。
（二）生产部职责：
1、负责牵头组织相关设备、配件的技术论证与选型；
2、负责配件计划的汇总和审核；
3、负责供应商的推荐工作；
4、参与物资采购招评标工作；
5、参与供应商的定期评价审核工作。
（三)企管部职责：
1、负责对物资采购工作的监督与考核；
2、负责劳保用品的汇总和审核；
3、负责对购进物资的性价比和经济效果进行评估。
（四）综合办职责:
1、负责对供应商入围资质的审核；
2、负责办公用品的汇总和审核；
3、负责对物资采购工作全过程进行监督，对招标结果进行汇总确认；
4、定期对物资采购工作进行效能监察;
5、查纠物资采购中的违规行为。
(五)安技部职责：
1、负责安全费用计划的汇总和审核；
2、参与物资采购招评标工作.
（六)财务部职责：
1、负责审核计划所购物资是否有资金预算支持；
2、依据永骏化工当期资金状况确定物资采购计划的有效性；
3、参与物资采购招评标工作;
4、按照集团公司及永煤控股有关规定做好资金结算相关工作。
第三章 采购方式及适用条件
第九条 物资采购区别不同情况,可采用的方式有：
(一）招标采购（公开招标、邀请招标)；
（二)战略协议采购；
（三）单家谈判采购;
(四)询价采购；
（五)竞争性谈判采购；
(六）定点采购；
进行物资采购时，原则上不得超出以上规定的采购方式范围。特殊情况拟采取其他方式采购的，必须报永煤控股批准后方可执行。
第十条 招标采购分为公开招标采购和邀请招标采购：
公开招标采购是指招标人或招标人委托具有资质的代理机构以招标公告方式邀请不特定的供应商参与投标的采购方式。
邀请招标采购是指向3家及以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或其他组织发出招标邀请书，邀请其参加投标的方式。
单批次物资估价金额达到 10万元及以上，且不具备本办法规定的其他采购方式适用条件的，必须采取招标方式进行采购。
第十一条 战略协议采购是指向战略供应商直接进行采购的方式。战略协议采购具体操作按照《河南煤业化工集团战略采购及战略供应商管理办法（暂行）》(河南煤业化工〔2011〕697号）等相关文件规定执行。
第十二条 单家谈判采购是指向单一一家供应商进行采购的方式.
符合下列条件之一的，可以单家谈判采购:
(一)涉及专利保护，受自然地域环境限制或供应商具有专有技术的物资采购；
（二）应对抢险救灾紧急情况的物资采购；
（三）对技术有特定要求,经过论证认为只有从单一供应商进行采购，才能满足生产、建设顺利实施的情形；
（四）设备后续维修用零配件,其他厂家不能替代而必须从原供应商处采购的情形；
（五）所采购产品国内或国外独此一家生产；
（六）近期(2个月内）已采购且市场价格波动不大，并确保本次采购单价不超过最近合同单价的相同物资.
第十三条 询价采购是指邀请三家及以上供应商采用保密报价形式进行比价采购的方式。
询价采购须同时满足下列条件及要求：
（一）需用物资为通用性、标准性、可比性强,技术规格简单、市场价格相对透明的材料类物资；
(二)询价供应商数量必须在三家（含三家）以上.
第十四条 竞争性谈判采购是指不适宜招标采购方式而邀请两家及以上供应商直接进行商务谈判的采购方式.
符合下列情形之一的，可以采取竞争性谈判方式采购：
（一）技术参数复杂或性质特殊，采购前不能制定详细规格或具体技术要求的物资且经过相关部门组织论证，合格供应商达到两家及以上但不适宜进行招标.如：供应商技术路线或解决方案不同,缺少可比性等情形；
（二）经过相关部门组织论证，满足我方要求的投标人仅2家的情形。
第十五条 定点采购是指无法形成批量采购的零星物资从相对固定的供应商进行采购的方式.
定点采购须同时满足以下条件和要求：
（一）生产和建设常用低值易耗类零星物资;
（二)定点供应商经过考察和审批；
（三）按季度进行结算，结算金额不超过50000元.
第十六条 部分物资(内供产品除外）确需通过内部单位代购的，不得由内部单位全权代购，应严格按以下程序办理:
（一)以请示方式提出代购申请，详细阐述代购的原因、拟推荐的内部代购供应商等相关情况，报单位主、分管领导审批；
（二）代购申请审批后，严格按照上述规定采购方式及程序，确定所需物资的品牌、供应商及价格；
(三)根据已确定的品牌、供应商和价格，组织有关人员在监督部门参与下与内部代购单位进行商务谈判,核定加价比例并确定最终供货价格，谈判情况形成会议纪要并现场会审会签。
第十七条 对应急抢险救灾物资开辟绿色通道,经口头请示主管领导同意后(急需物资需求计划须按照物资采购管理权限及时进行报批、备案，属统购物资的，应事先传真简要情况说明），可安排有条件的供应商先行送货，但事后一周内应严格按单家谈判采购程序补齐相关手续，不得以应急抢险救灾为借口有意规避统购或规定采购程序。
第四章 采购流程控制
第十八条 除应急抢险救灾物资外，物资采购工作的基本流程为：
（一）物资需求计划申报及批复；
（二）入围供应商推荐及考察；
（三）采购方式确定，编制物资采购申请并报批；
（四）专家评委抽取；
（五)物资采购组织实施（采购方式不同具有差异性）;
（六）物资采购结果编制及报批；
（七）合同签订；
(八）物资到货验收；
（九)资金结算及付款。
第十九条 物资计划申报及管理
物资采购必须实行计划管理，严禁无计划采购和超权限、超范围采购.大型设备（单台套估价50万元及以上）或拟推广试用的新材料、新型关键设备等物资在计划申报前，应由永煤控股专业技术部门对设备选型、关键配置、装置配套及经济适用性等进行论证，确定成熟的技术方案后方能申报物资需求计划。
具体要求严格按照《永城煤电控股集团有限公司物资供应计划管理办法》（永煤控股〔2012〕89号）等相关规定执行。
第二十条 入围供应商推荐及考察
拟入围供应商推荐采取“自下而上、上下结合"的方式进行，并实行责任追究制度，相关具体要求严格按照《永骏化工物资采购供应商管理办法》相关规定执行。
第二十一条 采购方式确定及报批
供销部根据计划批复汇总和入围供应商推荐及资格审查等情况,结合采购方式适用条件，拟定采购方式并编制物资采购申请，按规定程序报本单位主、分管领导审批后执行采购操作。
第二十二条 专家评委抽取
物资采购申请批复后，物资采购正式实施前,供销部应根据项目标段性质成立相应的评标委员会：
（一）评标委员会成员应依据标的物的性质，按专业及地域从专家评委库中抽取。
（二）评标委员会应由7人（特殊情况最低不少于5人）以上单数评委组成，其中技术评委应不低于评委总数的2/3，同一单位技术评委人数不得超过评委总数的1/3，同一单位商务评委人数不得超过商务评委总数的1/3。
（三）投标人的利害关系人不得进入相应项目的评标评委会。
第二十三条 物资采购组织实施
详见本办法第五章“采购程序规定".
第二十四条 物资采购结果审批（小额现金采购不适用）
(一）供销部负责撰写评标报告或会议纪要，编制物资采购结果审批表报本单位主、分管领导审批。其中,达到一定规模条件的自购项目须按相关要求进行备案或审批。
（二)通过招标或竞争性谈判方式采购的，如第一中标单位放弃中标或其他特殊原因拟与第二中标单位签订合同的，按以下程序办理：
1、申请单位/部门出具书面情况说明,经供销部核准，报单位主、分管领导批准；
2、供销部牵头组织相关部门，在监督部门参与下与第二中标单位进行商务谈判；
3、形成会议纪要报单位主、分管审批，同时须按照相关要求进行备案或审批后执行;
4、确因第一中标单位不能完全满足项目进度或生产要求，且不具备重新招标条件，需与第二中标单位同时签订合同一并供货的，应参照以上程序形成书面情况说明，经主、分管领导批准，在监督部门的参与下与第一、第二中标单位进行商务谈判，原则上第二中标单位合同价格不得高于第一中标单位，且应以第一中标单位供货为主，合理分配供货数量。不得与第一、第二中标单位之外供应商签订合同.
第二十五条 合同签订
(一)通过招标、单家谈判、竞争性谈判方式采购的，严格按以下程序执行:
1、根据物资采购审批结果发中标通知书,通知中标单位与使用单位或生产、技术部门签订技术协议，具体要求为：
(1）对供货范围、主要性能指标等关键内容作出详细约定，应具备可操作性；
（2)协议内容必须与招议标前发布的技术规格书和现场技术澄清规定的配置标准、供货范围相一致，不得擅自更改，严禁弄虚作假；
(3）须单位分管或以上级别行政领导（应按技术归口分工明确分管领导职责范围）签字,加盖单位印章，不得使用部门印章。
2、编制中标会务费收取明细表交财务部门，通知中标单位到财务部门缴纳中标会务费.
3、开具《履约保证金缴纳通知单》，通知中标单位到财务部门办理履约保证金缴纳或投标保证金转作履约保证金的相关手续.
4、通知未中标单位办理投标保证金退还手续，由主管业务员和供销部负责人分别在投标单位开具的收款收据上签字确认。财务部门严格按照投标单位提供的单位账号办理汇款,严禁以现金形式退返投标保证金或将投标保证金退给个人.
5、中标单位持技术协议及中标会务费收据到供销部按统一模板草签合同，供销部负责审核合同与技术协议条款一致性，附齐资料后组织相关部门进行合同会审会签。
6、供销部应在物资采购结果审批后1个月内完成合同会签及归档工作,合同会签及归档等相关要求严格按物资采购合同管理办法相关制度规定执行。
(二)通过询价、定点、代储代销方式采购的，应参照第（一)款相关规定执行。
(三）通过小额现金方式采购的，应根据实际情况及时办理结算手续，具体操作程序及实施办法报物资供应管理部审核备案后执行。
第二十六条 物资到货验收
严格按照《永骏化工物资到货验收管理办法》执行，需提前上报物资供应管理部审核备案.
第二十七条 资金结算管理
严格按照《永骏化工资金结算管理办法》执行。
第五章 采购程序规定
第二十八条 招标采购程序
（一）招标项目须具备下列条件,招标组织单位方可进行招标：
1、物资需求计划按程序报批，经上级物资供应管理部门授权。其中构成固定资产的物资必须列入永煤控股年度资金计划或有永煤控股批准文件；
2、前期技术交流充分、方案论证成熟,有完整的审批手续，技术文件满足招标要求，关键设备、材料需要经专业技术部门论证通过；
3、招标申请计划审批手续齐全。
(二)公开招标程序
1、通过社会招标机构进行的公开招标,由招标机构按法定程序办理招标事宜，有关单位和部门主要负责做好技术支持等配合工作。
2、永骏化工内部组织的公开招标程序按照《河南煤业化工集团有限公司物资采购管理办法》（河南煤业化工〔2012〕183号)第五章第十条相关规定执行。
（三）邀请招标程序
邀请招标方式采购的，各方面条件符合我方要求的投标人不得少于3家,且实际参加现场投标的供应商最低不少于3家.
供应部门负责做好以下前期准备工作：
1、编制招标文件，技术方案由使用单位或技术部门负责编制；
2、向入围投标人发出投标邀请书并确认其是否具有参与投标意向；
3、向具有投标意向的投标人发售招标文件（相关工作人员不得透露已获知招标文件的其他投标人的任何信息；标的物设有标底的，标底在开标前必须采取严格措施进行保密）,通知其与使用单位或技术部门进行技术交流并草签技术协议（技术协议中不得含有倾向性意见或排斥其他投标人的内容），必要时组织供应商勘察现场；
4、编制标书费和投标保证金收取明细表，经监督部门审核、分管领导确认后交财务部门，由其负责收取并向缴纳单位开具普通发票或永骏化工专用收据；
5、结合标段实际，与监督部门一并从专家评委库中抽取评委，评委人数及商务、技术分工须符合有关规定;
6、通知评委和监督部门参加评标,落实供应商技术交流及参加投标情况；
7、必要时,通知投标单位传真报价至监督部门。
8、开、评标及定标
开标应在严格保密的情况下进行,在招标文件确定的提交投标文件截止时间的同一时间，招标文件预先确定的地点公开进行,开、评标过程应严格保密，工作人员负责记录整个开标过程并存档备查。
（1）召开评标预备会
所有评委及供应商到会，工作人员负责查验投标人代表身份，手续是否符合招标要求。监督部门宣布招评标纪律，评委会主任宣布标段安排及要求。
（2）述标
①按标段顺序，同一标段各供应商将一次报价交监督部门，监督部门负责审查投标保证金等手续及投标文件密封情况;
②使用单位或生产、技术部门与供应商对技术要求、供货范围等进行统一澄清，填写《技术澄清表》并由双方签字确认；
③抽签确定供应商述标顺序,按先后顺序单独述标。工作人员当众启封标书，将标书分发至评委进行审阅。述标单位针对投标产品的质量、性能、优点作重点介绍并如实解答评委和监督部门的提问；
④述标和答疑结束后,由供应商到会场外按规定填写商务澄清表，填好后直接交监督部门,其他人员不得转交.各投标单位的投标结果统一由监督部门独立保管,并对其保密性负责。
其他各标段述标方式以此类推。
（3)开、评标
①拟开标标段所有供应商最终报价交齐后,可集中开标。评委会主任强调开评标纪律,评委会成员通讯工具交监督部门统一保管；
②工作人员负责做好招议标会场内外保密工作，无关人员不得在会场周围滞留；
③按标段顺序，监督部门统一宣读各供应商报价信息。宣读报价以前，使用单位相关技术评委可以将与各投标人技术交流、产品使用等相关情况做简单介绍，但不得发表具有实质诱导性的内容；
④评委应当场投票或评分，并采取有记名制，评委会成员每人提交各自的投票单或评分表。采取票决制的,合格中标候选人的有效票数应在评委会成员总数的半数以上，达不到半数以上的，进行再次票决或重新组织招标；采取综合评分制的，按评审后得分由高到低顺序排列确定中标候选人.得分相同的，按投标报价由低到高顺序排列。得分且投标报价相同的，按技术指标优劣顺序排列；
⑤评委须严格按照招标文件确定的评标办法,根据投标人的投标文件及承诺，进行综合性评标，公开发表意见，独立完成投票或评分，并对自己的投票或评分结果负个人责任；
⑥投票或评分结束后，由监督部门负责统计、汇总投票结果或评分结果，与评委会主任一并当场签字确认。
（四）招标过程中出现下列情形之一的，视为废标，现场监督部门有权停止该标段的招评标：
1、参与投标供应商数量达不到招标规定要求的(包括参加投标人的关键资质存在重大瑕疵等)；
2、使用单位或生产、技术部门同参标供应商技术交流不清，技术要求不统一,最终无法满足使用要求或与原技术要求偏离较大的;
3、参标供应商报价单中所列物资与已批复的物资采购申请不一致的；
4、开标时,宣读报价后发现参标供应商报价金额同物资采购申请估价金额相差悬殊的;
5、发现投标单位有围标、串标嫌疑或其他违规行为的；
6、其他不符合公平、公正招标原则的。
被叫停的标段需按流程重新报批，因此影响供货周期的，将追究相关人员责任。
第二十九条 单家谈判和竞争性谈判采购程序
1、自购物资拟采取单家谈判或竞争性谈判方式采购的，须使用单位提出书面申请,由技术部门论证、供应部门核准后，报请供应、技术分管领导和单位主管领导审批。
2、如自购物资或授权自购物资金额超过50万元,需执行统购物资谈判申请表（同《永城煤电控股集团有限公司物资采购管理办法》（永煤控股〔2012〕396号）附件3)，经永煤控股相关专业技术部门和公司领导签字.
3、供销部组织技术、商务评委和监督部门人员与供应商进行商务谈判，谈判结果形成会议纪要现场会审会签，并编制物资采购结果审批表报单位主、分管领导审批后执行.
4、自购物资签订的长期协议到期如需单家谈判或竞争性谈判的，由供销部提出申请，报公司主分管领导审批后执行
5、具体谈判程序参照本办法第二十九条第（三）款邀请招标程序执行，由评委会成员和监督部门现场对谈判结果会审会签。
第三十条 询价采购程序
拟采取询价方式采购的,由供销部提出申请，列明拟询价采购的物资类别、品种，报本单位主、分管领导审批后实施，询价采购物资品种范围不得超出审批范围。
询价采购具体操作程序如下:
（一)由供应部门推荐确定被询供应商(不得少于3家），入围供应商推荐审查程序严格按有关规定执行。
(二）供应部门向被询供应商发出询价函，对其提出填写要求(不得直接询问价格等相关信息），确保被询供应商提供信息的准确、完整性.
（三）综合办统一接收保管被询供应商的报价单。邮寄方式报价的，应由被询供应商将报价密封；传真报价的，由监督人员在报价上盖章或签字确认后予以密封。
（四）待被询供应商报价全部报齐后，由供应部门在正式招标会上与监督部门一起将报价单打开，填写询价采购结果汇总表,并进行价格比较，推荐供货厂商，参会人员在询价采购结果汇总表上签字确认。
（五）供应部门根据询价采购比价结果编制物资采购结果审批表报单位主、分管领导审批后，通知供应商签订合同。
第三十一条 定点采购程序
（一）供应部门根据实际情况，划定本单位常用低值易耗类物资明细，并推荐定点采购供应商（不少于3家），入围推荐程序严格按有关规定执行，必要时应有考察报告。
(二）供应部门填写定点采购物资申请表，经单位主、分管领导批准后，在招标会上按程序票决定点厂商，综合考虑距离远近、质量价格水平、供货及垫付能力等方面因素，择优选定1—2家中标定点供货厂商。
（三）供应部门根据招标结果编制物资采购结果审批表报单位主、分管领导批准后与定点供货厂商签订不定期供货协议(一般不超过1年)，明确供货明细范围和价格。
（四）发生物资需求时,供应部门根据使用单位物资需求计划,向定点供货厂商开具送货通知单，定点供货厂商应严格按送货通知单明细送货，物资接收部门负责对其开具到货验收单。定点供应商根据协议、送货通知单和到货验收单按季度办理结算手续。
（五）纪检监察部门应定期对定点采购情况进行市场调研，不定期抽查比较定点采购的物资品种价格，发现问题及时纠正和处理，发现违规违纪行为的，要取消定点供应商资格，并严肃追究供应部门责任。
第六章 监督与奖惩
第三十二条 永骏化工物资采购行为均接受永煤控股统一指导和监督检查，对发现的问题视情况进行责任追究，并配合纪检监察部门开展案件调查和处理。构成违法犯罪的，移送司法机关处理。纪检监察部门要重点加强对采购程序的监督管理，尤其要关注小额现金采购、定点采购和代储代销采购的操作过程，及时发现和整改问题，确保本单位物资采购管理工作规范运行。
第三十三条 物资采购管理部门和相关人员在物资采购过程中损公肥私或利用职权为特定关系人谋取不当利益，或对供应商、被服务对象吃拿卡要、失职渎职，致使采购工作出现重大失误、错误，给企业造成重大经济和形象损失的，一经查实从严进行追究和处罚.
第三十四条 本办法由河南永骏化工有限公司负责解释。
附件：1。 永骏化工物资采购申请表
2。 永骏化工单家谈判/竞争性谈判采购申请表（自购）
3。 永骏化工询价采购申请表
4. 永骏化工定点采购申请表
5. 永骏化工物资采购结果审批表
6. 中标通知书（模板）
7. 物资采购“两费一金"收取明细表
8. 履约保证金缴纳通知单
9。 传真报价单
10。 评委及监督部门签到表
11。 技术澄清表
12. 项目释标澄清表(商务澄清表)
13. 评委投票单
14。 评委投票结果汇总表
15. 询价采购函
16。 询价采购分项明细报价表
17. 询价采购结果汇总表
18. 定点供货送货通知单
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