河南永骏化工有限公司物资采购管理办法(改).doc
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1、河南永骏化工有限公司物资采购管理办法第一章 总 则第一条 为进一步规范物资采购程序,理顺业务流程,强化系统管控和风险节点控制,有效规避经营风险,确保采购行为“公开、公平、公正”,不断提升永骏化工物供系统的运行质量和服务水平,更好地服务于安全生产和项目建设,切实维护好集团公司利益,根据永城煤电控股集团有限公司物资采购管理办法(永煤控股2012396号),结合企业实际,特制定本办法。第二条 本办法适用于永骏化工安全生产、基本建设及其他日常经营活动中所涉及物资的采购。第三条 物资采购实行统购与自购相结合、分级采购的原则,统购和自购物资范围按河南煤化集团统自购物资目录和永煤控股统购物资目录执行,统购物
2、资由集团公司负责采购,自购物资由永骏化工负责采购,未经授权不得采购统购物资,不得以其他任何方式规避招标采购。第四条 本办法规定范围内的所有物资采购管理业务统一归口到供销部管理,其他部门不得私自行使采购管理权。第五条 内供产品的采购管理严格按河南煤业化工集团有限责任公司内供产品市场管理办法(河南煤业化工2011102号)执行。第二章 管理体制与职责分工第六条 按照永煤控股统一要求,立足永骏化工实际,严格推行“三分离”和“三集中、五统一”的本质廉洁型物资供应管理体制和运行机制。“三分离”即:使用权由物资需求单位行使;管理权、操作权由供销部行使;监督权由综合办公室、企业管理部行使.“三集中、五统一即
3、:市场信息集中管理、采购资金集中管理、专业队伍集中管理;统一内控运作机制、统一采购计划管理、统一储备物资调度、统一对外规模采购、统一内部市场协调与对外营销运作。第七条 物资采购组织领导成立永骏化工物资采购工作领导小组组 长:吴保章 张 震副组长:朱常君成 员:供销部、企管部、综合办、生产部、安技部、财务部等部门负责人。领导小组下设办公室,办公室设在供销部,办公室主任由任亚磊兼任。领导小组及办公室成员随岗位、职位的变动进行相应调整。第八条 永骏化工物资采购管理职责划分(一)供销部职责:1、负责在物资供应管理部(龙宇国贸)的指导下,制订永骏化工物资供应管理制度,建立与完善采购运作机制和流程;2、负
4、责物资需求计划的汇总编制与报批;3、根据审批后的物资需求计划,拟定采购方式、编制采购申请并按程序报批;4、负责采购物资的招评标工作;5、负责按照审批后的采购结果对外签订商务合同;6、负责永骏化工专家评委信息库的建立健全及管理;7、负责采购材料配件付款计划的编制;8、负责物资的到货验收、保管及发放工作,同时对物资使用单位进行监督、管理及考核。(二)生产部职责:1、负责牵头组织相关设备、配件的技术论证与选型;2、负责配件计划的汇总和审核;3、负责供应商的推荐工作;4、参与物资采购招评标工作;5、参与供应商的定期评价审核工作。(三)企管部职责:1、负责对物资采购工作的监督与考核;2、负责劳保用品的汇
5、总和审核;3、负责对购进物资的性价比和经济效果进行评估。(四)综合办职责:1、负责对供应商入围资质的审核;2、负责办公用品的汇总和审核;3、负责对物资采购工作全过程进行监督,对招标结果进行汇总确认;4、定期对物资采购工作进行效能监察;5、查纠物资采购中的违规行为。(五)安技部职责:1、负责安全费用计划的汇总和审核;2、参与物资采购招评标工作.(六)财务部职责:1、负责审核计划所购物资是否有资金预算支持;2、依据永骏化工当期资金状况确定物资采购计划的有效性;3、参与物资采购招评标工作;4、按照集团公司及永煤控股有关规定做好资金结算相关工作。第三章 采购方式及适用条件第九条 物资采购区别不同情况,
6、可采用的方式有:(一)招标采购(公开招标、邀请招标);(二)战略协议采购;(三)单家谈判采购;(四)询价采购;(五)竞争性谈判采购;(六)定点采购;进行物资采购时,原则上不得超出以上规定的采购方式范围。特殊情况拟采取其他方式采购的,必须报永煤控股批准后方可执行。第十条 招标采购分为公开招标采购和邀请招标采购:公开招标采购是指招标人或招标人委托具有资质的代理机构以招标公告方式邀请不特定的供应商参与投标的采购方式。邀请招标采购是指向3家及以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或其他组织发出招标邀请书,邀请其参加投标的方式。单批次物资估价金额达到 10万元及以上,且不具备本办法规定的其他采购方
7、式适用条件的,必须采取招标方式进行采购。第十一条 战略协议采购是指向战略供应商直接进行采购的方式。战略协议采购具体操作按照河南煤业化工集团战略采购及战略供应商管理办法(暂行)(河南煤业化工2011697号)等相关文件规定执行。第十二条 单家谈判采购是指向单一一家供应商进行采购的方式.符合下列条件之一的,可以单家谈判采购:(一)涉及专利保护,受自然地域环境限制或供应商具有专有技术的物资采购;(二)应对抢险救灾紧急情况的物资采购;(三)对技术有特定要求,经过论证认为只有从单一供应商进行采购,才能满足生产、建设顺利实施的情形;(四)设备后续维修用零配件,其他厂家不能替代而必须从原供应商处采购的情形;
8、(五)所采购产品国内或国外独此一家生产;(六)近期(2个月内)已采购且市场价格波动不大,并确保本次采购单价不超过最近合同单价的相同物资.第十三条 询价采购是指邀请三家及以上供应商采用保密报价形式进行比价采购的方式。 询价采购须同时满足下列条件及要求:(一)需用物资为通用性、标准性、可比性强,技术规格简单、市场价格相对透明的材料类物资;(二)询价供应商数量必须在三家(含三家)以上.第十四条 竞争性谈判采购是指不适宜招标采购方式而邀请两家及以上供应商直接进行商务谈判的采购方式.符合下列情形之一的,可以采取竞争性谈判方式采购:(一)技术参数复杂或性质特殊,采购前不能制定详细规格或具体技术要求的物资且
9、经过相关部门组织论证,合格供应商达到两家及以上但不适宜进行招标.如:供应商技术路线或解决方案不同,缺少可比性等情形;(二)经过相关部门组织论证,满足我方要求的投标人仅2家的情形。第十五条 定点采购是指无法形成批量采购的零星物资从相对固定的供应商进行采购的方式.定点采购须同时满足以下条件和要求:(一)生产和建设常用低值易耗类零星物资;(二)定点供应商经过考察和审批;(三)按季度进行结算,结算金额不超过50000元.第十六条 部分物资(内供产品除外)确需通过内部单位代购的,不得由内部单位全权代购,应严格按以下程序办理:(一)以请示方式提出代购申请,详细阐述代购的原因、拟推荐的内部代购供应商等相关情
10、况,报单位主、分管领导审批;(二)代购申请审批后,严格按照上述规定采购方式及程序,确定所需物资的品牌、供应商及价格;(三)根据已确定的品牌、供应商和价格,组织有关人员在监督部门参与下与内部代购单位进行商务谈判,核定加价比例并确定最终供货价格,谈判情况形成会议纪要并现场会审会签。第十七条 对应急抢险救灾物资开辟绿色通道,经口头请示主管领导同意后(急需物资需求计划须按照物资采购管理权限及时进行报批、备案,属统购物资的,应事先传真简要情况说明),可安排有条件的供应商先行送货,但事后一周内应严格按单家谈判采购程序补齐相关手续,不得以应急抢险救灾为借口有意规避统购或规定采购程序。第四章 采购流程控制第十
11、八条 除应急抢险救灾物资外,物资采购工作的基本流程为:(一)物资需求计划申报及批复;(二)入围供应商推荐及考察;(三)采购方式确定,编制物资采购申请并报批;(四)专家评委抽取;(五)物资采购组织实施(采购方式不同具有差异性);(六)物资采购结果编制及报批;(七)合同签订;(八)物资到货验收;(九)资金结算及付款。第十九条 物资计划申报及管理物资采购必须实行计划管理,严禁无计划采购和超权限、超范围采购.大型设备(单台套估价50万元及以上)或拟推广试用的新材料、新型关键设备等物资在计划申报前,应由永煤控股专业技术部门对设备选型、关键配置、装置配套及经济适用性等进行论证,确定成熟的技术方案后方能申报
12、物资需求计划。具体要求严格按照永城煤电控股集团有限公司物资供应计划管理办法(永煤控股201289号)等相关规定执行。第二十条 入围供应商推荐及考察拟入围供应商推荐采取“自下而上、上下结合的方式进行,并实行责任追究制度,相关具体要求严格按照永骏化工物资采购供应商管理办法相关规定执行。第二十一条 采购方式确定及报批供销部根据计划批复汇总和入围供应商推荐及资格审查等情况,结合采购方式适用条件,拟定采购方式并编制物资采购申请,按规定程序报本单位主、分管领导审批后执行采购操作。第二十二条 专家评委抽取物资采购申请批复后,物资采购正式实施前,供销部应根据项目标段性质成立相应的评标委员会:(一)评标委员会成
13、员应依据标的物的性质,按专业及地域从专家评委库中抽取。(二)评标委员会应由7人(特殊情况最低不少于5人)以上单数评委组成,其中技术评委应不低于评委总数的2/3,同一单位技术评委人数不得超过评委总数的1/3,同一单位商务评委人数不得超过商务评委总数的1/3。(三)投标人的利害关系人不得进入相应项目的评标评委会。第二十三条 物资采购组织实施详见本办法第五章“采购程序规定.第二十四条 物资采购结果审批(小额现金采购不适用)(一)供销部负责撰写评标报告或会议纪要,编制物资采购结果审批表报本单位主、分管领导审批。其中,达到一定规模条件的自购项目须按相关要求进行备案或审批。(二)通过招标或竞争性谈判方式采
14、购的,如第一中标单位放弃中标或其他特殊原因拟与第二中标单位签订合同的,按以下程序办理:1、申请单位/部门出具书面情况说明,经供销部核准,报单位主、分管领导批准;2、供销部牵头组织相关部门,在监督部门参与下与第二中标单位进行商务谈判;3、形成会议纪要报单位主、分管审批,同时须按照相关要求进行备案或审批后执行;4、确因第一中标单位不能完全满足项目进度或生产要求,且不具备重新招标条件,需与第二中标单位同时签订合同一并供货的,应参照以上程序形成书面情况说明,经主、分管领导批准,在监督部门的参与下与第一、第二中标单位进行商务谈判,原则上第二中标单位合同价格不得高于第一中标单位,且应以第一中标单位供货为主
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